Kontrollutvalget i Narvik kommune

Transkript

1 Kontrollutvalget i Narvik kommune Innkalling til kontrollutvalgsmøte mandag 28. mai 2018, kl , formannskapssal 2 i 2. etg. på rådhuset. Sakskart Sak 20/18 Godkjenning av protokoll fra møte den 12. mars 2018 Sak 21/18 Årsregnskap Narvik kommune 2017 Sak 22/18 Oppsummeringsbrev årsregnskap Narvik kommune 2017 Sak 23/18 Oppfølging av revisjonsbrev nr IT sikkerhet Sak 24/18 Negativ revisjonsberetning Narvik Vann KF 2017 Sak 25/18 Særregnskap Narvik Vann KF 2017 Sak 26/18 Negativ beretning Narvik Havn KF 2017 Sak 27/18 Sak 28/18 Sak 29/18 Sak 30/18 Sak 31/18 Brev fra revisor til Narvik Havn KF Oppfølging av vedtak i bystyret Forvaltningsrevisjonsprosjekt Forvaltning, drift og vedlikehold av eiendom i Narvik kommune Selskapskontroll Narvikgården AS Parkeringsetaten Sak 32/18 Henvendelse fra innbygger Unntatt offentlighet. jf. kommuneloven 31 Eventuelt Spørsmål og melding om forfall kan rettes til sekretariatet. Narvik, 22. mai 2018 Narvik, 22. mai 2018 Hålogaland Revisjon AS Morten Remman Kontrollutvalgets leder Tore Aleksander Hanssen Kontrollutvalgssekretariatet

2 Narvik kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 20/18 Sakstittel: Godkjenning av protokoll fra møte den 12. mars 2018 Innstilling til vedtak: Protokoll fra møte i Narvik kontrollutvalg den 12. mars 2018 godkjennes. Saksopplysninger: Gjennomgang av protokoll fra forrige kontrollutvalgsmøte. Vedlegg: Protokoll fra kontrollutvalgsmøte 12. mars 2018

3 KontrollutvalgetiNarvik Protokoll FRA: MØTESTED: MØTEDATO: KONTROLLUTVALGET Rådhuset, Formannskapssal 2 i 2.etg Fra sak: Til sak: 12/18 19/18 Frakl.: Til kl.: 10:00 12:45 Følgende medlemmer møtte: Morten Remman (leder) Anbu Ratnasingam (sak 13/18 15/18) Fredrik D. Kvensjø Rakel A. Norum Marit Hienn (vara) IKKE MØTT /IKKE MELDT FORFALL: MELDTFORFALL: EvaOpshaug FRAADMINISTRASJONENMØTTE: Enhetsleder Samfunnskontakt og service IrisBartholsen var tilstedeimøtetiforbindelse med behandlingav sak13/18 14/18. Organisasjonsrådgiver HRBjørnArvid Marthinussen var tilstedeimøtet iforbindelsemed behandling av sak 13/18. KommunalsjefRandi Randal var tilstedeimøtet iforbindelsemed behandlingav sak 13/18 15/18. FRASEKRETARIATET MØTTE: Thomas Jensen ANDRE: Forvaltningsrevisor Øivind Hauge var tilstedeimøtetiforbindelsemed behandlingav sak 14/18 16/18. 5av 5 medlemmermøtte.kontrollutvalget var beslutningsdyktig. Saksliste oginnkalling bleenstemmig godkjent.

