Kontrollutvalget i Skånland kommune

Transkript

1 Kontrollutvalget i Skånland kommune Innkalling til kontrollutvalgsmøte tirsdag, 11. desember 2018, kl. 11:00, Kommunehuset, møterom Loftet. Sakskart Sak 31/18 Protokoll fra møte den 26. september 2018 Sak 32/18 Sak 33/18 Sak 34/18 Oppfølging av politisk vedtak - forvaltningsrevisjonsprosjekt Forebygging og oppfølging av sykefravær i Skånland kommune Revisjonsstrategi orientering fra revisjonen Forvaltningsrevisjonsprosjekt Saksbehandling i byggesaker i Skånland kommune Sak 35/18 NKRF s Kontrollutvalgskonferanse 2019 Sak 36/18 Møteplan 2019 Eventuelt Spørsmål og melding om forfall kan rettes til sekretariatet. Narvik, 4. desember 2018 Narvik, 4. desember 2018 Hålogaland Revisjon AS Liss-Mari Kanebog Kontrollutvalgets leder Tore Aleksander Hanssen Kontrollutvalgssekretariatet

2 Skånland kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 31/18 Sakstittel: Protokoll fra møte den 26. september 2018 Innstilling til vedtak: Protokoll fra møte i Skånland kontrollutvalg den 26. september 2018 tas til orientering. Saksopplysninger: Protokoll fra forrige kontrollutvalgsmøte har blitt sendt ut som epost til kontrollutvalgets medlemmer for gjennomgang, og sekretariatet har mottatt tilbakemelding fra samtlige medlemmer på at protokollen er godkjent. Protokollen ansees således som godkjent, og er offentliggjort på sekretariatets nettside. Vedlegg: Protokoll fra kontrollutvalgsmøte 26. september 2018

3 KontrollutvalgetiSkånland Protokoll FRA: MØTESTED: MØTEDATO: KONTROLLUTVALGET Kommunehuset, møterom Loftet Fra sak: Til sak: 24/18 30/18 Frakl.: Til kl.: 10:00 11:45 Følgende medlemmer møtte: Liss Kanebog (leder) Torbjørn Larssen Edd Magne Torbergsen Kåre Thomassen IKKE MØTT /IKKE MELDT FORFALL: MELDTFORFALL: Gunn Stabell FRAADMINISTRASJONENMØTTE: FRASEKRETARIATET MØTTE: Thomas Jensen ANDRE: 4av 5 medlemmermøtte.kontrollutvalget var beslutningsdyktig. Saksliste oginnkalling bleenstemmig godkjent.

4 KontrollutvalgetiSkånland Sak 24/18 Godkjenning av protokoll framøteden 14.mai 2018 Innstillingtil vedtak: Protokoll framøtei Skånlandkontrollutvalg den 14. mai 2018 godkjennes. Protokoll fraforrigemøte ble gjennomgått. Kontrollutvalget fattet så følgende VEDTAK: Protokoll framøteiskånland kontrollutvalg den14.mai 2018 godkjennes. Enstemmig vedtak Sak 25/18 Selskapskontroll Skånland Vekst AS Innstillingtil vedtak: Kontrollutvalget tar rapporten fra selskapskontroll på Skånland Vekst AS til orientering, og legger denfremforkommunestyretmed følgendeinnstillingtil vedtak: 1. Kommunestyret tar rapport fra selskapskontroll på Skånland Vekst AS til orientering. 2. Kommunestyret ber rådmannenfølge opp anbefalingene som fremkommeri rapporten. 3. Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan anbefalingeneerfulgt opp innen 1. desember Våren 2017 ble det vedtatt at HålogalandRevisjonAS skullegåigangmed en selskapskontroll på Skånland Vekst AS høsten Rapportfra selskapskontroll varferdigstilt og klar for behandlingi kontrollutvalget. ThomasJensen ved Hålogaland Revisjon AS har itidligere kontrollutvalgsmøter gjennomgått det pågåendearbeidet med eierskapskontrollen,ogkontrollutvalgetsmedlemmer kom med sine synspunkter pårapporten i dagensmøte. Kontrollutvalget anser kommunensmangel på vedtatt eierskapsstrategi som vesentlig,ogat det burde føres opp i rapporten som et funn. Protokollkontrollutvalgsmøte Skånlandkommune26.september 2018sak24/18 30/18 Side2av6

5 KontrollutvalgetiSkånland Kontrollutvalget fattet så følgende VEDTAK: Kontrollutvalget tarrapporten fraselskapskontroll på SkånlandVekst AS til orientering,oglegger den frem for kommunestyret med følgendeinnstillingtil vedtak: 1. Kommunestyret tar rapport fra selskapskontroll på SkånlandVekst AS til orientering. 2. Kommunestyret ber administrasjoneniskånland kommunefølge opp avdekket mangel på eierskapsstrategi iforhold til kommunenseierskap til iskånland Vekst AS. 3. Kommunestyret ber administrasjonengi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordananbefalingeneer fulgt opp innen 1. desember Kommunestyret anmoder styret iskånland Vekst AS om å sørgefor at opplysninger som fremkommer om selskapet ibrønnøysundregistrene til enhver tider i samsvar med protokoll fra siste generalforsamling. Enstemmig vedtak Sak 26/18 Budsjett forkontroll ogtilsyn 2019 Innstillingtil vedtak: Kontrollutvalget fremmer saktil kommunestyret om å vedtaforslagtil budsjett for 2019 for kontroll- ogtilsynsvirksomheteni Skånlandkommunemeden ramme på kr ,-. Kontrollutvalgets forslagtil budsjettrammefor kontroll og tilsyn 2019 bes innarbeidet iformannskapets samlede budsjettfremlegg, og kontrollutvalgets vedtak omforslag til budsjettramme skal uendret følgeformannskapets samlede budsjettinnstilling tilkommunestyret. Sekretariatet haddeiforkant av kontrollutvalgsmøtet laget et forslagtil budsjett for 2019 for kontroll-og tilsynsvirksomheten iskånland kommune. Kontrollutvalget behandlet forslagtil budsjettrammefor kontroll ogtilsyn jf. kontrollutvalgsforskriften 18. Forskrift om kontrollutvalg 18 sier følgende om budsjettbehandlingen: Kontrollutvalget utarbeiderforslagtil budsjett for kontroll- ogtilsynsarbeidet i kommunen.kontrollutvalgets forslagtil budsjettrammefor kontroll- og revisjonsarbeidet skal følge formannskapetsinnstillingtil kommunestyret. Kontrollutvalgetsforslagtil budsjettrammeinneholder utgiftenetil driften av kontrollutvalget, samt utgifter knyttet til kjøp av sekretariatstjenester og revisjonstjenester. Budsjettforslageter basert på regnskapstall fratidligere år, satser formøtegodtgjørelse, samt prisestimat frakomrevnord IKS og HålogalandRevisjonAS, som er partene kommunen kjøper tjenesterfra. Protokollkontrollutvalgsmøte Skånlandkommune26.september 2018sak24/18 30/18 Side3av6

