Kontrollutvalget i Gratangen kommune

Transkript

1 Kontrollutvalget i Gratangen kommune Innkalling til kontrollutvalgsmøte torsdag, 7. desember 2017, kl , Kommunehuset, møterom 1. etg. Sakskart Sak 38/17 Godkjenning av innkalling til møte den 7. desember 2017 Sak 39/17 Protokoll fra møte den 14. november 2017 Sak 40/17 Sak 41/17 Sak 42/17 Sak 43/17 Forvaltningsrevisjonsprosjekt Offentlige anskaffelser i Gratangen kommune Selskapskontroll Astafjord Vekst AS Oppfølging av vedtak i kommunestyret Kommunens postjournal Sak 44/17 NKRFs Kontrollutvalgskonferanse 2018 Sak 45/17 Eventuelt Spørsmål og melding om forfall kan rettes til sekretariatet. Gratangen, 1. desember 2017 Narvik, 1. desember 2017 Hålogaland Revisjon AS Terje Flaaten-Stokkan Kontrollutvalgets leder Tore Aleksander Hanssen Kontrollutvalgssekretariatet

2 Gratangen kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 38/17 Sakstittel: Godkjenning av innkalling til møte den 7. desember 2017 Innstilling til vedtak: Innkalling til møte i Gratangen kontrollutvalg den 7. desember 2017 godkjennes. Saksopplysninger: Gjennomgang av innkalling til kontrollutvalgsmøte i Gratangen kommune den 7. desember 2017.

3 Gratangen kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 39/17 Sakstittel: Protokoll fra møte den 14. november 2017 Innstilling til vedtak: Protokollen fra møte i Gratangen kontrollutvalg den 14. november 2017 tas til orientering. Saksopplysninger: Protokoll fra forrige kontrollutvalgsmøte har blitt sendt ut som epost til møtedeltakerne for gjennomgang, og sekretariatet har mottatt tilbakemelding fra begge møtedeltakerne på at protokollen er godkjent. Protokollen ansees således som godkjent, og er offentliggjort på sekretariatets nettside. Vedlegg: Protokoll fra kontrollutvalgsmøte 14. november 2017

4 KontrollutvalgetiGratangen Protokoll FRA: MØTESTED: MØTEDATO: KONTROLLUTVALGET Kommunehuset, formannskapssalen Fra sak: Til sak: 26/17 37/17 Frakl.: Til kl.: 10:00 13:00 Følgende medlemmer møtte: Terje Flaaten-Stokkan(leder) Nils Sørli (vara) IKKE MØTT /IKKE MELDT FORFALL: Aina Tollefsen MELDTFORFALL: Olaf Øien FRAADMINISTRASJONENMØTTE: RådmannOleK.Severinsen var tilstedeimøtetiforbindelsemed behandlingav sak 26/17 31/17. Økonomileder Ted Okstad FRASEKRETARIATET MØTTE: Thomas Jensen ANDRE: Ordfører EvaH.Ottesen var tilstedeimøtet iforbindelsemed behandlingav sak 26/17 31/17. Oppdragsansvarlig regnskapsrevisor ElsaSaghaugog kontaktrevisor Sissel J.Pedersen 2av 3 medlemmermøtte.kontrollutvalget var beslutningsdyktig.

5 KontrollutvalgetiGratangen Sak 26/17 Godkjenning av innkallingtil møteden 14. november 2017 Innstillingtil vedtak: Innkallingtil møteigratangen kontrollutvalg den 14. november 2017 godkjennes. Innkallingtil møte den 14. november 2017 ble gjennomgått. Kontrollutvalget fattet så følgende VEDTAK: Innkallingtil møteigratangen kontrollutvalgden 14. november 2017 godkjennes. Enstemmig vedtak Sak 27/17 Godkjenning av protokoll framøteden 10. oktober 2017 Innstillingtil vedtak: ProtokollenframøteiGratangen kontrollutvalg den 10. oktobertastil orientering. Protokoll fraforrige kontrollutvalgsmøte var blitt sendt ut som epost til møtedeltakerne for gjennomgang,ogsekretariatet haddemottatt tilbakemelding fra beggemøtedeltakerne på at protokollen var godkjent. Protokollen ble såledesansett som godkjent,og ble offentliggjort på sekretariatets nettside. Kontrollutvalget fattet så følgende VEDTAK: Protokollen framøteigratangen kontrollutvalg den 10. oktober 2017 tastil orientering. Enstemmig vedtak Sak 28/17 Ny oppdragsansvarligregnskapsrevisor orienteringssak Innstillingtil vedtak: Presentasjon av ny oppdragsansvarlig revisortastil orientering. Gratangen kommune har fått ny oppdragsansvarlig regnskapsrevisor. Ny oppdragsansvarlig regnskapsrevisor ElsaSaghaugvar tilstedeimøtet, og ga en kort presentasjonav segselv. Protokollkontrollutvalgsmøte Gratangenkommune14.november 2017 sak26/17 37/17 Side2av7

