KVÆFJORD KOMMUNE MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalget Møteleder: Sekretær: Faste medlemmer Personlige varamedlemmer Fra utvalget møtte:

Transkript

1 KVÆFJORD KOMMUNE MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalget Møtested: Rådhuset Møtedato: Varighet: Møteleder: Sekretær: Børre Kristiansen Martin S. Krane Faste medlemmer Børre Kristiansen Jakob Vaskinn Ole Stig Eidissen Personlige varamedlemmer 1. Oddrun Helene Hokland 2. Maria Siebert Johansen 3. Frank Jensen 1. Sigrid Mathisen 2. Wenche Jakobsen 1. Gunhild Blåsmo Aronsen 2. Unni Dragvold Fra utvalget møtte: Børre Kristiansen Jakob Vaskinn Ole Stig Eidissen fast medlem fast medlem fast medlem Fra den politiske ledelse møtte: Fra administrasjonen møtte: Fra KomRev NORD IKS møtte: Revisor Dag-Arne Kind Fra K-Sekretariatet IKS møtte: Rådgiver Martin S. Krane Møtet ble holdt for lukkede dører.

2 2 Merknader til innkalling og sakliste: Det var ingen merknader til innkalling og sakliste. Behandlede saker: Saknr Tittel U.off. 1/10 Godkjenning av protokollen fra møtet /10 Kontrollutvalgets årsrapport for /10 Kontrollutvalgets årsplan for /10 Svar på revisjonsbrev nr. 5 Regnskap Kvæfjord kommune /10 Oppfølging av forvaltningsrevisjonsprosjektet Forebyggende arbeid, saksbehandling og internkontroll i barneverntjenesten 6/10 Presentasjon av kontrollutvalget på kommunens internettside 7/10 Gjennomgang av formannskapssaker 8/10 Referatsaker 9/10 Drøftingssaker (eventuelt)

3 3 Sak 1/10 GODKJENNING AV PROTOKOLLEN FRA MØTET Protokollen fra møtet godkjennes. Innstillingen enstemmig vedtatt. Protokollen fra møtet godkjennes. Sak 2/10 KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT FOR 2009 Kontrollutvalget rår kommunestyret å fatte slikt v e d t a k: Kontrollutvalget årsrapport for 2009 tas til orientering. Innstillingen enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget rår kommunestyret å fatte slikt v e d t a k: Kontrollutvalget årsrapport for 2009 tas til orientering. Utskrift av saksprotokoll sendt til: Kommunestyret v/ordfører

4 4 Sak 3/10 KONTROLLUTVALGETS ÅRSPLAN FOR 2010 Felles forslag til vedtak: Kontrollutvalget vedtar årsplan for 2010 Kontrollutvalget vedtar årsplan for Sak 4/10 SVAR PÅ REVISJONSBREV NR. 5 REGNSKAP KVÆFJORD KOMMUNE Kontrollutvalget viser til administrasjonssjefens svar i e-post av og revisjonens vurdering av svaret i brev av , og tar saken til orientering. 2. Kontrollutvalget forutsetter at revisjonen følger opp forholdet i det videre revisjonsarbeidet. Innstillingen enstemmig vedtatt. 1. Kontrollutvalget viser til administrasjonssjefens svar i e-post av og revisjonens vurdering av svaret i brev av , og tar saken til orientering. 2. Kontrollutvalget forutsetter at revisjonen følger opp forholdet i det videre revisjonsarbeidet.

5 5 Sak 5/10 OPPFØLGING AV FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT FOREBYG- GENDE ARBEID, SAKSBEHANDLING OG INTERNKONTROLL I BARNEVERNTJENESTEN Kontrollutvalget rår kommunestyret til å fatte slikt v e d t a k: 1. Kommunestyret viser til administrasjonssjefens tilbakemelding av , hvor det er skissert hvilke tiltak kommunen har iverksatt og planlegger å iverksette for å imøtekomme anbefalingene gitt i rapporten Forebyggende arbeid, saksbehandling og internkontroll i barneverntjenesten. 2. Kommunestyret tar til orientering de tiltakene rådmannen opplyser iverksatt eller planlagt iverksatt, og forutsetter at fokus på å imøtekomme anbefalingene gitt i rapporten tas med i det videre arbeidet. Felles forslag til vedtak: Innstillingen vedtas, med endring i punkt to, som følger: Kommunestyret tar til orientering de tiltakene administrasjonssjefen opplyser iverksatt eller planlagt iverksatt, og forutsetter at fokus på å imøtekomme anbefalingene gitt i rapporten, herunder anbefalingen vedrørende overholdelse av fristene for undersøkelse av saker, tas med i det videre arbeidet. Kontrollutvalget rår kommunestyret til å fatte slikt v e d t a k: 1. Kommunestyret viser til administrasjonssjefens tilbakemelding av , hvor det er skissert hvilke tiltak kommunen har iverksatt og planlegger å iverksette for å imøtekomme anbefalingene gitt i rapporten Forebyggende arbeid, saksbehandling og internkontroll i barneverntjenesten. 2. Kommunestyret tar til orientering de tiltakene administrasjonssjefen opplyser iverksatt eller planlagt iverksatt, og forutsetter at fokus på å imøtekomme anbefalingene gitt i rapporten, herunder anbefalingen vedrørende overholdelse av fristene for undersøkelse av saker, tas med i det videre arbeidet. Utskrift av saksprotokoll sendt (iht. KL 77 nr. 6) til: - Kvæfjord kommune v/administrasjonssjefen Utskrift av saksprotokoll sendt til:

6 6 - Kommunestyret v/ordføreren Sak 6/10 PRESENTASJON AV KONTROLLUTVALGET PÅ KOMMUNENS INTER- NETTSIDE 1. Kontrollutvalget godkjenner det framlagte forslaget til presentasjon av kontrollutvalget på kommunens internettside. 2. Kontrollutvalget ønsker at utvalgets møteplan, offentlige sakslister og møteprotokoller gjøres allment tilgjengelig på kommunens internettside. Innstillingen enstemmig vedtatt. 1. Kontrollutvalget godkjenner det framlagte forslaget til presentasjon av kontrollutvalget på kommunens internettside. 2. Kontrollutvalget ønsker at utvalgets møteplan, offentlige sakslister og møteprotokoller gjøres allment tilgjengelig på kommunens internettside. Sak 7/10 GJENNOMGANG AV FORMANNSKAPSSAKER Forslag til vedtak fra Børre Kristiansen: Saken utsettes til neste møte. Saken utsettes til neste møte.

7 7 Sak 8/10 REFERATSAKER Referert: A. SELSKAPSKONTROLL: EIERSKAPSKONTROLL I KVÆFJORD EIENDOM AS a) Brev av fra K-Sekretariatet til eierrepresentant for Kvæfjord kommune i Kvæfjord Eiendom AS b) Brev av fra K-Sekretariatet til revisor i Kvæfjord Eiendom AS c) Brev av fra K-Sekretariatet til Kvæfjord Eiendom AS v/styreleder d) Brev av fra K-Sekretariatet til Kvæfjord Eiendom v/daglig leder B. VALG AV MEDLEMMER OG VARAMEDLEMMER TIL STYRET I KOMREV NORD IKS a) Brev av fra KomRev NORD C. DOKUMENTASJON DRIFT ETTER SELVKOST a) E-post av fra Kvæfjord kommune v/administrasjonssjefen D. ÅRSRAPPORT/KONTROLLRAPPORT FOR 2009 SKATTEOPPKREVEREN I KVÆFJORD KOMMUNE a) Årsrapport for 2009, datert Skatteoppkreveren i Kvæfjord kommune b) Brev av fra Skatteetaten Delt ut i møtet: E. FAGKONFERANSE OM KONTROLL OG TILSYN / ÅRSMØTE I FKT JUNI 2010 a) Informasjon (oversendt per e-post) fra Forum for kontroll og tilsyn Felles forslag til vedtak: Referatsakene A-E tas til orientering. Referatsakene A-E tas til orientering.

8 8 Sak 9/10 DRØFTINGSSAKER (EVENTUELT) Felles forslag til vedtak: 1. Ang. drøftingssak A: Sekretariatet utarbeider forslag til en henvendelse til kontrollutvalgene i de øvrige eierkommunene i Hålogaland Kraft AS vedrørende mulighetene for samordning ved en eventuell framtidig selskapskontroll av selskapet. 2. Ang. drøftingssak B: Sekretariatet retter henvendelse til fylkesmannen i Troms og ber om en oversikt over planlagte tilsyn fra statlige myndigheter overfor Kvæfjord kommune i Ang. drøftingssak A: Sekretariatet utarbeider forslag til en henvendelse til kontrollutvalgene i de øvrige eierkommunene i Hålogaland Kraft AS vedrørende mulighetene for samordning ved en eventuell framtidig selskapskontroll av selskapet. 2. Ang. drøftingssak B: Sekretariatet retter henvendelse til fylkesmannen i Troms og ber om en oversikt over planlagte tilsyn fra statlige myndigheter overfor Kvæfjord kommune i 2010.