SØRREISA KOMMUNE MØTEPROTOKOLL. Kontrollutvalget. Ole Ovesen Bjørn-Harald Christensen. Monica Loene L. Larsen

Transkript

1 SØRREISA KOMMUNE MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalget Møtested: Rådhuset i Sørreisa kommune, møterom 1 Møtedato: Varighet: Møteleder: Sekretær: Ole Ovesen Bjørn-Harald Christensen Faste medlemmer Ole Ovesen (Samlingslista) (leder) Lars Eriksen (H) (nestleder) Eli Skog (Ap) Kjell Ove Larsen (Sp) Jill Olsen (Samlingslista) Varamedlemmer for Ap/H/KrF/Sp: Tor G. Hjelseng Per Eirik Mathisen Angela S. Power Ole Oliver Lange Monica Loene L. Larsen For FrP/Samlingslista: Rita Lill Løkke Viggo Larsen Per Kr. Edvardsen Lina Stålem Henden Fra utvalget møtte: Ole Ovesen Tor G. Hjelseng Eli Skog Kjell Ove Larsen Rita Lill Løkke Fast medlem Varamedlem Fast medlem Fast medlem Varamedlem Fra den politiske ledelse møtte: Fra administrasjonen møtte: Rådmann Ann Kristin Trondsen Fra KomRev NORD IKS møtte: Forvaltningsrevisor Lene Zahl Johnsen, tilstede t.o.m. sak 06/14.

2 2 Fra K-Sekretariatet IKS møtte: Daglig leder Bjørn-Harald Christensen Merknader til innkalling og sakliste: Ingen merknader til innkalling og sakliste. Behandlede saker: SAKLISTE Saknr Tittel 01/14 Godkjenning av protokollen fra møte /14 Rapportering fra revisor orientering status i revisjonsarbeidet for 2013 Sørreisa kommune 03/14 Kontrollutvalgets årsrapport for /14 Kontrollutvalgets årsplan for /14 Vurdering av uavhengighet oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor 06/14 Forvaltningsrevisjonsrapport Bemanningssituasjonen i rådmannens stab/støttefunksjoner 07/14 Drøfting og bestilling av neste forvaltningsrevisjonsprosjekt Kompetanse og ressurser på teknisk etat 08/14 Selskapskontroll - kontrollutvalgets deltakelse på generalforsamlinger og representantskapsmøter 09/14 Gjennomgang av formannskapssaker 10/14 Referatsaker U.off.

3 3 Sak 01/14 GODKJENNING AV PROTOKOLLEN FRA MØTE Protokollen fra møte godkjennes. Innstillingen enstemmig vedtatt. Protokollen fra møte godkjennes. Sak 02/14 RAPPORTERING FRA REVISOR ORIENTERING STATUS I REVISJONSARBEIDET 2013 SØRREISA KOMMUNE Sekretariatet refererte til e-post fra revisor. Saken utsettes til neste møte. Saken utsettes til neste møte. Sak 03/14 KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT FOR 2013 Kontrollutvalget rår kommunestyret å fatte slikt v e d t a k: Kontrollutvalgets årsrapport for 2013 tas til orientering. Innstillingen enstemmig vedtatt.

4 4 Kontrollutvalget rår kommunestyret å fatte slikt v e d t a k: Kontrollutvalgets årsrapport for 2013 tas til orientering. Utskrift av saksprotokoll og sak m/vedlegg sendt til: - Sørreisa kommune v/ordføreren Sak 04/14 KONTROLLUTVALGETS ÅRSPLAN FOR 2014 Utkast til årsplan for 2014 godkjennes med de endringer som framkom i møtet. Utkast til årsplan for 2014 godkjennes med de endringer som framkom i møtet. Sak 05/14 VURDERING AV UAVHENGIGHET OPPDRAGSANSVARLIG FORVALTNINGSREVISOR Kontrollutvalget tar oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Tone Steffensen vurdering av egen uavhengighet til etterretning. Innstillingen enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget tar oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Tone Steffensen vurdering av egen uavhengighet til etterretning.