6 KontrollutvalgetiGratangen Kontrollutvalget fattet så følgende VEDTAK: Presentasjonavny oppdragsansvarligrevisor tastil orientering. Enstemmig vedtak Sak 29/17 Revisjonsstrategi orienteringfra revisjonen Innstillingtil vedtak: Revisors gjennomgang av revisjonsstrategientastil orientering. Kontaktrevisor Sissel J.Pedersenog oppdragsansvarligrevisor ElsaSaghaug frakomrev NORD IKS var tilstedeimøtet ogredegjordefor KomRev NORD s plan for revisjonav årsregnskapet tilgratangen kommune. Revisorene beskrev en del sentralerisikoer, samt hvordanrevisjonen arbeider for å kunne konkluderepåårsregnskapm.m, herunder en beskrivelseav revisjonshandlingertilknyttet sentralerisikoer for de vesentligste postenei regnskapet,ogde svartetilfredsstillende på spørsmål fra kontrollutvalget. Kontrollutvalget fattet så følgende VEDTAK: Revisors gjennomgangavrevisjonsstrategien tastil orientering. Enstemmig vedtak Sak 30/17 BrevfraMEFService AS til Gratangen kommune Saken erunntatt offentlighet,jf. offentleglova 13 førsteledd,jf.fvl. 13 førsteledd nr. 1 Innstillingtil vedtak: Ingen Ietterkant avforrige kontrollutvalgsmøte utformet sekretariatet,i samråd med kontrollutvalgetsleder,noen spørsmål til rådmannen som kontrollutvalget ønsket skriftligtilbakemelding på. Kontrollutvalget haddeiforkant avmøtet mottatt svar fra rådmannen. Svarenefrarådmannenblegjennomgått imøtet, ogrådmannenvar tilstede i møtet og kommenterte. Kontrollutvalget drøftet saken,og kom til at det ville være hensiktsmessig å inkludere saksforholdet ien forvaltningsrevisjon påoffentlige anskaffelser i Gratangen kommune,jf. prioritert forvaltningsrevisjonsprosjekt nr. 2 i Plan for forvaltningsrevisjon Protokollkontrollutvalgsmøte Gratangenkommune14.november 2017 sak26/17 37/17 Side3av7

7 KontrollutvalgetiGratangen Kontrollutvalget fattet så følgende VEDTAK: Kontrollutvalget besluttet å iverksette prosessmed bestillingav forvaltningsrevisjonsprosjekt Offentligeanskaffelser igratangen kommune. Sekretariatet utarbeider forslagtil prosjektskissetil neste kontrollutvalgsmøte. Enstemmig vedtak Sak 31/17 Asfalteringrundt Veksthuset påårstein Innstillingtil vedtak: Ingen Kontrollutvalget haddeiforkant avmøtet fått enbekymringsmelding vedrørende kommunensinvolveringiforbindelse medasfalteringved Veksthuset påårstein igratangen. Kontrollutvalget ønsket nærmere informasjon om saksforhold. Rådmannen var tilstedeimøtet, ogredegjorde for saksforholdet. Han orienterte om de økonomiskeforhold knyttet til kommunensarbeid med asfalteringrundt bygget. Kontrollutvalget fattet så følgende VEDTAK: Kontrollutvalget tar rådmannensredegjørelsetil orientering. Enstemmig vedtak Sak 32/17 Forvaltningsrevisjonsprosjekt Saksbehandlingi byggesaker og eierskifte i Gratangen kommune Innstillingtil vedtak: Status på forvaltningsrevisjonsprosjekt Saksbehandling i byggesaker og eierskifteigratangen kommunetastil orientering. Våren 2017 bleforvaltningsrevisjonsprosjekt Saksbehandling i byggesaker og eierskifteigratangen kommune satt i bestilling. Sekretariatet haddeiforkant avmøtet innhentet statusfraforvaltningsrevisor på prosjektet. Sekretariatetredegjordefor status imøtet, og svartetilfredsstillende på spørsmål fra kontrollutvalget. Protokollkontrollutvalgsmøte Gratangenkommune14.november 2017 sak26/17 37/17 Side4av7

