Kontrollutvalget i Lavangen kommune

Transkript

1 Kontrollutvalget i Lavangen kommune Innkalling til kontrollutvalgsmøte onsdag, 12. desember 2018, kl. 9:30, møterommet på servicebygget. Sakskart Sak 26/18 Merknad til protokoll fra møte den 11. september 2018 Sak 27/18 Protokoll fra møte den 11. september 2018 Sak 28/18 Sak 29/18 Revisjonsstrategi orientering fra revisjonen Forvaltningsrevisjonsprosjekt Bosetting og integrering av flyktninger Sak 30/18 NKRF s Kontrollutvalgskonferanse 2019 Sak 31/18 Møteplan 2019 Eventuelt Spørsmål og melding om forfall kan rettes til sekretariatet. Lavangen, 6. desember 2018 Narvik, 6. desember 2018 Hålogaland Revisjon AS Jon Rasdal Eliassen Kontrollutvalgets leder Mikael Falch Hope Kontrollutvalgssekretariatet

2 Lavangen kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 26/18 Sakstittel: Merknad til protokoll fra møte den 11. september 2018 Innstilling til vedtak: Saksopplysninger: Etter at protokoll fra forrige kontrollutvalgsmøte hadde blitt sendt ut som epost til møtedeltakerne for gjennomgang, og sekretariatet hadde mottatt tilbakemelding fra samtlige møtedeltakere på at protokollen var godkjent, ble den ansett som godkjent og ble offentliggjort på sekretariatets nettside. Sekretariatet har mottatt en henvendelse fra rådmannen pr. 19. november 2018 hvor kontrollutvalget informeres om at avdelingsleder i Lavangen brannvesen Andreas Simonsen har merknader til protokollen. Simonsen var sammen med teknisk sjef Albert Pedersen tilstede i møtet 11. september, og orienterte i sak 18/18 om organiseringen av Lavangen brannvesen, og da spesielt om røykdykkertjenesten. Simonsen påpeker i sin merknad at ordlyden i referatet etter møtet ikke var i tråd med det som ble sagt i møtet. I henvendelsen til kontrollutvalget ber Simonsen om at han blir referert korrekt. Det er i det alt vesentlige to forhold i protokollføringen til sak 18/18 som Simonsen ønsker justert. Kontrollutvalget drøfter merknaden fra Simonsen i møtet.

3 Lavangen kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 27/18 Sakstittel: Protokoll fra møte den 11. september 2018 Innstilling til vedtak: Saksopplysninger: Protokoll fra forrige kontrollutvalgsmøte har blitt sendt ut som epost til møtedeltakerne for gjennomgang, og sekretariatet har mottatt tilbakemelding fra samtlige møtedeltakere på at protokollen er godkjent. Protokollen ansees således som godkjent, og er offentliggjort på sekretariatets nettside. Vedlegg: Protokoll fra kontrollutvalgsmøte 11. september 2018

4 KontrollutvalgetiLavangen Protokoll FRA: MØTESTED: MØTEDATO: KONTROLLUTVALGET Møterommet på servicebygget Fra sak: Til sak: 15/18 25/18 Frakl.: Til kl.: 09:30 13:45 Følgende medlemmer møtte: JonRasdal Eliassen (Frp) Unn-Tove Bakkevoll (H) Svenn Ole Wiik (Sp) IKKE MØTT /IKKE MELDT FORFALL: MELDTFORFALL: FRAADMINISTRASJONENMØTTE: Teknisk sjef Albert Pedersen var til stedeimøtetiforbindelsemed behandlingav sak 17/18 til 20/18. Avdelingsleder brannandreassimonsen vartilstedei sak 18/18 ogsak 20/18.Assisterende rådmann Ingrid Hammer var til stedeiforbindelse med behandlingav sak16/18 og sak 18/18. FRASEKRETARIATET MØTTE: Mikael Falch Hope ANDRE: KontaktrevisorSisselJ.Pedersen frakomrev NORD IKS var tilstedeiforbindelsemed behandlingav sak 15/18 til 23/18. 3av 3 medlemmermøtte.kontrollutvalget var beslutningsdyktig. Saksliste oginnkalling bleenstemmig godkjent.