6 KontrollutvalgetiSkånland Forslaget ble gjennomgått imøtet, og kontrollutvalget fattet så følgende VEDTAK: Kontrollutvalget fremmer saktil kommunestyret om å vedtaforslagtil budsjett for 2019 for kontroll-og tilsynsvirksomheten iskånland kommunemed en ramme på kr ,-. Kontrollutvalgetsforslagtil budsjettrammefor kontroll ogtilsyn 2019 bes innarbeidet iformannskapets samlede budsjettfremlegg,og kontrollutvalgets vedtak om forslagtil budsjettramme skal uendret følgeformannskapets samlede budsjettinnstillingtil kommunestyret. Enstemmig vedtak Sak 27/18 Forvaltningsrevisjonsprosjekt Saksbehandlingi byggesakeriskånland kommune Innstillingtil vedtak: Ingen Iforkant av møtet mottok sekretariatet ei overordnet prosjektskissefra forvaltningsrevisor. Sekretariatetredegjordefor innholdet iforslagtil prosjektskisse ogi forvaltningsrevisors overordnet prosjektskisse. Kontrollutvalget drøftet overordnet prosjektskissefraforvaltningsrevisor,og fattet så følgende Kontrollutvalget fattet så følgende VEDTAK: Kontrollutvalget godkjente, og vil leggetil grunn, overordnet prosjektskissefra forvaltningsrevisor datert 26. september Sekretariatet setter forvaltningsrevisjonsprosjekt Saksbehandling i byggesakeri Skånlandkommune ibestilling. Sett iforholdtil vesentlig økt byggeaktivitetiskånland kommune,forventer kontrollutvalgetat forvaltningsrevisjonsrapporten ferdigstillesiløpet av våren Enstemmig vedtak Sak 28/18 Melding ompolitisk vedtak -forvaltningsrevisjonsprosjekt Forebygging og oppfølging av sykefraværiskånland kommune Innstillingtil vedtak: Kontrollutvalget tarmelding om politiskvedtak-forvaltningsrevisjonsprosjekt Forebygging og oppfølging av sykefravær i Skånland kommunetil orientering. Kontrollutvalget har mottatt Melding om politisk vedtakforvaltningsrevisjonsprosjekt Forebygging og oppfølging av sykefraværi Skånlandkommune frakommunestyret. Protokollkontrollutvalgsmøte Skånlandkommune26.september 2018sak24/18 30/18 Side4av6

7 KontrollutvalgetiSkånland I pkt. 3 i kommunestyrets vedtak fremgår det at Kommunestyret anmoder rådmannen om å utarbeideenkonkret plan for hvordan sykefraværet i Skånlandkommuneskal kunnekomme ned på et akseptabelt nivå. Sekretariatetredegjordefor saksforholdet imøtet. Kontrollutvalget fattet så følgende VEDTAK: Kontrollutvalget tar Melding om politisk vedtak-forvaltningsrevisjonsprosjekt Forebygging og oppfølging av sykefraværi Skånlandkommune til orientering. Kontrollutvalget inviterer rådmannentil å kommei neste kontrollutvalgsmøte berammet til 22. november 2018 for å redegjørefor fremdrifteni utarbeidelsen aven konkret plan for hvordan sykefraværetiskånland kommune skal kunne komme ned på et akseptabelt nivå. Enstemmig vedtak Sak 29/18 Møtebok fra representantskapsmøteikomrev NORD IKS Innstillingtil vedtak: Møtebokfra representantskapsmøteikomrevnordiks tastil orientering. Kontrollutvalget har mottatt protokoll etter representantskapsmøteikomrev NORD IKS avholdt 16. april Kontrollutvalget fattet følgende VEDTAK: Møtebok frarepresentantskapsmøteikomrevnord IKS 16. april 2018 tas til orientering. Enstemmig vedtak Sak 30/18 Uavhengighetserklæring oppdragsansvarligregnskapsrevisor Innstillingtil vedtak: Uavhengighetserklæringfra oppdragsansvarlig regnskapsrevisortastil orientering. Kontrollutvalget haddeiforkant avmøtet mottatt kopi av uavhengighetserklæringfra oppdragsansvarligregnskapsrevisor forskånland kommune. Kontrollutvalget fattet følgende VEDTAK: Uavhengighetserklæringen fra oppdragsansvarligregnskapsrevisor tastil orientering. Enstemmig vedtak Protokollkontrollutvalgsmøte Skånlandkommune26.september 2018sak24/18 30/18 Side5av6

8 KontrollutvalgetiSkånland Møte ble deretter hevet ca. kl. 11:45. Skånland, 26. september 2018 LissKanebog Leder kontrollutvalget iskånland Protokollkontrollutvalgsmøte Skånlandkommune26.september 2018sak24/18 30/18 Side6av6