8 KontrollutvalgetiGratangen Kontrollutvalget fattet så følgende VEDTAK: Status på forvaltningsrevisjonsprosjekt Saksbehandling i byggesaker og eierskifteigratangen kommune tastil orientering. Enstemmig vedtak Sak 33/17 Selskapskontroll Astafjord Vekst AS Innstillingtil vedtak: Status på selskapskontrollen på Astafjord Vekst AS tastil orientering. ThomasJensen frahålogaland Revisjon AS redegjordefor status på selskapskontrollen imøtet. ThomasJensen fortalte også litt om det videre arbeidetfremover. Kontrollutvalget fattet så følgende VEDTAK: Status på selskapskontrollen på Astafjord VekstAS tastil orientering. Enstemmig vedtak Sak 34/17 Uavhengighetserklæring oppdragsansvarligregnskapsrevisorgratangen kommune-orienteringssak Innstillingtil vedtak: Uavhengighetserklæringfra oppdragsansvarlig regnskapsrevisorfor Gratangen kommunetastil orientering. Kontrollutvalget haddeiforkant avmøtet mottatt kopi av uavhengighetserklæringfra oppdragsansvarligregnskapsrevisor forgratangen kommune. Oppdragsansvarligrevisorredegjordefor innholdeti uavhengighetserklæringen. Kontrollutvalget fattet følgende VEDTAK: Uavhengighetserklæring fra oppdragsansvarlig regnskapsrevisor forgratangen kommunetas til orientering. Enstemmig vedtak Protokollkontrollutvalgsmøte Gratangenkommune14.november 2017 sak26/17 37/17 Side5av7

9 KontrollutvalgetiGratangen Sak 35/17 Investeringsbudsjett og -regnskap orienteringssak Innstillingtil vedtak: Kontrollutvalget tar brevfra revisortil rådmannenvedrørende Investeringsbudsjett og -regnskap 2017 til orientering. Kontrollutvalget haddeiforkant avmøtet mottatt kopi av brevfrarevisor til rådmannenvedrørende Investeringsbudsjett og-regnskap Revisor redegjordefor innholdet i brevet,og kontrollutvalget fattet følgende VEDTAK: Kontrollutvalget tar brev frarevisor til rådmannen vedrørende Investeringsbudsjett og -regnskap 2017 til orientering. Enstemmig vedtak Sak 36/17 Møteplan 2018 Innstillingtil vedtak: Ingen Kontrollutvalget ønsker å ta utgangspunkt i 4 møteri 2018, jf.antall møter som er lagttil grunn i budsjett for kontroll- ogtilsynsvirksomhetenigratangen kommune.kontrollutvalget tar sikte pååavholdemøteneca. 2 ukerfør kommunestyretsmøter. Kontrollutvalget fattet følgende VEDTAK: Med utgangspunkt i kommunensmøteplan for 2018, som forventes å foreligge medio desember 2017, utarbeider sekretariatet forslagtil møteplan for kontrollutvalget Enstemmig vedtak Sak 37/17 Eventuelt 37.1/17 Saksdokumentertil kontrollutvalgetsmedlemmer Kontrollutvalget ønsker å mottamøtedokumenter for deforskjellige kommunale utvalg/organer igratangenielektroniskformat. Protokollkontrollutvalgsmøte Gratangenkommune14.november 2017 sak26/17 37/17 Side6av7