4 KontrollutvalgetiNarvik Sak 12/18 Godkjenning av protokoll framøteden 22. januar 2018 Innstillingtil vedtak: Protokoll framøteinarvikkontrollutvalg den 22. januar 2018 godkjennes. Kontrollutvalget tok en gjennomgang av utkast til protokoll ettermøte 22. januar 2018, og bleenige om å foreta et par konkretiseringer i sak 11.1/18. Kontrollutvalget ønskerat utkast til protokollifremtiden sendes ut til kontrollutvalgetsmøtedeltakerefor gjennomgang senest én uke etter møtet. Kontrollutvalget fattet følgende VEDTAK: Protokoll framøteinarvik kontrollutvalg den 22. januar 2018 godkjennes. Enstemmig vedtak Sak 13/18 Offentlighet og innsyn ved intern kommunikasjon redegjørelsefra administrasjonen Innstillingtil vedtak: Redegjørelsenfra administrasjonentastil orientering. Kontrollutvalget har mottatt signaler om at kommunensrutinertilknyttet offentliggjøring av intern kommunikasjon i kommunale organer kan være mangelfull. Kommuneadministrasjonen var i den forbindelseinvitert til møtet for å redegjørefor kommunensrutiner for etterlevelse av offentlighetslovens bestemmelser iforholdtil intern kommunikasjon. Enhetslederfor Samfunnskontakt og service, Iris Bartholsen,var tilstedei møtet ogredegjorde forkommunenesrutiner på området,og svarte tilfredsstillende på spørsmål fra kontrollutvalget. Organisasjonsrådgiver vedhr,bjørn Arvid Marthinussen, vartilstedeimøtet ogredegjordefor kommunensetterlevelseav offentlighetslovens bestemmelser iforbindelsemed ansettelsesprosessen av ny rådmann i kommunen. Kommunalsjef Randi Randal varogså tilstedeimøtet og supplertemed informasjon om saksforholdene,og svartetilfredsstillende på spørsmål fra kontrollutvalget. Kontrollutvalget fattet følgende VEDTAK: Redegjørelsen fraadministrasjonen tastil orientering. Enstemmig vedtak ProtokollkontrollutvalgsmøteNarvikkommune12. mars2018 sak12/18 19/18 Side2av6

5 KontrollutvalgetiNarvik Sak 14/18 Fremtidig organisering av parkeringsordningen redegjørelsefra administrasjonen Innstillingtil vedtak: Redegjørelsenfra administrasjonentastil orientering. Kontrollutvalget ønsket en redegjørelsefraadministrasjonenfor hvordan vedtak ibystyresak 019/17 Fremtidig organisering av parkeringsordningen er blitt fulgt opp. Kommuneadministrasjonen var i den forbindelseinvitert til møtet for å redegjørefor hvordan vedtaket varfulgt opp. Enhetslederfor Samfunnskontakt og service, Iris Bartholsen, redegjordefor saksforholdet,og svartetilfredsstillende på spørsmål fra kontrollutvalget. Saken Fremtidig organisering av parkeringsordningen er under videre utredning,og vil bli fremmetforbystyret iløpetav kort tid. Kontrollutvalget fattet følgende VEDTAK: Redegjørelsen fraadministrasjonen tastil orientering. Enstemmig vedtak Sak 15/18 Forvaltningsrevisjonsprosjekt Forebygging og oppfølging av sykefraværi Narvik kommune Innstillingtil vedtak: Kontrollutvalget oversender rapporten til bystyret medfølgendeinnstillingtil vedtak: 1. Bystyret tarforvaltningsrevisjonsrapporten Forebygging og oppfølging av sykefraværinarvikkommunetiletterretning. 2. Bystyret anmoder rådmannen om å følge opp revisjonens anbefalinger i rapportenskapittel 9. Forvaltningsrevisor Øivind HaugefraKomRevNORD IKS var tilstedeimøtet og presenterteforvaltningsrevisjonsrapporten Forebygging og oppfølging av sykefraværinarvikkommune, og svartetilfredsstillende på spørsmål fra kontrollutvalget. Kontrollutvalgetsmedlemmer kom med sinesynspunkter på forvaltningsrevisjonsrapporten, ogfattet så følgende VEDTAK: Kontrollutvalget ønskerat forvaltningsrevisor skal presentererapportenfor bystyretiførstkommendebystyremøte berammet til 19. april Kontrollutvalget oversender rapporten tilbystyretmed følgendeinnstillingtil vedtak: ProtokollkontrollutvalgsmøteNarvikkommune12. mars2018 sak12/18 19/18 Side3av6