5 KontrollutvalgetiLavangen Sak 15/18 Protokoll fra møteden 25. mai 2018 ProtokollenframøteiLavangenkontrollutvalg den 25. mai 2018 tastil orientering. Protokoll fraforrige kontrollutvalgsmøte hadde blitt sendt ut som epost til kontrollutvalgetsmedlemmer for gjennomgang, og sekretariatet mottok tilbakemeldingfra samtligemøtedeltakere på at protokollen var godkjent. Protokollen ble såledesansett som godkjent,og ble offentliggjort på sekretariatets nettside. Kontrollutvalget fattet så følgende Protokollen framøteilavangen kontrollutvalgden 25. mai 2018 tastil orientering. Sak 16/18 Sykefravær Sett iforholdtil sammenlignbare kommuner,har Lavangen kommune et relativt høyt sykefravær. Kontrollutvalget mottok tilmøte 8. januar en redegjørelsefor hvilketiltak som er iverksatt for åfå ned sykefraværet i kommunen, samt informasjon om hvordansykefraværet har utviklet segi2017. Kontrollutvalget drøftet innholdetimottatt redegjørelsefra rådmannen,og fattet så følgende vedtak: «Kontrollutvalget tar redegjørelsen fra rådmannentil orientering, og ønsker å få tilsendt endeligetall for sykefraværet ikommunen for 2017 når disse foreligger.» Sekretariatet haddeietterkant av forrigemøteetterspurt fra administrasjonen endeligetall for sykefraværet i kommunen for Administrasjonen oversendteendeligetall,og disse ble gjennomgått imøtet. Kontrollutvalget fattet så følgende Redegjørelsenfraadministrasjonen tas til orientering. Protokollkontrollutvalgsmøte Lavangenkommune11. september 2018 sak15/18 25/18 Side2av7

6 KontrollutvalgetiLavangen Sak 17/18 Oppfølging vedlikehold av offentlige veier Redegjørelsenfra administrasjonentastiletterretning. Kontrollutvalget ønsker en kort redegjørelsefor hvordan kommunenfølger opp oglukker vedlikeholdsbehov på offentligeveier og broer i kommunen.det ble etterspurt en prioritert vedlikeholdsplan ogfremdriftsplan vedrørende slikt vedlikehold, herunderogså sikringstiltak ved veiog bro. Administrasjonen ved teknisk sjef Albert Pedersen var tilstedeimøtet og redegjordefor saksforholdet. Kontrollutvalget fattet så følgende Redegjørelsen fraadministrasjonen tastiletterretning. Sak 18/18 Brannvesen funksjonog drift Kontrollutvalget ønsket informasjon om funksjonforbrannvesenet i Lavangen,herunder hvorvidt offentligelover ogforskrifter er oppfylt. Avdelingsleder brann AndreasSimonsenredegjorde ogbesvarte spørsmål fra kontrollutvalget vedrørende drift ogfunksjon ved Brannvesenet. Ingrid besvarteenkeltespørsmål fra kontrollutvalgetvedrørende lønnsbetingelser og funksjonstilleggfor ansatteibrannvesenet. Imøtet ble kontrollutvalget informert om avavdelingsleder brann at det for tiden er 3 personer som formelt innehar funksjon som røykdykkerei kommunen,kåre Nerdal,Arve Borchog Ivan Røkenes.Det ble videre opplyst at det er besluttet å innsette ytterligere 3 personer irøykdykkerfunksjonen innen utgang av Ass. rådmann opplystefor øvrigat en 4. person,bjørn HelgeAune, alleredemottar funksjonstillegg som røykdykker. Ifølgeavdelingsleder brann vil tildelingav funksjon somrøykdykkerforetas ut fraansiennitet. Avdelingsleder brann bekrefter overfor kontrollutvalget,at blant kommunens brannkonstabler,er detingen som pr idag har dekvalifikasjoner som kreves for å haverv som røykdykkere, dvs. mangler godkjent helseattestfor røykdykkere,samt mangler gjennomført varme- og kaldeøvelser som røykdykkere. Protokollkontrollutvalgsmøte Lavangenkommune11. september 2018 sak15/18 25/18 Side3av7

7 KontrollutvalgetiLavangen Kontrollutvalget fattet følgende Redegjørelsenfraadministrasjonen tas tiletterretning. Sak 19/18 Vintervedlikehold Lavangen kommune-status brøytesaken Kontrollutvalget har tidligere hatt saksforholdet vedrørendeanbudsprosess og kontraktsinngåelsefor vintervedlikeholdilavangen kommune oppetil behandling, blant annet ikontrollutvalgsmøte 12. juni 2017 jf sak 14/17. Rådmannen var tilstedeidet møtet ogredegjorde kort for effektuerte kontrakter etter anbudsprosessen vedrørende vintervedlikehold ilavangen kommune, ogforsikret kontrollutvalget om at det var inngått kun énavtaleom vintervedlikeholdilavangen kommune. Iettertid ble det tvist mellom kommunen ogtilbydere vedrørende anbudsprosessenog spørsmålet om kontraktsinngåelse.saksforholdet har vært prøvd iretten og det erfalt domilagmannsretten. Teknisk sjef Albert Pedersen redegjordefor status i saken,og besvarte spørsmål fra kontrollutvalget. Kontrollutvalget fattet så følgende Redegjørelsen fraadministrasjonen tastiletterretning. Sak 20/18 Statusnytt vannverk og ny vannledning Kontrollutvalget ønsket informasjon om framdriften vedrørendebyggingav vannverkogvannledning.videre ønsket kontrollutvalget en kort redegjørelse for grunnlaget for det som errapportert på KOSTRA-skjema 26A, herunder hvorvidt 100% av avløp ilavangen blir renset. Teknisk sjef Albert Pedersen redegjordefor status i saken,og besvarte spørsmål fra kontrollutvalget. Protokollkontrollutvalgsmøte Lavangenkommune11. september 2018 sak15/18 25/18 Side4av7