10 KontrollutvalgetiGratangen Kontrollutvalget fattet følgende VEDTAK: Sekretariatet ber kommunen om å legge kontrollutvalgetsmedlemmer + 1. vara til som epostmottakere når det sendes ut møtedokumenter for kommunestyret og de forskjellige kommunale utvalg/organerigratangen. Enstemmig vedtak Nestemøteerberammet tiltirsdag 5. desember 2017 kl. 10:00. Møte ble deretter hevet ca. kl. 13:00. Gratangen, 14. november 2017 TerjeFlaaten-Stokkan Kontrollutvalgetsleder Protokollkontrollutvalgsmøte Gratangenkommune14.november 2017 sak26/17 37/17 Side7av7

11 Gratangen kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 40/17 Sakstittel: Forvaltningsrevisjonsprosjekt Offentlige anskaffelser i Gratangen kommune Innstilling til uttalelse: Kontrollutvalget godkjente, og vil legge til grunn, overordnet prosjektskisse fra forvaltningsrevisor datert 30. november Sekretariatet setter forvaltningsrevisjonsprosjekt Offentlige anskaffelser i Gratangen kommune i bestilling. Saksopplysninger: Sekretariatet har utarbeidet forslag til prosjektskisse, hvor det fremgår mulige problemstillinger som revisor kan undersøke i forvaltningsrevisjonsprosjekt Offentlige anskaffelser i Gratangen kommune. Forvaltningsrevisor har tatt en gjennomgang av forslaget til prosjektskisse, og kommet med sine kommentarer til den. Forvaltningsrevisor har videre laget en Overordnet prosjektskisse. Sekretariatet redegjør for innholdet i forslag til prosjektskisse og i forvaltningsrevisors Overordnet prosjektskisse. Vedlegg: Forslag til prosjektskisse Offentlige anskaffelser i Gratangen kommune Overordnet prosjektskisse fra forvaltningsrevisor

12 PROSJEKTTITTEL: BAKGRUNN: Offentlige anskaffelser i Gratangen kommune Gratangen kommune har gjennomde siste3årene ( ) foretatten delmillioninvesteringer, blant annetibredbåndsutbygging. Ifølge årsregnskap, bledeti2014,2015 og2016 gjort investeringer for henholdsvis kr 9,2 millioner, kr 10,3 millioner og6millioner. Itilleggkjøpes detinnvarer ogtjenester tilbrukidendaglige forvaltningen avkommunen for betydelige summer pr år. PROSJEKTLEDER/ PROSJEKTMEDARBEIDER: FORMÅL: KomRevNORD IKS fastsetter Enforvaltningsrevisjonkan se påhvorvidt regelverketrundt offentlige anskaffelser etterleves ved kommunens anskaffelser avvarer ogtjenester. En forvaltningsrevisjonkan videre sepåhvorvidtgratangen kommune har rutiner for håndteringaveventuelle brudd på regelverket. ARBEIDSBESKRIVELSE: KomRevNORD IKS fastsetter PROBLEMSTILLING: 1. Har kommunen overholdtsentrale bestemmelser omoffentlige anskaffelser for anskaffelser foretattde sistetre årene (2014, 2015 og Har kommunen rutiner for håndteringavbrudd på bestemmelseneomoffentlige anskaffelser, og er disse fulgt ved eventuelleovertredelser desistetre årene? REVISJONSKRITERIER: KomRevNORD IKS fastsetter METODE: Gjennomføringavprosjektet skalskjeisamsvar med prinsippeneivedtekter for kontrollutvalg og RSK 001 så langt den passer. For øvrig avgjør kommunens revisor selv metodevalgogavgrensinger, menenforutsetning er ateventuelleundersøkelser omfatter representative utvalg iforhold til formålet. PROSJEKTSTART: FORVENTET TIDSFORBRUK: FORVENTET DATO FOR FERDIGSTILLELSE KRITISKE FAKTORER: KomRev NORD IKS fastsetter