6 KontrollutvalgetiNarvik Bystyrettar forvaltningsrevisjonsrapporten Forebygging og oppfølging av sykefraværinarvikkommune tiletterretning. 2. Bystyretanmoder rådmannen om å følge opp revisjonensanbefalinger i rapportens kapittel 9, herunder å foretaen gjennomgangav kommunens internkontrollrutiner på oppfølgingav sykefravær påalle nivå i organisasjonen.videre må det følges opp at internkontrollrutinenetil enhvertid erimplementert på alle nivå i heleorganisasjonen.. 3. Bystyretanmoder viderekontrollutvalget om å følge opp hvordan bystyrets vedtak i denne saken blir fulgt opp av rådmannen. Enstemmig vedtak Sak 16/18 Forvaltningsrevisjonsprosjekt Forvaltning, drift og vedlikehold aveiendom inarvik kommune Innstillingtil vedtak: Kontrollutvalget besluttet å iverksette prosessmed bestilling av forvaltningsrevisjonsprosjekt Forvaltning, drift ogvedlikehold av eiendomi Narvikkommune, somvar prioritet nr. 3 i denvedtatte planenfor forvaltningsrevisjon. Sekretariatet utarbeiderforslag til prosjektskissetil nestekontrollutvalgsmøte. Kontrollutvalget vedtokiforrige kontrollutvalgsmøte 22. januar 2018 at det skal gjennomføreset forvaltningsrevisjonsprosjekt som undersøker Forvaltning, drift og vedlikehold aveiendominarvikkommune. Kontrollutvalget drøftet veien videre imøtet,med sikte pååfå satt i bestilling forvaltningsrevisjonsprosjektet, ogfattet følgende VEDTAK: Kontrollutvalget anmoder sekretariatet om å innhente statusfor tilgjengelige ressurser til forvaltningsrevisjonsprosjekter og selskapskontroller fra forvaltningsrevisortil nestemøte. Kontrollutvalget besluttet å iverksette prosessmed bestillingav forvaltningsrevisjonsprosjekt Forvaltning, drift ogvedlikehold aveiendom i Narvikkommune, som var prioritet nr. 3 i den vedtatte planenfor forvaltningsrevisjon. Sekretariatet utarbeider forslagtil prosjektskissetil neste kontrollutvalgsmøte. Enstemmig vedtak ProtokollkontrollutvalgsmøteNarvikkommune12. mars2018 sak12/18 19/18 Side4av6

7 KontrollutvalgetiNarvik Sak 17/18 Selskapskontroll Narvikgården AS Innstillingtil vedtak: Status på selskapskontroll avnarvikgården AS tastil orientering. Sekretariatet haddeiforkant avmøtet innhentet statusfraforvaltningsrevisor på selskapskontrollen. Sekretariatetredegjordefor status imøtet, og svartetilfredsstillende på spørsmål fra kontrollutvalget. Kontrollutvalget fattet så følgende VEDTAK: Status på selskapskontrollenavnarvikgården AS tastil orientering. Enstemmig vedtak Sak 18/18 Årsrapport og årsregnskap Kemneren inarvik kommune orienteringssak Innstillingtil vedtak: Årsrapport og årsregnskap Kemneren inarvikkommune 2017 tastil orientering. Kontrollutvalget harmottatt årsrapport og årsregnskapfra KemnereniNarvik kommune for Kontrollutvalget fattet så følgende VEDTAK: Årsrapport og årsregnskap KemnereniNarvik kommune 2017 tastil orientering. Enstemmig vedtak Sak 19/18 Eventuelt Det var ingen sakertilbehandling undereventuelt. Nestemøteerberammet tilfredag 27. april Møte ble deretter hevet ca. kl. 12:45. ProtokollkontrollutvalgsmøteNarvikkommune12. mars2018 sak12/18 19/18 Side5av6

8 KontrollutvalgetiNarvik Narvik, 12. mars 2018 MortenRemman Leder kontrollutvalget inarvik ProtokollkontrollutvalgsmøteNarvikkommune12. mars2018 sak12/18 19/18 Side6av6

9 Narvik kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 21/18 Sakstittel: Årsregnskap Narvik kommune 2017 Innstilling til vedtak: 1. Kontrollutvalget vedtar forslag til uttalelse til årsregnskapet som kontrollutvalgets uttalelse til Narvik kommunes årsregnskap for Kontrollutvalgets uttalelse sendes bystyret, med kopi til formannskapet. Saksopplysninger: I henhold til Forskrift om kontrollutvalg 7 skal kontrollutvalget gi en uttalelse til årsregnskapet til bystyret. Bestemmelsen fastsetter kontrollutvalgets rett til å knytte kommentarer til årsregnskapet med revisjonsberetning før årsregnskapet behandles i bystyret. Uttalelsen stiles til bystyret med kopi til formannskapet. Kommunens regnskap skal avlegges i henhold til Forskrift om årsregnskap og årsberetning (for kommuner og fylkeskommuner). Forskriften inneholder bestemmelser om at det skal utarbeides årsregnskap og årsberetning for kommunen. Nærmere krav til innhold i regnskapet samt noteopplysninger fremkommer i forskriftens 3 og 5. Regnskapsfrister og behandling av årsregnskapet og årsberetningen fremkommer i forskriftens 10; - Regnskapet skal være avlagt innen 15. februar - Rådmannens årsberetning skal være avlagt innen 31. mars - Regnskapet og årsberetningen skal vedtas av bystyret selv senest 30. juni Det fremkommer av samme paragraf at årsberetningen skal oversendes kontrollutvalget før kontrollutvalget avgir uttalelse til kommunens regnskap. Årsberetningen skal utarbeides i henhold til kravene i kommuneloven 48 nr. 5 og god kommunal regnskapsskikk. Revisjonsberetningen skal avlegges senest 15. april, jf. revisjonsforskriften 5.