8 KontrollutvalgetiLavangen Kontrollutvalget fattet så følgende Redegjørelsen fraadministrasjonen tastiletterretning. Sak 21/18 Svarpårevisjonsbrev nr. 3 Rådmannens svar på revisjonsbrev nr. 3 tas til orientering. Rådmannen haddegitt tilsvar på revisjonsbrev nr. 3. Sekretariatetredegjordefor innholdet i svarbrevet imøtet, og kontrollutvalget fattet følgende Rådmannens svar pårevisjonsbrev nr. 3 tastil orientering. Sak 22/18 Svarpå oppsummeringsbrev årsregnskap Lavangen kommune 2017 Svar på oppsummeringsbrev årsregnskaplavangen kommune 2017 tastil orientering. Kontrollutvalget haddeiforkant avmøtet mottatt kopi av svar på oppsummeringsbrevetter revisjonav årsregnskap Lavangen kommune 2017, som var sendt fraadministrasjonssjefenilavangen kommunetil revisor. Sekretariatetredegjordefor innholdet i svarbrevet, og kontrollutvalget fattet så følgende Svar på oppsummeringsbrev årsregnskap Lavangen kommune 2017 tastil etterretning. Sak 23/18 Forvaltningsrevisjonsprosjekt Bosetting og integrering av flyktninger Kontrollutvalget godkjente overordnet prosjektskissefraforvaltningsrevisor datert 29. august 2018 og godkjenteiverksatt bestilling jf mandat gitt til kontrollutvalgetslederi sak 13/18. Kontrollutvalget tar orienteringenfraforvaltningsrevisorvedrørende statusi forvaltningsrevisjonsprosjektet tiletterretning. Protokollkontrollutvalgsmøte Lavangenkommune11. september 2018 sak15/18 25/18 Side5av7

9 KontrollutvalgetiLavangen Kontrollutvalget haddeiforkant avmøtet mottatt en overordnet prosjektskisse tilknyttet forvaltningsrevisjonsprosjektet, samt status på prosjektet. Sekretariatetredegjordefor innholdet i overordnet prosjektskisse ogfor status på prosjektet,og kontrollutvalget fattet følgende Kontrollutvalget godkjente overordnet prosjektskissefra forvaltningsrevisor datert 29. august 2018 og godkjenteiverksatt bestillingjfmandat gitt til kontrollutvalgetsleder i sak 13/18. Kontrollutvalget tar orienteringen fraforvaltningsrevisor vedrørende status i forvaltningsrevisjonsprosjektettil etterretning. Sak 24/18 Budsjett forkontroll ogtilsyn 2019 Kontrollutvalget fremmer saktil kommunestyret om å vedtaforslagtil budsjett for 2019 for kontroll- ogtilsynsvirksomhetenilavangenkommunemed en ramme på kr ,-. Kontrollutvalgets forslagtil budsjettrammefor kontroll og tilsyn 2019 bes innarbeidet iformannskapets samlede budsjettfremlegg, og kontrollutvalgets vedtak omforslag til budsjettramme skal uendret følgeformannskapets samlede budsjettinnstilling tilkommunestyret. Sekretariatet haddeiforkant av kontrollutvalgsmøtet laget et forslagtil budsjett for 2019 for kontroll-og tilsynsvirksomheten ilavangen kommune. Kontrollutvalget behandlet forslagtil budsjettrammefor kontroll ogtilsyn jf. kontrollutvalgsforskriften 18. Forskrift om kontrollutvalg 18 sier følgende om budsjettbehandlingen: Kontrollutvalget utarbeiderforslag til budsjett forkontroll- og tilsynsarbeidet ikommunen.kontrollutvalgetsforslag til budsjettrammeforkontroll- og revisjonsarbeidet skal følgeformannskapetsinnstillingtil kommunestyret. Kontrollutvalgetsforslagtil budsjettrammeinneholder utgiftenetil driften av kontrollutvalget, samt utgifter knyttet til kjøp av sekretariatstjenester og revisjonstjenester. Budsjettforslageter basert på regnskapstall fratidligere år, satser formøtegodtgjørelse, samt prisestimat frakomrevnord IKS og HålogalandRevisjonAS, som er partene kommunen kjøper tjenesterfra. Forslaget ble gjennomgått imøtet, og kontrollutvalget fattet så følgende Kontrollutvalget fremmer saktil kommunestyret om å vedtaforslagtil budsjett for 2019 for kontroll-og tilsynsvirksomheten ilavangen kommunemeden ramme på kr ,-. Kontrollutvalgetsforslagtil budsjettrammefor kontroll ogtilsyn 2019 bes innarbeidet iformannskapets samlede budsjettfremlegg,og kontrollutvalgets Protokollkontrollutvalgsmøte Lavangenkommune11. september 2018 sak15/18 25/18 Side6av7