13 KomRev NORD Overordnet prosjektskisse KOMREV NORD Prosjekttittel: Kommune: Offentlige anskaffelser Gratangen Bakgrunn: Kontrollutvalget i Gratangen kommune behandlet i møte , under sak 22/17, et brev fra MEF Service AS til Gratangen kommune. Brevet omhandlet anskaffelser i kommunen. Kontrollutvalget vedtok å ta brevet til etterretning. Kontrollutvalget vedtok også at saken skulle følges nærmere opp av utvalget. I etterkant av møtet utarbeidet sekretariatet, i samråd med kontrollutvalgsleder, noen spørsmål til rådmannen som kontrollutvalget ønsket skriftlig tilbakemelding på. I kontrollutvalgets møte , under sak 30/17, ble tilbakemeldingen fra rådmannen behandlet. Rådmannen var også til stede under behandlingen. Kontrollutvalget drøftet saken, og kom til at det ville være hensiktsmessig å inkludere saksforholdet i en forvaltingsrevisjon om offentlige anskaffelser i kommunen. I Gratangen kommune sin plan for forvaltningsrevisjon er offentlige anskaffelser gitt andreprioritet over prosjekter som skal gjennomføres. Kontrollutvalgets vedtak i sak 30/17, i møte , var å iverksette bestilling av forvaltningsrevisjon om offentlige anskaffelser. Hålogaland Revisjon AS sendte i e-post til KomRev NORD kontrollutvalgets vedtak og brevene som forelå til de ovennevnte sakene. Det fremholdes at det er ønskelig at revisjonen i tillegg til en generell forvaltningsrevisjon om anskaffelser, inkluderer i undersøkelsen kjøp fra Brødrene Stormo AS og undersøkelser av eventuell habilitetsproblematikk i denne forbindelse. Denne skissen danner et utgangspunkt for kontrollutvalgets diskusjoner ved behandling av sak om gjennomføring av forvaltningsrevisjon om offentlige anskaffelser. Prosjektleder: Bestemmes senere Kontrollutvalgets formål med undersøkelsen er å få kunnskap om hvordan Gratangen kommune etterlever regelverket om offentlige anskaffelser. Kontrollutvalgets formål er også å få undersøkt påstander fra Maskinentrenørenes Forbund om anskaffelsespraksis i kommunens tekniske tjeneste.

14 Har Gratangen kommune overholdt bestemmelser i lov og forskrift om offentlige anskaffelser? For å besvare problemstillingen vil KomRev NORD gjøre et utvalg av anskaffelser for undersøkelse. Revisor vil inkludere kjøp fra Brødrene Stormo AS, jf. kontrollutvalgets ønske. Kontrollutvalget kan i bestillingen av forvaltningsrevisjonen bestemme hvilke andre anskaffelser som bør inngå, om undersøkelsen skal gjelde konkrete tidsperioder og/eller rettes mot bestemte tjenesteområder i kommunen. Dersom kontrollutvalget ikke gir ytterligere presiseringer vil revisor basere utvelgelsen av anskaffelser på en analyse av kommunens siste års regnskaper. Erfaringsmessig vil da hovedandelen av utvalgte anskaffelser være relatert til kommunens tekniske tjenester. Revisjonskriterier er krav, normer og/eller standarder den reviderte enhet skal vurderes i forhold til. For denne undersøkelsen utleder vi revisjonskriterier fra: Lov nr. 69 om offentlige anskaffelser (forkortet LOA) Forskrift nr. 402 om offentlige anskaffelser (forkortet FOA) Lov nr 73 om offentlige anskaffelser (anskaffelsesloven) Forskrift nr 974 om offentlige anskaffelser (anskaffelsesforskriften) Revisjonskriterier konkretiseres og bearbeides og kan derfor bli endret etter hvert som revisor framskaffer informasjon i prosjektet. Analyse av skriftlig dokumentasjon og regnskapsopplysninger samt intervju av ansatte med ansvar for anskaffelser som inngår i undersøkelsesutvalget. Avholde oppstartmøte med administrasjonen Innhente og analysere regnskapsopplysninger for anskaffelsene kontrollutvalget ønsker nærmere undersøkt. Innhente fra Gratangen kommune relevant skriftlig dokumentasjon fra de utvalgte anskaffelsene Innhente supplerende muntlig informasjon fra ansatte som har oppgaver og ansvar knyttet til innkjøp Oversende faktabeskrivelsene til revidert enhet for verifisering Innarbeide eventuelle korrigeringer og merknader, vurdere fakta opp mot revisjonskriterier og konkludere på undersøkelsen Oversende rapportutkast til rådmannen for høringsuttalelse. Innarbeide evt. merknader Oversende rapport med eventuelle anbefalinger til kontrollutvalgets sekretariat for behandling i kontrollutvalget. 2