9 Skånland kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 32/18 Sakstittel: Oppfølging av politisk vedtak - forvaltningsrevisjonsprosjekt Forebygging og oppfølging av sykefravær i Skånland kommune Innstilling til vedtak: Ingen Saksopplysninger: Kontrollutvalget behandling i møte 26. september 2018 sak 28/18 Melding om politisk vedtak - forvaltningsrevisjonsprosjekt Forebygging og oppfølging av sykefravær i Skånland kommune. Kontrollutvalget fattet følgende vedtak i saken: «Kontrollutvalget tar Melding om politisk vedtak - forvaltningsrevisjonsprosjekt Forebygging og oppfølging av sykefravær i Skånland kommune til orientering. Kontrollutvalget inviterer rådmannen til å komme i neste kontrollutvalgsmøte berammet til 22. november 2018 for å redegjøre for fremdriften i utarbeidelsen av en konkret plan for hvordan sykefraværet i Skånland kommune skal kunne komme ned på et akseptabelt nivå.» Rådmannen er invitert til møtet for å redegjøre for hvilke tiltak som er iverksatt for å få sykefraværet i kommunen ned på et akseptabelt nivå.

10 Skånland kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 33/18 Sakstittel: Revisjonsstrategi orientering fra revisjonen Innstilling til vedtak: Revisors gjennomgang av revisjonsstrategien tas til orientering. Saksopplysninger: Kontrollutvalget skal påse at kommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte, jf. Kommuneloven 77, 4. ledd. Revisor vil i den forbindelse være tilstede i møtet og redegjøre for revisjonens planlagte handlinger i forbindelse med revisjon av årsregnskap med mer 2018.

11 Skånland kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 34/18 Sakstittel: Forvaltningsrevisjonsprosjekt Saksbehandling i byggesaker i Skånland kommune Innstilling til vedtak: Status på forvaltningsrevisjonsprosjekt Saksbehandling i byggesaker i Skånland kommune tas til orientering. Saksopplysninger: Høsten 2018 ble forvaltningsrevisjonsprosjekt Saksbehandling i byggesaker i Skånland kommune satt i bestilling. Sekretariatet har innhentet status fra forvaltningsrevisor på prosjektet. Vedlegg: Statusoppdatering fra forvaltningsrevisor på prosjekt Saksbehandling i byggesaker i Skånland kommune

12 Thomas Jensen Fra: Margrete Mjølhus Kleiven Sendt: 3. desember :31 Til: Thomas Jensen Kopi: Knut Teppan Vik Emne: SV: Forvaltningsrevisjonsprosjekt Skånland kommune Hei, Viser tilforvaltningsrevisjonsprosjektetom byggesaksbehandling iskånland kommune. Vi er igang med innledende arbeid.vi har fåttoppnevnt kontaktperson,og tar sikte pååfå avholdtoppstartsmøteiløpet av desember. Med vennlig hilsen Margrete Mjølhus Kleiven Forvaltningsrevisor KomRev NORD IKS Tlf / E-post: Besøksadresse:Vestregata 33,9008 TROMSØ Fra: Thomas Jensen Sendt: 28.november201813:15 Til: Margrete MjølhusKleiven Emne: SV: Forvaltningsrevisjonsprosjekt Skånland kommune 1

13 Skånland kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 35/18 Sakstittel: NKRF s Kontrollutvalgskonferanse 2019 Innstilling til vedtak: Ingen Saksopplysninger: NKRF s årlige kontrollutvalgskonferanse er blitt en «institusjon» for de som driver med kontroll og tilsyn, og er en svært viktig faglig arena og nettverksskaper. Neste års konferanse finner sted på Gardermoen 30. og 31. januar Sekretariatet kan være behjelpelig med påmelding dersom noen av kontrollutvalgets medlemmer skulle ønske å delta på konferansen. Vedlegg: Link til program for NKRF s Kontrollutvalgskonferanse 2019: _/detaljer

14 Skånland kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 36/18 Sakstittel: Møteplan 2019 Innstilling til vedtak: Ingen Saksopplysninger: Kontrollutvalget ønsker å drøfte hvilke møtedatoer som vil være mest hensiktsmessige, med sikte på å få fastsatt en møteplan for 2019.