10 KontrollutvalgetiLavangen vedtak om forslagtil budsjettramme skal uendret følgeformannskapets samlede budsjettinnstillingtil kommunestyret. Sak 25/18 Møtebok fra representantskapsmøteikomrev NORD IKS Møtebokfra representantskapsmøteikomrevnordiks tastil orientering. Kontrollutvalget har mottatt protokoll etter representantskapsmøteikomrev NORD IKS avholdt 16. april Kontrollutvalgetsleder hadde vært tilstedeirepresentantskapsmøtet. Kontrollutvalget fattet følgende Møtebok frarepresentantskapsmøteikomrevnord IKS 16. april 2018 tas til orientering. Møte ble deretter hevet ca. kl Lavangen, 11. september 2018 Jon Rasdal Eliassen Leder kontrollutvalgetilavangen Protokollkontrollutvalgsmøte Lavangenkommune11. september 2018 sak15/18 25/18 Side7av7

11 Lavangen kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 28/18 Sakstittel: Revisjonsstrategi orientering fra revisjonen Innstilling til vedtak: Revisors gjennomgang av revisjonsstrategien tas til orientering. Saksopplysninger: Kontrollutvalget skal påse at kommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte, jf. Kommuneloven 77, 4. ledd. Revisor vil i den forbindelse være tilstede i møtet og redegjøre for revisjonens planlagte handlinger i forbindelse med revisjon av årsregnskap med mer 2018.

12 Lavangen kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 29/18 Sakstittel: Forvaltningsrevisjonsprosjekt Bosetting og integrering av flyktninger Innstilling til vedtak: Status på forvaltningsrevisjonsprosjekt Bosetting og integrering av flyktninger tas til orientering. Saksopplysninger: Høsten 2018 ble forvaltningsrevisjonsprosjekt Bosetting og integrering av flyktninger satt i bestilling. Sekretariatet har innhentet status fra forvaltningsrevisor på prosjektet og vil orientere om status i møtet. Vedlegg: Statusoppdatering fra forvaltningsrevisor på prosjekt Bosetting og integrering av flyktninger

13 KomRev NORD Interkommunalt selskap KOMREV NORD NOTAT Til: Kontrollutvalget i Lavangen kommune Fra: KomRev NORD Dato: FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKTET «BOSETTING OG INTEGRERING AV FLYKTNINGER» Vi viser til kontrollutvalgets vedtak i sakene 25.3/17, 4/18 og 13/18. I møte , under sak 23/18, behandlet kontrollutvalget endelig prosjektskisse for ovennevnte forvaltningsrevisjonsprosjekt. Av denne prosjektskissen fremgår det at forventet ferdigstillelse er «ultimo 2018». Vi har beklageligvis flere sykemeldte medarbeidere for tiden. Flere av disse har ansvaret for dette konkrete forvaltninigsrevisjonsprosjektet. Vi må dessverre meddele kontrollutvalget at det ikke ser ut til at vi vil klare å ferdigstille denne forvaltningsrevisjonen innen årets utgang på tross av at dette ble antydet i vår overordnede prosjektskisse. Vi beklager dette, og vi anslår at forvaltningsrevisjonen vil kunne ferdigstilles «primo 2019». Med vennlig hilsen Knut Teppan Vik Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Notat Side: 1 av 1

14 Lavangen kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 30/18 Sakstittel: NKRF s Kontrollutvalgskonferanse 2019 Innstilling til vedtak: Saksopplysninger: NKRF s årlige kontrollutvalgskonferanse er blitt en «institusjon» for de som driver med kontroll og tilsyn, og er en svært viktig faglig arena og nettverksskaper. Neste års konferanse finner sted på Gardermoen 30. og 31. januar Sekretariatet kan være behjelpelig med påmelding dersom noen av kontrollutvalgets medlemmer skulle ønske å delta på konferansen. Vedlegg: Link til program for NKRF s Kontrollutvalgskonferanse 2019: _/detaljer

15 Lavangen kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 31/18 Sakstittel: Møteplan 2019 Innstilling til vedtak: Saksopplysninger: Kontrollutvalget ønsker å drøfte hvilke møtedatoer som vil være mest hensiktsmessige, med sikte på å få fastsatt en møteplan for 2019.