10 Årsregnskapet for Narvik kommune 2017 med tilhørende revisjonsberetning er ferdig og skal behandles av kontrollutvalget. Revisjonsberetning er datert 9. mai Årsregnskapet til Narvik kommune viser et regnskapsmessig mindreforbruk på kr Investeringsregnskapet er gjort opp med udisponert på kr Administrasjonen og kommunens revisor er invitert til å orientere i møtet. Vedlegg: Årsberetning Narvik kommune 2017 Årsregnskap Narvik kommune 2017 Revisjonsberetning Narvik kommune 2017 Forslag til kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet for Narvik kommune 2017

11

12

13 Narvik kommune Kontrollutvalget Til Bystyret i Narvik kommune Kontrollutvalgets uttalelse om Narvik kommunes årsregnskap for 2017 Kontrollutvalget har i møte behandlet Narvik kommunes årsregnskap for Grunnlaget for behandlingen har vært det avlagte årsregnskapet, rådmannens årsberetning og revisjonsberetning datert I tillegg har ansvarlig revisor og enhetsleder økonomi supplert kontrollutvalget med muntlig informasjon om aktuelle problemstillinger. Kontrollutvalget har merket seg at Narvik kommunes årsregnskap viser et resultat med regnskapsmessig mindreforbruk (overskudd) på kr Investeringsregnskapet er gjort opp med udisponert på kr Kontrollutvalget har videre merket seg at det foreligger en ren revisjonsberetning uten noen form for modifikasjoner. Kontrollutvalget har ingen merknader til Narvik kommunes årsregnskap for Narvik, den 28. mai 2018 Morten Remman Kontrollutvalgets leder

14 Narvik kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 22/18 Sakstittel: Oppsummeringsbrev årsregnskap Narvik kommune 2017 Innstilling til vedtak: Oppsummeringsbrev etter revisjon av årsregnskap Narvik kommune 2017 tas til orientering. Saksopplysninger: Kontrollutvalget har mottatt kopi av oppsummeringsbrev etter revisjon av årsregnskap Narvik kommune 2017, som er sendt fra revisor til administrasjonssjefen. Revisor vil være tilstede i møtet og redegjøre for innholdet i brevet. Vedlegg: Oppsummeringsbrev etter revisjon av årsregnskap Narvik kommune 2017

15

16

17

18 Narvik kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 23/18 Sakstittel: Oppfølging av revisjonsbrev nr IT sikkerhet Innstilling til vedtak: Brev fra revisor til rådmannen i Narvik kommune tas til orientering. Saksopplysninger: Sekretariatet har mottatt kopi av et brev som er sendt fra revisor til Narvik kommune ved rådmannen. Revisor vil redegjøre for innholdet i brevet i møtet. Vedlegg: Brev fra revisor til rådmannen i Narvik kommune

19

20

21

22

23

24

25 Narvik kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 24/18 Sakstittel: Negativ beretning Narvik Vann KF 2017 Innstilling til vedtak: Negativ beretning Narvik Vann KF 2017 tas til orientering. Saksopplysninger: I henhold til Forskrift om særbudsjett, særregnskap og årsberetning for kommunale og fylkeskommunale foretak 16, skal særregnskapet være avlagt innen 15. februar i året etter regnskapsåret. Ettersom foretakets styre ikke har avgitt et særregnskap og årsberetning for Narvik Vann KF for regnskapsåret 2017 innen fristene som følger av forskrift om særbudsjett, særregnskap og årsberetning for kommunale og fylkeskommunale foretak, har ikke revisor vært i stand til å utføre revisjonen i samsvar med lov, forskrift og god kommunal revisjonsskikk innen fristen for å avgi revisjonsberetning 15. april. Revisor har følgelig avgitt ei negativ revisjonsberetning på særregnskapet til Narvik Vann KF for Negativ revisjonsberetning datert 16. april 2018 er stilet til bystyret i Narvik kommune, og kontrollutvalget har mottatt kopi. Sekretariatet vil redegjøre for innholdet i negativ revisjonsberetning i møtet. Vedlegg: Negativ beretning Narvik Vann KF 2017

26

27 Narvik kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 25/18 Sakstittel: Særregnskap Narvik Vann KF 2017 Innstilling til uttalelse: 1. Kontrollutvalget vedtar forslag til uttalelse til særregnskapet som kontrollutvalgets uttalelse til Narvik Vann KF s særregnskap for Kontrollutvalgets uttalelse sendes bystyret, med kopi til formannskapet. Saksopplysninger: I henhold til Forskrift om kontrollutvalg 7 skal kontrollutvalget gi en uttalelse til særregnskapet til bystyret. Bestemmelsen fastsetter kontrollutvalgets rett til å knytte kommentarer til særregnskapet med revisjonsberetning før særregnskapet behandles i bystyret. Uttalelsen stiles til bystyret med kopi til formannskapet. Det kommunale foretakets regnskap skal avlegges i henhold til Forskrift om særbudsjett, særregnskap og årsberetning for kommunale og fylkeskommunale foretak. Forskriften 7 inneholder bestemmelser om at det skal utarbeides særregnskap og årsberetning for det kommunale foretaket. Nærmere krav til innhold i særregnskapet samt noteopplysninger fremkommer i forskriftens 9 og 10. Regnskapsfrister og behandling av særregnskapet og årsberetningen fremkommer i forskriftens 16; - Regnskapet skal være avlagt innen 15. februar - Styrets årsberetning skal være avlagt innen 31. mars - Regnskapet og årsberetningen skal vedtas av bystyret selv senest 30. juni Det fremkommer av samme paragraf at årsberetningen skal oversendes kontrollutvalget før kontrollutvalget avgir uttalelse til det kommunale foretakets regnskap. Årsberetningen skal utarbeides i henhold til kravene i kommuneloven 48 nr. 5 og god kommunal regnskapsskikk. Revisjonsberetningen skal avlegges senest 15. april, jf. revisjonsforskriftens 5.

28 Særregnskapet for Narvik Vann KF 2017 med tilhørende revisjonsberetning er ferdig og skal behandles av kontrollutvalget. Særregnskapet og årsberetningen for 2017 er avlagt. Revisjonsberetning er avlagt 9. mai Særregnskapet til Narvik Vann KF 2017 viser et negativt netto driftsresultat på kr og et regnskapsmessig merforbruk på kr Revisor har tatt inn følgende presisering under Andre forhold i revisjonsberetningen: «Denne beretning erstatter tidligere avgitt beretning, datert , som ble avgitt ved utløpet av forskriftens frist for å avlegge revisjonsberetning.» Økonomisjefen i Narvik Vann KF og kommunens revisor er invitert til å orientere i møtet. Vedlegg: Særregnskap Narvik Vann KF 2017 Årsberetning Narvik Vann KF 2017 Revisjonsberetning Narvik Vann KF 2017 Forslag til kontrollutvalgets uttalelse til særregnskap Narvik Vann KF 2017

29

30

31 Narvik kommune Kontrollutvalget Til Bystyret i Narvik kommune Kontrollutvalgets uttalelse om Narvik Vann KF s særregnskap for 2017 Kontrollutvalget har i møte behandlet Narvik Vann KF s særregnskap for Grunnlaget for behandlingen har vært det avlagte særregnskapet, styrets årsberetning og revisjonsberetning datert I tillegg har daglig leder, økonomisjef og revisor supplert kontrollutvalget med muntlig informasjon om aktuelle problemstillinger. Kontrollutvalget har merket seg at Narvik Vann KF s særregnskap viser et negativt netto driftsresultat på kr , og et regnskapsmessig merforbruk (underskudd) på kr Kontrollutvalget har videre merket seg at revisor har tatt inn følgende presisering under Andre forhold i revisjonsberetningen: «Denne beretningen erstatter tidligere avgitt beretning, datert , som ble avgitt ved utløpet av forskriftens frist for å avlegge revisjonsberetning.» Ut over ovennevnte har kontrollutvalget ingen merknader til Narvik Vann KF s særregnskap for Narvik, den 28. mai 2018 Morten Remman Kontrollutvalgets leder

32 Narvik kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 26/18 Sakstittel: Negativ beretning Narvik Havn KF 2017 Innstilling til vedtak: Negativ beretning Narvik Havn KF 2017 tas til orientering. Saksopplysninger: I henhold til Forskrift om særbudsjett, særregnskap og årsberetning for kommunale og fylkeskommunale foretak 16, skal særregnskapet være avlagt innen 15. februar i året etter regnskapsåret. Ettersom foretakets styre ikke har avgitt et særregnskap og årsberetning for Narvik Havn KF for regnskapsåret 2017 innen fristene som følger av forskrift om særbudsjett, særregnskap og årsberetning for kommunale og fylkeskommunale foretak, har ikke revisor vært i stand til å utføre revisjonen i samsvar med lov, forskrift og god kommunal revisjonsskikk innen fristen for å avgi revisjonsberetning 15. april. Revisor har følgelig avgitt ei negativ revisjonsberetning på særregnskapet til Narvik Havn KF for Negativ revisjonsberetning datert 16. april 2018 er stilet til bystyret i Narvik kommune, og kontrollutvalget har mottatt kopi. Sekretariatet vil redegjøre for innholdet i negativ revisjonsberetning i møtet. Vedlegg: Negativ beretning Narvik Havn KF 2017

33

34 Narvik kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 27/18 Sakstittel: Brev fra revisor til Narvik Havn KF Innstilling til vedtak: Brev fra revisor til Narvik Havn KF tas til orientering. Saksopplysninger: Sekretariatet har mottatt kopi av et brev som er sendt fra revisor til Narvik Havn KF ved havnedirektøren. Sekretariatet vil redegjøre for innholdet i brevet i møtet. Vedlegg: Brev fra revisor til Narvik Havn KF

35

36

37 Narvik kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 28/18 Sakstittel: Oppfølging av vedtak i bystyret Innstilling til vedtak: Ingen Saksopplysninger: Kontrollutvalget gjennomgår sakslister, vedtak og status på vedtak fra bystyret i 2017 og Kontrollutvalget vurderer om det er noen saker som skal følges opp videre. Vedlegg: Oversikt saker bystyret

38 Narvik kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 29/18 Sakstittel: Forvaltningsrevisjonsprosjekt Forvaltning, drift og vedlikehold av eiendom i Narvik kommune Innstilling til vedtak: Ingen Saksopplysninger: Sekretariatet har utarbeidet forslag til prosjektskisse, hvor det fremgår mulige problemstillinger som revisor kan undersøke i forvaltningsrevisjonsprosjekt Forvaltning, drift og vedlikehold av eiendom i Narvik kommune. Sekretariatet redegjør for innholdet i forslag til prosjektskisse for nærmere drøftelse i møtet. Vedlegg: Forslag til prosjektskisse Forvaltning, drift og vedlikehold av eiendom i Narvik kommune