15 Ved mottak av kontrollutvalgets bestilling Kritiske faktorer vil være knyttet til innsamling av data, dvs. samarbeidet med kommuneadministrasjonen i framskaffing av skriftlig dokumentasjon og muntlig informasjon. Dato: Sign: Margrete Mjølhus Kleiven 1 Under forutsetning av at prosjektets aktiviteter kan gjennomføres som planlagt, jf. kritiske faktorer 3

16 Gratangen kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 41/17 Sakstittel: Selskapskontroll Astafjord Vekst AS Innstilling til vedtak: Status på selskapskontrollen på Astafjord Vekst AS tas til orientering. Saksopplysninger: Våren 2017 ble det vedtatt at Hålogaland Revisjon AS skulle gå i gang med en selskapskontroll på Astafjord Vekst AS høsten Hålogaland Revisjon AS vil redegjøre for status på selskapskontrollen i møtet.

17 Gratangen kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 42/17 Sakstittel: Oppfølging av vedtak i kommunestyret Innstilling til vedtak: Kontrollutvalget tar gjennomgang av status for oppfølging av vedtak til orientering. Saksopplysninger: Kontrollutvalget tar en gjennomgang av sakslister og vedtak fra kommunestyremøter, og vurderer om det er noen saker som skal følges opp i kontrollutvalget. Sekretariatet har etter ønske fra kontrollutvalget laget en liste over politiske vedtak fattet av kommunestyret så langt i Rådmannen har oppdatert status på hvert av vedtakene, og er invitert til møtet for å orientere om noen av dem. Vedlegg: Oversikt saker kommunestyret

18 Status i Kommunestyrets saker Beskrivelse Status Status Status Status KST /17 - REGNSKAP OG ÅRSBERETNING 2016 Ekspedert/arkivert 19/17 - ØKONOMIMELDING 1/2017 Budsjettreguleringer gjennomført 20/17 - BUDSJETT 2017 OG ØKONOMIPLAN NYTT VEDTAK 21/17 - KOMMUNEPLANEN SAMFUNNSDELEN: 1. GANGSBEHANDLING Korrigert budsjettvedtak formidlet 2. gangs beh. i dag etter off. ettersyn 22/17 - BASSENG I GRATANGEN - MULIGHETSSTUDIE Bearbeides ifm. budsjettet for /17 - FORSKRIFT FOR TILDELING AV LANGTIDSOPPHOLD I SYKEHJEM FOR GRATANGEN KOMMUNE Forskriften kunngjort og tatt i bruk 24/17 - LIVSGLEDEHJEM Arbeidet med konseptet er videreført 25/17 - HÅLOGALAND KRAFT - EIERSTRATEGI Vedtak formidlet til HLK 26/17 - PLANPROGRAM FOR DELPLAN FOR IDRETT, FYSISK AKTIVITET OG FRILUFTSLIV Høring gjennomført - planarbeid påbegynnes 27/17 - KULTURMINNEPLAN FOR GRATANGEN Legges til grunn i videre arbeid 28/17 - REGULERINGSPLAN GANG- OG SYKKELVEG GRATANGSBOTN 2 29/17 - REGIONAL TRANSPORTPLAN FOR TROMS HØRING 30/17 - GRATANGSLAKS AS OG KLEIVA FISKEFARM AS - SØKNAD OM SAMLOKALISERING OG UTVIDELSE Reguleringsplanen er lagt ut til off. ettersyn Uttalelse til RTP er utarb. og sendt Uttalelse oversendt TFK med lokale høringsuttalelser

