Kontrollutvalget i Bardu kommune

Transkript

1 Kontrollutvalget i Bardu kommune Innkalling til kontrollutvalgsmøte mandag, 19. september 2016, kl , Kommunehuset Setermoen, møterom 1. Sakskart Sak 11/16 Godkjenning av protokoll fra møte den 6. juni 2016 Sak 12/16 Svar på revisjonsbrev nr. 6 Sak 13/16 Sak 14/16 Overordnet analyse - status Eventuelt Spørsmål og melding om forfall kan rettes til sekretariatet. Bardu, 9. september 2016 Torill A. Johansen Kontrollutvalgets leder Narvik, 9. september 2016 Hålogaland Revisjon AS Tore Aleksander Hanssen Kontrollutvalgssekretariatet

2 Bardu kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 11/16 Sakstittel: Godkjenning av protokoll fra møte den 6. juni 2016 Innstilling til vedtak: Protokollen fra møte den 6. juni 2016 godkjennes. Saksopplysninger Gjennomgang av protokoll fra forrige kontrollutvalgsmøte. Vedlegg: Protokollen fra møte den 6. juni 2016 godkjennes.

3 KontrollutvalgetiBardu Protokoll FRA: MØTESTED: MØTEDATO: KONTROLLUTVALGET KommunehusetSetermoen, Lillemøtesal Fra sak: Til sak: 07/ /2016 Fra kl.: Til kl.: 10:00 12:20 Følgende medlemmer møtte: Torill A. Johansen Vilhelm Kjelsvik Ragnhild Movinkel IKKE MØTT /IKKE MELDT FORFALL: MELDT FORFALL: FRA ADMINISTRASJONEN MØTTE: HegeWalørFagertun, rådmann Åse Movik, økonomisjef Sissel Widding, konsulent regnskap Frasekretariatet møtte: Thomas Jensen ANDRE: Fra revisjonen møtte: Henrik J. Strøm SisselJ. Pedersen 3av 3 medlemmermøtte. Kontrollutvalget var beslutningsdyktig. Saksliste oginnkalling bleenstemmig godkjent.

4 KontrollutvalgetiBardu Sak 07/16 Godkjenning av protokoll fra møte den 19. april 2016 Ingen av medlemmenehadde noen innsigelsertil protokoll fraforrigemøte, og det blefattet slikt VEDTAK: Protokoll framøteibardu kontrollutvalg den 19. april 2016 godkjennes. Enstemmig vedtak. Sak 08/16 Årsregnskap Bardu kommune 2015 Årsregnskap ble presentert av oppdragsansvarligrevisorhenrik Strøm. Han tok en grundig gjennomgang av oppsummeringsbrev, revisjonsbrev nr. 6, årsregnskapet, ogtil sist revisjonsberetningen. AdministrasjonssjefHegeFagertun, økonomisjef Åse Movik, og konsulent regnskap Sissel Widding vartilstede, og kommenterteog svarte på spørsmål. Enkelte hovedposteriårsregnskapet og årsberetningen bleredegjort for, og spørsmål fra kontrollutvalget bletilfredsstillendebesvart. Kontrollutvalget visertil saksfremleggog gjør følgende VEDTAK: 1. Kontrollutvalget vedtarforslagtil uttalelsetil årsregnskapet som kontrollutvalgets uttalelsetil Bardu kommunes årsregnskap for Kontrollutvalgets uttalelse sendes kommunestyret, med kopi til formannskapet. Enstemmige vedtak Sak 09/16 Revisjonsbrev nr. 6 Oppdragsansvarlig revisor gjennomgikk revisjonsbrev nr. 6. Forholdtatt opp i brevet blegrundig diskutert imøte.det ble videre fattet følgende VEDTAK: Redegjørelsenfra oppdragsansvarlig revisor tastil orientering.kontrollutvalget ber om skriftligtilbakemelding på revisjonsbrev nr.6fra administrasjonssjefen. Enstemmig vedtak Sak 10/16 Eventuelt,herunder; Overordnet analyse Sekretariatet redegjordeforframdriften iforhold til utarbeidelseav overordnet analyse. Status pr erat sekretariatet har utarbeidet en felles innledning til overordnet analyse for kommunene hvor vi bistår med dette arbeidet, og eri gangmed å innhenteinformasjon om kommunen fraforskjelligemedier. Sekretariatet tar sikte på åfå sendt ut et spørreskjematil kommunens Protokoll kontrollutvalgsmøtebardu06_06_2016 sak07/16 10/16 Side2av3

5 KontrollutvalgetiBardu administrasjon før sommerferien, og vil avtalemøtermed administrasjonen rett etterferien. Det ble fattet følgende VEDTAK: Redegjørelsenfra sekretariatet tastil orientering.sekretariatet fortsetter arbeidet med å utarbeide overordnet analyse. Enstemmig vedtak Møte ble deretter hevet ca. kl. 12:20. Bardu, 6. juni 2016 Torill A. Johansen Leder kontrollutvalget ibardu Protokoll kontrollutvalgsmøtebardu06_06_2016 sak07/16 10/16 Side3av3

6 Bardu kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 12/16 Sakstittel: Svar på revisjonsbrev nr. 6 Innstilling til vedtak: Kontrollutvalget følger opp at administrasjonssjefen besvarer revisjonsbrev nr. 6. Saksopplysninger Kontrollutvalget skal påse at kommunen blir revidert på en betryggende måte. Utvalget utfører en del av sitt påse-ansvar ved å følge opp at revisor mottar tilfredsstillende svar på nummererte brev og oppsummeringsbrev sendt til kommunens administrasjon. Administrasjonssjefen er gitt frist til med å besvare revisjonsbrev nr. 6. Vedlegg:

7 Bardu kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 13/16 Sakstittel: Overordnet analyse - status Innstilling til vedtak: Statusoppdatering fra kontrollutvalgets leder og sekretariatet tas til orientering. Sekretariatet fortsetter arbeidet med å utarbeide overordnet analyse. Saksopplysninger To av kontrollutvalgets viktigste oppgaver er å sørge for at det blir gjennomført forvaltningsrevisjon og at det føres kontroll med kommunens eierinteresser i selskaper. Den overordnede analysen og arbeidet med å utarbeide planer er viktig for at kontrollutvalget skal bli kjent med kommunens virksomhetsområder og eierinteresser. Hensikten med den overordnede analysen er å fremskaffe relevant informasjon om kommunens virksomhetsområder og eierinteresser, slik at det er mulig for kontrollutvalget å gjøre hensiktsmessige prioriteringer for arbeidet med forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Slik plan er kontrollutvalget pålagt å utarbeide innen utgangen av 2016, jf forskrift nr. 905 om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 10. Kontrollutvalgets leder orienterer om status i forhold til gjennomføring av en slik analyse. Sekretariatet har startet et innledende arbeid med å utarbeide en overordnet analyse av Bardu kommune, som grunnlag for plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Sekretariatet orienterer om status i møtet og avklarer med kontrollutvalget det videre arbeidet. Vedlegg:

8 Bardu kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 14/16 Sakstittel: Eventuelt Saksopplysninger Vedlegg: