Kontrollutvalget i Gratangen kommune

Transkript

1 Kontrollutvalget i Innkalling til kontrollutvalgsmøte torsdag, 15. februar 2018, kl , Kommunehuset, møterom 1. etg. Sakskart Sak 01/18 Godkjenning av innkalling til møte den 15. februar 2018 Sak 02/18 Protokoll fra møte den 7. desember 2017 Sak 03/18 Sak 04/18 Sak 05/18 Sak 06/18 Sak 07/18 Sak 08/18 Sak 09/18 Kommunens postjournal Omstillingsprogrammet SPIRE Oppfølging av vedtak i kommunestyret Forvaltningsrevisjonsprosjekt Saksbehandling i byggesaker og eierskifte i Forvaltningsrevisjonsprosjekt Offentlige anskaffelser i Selskapskontroll Astafjord Vekst AS NKRFs Kontrollutvalgskonferanse 2018 kontrollutvalgets leder orienterer Sak 10/18 Uavhengighetserklæring forvaltningsrevisor orienteringssak Sak 11/18 Eventuelt Spørsmål og melding om forfall kan rettes til sekretariatet. Gratangen, 12. februar 2018 Narvik, 12. februar 2018 Hålogaland Revisjon AS Terje Flaaten-Stokkan Kontrollutvalgets leder Tore Aleksander Hanssen Kontrollutvalgssekretariatet

2 Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 01/18 Sakstittel: Godkjenning av innkalling til møte den 15. februar 2018 Innstilling til vedtak: Innkalling til møte i Gratangen kontrollutvalg den 15. februar 2018 godkjennes. Saksopplysninger: Gjennomgang av innkalling til kontrollutvalgsmøte i den 15. februar 2018.

3 Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 02/18 Sakstittel: Protokoll fra møte den 7. desember 2017 Innstilling til vedtak: Protokollen fra møte i Gratangen kontrollutvalg den 7. desember 2017 tas til orientering. Saksopplysninger: Protokoll fra forrige kontrollutvalgsmøte har blitt sendt ut som epost til møtedeltakerne for gjennomgang, og sekretariatet har mottatt tilbakemelding fra begge møtedeltakerne på at protokollen er godkjent. Protokollen ansees således som godkjent, og er offentliggjort på sekretariatets nettside. Vedlegg: Protokoll fra kontrollutvalgsmøte 7. desember 2017

4 KontrollutvalgetiGratangen Protokoll FRA: MØTESTED: MØTEDATO: KONTROLLUTVALGET Kommunehuset,møterom 1. etg Fra sak: Til sak: 38/17 45/17 Frakl.: Til kl.: 10:00 13:15 Følgende medlemmer møtte: Terje Flaaten-Stokkan(leder) Nils Sørli (vara) IKKE MØTT /IKKE MELDT FORFALL: MELDTFORFALL: Olaf Øien Aina Tollefsen FRAADMINISTRASJONENMØTTE: Økonomileder Ted Okstad var tilstedeimøtet iforbindelsemed behandling av sak 38/17 44/17. FRASEKRETARIATET MØTTE: Thomas Jensen ANDRE: 2av 3 medlemmermøtte.kontrollutvalget var beslutningsdyktig.

5 KontrollutvalgetiGratangen Sak 38/17 Godkjenning av innkallingtil møteden 7. desember 2017 Innstillingtil vedtak: Innkallingtil møteigratangen kontrollutvalg den 7. desember 2017 godkjennes. Innkallingtil møte den 7. desember 2017 ble gjennomgått. Kontrollutvalget fattet så følgende VEDTAK: Innkallingtil møteigratangen kontrollutvalgden 7. desember 2017 godkjennes. Enstemmig vedtak Sak 39/17 Godkjenning av protokoll framøteden 14. november 2017 Innstillingtil vedtak: ProtokollenframøteiGratangen kontrollutvalg den 14. novembertastil orientering. Protokoll fraforrige kontrollutvalgsmøte var blitt sendt ut som epost til møtedeltakerne for gjennomgang,ogsekretariatet haddemottatt tilbakemelding fra beggemøtedeltakerne på at protokollen var godkjent. Protokollen ble såledesansett som godkjent,og ble offentliggjort på sekretariatets nettside. Kontrollutvalget fattet så følgende VEDTAK: Protokollen framøteigratangen kontrollutvalg den 14. november 2017 tas til orientering. Enstemmig vedtak Sak 40/17 Forvaltningsrevisjonsprosjekt Offentlige anskaffelserigratangen kommune Innstillingtil vedtak: Kontrollutvalget godkjente, og vil leggetil grunn, overordnet prosjektskisse fra forvaltningsrevisor datert 30. november Sekretariatet setterforvaltningsrevisjonsprosjektoffentlige anskaffelseri i bestilling. Sekretariatetredegjordefor innholdet iforslagtil prosjektskisse ogi forvaltningsrevisors overordnet prosjektskisse. Kontrollutvalget drøftet overordnet prosjektskissefraforvaltningsrevisor,og fattet så følgende Protokollkontrollutvalgsmøte Gratangenkommune7. desember2017sak38/17 45/17 Side2av5

6 KontrollutvalgetiGratangen Kontrollutvalget fattet så følgende VEDTAK: Kontrollutvalget godkjente, og vil leggetil grunn, overordnet prosjektskissefra forvaltningsrevisor datert 30. november Sekretariatet setter forvaltningsrevisjonsprosjekt Offentligeanskaffelser i ibestilling. Enstemmig vedtak Sak 41/17 Selskapskontroll Astafjord Vekst AS Innstillingtil vedtak: Status på selskapskontrollen på Astafjord Vekst AS tastil orientering. ThomasJensen frahålogaland Revisjon AS redegjordefor status på selskapskontrollen imøtet. ThomasJensen fortalte også litt om det videre arbeidetfremover. Kontrollutvalget fattet så følgende VEDTAK: Status på selskapskontrollen på Astafjord VekstAS tastil orientering. Enstemmig vedtak Sak 42/17 Oppfølging av vedtak ikommunestyret Innstillingtil vedtak: Kontrollutvalget tar gjennomgang av statusfor oppfølging avvedtaktil orientering. Kontrollutvalget ønsket å utsette sakentil nestemøte, og fattet såfølgende VEDTAK: Saken utsettestil nestemøte. Enstemmig vedtak Protokollkontrollutvalgsmøte Gratangenkommune7. desember2017sak38/17 45/17 Side3av5

7 KontrollutvalgetiGratangen Sak 43/17 Kommunenspostjournal Innstillingtil vedtak: Ingen Kontrollutvalgetsleder redegjorde for saksforholdet. Økonomileder TedOkstad var tilstedeogredegjordefor kommunens praksisi forholdtil offentliggjøringav dokumenter i kommunens postjournal. Det ble drøftet hvorvidt etablert praksis var ihenhold tilgjeldenderegelverk. Økonomilederen svartetilfredsstillende på spørsmål, og kontrollutvalget fattet følgende VEDTAK: Kontrollutvalget ber om åfå en skriftligbeskrivelseav hvilkerutiner kommunen har etablert iforhold til offentlighetslovensregler om innsyni dokumenter, herunder rutiner for kommunens postjournal. Enstemmig vedtak Sak 44/17 NKRFs Kontrollutvalgskonferanse 2018 Innstillingtil vedtak: Ingen Sekretariatet orienterteom NKRFsKontrollutvalgskonferanse Dette årligearrangementet har etablert seg som det viktigsteog størstetreffpunktet for kontroll ogtilsyn i kommunal sektor. I budsjett for kontroll ogtilsyn 2018 er det budsjettert medkr til opplæringsaktiviteter. Etter presentasjon av konferansen ønsker kontrollutvalgetsleder, Terje Flaaten Stokkan, å delta. Kontrollutvalget fattet følgende VEDTAK: Kontrollutvalget anmoder sekretariatet om å besørgepåmeldingtil konferansen for kontrollutvalgets leder. Enstemmig vedtak Protokollkontrollutvalgsmøte Gratangenkommune7. desember2017sak38/17 45/17 Side4av5

8 KontrollutvalgetiGratangen Sak 45/17 Eventuelt Sak 45.1/17Rollefordeling Saken erunntatt offentlighet,jf. offentleglova 13 førsteledd,jf.fvl. 13 førsteledd nr. 1 Saken ble drøftet imøtet, og kontrollutvalget følger saken videre opp. Møte ble deretter hevet ca. kl. 13:15. Gratangen, 7. desember 2017 TerjeFlaaten-Stokkan Kontrollutvalgetsleder Protokollkontrollutvalgsmøte Gratangenkommune7. desember2017sak38/17 45/17 Side5av5

9 Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 03/18 Sakstittel: Kommunens postjournal Innstilling til vedtak: Ingen Saksopplysninger: Økonomileder Ted Okstad var tilstede i kontrollutvalgsmøte 7. desember 2017, og redegjorde for kommunens praksis i forhold til offentliggjøring av dokumenter i kommunens postjournal. Det ble drøftet hvorvidt etablert praksis var i henhold til gjeldende regelverk. Kontrollutvalget ba i møtet om å få en skriftlig beskrivelse av hvilke rutiner kommunen har etablert i forhold til offentlighetslovens regler om innsyn i dokumenter, herunder rutiner for kommunens postjournal. Kontrollutvalget kan ikke se å ha mottatt etterspurt dokumentasjon. Rådmannen inviteres til møtet for å redegjøre for kommunens praksis på området, samt til å svare på eventuelle spørsmål fra kontrollutvalget.

10 Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 04/18 Sakstittel: Omstillingsprogrammet SPIRE Innstilling til vedtak: Ingen Saksopplysninger: Kontrollutvalget sendte en epost til rådmannen i 4. januar 2018, hvor de ønsket informasjon om s omstillingsprogram SPIRE. I den forbindelse ønsket kontrollutvalget innsyn i kommunens avtaler mellom Troms Fylkeskommune og samt mottatte tilsagnsbrev tilknyttet omstillingsprogrammet. Videre ønsket kontrollutvalget informasjon om finansieringen og økonomien i programmet, herunder orientering om rutiner for forvaltning av midlene samt rapportering til kommunestyret og eksterne aktører, herunder en redegjørelse for status på eventuell fondsavsatt egenkapital tilknyttet omstillingsprogrammet i kommunens regnskap p.t. Kontrollutvalget kan ikke se å ha fått tilbakemelding fra rådmannen på etterspurt informasjon, og rådmannen inviteres til møtet for å redegjøre for kommunens praksis på området, samt til å svare på eventuelle spørsmål fra kontrollutvalget.

11 Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 05/18 Sakstittel: Oppfølging av vedtak i kommunestyret Innstilling til vedtak: Ingen Saksopplysninger: Kontrollutvalget tar en gjennomgang av sakslister og vedtak fra kommunestyremøter, og vurderer om det er noen saker som skal følges opp i kontrollutvalget. Sekretariatet har etter ønske fra kontrollutvalget laget en liste over politiske vedtak fattet av kommunestyret i Rådmannen har oppdatert status på hvert av vedtakene, og er invitert til møtet for å orientere om noen av dem. Vedlegg: Oversikt saker kommunestyret

12

13

14

15

16 Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 06/18 Sakstittel: Forvaltningsrevisjonsprosjekt Saksbehandling i byggesaker og eierskifte i Innstilling til vedtak: Status på forvaltningsrevisjonsprosjekt Saksbehandling i byggesaker og eierskifte i Gratangen kommune tas til orientering. Saksopplysninger: Våren 2017 ble forvaltningsrevisjonsprosjekt Saksbehandling i byggesaker og eierskifte i satt i bestilling. Sekretariatet har i forkant av møtet innhentet status fra forvaltningsrevisor på prosjektet. Vedlegg: Epost fra forvaltningsrevisor

17 Thomas Jensen Fra: Tone Jæger Karlstad Sendt: 2. februar :10 Til: Thomas Jensen Kopi: Knut Teppan Vik Emne: SV: Forvaltningsrevisjonsprosjekt Hei Vihar gjennomført enmappegjennomgang påområdet for eierskiftesaker igratangen denne uken.vihar tidligere gjennomført enmappegjennomgangpåområdetfor byggesaker.datainnsamlingen idette prosjektet eravsluttet fravår side. Dersomdetikkeskulleoppstå noen uforutsette hindringer, så regnervi med å kunne presentereendelig rapport for kontrollutvalgetineste KU-møte 19. april. Medvennlig hilsen, Tone Jæger Karlstad Forvaltningsrevisor KomRev NORDIKS Tlf: Besøksadresse:Vestregt TROMSØ Fra: Thomas Jensen Sendt: 2. februar :39 Til: Tone Jæger Emne: SV: Forvaltningsrevisjonsprosjekt 1

18 Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 07/18 Sakstittel: Forvaltningsrevisjonsprosjekt Offentlige anskaffelser i Innstilling til vedtak: Status på forvaltningsrevisjonsprosjekt Offentlige anskaffelser i tas til orientering. Saksopplysninger: I kontrollutvalgsmøte 7. desember 2017 ble det vedtatt å sette i bestilling et forvaltningsrevisjonsprosjekt som skulle undersøke Offentlige anskaffelser i Gratangen kommune. Sekretariatet vil orientere om status i møtet.

19 Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 08/18 Sakstittel: Selskapskontroll Astafjord Vekst AS Innstilling til vedtak: Status på selskapskontrollen på Astafjord Vekst AS tas til orientering. Saksopplysninger: Våren 2017 ble det vedtatt at Hålogaland Revisjon AS skulle gå i gang med en selskapskontroll på Astafjord Vekst AS høsten Hålogaland Revisjon AS vil redegjøre for status på selskapskontrollen i møtet.

20 Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 09/18 Sakstittel: NKRFs Kontrollutvalgskonferanse 2018 kontrollutvalgets leder orienterer Innstilling til vedtak: Orienteringen fra kontrollutvalgets leder tas til etterretning. Saksopplysninger: Kontrollutvalgets leder deltar på NKRFs Kontrollutvalgskonferanse Denne er berammet til 7. og 8. februar Kontrollutvalgets leder vil orientere litt om tema fra konferansen.

21 Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 10/18 Sakstittel: Uavhengighetserklæring forvaltningsrevisor orienteringssak Innstilling til vedtak: Uavhengighetserklæring forvaltningsrevisor 2018 tas til orientering. Saksopplysninger: Kontrollutvalget skal påse at kommunen blir revidert på en betryggende måte. Revisor skal gi trygghet for at man kan stole på den informasjonen kommunen gir om sin økonomi. Revisor skal være en uavhengig og objektiv tredjeperson, som gjennom sine kontroller kan avdekke og forebygge feil og mangler i den økonomiske rapporteringen. I den forbindelse skal revisor avgi en årlig uavhengighetserklæring. Kontrollutvalget har mottatt uavhengighetserklæring fra oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor. Sekretariatet redegjør for innholdet i uavhengighetserklæringen. Vedlegg: Uavhengighetserklæring forvaltningsrevisor 2018

22 KomRev NORD Interkommunalt selskap Kontrollutvalget i v/ Hålogaland Revisjon AS Postboks NARVIK Deres ref: Vår ref: Saksbehandler: Telefon: Dato: /ktv Knut Teppan Vik ktv@komrevnord.no Vurdering av oppdragsansvarlig forvaltningsrevisors uavhengighet i forhold til Innledning I henhold til forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner (revisjonsforskriften) 12 skal oppdragsansvarlig revisor ha ført en hederlig vandel. Oppfølging av dette kravet tilligger kontrollutvalget. Ifølge revisjonsforskriften 15 skal oppdragsansvarlig revisor hvert år, og ellers ved behov, avgi en skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalget. Krav til uavhengighet og objektivitet gjelder også for revisors medarbeidere, men det er kun oppdragsansvarlige revisorer som plikter å legge fram en skriftlig vurdering for kontrollutvalget. Lovkrav til revisors uavhengighet Følgende framgår av kommuneloven 79: Den som foretar revisjon for en kommune eller fylkeskommune kan ikke ivareta revisjons- og kontrolloppdrag for kommunen eller fylkeskommunen dersom revisor eller dennes nærstående har en slik tilknytning til revidert eller kontrollert virksomhet, dens ansatte eller tillitsmenn, at dette kan svekke revisors uavhengighet og objektivitet. Det samme gjelder dersom det foreligger særegne forhold som er egnet til å svekke tilliten til revisors uavhengighet og objektivitet ved gjennomføring av oppgavene. Ansettelse som revisor i kommunen eller fylkeskommunen, eller i en interkommunal samarbeidsordning, medfører ikke i seg selv at revisoren mangler nødvendig uavhengighet og objektivitet. Som nærstående regnes a) ektefelle og en person som vedkommende bor sammen med i ekteskapsliknende forhold b) slektninger i rett oppstigende eller nedstigende linje og søsken, og deres ektefeller eller personer som de bor sammen med i ekteskapsliknende forhold og c) slektninger i rett oppstigende eller nedstigende linje og søsken til en person som Besøks- og postadresse: Avdelingskontor: Telefon: Organisasjonsnummer: 9405 Sjøgt 3 HARSTAD post@komrevnord.no Tromsø, Finnsnes, Narvik, Sortland, Sjøvegan