19 31/17 - VETERANER I GRATANGEN - OPPNEVNING AV VETARANKONTAKT Oppnevning formidlet - godtgj til FSK 32/17 - ETABLERING AV NY BRANNSTASJON I GRATANGSBOTN Saken bearbeides - klar til KST i desember KST /17 - REGIONREFORMEN - UTTALELSE TIL FORSLAG OM GRENSEJUSTERING Uttalelse oversendt. 0013/17 - ASTAFJORD VEKST - KOMMUNAL GARANTI Oversendt FMTR for godkjenning - ikke svar 0014/17 - SØKNAD OM PERMISJON FRA POLITISKE VERV Vedtak ekspedert Eierkommunenes vedtak godkjent 0015/17 - SUPPLERINGSVALG VARA TIL KOMMUNESTYRET 10 Sak trukket 0016/17 - SUPPLERINGSVALG HOVEDUTVALG FOR HELSE, SOSIAL OG OMSORG 0017/17 - OPPNEVNING AV VALGSTYRET FOR STORTINGS- OG SAMETINGSVALG 2017 Sak trukket Vedtak iverksatt - valgstyret i arbeid Valg gjennomført KST /17 - UTREDNING AV BASSENG Status på løpende prosess Utredning foreligger til behandling i KST /17 - REVIDERT PROSESSPLAN FOR KOMMUNEPLANENS SAMFUNNSDEL Prosess i rute 1. gangsbeh. i KST /17 - INVITASJON DELTAKELSE I INTERKOMMUNAL RULLERING AV KYSTPLAN MIDT- OG SØR-TROMS 0005/17 - ENDRINGER I INNDELING I LENSMANNS- OG POLITISTASJONSDISTRIKTER OG TJENESTESTEDER I TROMS 0006/17 - RETNINGSLINJER FOR KULTURMIDLER - GRATANGEN KOMMUNE Vedtak ekspedert Vedtak ekspedert: Klagen til behandling i JD Retningslinjer tatt i bruk. Prosessen er under planlegging Svar fra JD foreligger - ref. KST

20 0007/17 - KOMMUNEDELPLAN FOR KOLLEKTIVTRAFIKK I NARVIK HØRING Vedtak ekspedert 0008/17 - NÆRINGSVENNLIG REGION Prosess i rute Sluttrapport fra forstudien foreligger. 0009/17 - RUTINE NÅR RÅDMANNEN ER INHABIL Innarbeides i delegasjonsreglementet 0010/17 - REGIONAL TRANSPORTPLAN FOR TROMS PLANPROGRAM-HØRING Vedtak ekspedert Under arbeid Til behandling i dette møtet Under arbeid KST /16 - ØKONOMIMELDING Budsjettreguleringer lagt inn 0090/16 - BUDSJETT 2017 /HP Lagt inn og formidlet 0091/16 - REVIDERING AV HELHETLIG RUSMIDDELPOLITISK HANDLINGSPLAN Trådt i kraft 0092/16 - SØKNAD OM UTVIDET SKJENKETID I GRATANGEN 0093/16 - PLAN FOR OPPFØLGING AV KOMMUNAL BEREDSKAP Svar formidlet Svar på tilsyn oversendt FMTR 0094/16 - NY BRANNSTASJON I GRATANGEN KOMMUNE Prosess i gang Prosess løper Sak legges fram for KST /16 - FORSLAG TIL ENDRING I SELSKAPSAVTALE, HRS Ekspedert 0096/16 - MØTEPLAN 2017 Lagt ut og formidlet 0097/16 - SAMARBEIDSAVTALE MELLOM VISIT NARVIK OG GRATANGEN KOMMUNE Ekspedert 0098/16 - TEKNISK HOVEDUTVALG - SUPPLERINGSVALG Ekspedert

21 0099/16 - VALG AV MEDDOMMERE TIL OFOTEN TINGRETT Ekspedert 0100/16 - PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL Ekspedert 0101/16 - PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON Ekspedert 0102/16 - SØKNAD OM FRITAK SOM MEDLEM AV GRATANGEN KOMMUNESTYRE Ekspedert

22 Gratangen kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 43/17 Sakstittel: Kommunens postjournal Innstilling til vedtak: Ingen Saksopplysninger: Kontrollutvalget er kjent med at det i kommunens postjournal har vært offentliggjort opplysninger som skulle vært unntatt offentlighet. Kontrollutvalgets leder vil redegjøre for saksforholdet i møtet.

23 Gratangen kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 44/17 Sakstittel: NKRFs Kontrollutvalgskonferanse 2018 Innstilling til vedtak: Ingen Saksopplysninger: NKRFs Kontrollutvalgskonferanse 2018 finner sted på Gardermoen februar. Kontrollutvalgskonferansen ansees for å være det viktigste og største treffpunktet for kontroll og tilsyn i kommunal sektor. Det drøftes i møtet hvorvidt kontrollutvalgets medlemmer i Gratangen kommune skal delta på konferansen. Vedlegg: Program NKRFs Kontrollutvalgskonferanse 2018

24

25

26

27

28 Gratangen kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 45/17 Sakstittel: Eventuelt