39 Prosjektskisse PROSJEKTTITTEL: BAKGRUNN: Forvaltning, drift og vedlikehold av eiendom i Narvik kommune Behovet for rehabilitering av kommunale eiendommer er større enn den økonomiske evnen og muligheten Narvik kommune har til å gjennomføre alle tiltak. Det må derfor gjennomføres strenge prioriteringer av hvilke prosjekter som skal gjennomføres og hva som må avventes av nødvendige vedlikeholdsprosjekter. PROSJEKTLEDER/ PROSJEKTMEDARBEIDER: FORMÅL: KomRev NORD IKS fastsetter En forvaltningsrevisjon kan undersøke hvorvidt Narvik kommune har tilfredsstillende planleggings- og styringssystem for forvaltning, drift og vedlikehold av bygningsmassen som kommunen forvalter, herunder om kommunen har system for å identifisere, registrere, og planlegge nødvendig vedlikehold av kommunale bygninger. I denne forbindelse kan det også være interessant å kartlegge om de folkevalgte har tilstrekkelig beslutningsgrunnlag til å gjøre hensiktsmessige vedtak i saker som angår eiendomsforvaltningen. ARBEIDSBESKRIVELSE: KomRev NORD IKS fastsetter PROBLEMSTILLING: 1. Har Narvik kommune tilfredsstillende planleggings- og styringssystem for forvaltning, drift og vedlikehold av bygningsmassen som kommunen forvalter? 2. Har Narvik kommune rutiner som skal ha til hensikt å sikre at de folkevalgte har tilstrekkelig beslutningsgrunnlag til å gjøre hensiktsmessige vedtak i saker som angår eiendomsforvaltningen? REVISJONSKRITERIER: KomRev NORD IKS fastsetter METODE: Gjennomføring av prosjektet skal skje i samsvar med prinsippene i vedtekter for kontrollutvalg og RSK 001 så langt den passer. For øvrig avgjør kommunens revisor selv metodevalg og avgrensinger, men en forutsetning er at eventuelle undersøkelser omfatter representative utvalg i forhold til formålet. PROSJEKTSTART: FORVENTET TIDSFORBRUK: FORVENTET DATO FOR FERDIGSTILLELSE KRITISKE FAKTORER: KomRev NORD IKS fastsetter

40 Narvik kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 30/18 Sakstittel: Selskapskontroll Narvikgården AS Innstilling til vedtak: Status på selskapskontroll av Narvikgården AS tas til orientering. Saksopplysninger: Kontrollutvalget vedtok i sak 35/16 den 25. november 2016 Plan for selskapskontroll I planen fremstår Narvikgården AS som det første selskapet hvor det skal gjennomføres en selskapskontroll. Selskapskontrollen er satt i bestilling, og sekretariatet har innhentet status på selskapskontrollen fra forvaltningsrevisor. Vedlegg: Statusoppdatering fra forvaltningsrevisor på selskapskontrollen av Narvikgården AS

41 Thomas Jensen Fra: Tone Jæger Karlstad Sendt: 14. mai :01 Til: Thomas Jensen Emne: SV: Selskapskontroll Narvikgården AS Hei, Vihar per nåsamlet inn det nødvendige datamaterialet frakommunenog selskapet.vi arbeidermed å bearbeide og innarbeide datamaterialet irapporten.nårvi har etrapportutkastklart, sendes dette tildemsom har bidratt med informasjon for gjennomgang og verifisering av rapportensfaktagrunnlag. Deretter gjørvieventuellenødvendige korrigeringerirapporten, gjør vurderingerog konkludererpåproblemstillingene.før endelig rapportoversendes sekretariatet skal rapporten påhøring tilselskapetved daglig leder ogstyreleder, i tillegg tilat den delen av selskapskontrollen som eren eierskapskontroll skalpåhøring tilkommunens eierrepresentant. Dersom ingenting uforutsettoppstår, regnervimed å oversende endelig rapporttil sekretariatet iløpetav august 2018, i trådmed estimert ferdigstillelsestidspunkt slikdet fremgår av prosjektskissen. Medvennlig hilsen, Tone Jæger Karlstad Forvaltningsrevisor KomRev NORDIKS E-post:tjk@komrevnord.no Tlf: Besøksadresse:Vestregt TROMSØ Fra: Thomas Jensen<tje@halogalandrevisjon.no> Sendt: 9.mai201814:18 Til: Tone Jæger Karlstad<tjk@komrevnord.no> Emne: Selskapskontroll Narvikgården AS Hei Tone Kan du sendemeg en statusoppdatering påselskapskontrollen, som jegkan presentereforkontrollutvalgeti førstkommende møte berammettil28.mai? Vi tarsikte pååfå ut innkalling tilmøtetsenestonsdag 16.mai. Medvennlighilsen Hålogaland Revisjon AS 1

42 ThomasJensen revisor Telefon: Mobil: Fax: Epost: 2

43 Narvik kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 31/18 Sakstittel: Parkeringsetaten Innstilling til vedtak: Ingen Saksopplysninger: Kontrollutvalget ønsker en redegjørelse for parkeringsetatens saksbehandlingsrutiner. Kontrollutvalgets leder vil redegjøre for saksforholdet i møtet.

44 Narvik kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 32/18 Sakstittel: Henvendelse fra innbygger Unntatt offentlighet. jf. kommuneloven 31