Kontrollutvalget i Lavangen kommune

Transkript

1 Kontrollutvalget i Lavangen kommune Innkalling til kontrollutvalgsmøte torsdag, 5. oktober 2017, kl. 9:30, møterommet på servicebygget. Sakskart Sak 18/17 Protokoll fra møte den 12. juni 2017 Sak 19/17 Sak 20/17 Sak 21/17 Sak 22/17 Sak 23/17 Nytt vannverk i Hesjevikelva orienteringssak Vedlikehold kommunale veier - orienteringssak Forvaltningsrevisjonsprosjekt Offentlige anskaffelser i Lavangen kommune Selskapskontroll Orneset Eiendomsselskap AS Budsjett Sak 24/17 Protokoll representantskapsmøte i KomRev NORD IKS 24. april 2017 orienteringssak Sak 25/17 Eventuelt Spørsmål og melding om forfall kan rettes til sekretariatet. Lavangen, 28. september 2017 Narvik, 28. september 2017 Hålogaland Revisjon AS Jon Rasdal Eliassen Kontrollutvalgets leder Mikael Falch Hope Kontrollutvalgssekretariatet

2 Lavangen kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 18/17 Sakstittel: Protokoll fra møte den 12. juni 2017 Innstilling til vedtak: Protokollen fra møte i Lavangen kontrollutvalg den 12. juni 2017 godkjennes. Saksopplysninger: Gjennomgang av protokoll fra forrige kontrollutvalgsmøte. Vedlegg: Protokoll fra kontrollutvalgsmøte 12. juni 2017

3 KontrollutvalgetiLavangen Protokoll FRA: MØTESTED: MØTEDATO: KONTROLLUTVALGET Møterommet på servicebygget Fra sak: Til sak: 10/17 17/17 Frakl.: Til kl.: 09:30 12:35 Følgende medlemmer møtte: JonRasdal Eliassen (Frp) Unn-Tove Bakkevoll (H) Svenn Ole Wiik (Sp) IKKE MØTT /IKKE MELDT FORFALL: MELDTFORFALL: FRAADMINISTRASJONENMØTTE: Rådmann ErlingHanssen var tilstedeimøtetiforbindelsemed behandlingav sak 11/17 14/17 og sak 17.1/17. Økonomisjef Bjørn-HelgeAune var tilstedeimøtetiforbindelsemed behandlingav sak 11/17 13/17. Teknisk sjef Albert Pedersen var til stedeimøtetiforbindelsemed behandlingav sak 13/17 og 14/17. FRASEKRETARIATET MØTTE: Thomas Jensen ANDRE: Fra KomRev NORD IKS møtte kontaktrevisorsisselj.pedersen ogrevisor Henrik J.Strøm. Henrik J.Strøm var tilstedeimøtet under behandlingavsak 10/17 12/17. 3av 3 medlemmermøtte.kontrollutvalget var beslutningsdyktig. Saksliste oginnkalling bleenstemmig godkjent.

4 KontrollutvalgetiLavangen Sak 10/17 Protokoll fra møteden 12. januar 2017 Innstillingtil vedtak: Protokoll framøteilavangenkontrollutvalg den 12. januar 2017 tastil orientering. Protokoll fraforrige kontrollutvalgsmøte hadde blitt sendt ut som eposttil kontrollutvalgetsmedlemmer for gjennomgang, og sekretariatet mottok tilbakemeldingfra samtligemedlemmer på at protokollen var godkjent. Protokollen ble såledesansett således som godkjent, og ble offentliggjort på sekretariatets nettside. Kontrollutvalget fattet så følgende VEDTAK: Protokoll framøteilavangen kontrollutvalg den 12.januar 2017 tastil orientering. Enstemmig vedtak Sak 11/17 Årsregnskap Lavangenkommune 2016 Innstillingtil vedtak: 1. Kontrollutvalget vedtarforslag til uttalelse til årsregnskapet som kontrollutvalgets uttalelsetil Lavangenkommunes årsregnskap for Kontrollutvalgets uttalelse sendeskommunestyret,medkopitil formannskapet. Kontaktrevisor Sissel J.Pedersenogrevisor HenrikJ.Strøm frakomrev NORD IKS vartilstedeimøtet ogfortaltelitt omderesfunn iforbindelse med revisjonav årsregnskapet, ogtok samtidigen gjennomgang av avgitt revisjonsberetning. Rådmann ErlingHanssen og økonomisjef Bjørn-HelgeAunevar tilstedei møtet, og kommenterteog svartetilfredsstillende på spørsmål fra kontrollutvalget. Kontrollutvalget fattet så følgende VEDTAK: 1.Kontrollutvalget vedtarkontrollutvalgets uttalelsetil Lavangen kommunes årsregnskapfor Kontrollutvalgets uttalelse sendes kommunestyret,med kopi til formannskapet. Enstemmig vedtak Vedlegg: Kontrollutvalgets uttalelsetil Lavangen kommunes årsregnskap for 2016 (endelig versjon). Protokollkontrollutvalgsmøte Lavangenkommune12. juni 2017 sak10/17 17/17 Side2av6