23 Krav til kommunerevisors uavhengighet er nærmere spesifisert i revisjonsforskriften 13, som slår fast at revisor ikke kan inneha andre stillinger hos kommunen eller fylkeskommunen eller i virksomhet som den kommunen eller fylkeskommunen deltar i ved siden av revisoroppdraget. Revisor kan heller ikke være medlem av styrende organer i virksomhet som kommunen eller fylkeskommunen deltar i. Og videre framgår det av 13 i revisjonsforskriften at revisor ikke kan delta i, eller ha funksjoner i annen virksomhet når dette kan føre til at vedkommendes interesser kommer i konflikt med interessene til oppdragsgiverne eller på annen måte er egnet til å svekke tilliten til den som foretar revisjon. I tillegg til ovenstående gjelder følgende begrensninger for den som foretar revisjon for en kommune/fylkeskommune, jf. revisjonsforskriften 14: revisor kan ikke utføre rådgivnings- eller andre tjenester der dette er egnet til å påvirke eller reise tvil om revisors uavhengighet og objektivitet revisor kan ikke yte tjenester som hører inn under den revisjonspliktiges (dvs kommunens) egne ledelses- og kontrolloppgaver revisor kan ikke opptre som fullmektig for den revisjonspliktige, unntatt ved bistand i skattesaker etter domstolloven. Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisors vurdering av uavhengighet Pkt 1: Ansettelsesforhold Pkt 2: Medlem i styrende organer Pkt 3: Funksjoner i annen virksomhet Pkt 4: Nærstående Pkt 5: Rådgivnings- eller andre tjenester som er egnet til å påvirke revisors habilitet Undertegnede har ikke ansettelsesforhold i andre stillinger enn i KomRev NORD IKS. Undertegnede er ikke medlem av styrende organ i noen virksomhet som deltar i. Undertegnede deltar ikke i og innehar heller ikke funksjoner i annen virksomhet på måter som kan føre til interessekonflikt eller svekket tillit til rollen som revisor. Undertegnede har ikke nærstående som har tilknytning til som har betydning for uavhengighet og objektivitet. Før slike tjenester utføres, gjør undertegnede en vurdering av rådgivningens eller tjenestens art i forhold til revisors uavhengighet og objektivitet. Dersom vurderingen konkluderer med at utøvelse av slik tjeneste kommer i konflikt med bestemmelsen i forskriften 14, utfører vi ikke tjenesten. Revisor vurderer hvert enkelt tilfelle særskilt. Revisor besvarer løpende spørsmål/henvendelser som er å betrakte som veiledning og bistand og ikke revisjon. Undertegnede er bevisst på at også slike veiledninger skjer med varsomhet og på en måte som ikke binder opp revisors senere revisjons- og kontrollvurderinger. Undertegnede har ikke ytet rådgivnings- eller andre tjenester overfor som kommer i konflikt med denne bestemmelsen. Side 2 av 3

24 Pkt 6: Tjenester under kommunens egne ledelses- og kontrolloppgaver Pkt 7: Fullmektig Pkt 8: Andre særegne forhold Undertegnede har ikke ytet tjenester overfor som hører inn under kommunens egne ledelses- og kontrolloppgaver. Undertegnede opptrer ikke som fullmektig for. Undertegnede kjenner ikke til andre særegne forhold som er egnet til å svekke tilliten til uavhengighet og objektivitet. Tromsø, 3. januar 2018 Knut Teppan Vik Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor KomRev NORD IKS Side 3 av 3

25 Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 11/18 Sakstittel: Eventuelt