5 5 Sak 06/14 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT BEMANNINGSSITUASJONEN I RÅDMANNENS STAB/STØTTEFUNKSJONER Kontrollutvalget rår kommunestyret å fatte slikt v e d t a k: 1. Kommunestyret viser til konklusjon og anbefalinger i rapporten Bemanningssituasjonen i rådmannens stab/støttefunksjoner. 2. Kommunestyret ber rådmannen om å iverksette tiltak for å sikre at oppgavene som ligger til rådmannens stab/støttefunksjon blir utført iht. saksbehandlingsfrister jf. forvaltningsloven. 3. Kommunestyret ber rådmannen gi tilbakemelding til kontrollutvalget om hvilke tiltak kommunen vil iverksette (ev. har iverksatt). Frist for tilbakemelding fastsettes til Innstillingen enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget rår kommunestyret å fatte slikt v e d t a k: 1. Kommunestyret viser til konklusjon og anbefalinger i rapporten Bemanningssituasjonen i rådmannens stab/støttefunksjoner. 2. Kommunestyret ber rådmannen om å iverksette tiltak for å sikre at oppgavene som ligger til rådmannens stab/støttefunksjon blir utført iht. saksbehandlingsfrister jf. forvaltningsloven. 3. Kommunestyret ber rådmannen gi tilbakemelding til kontrollutvalget om hvilke tiltak kommunen vil iverksette (ev. har iverksatt). Frist for tilbakemelding fastsettes til Utskrift av saksprotokoll (iht. KL 77 nr. 6) sendt pr. e-post til: - Rådmannen i Sørreisa kommune Utskrift av saksprotokoll og saksframlegg sendt pr. e-post til: - Ordføreren i Sørreisa kommune

6 6 Sak 07/14 DRØFTING OG BESTILLING AV NESTE FORVALTNINGSREVISJONS- PROSJEKT KOMPETANSE OG RESSURS PÅ TEKNISK ETAT Saken utsettes til neste møte. Saken utsettes til neste møte. Sak 08/14 SELSKAPSKONTROLL KONROLLUTVALGETS DELTAKELSE PÅ GENERALFORSAMLINGER OG REPRESENTANTSKAPSMØTER Kontrollutvalget deltar i 2014 på følgende generalforsamlinger/ representantskapsmøter (med representant fra kontrollutvalget i parentes): Senja Avfall IKS (Eli Skog) Senja Avfall AS (Eli Skog) Mitra AS (Kjell Ove Larsen) Forslaget ble enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget deltar i 2014 på følgende generalforsamlinger/ representantskapsmøter (med representant fra kontrollutvalget i parentes): Senja Avfall IKS (Eli Skog) Senja Avfall AS (Eli Skog) Mitra AS (Kjell Ove Larsen)

7 7 Sak 09/14 GJENNOMGANG AV FORMANNSKAPSSAKER Gjennomgangen tas til orientering. Gjennomgangen tas til orientering. Sak 10/14 REFERATSAKER Referert: A. INFORMASJON OM MØTE I REPRESENTANTSKAPET TIL KOMREV - brev av fra KomRev NORD B. VALG AV MEDLEMMER OG VARAMEDLEMMER TIL STYRET I KOMREV NORD - brev av fra KomRev NORD C. VEDTAK I KLAGESAK VEDRØRENDE OMDANNING TIL OPPHØR BODØ KOMMUNALE BOLIGSTIFTELSE (Jf. kontrollutvalgssak 34/2012) - brev av fra Justis- og beredskapsdepartementet D. KONTROLLRAPPORT 2013 VEDRØRENDE SKATTEOPPKREVER- FUNKSJONEN FOR SØRREISA KOMMUNE - brev av fra Skatteetaten Referatsakene tas til orientering.

8 8 Referatsakene tas til orientering.