5 KontrollutvalgetiLavangen Protokollkontrollutvalgsmøte Lavangenkommune12. juni 2017 sak10/17 17/17 Side3av6

6 KontrollutvalgetiLavangen Sak 12/17 Oppsummeringsbrev årsregnskap Lavangen kommune orienteringssak Innstillingtil vedtak: Oppsummeringsbrev etter revisjon av årsregnskaplavangen kommune 2016 tastil orientering. Revisor vartilstede imøtet og redegjorde for innholdet ibrevet. Kontrollutvalget fattet så følgende VEDTAK: Oppsummeringsbrevetterrevisjonav årsregnskap Lavangen kommune 2016 tastil orientering. Enstemmig vedtak Sak 13/17 Investeringer ilavangen kommune Innstillingtil vedtak: Kontrollutvalget tar redegjørelsen fra administrasjonssjefen til orientering. Investeringer somer vedtatt av kommunestyret i perioden seriflere tilfeller ikke ut til å ha blitt gjennomført. Rådmannenogteknisk sjef var tilstedeimøtet ogredegjordefor følgende investeringer ilavangen kommunei perioden : Nytt varmeanlegg skolen Lavangsheimen Kommunale veier Kontrollutvalget fattet så følgende VEDTAK: Kontrollutvalget tarredegjørelsen fra rådmannen ogteknisk sjef til orientering. Enstemmig vedtak Protokollkontrollutvalgsmøte Lavangenkommune12. juni 2017 sak10/17 17/17 Side4av6

7 KontrollutvalgetiLavangen Sak 14/17 Vintervedlikehold Lavangen kommune Innstillingtil vedtak: Redegjørelsefra administrasjonssjefentastil orientering. Rådmannen var tilstedeimøtet ogredegjorde kort foreffektuerte kontrakter etter anbudsprosessen vedrørende vintervedlikehold ilavangen kommune, og forsikret kontrollutvalget omat det var inngått kun én avtale om vintervedlikeholdilavangen kommune. Kontrollutvalget fattet så følgende VEDTAK: Redegjørelsen frarådmannentastil orientering. Enstemmig vedtak Sak 15/17 Selskapskontroll Orneset Eiendomsselskap AS Innstillingtil vedtak: Redegjørelsenfra sekretariatet tastil orientering. Sekretariatet fortsetter prosessen med selskapskontroll på Orneset Eiendomsselskap AS. Sekretariatet har påbegynt prosessen med å utføre en selskapskontroll på Orneset Eiendomsselskap AS. Så langt har sekretariatet innhentet regnskapenefor oggjortlitt tallundersøkelserundt salgavbygget i Sekretariatetredegjordekort imøtet for den videre prosessen med selskapskontroll på Orneset Eiendomsselskap AS. Kontrollutvalget fattet så følgende VEDTAK: Redegjørelsen fra sekretariatet tastil orientering.sekretariatet fortsetter prosessenmed selskapskontroll på Orneset Eiendomsselskap AS. Enstemmig vedtak Protokollkontrollutvalgsmøte Lavangenkommune12. juni 2017 sak10/17 17/17 Side5av6

8 KontrollutvalgetiLavangen Sak 16/17 Uavhengighetserklæring forvaltningsrevisor orienteringssak Innstillingtil vedtak: Uavhengighetserklæringfra oppdragsansvarligforvaltningsrevisortastil orientering. Kontrollutvalget har mottatt uavhengighetserklæringfra oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor. Sekretariatetredegjordefor innholdet i uavhengighetserklæringen. Kontrollutvalget fattet så følgende VEDTAK: Uavhengighetserklæring fra oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor tas til orientering. Enstemmig vedtak Sak 17/17 Eventuelt 17.1/17 Årsberetning Lavangen kommune 2016 Kontrollutvalget etterlyste status pr på prosjekter somfremkommer i rådmannens årsberetning, samt litt informasjonom hvamåltallene under avsnittet Kommentartil regnskapet for 2016 betyr. Videreetterlyste kontrollutvalgetinformasjon om hvilketiltak somiverksettes/er iverksatt for å få ned sykefraværeti kommunen. Kontrollutvalget etterlyste også litt mer utfyllende informasjon underavsnittet om likestilling. Nestemøtei kontrollutvalget bleberammet til mandag 25. september kl. 9:00. Møte ble deretter hevet ca. kl. 12:35. Lavangen, 12. juni 2017 Jon Rasdal Eliassen Leder kontrollutvalgetilavangen Protokollkontrollutvalgsmøte Lavangenkommune12. juni 2017 sak10/17 17/17 Side6av6

9 Lavangen kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 19/17 Sakstittel: Nytt vannverk i Hesjevikelva orienteringssak Innstilling til vedtak: Redegjørelsen fra teknisk sjef tas til orientering. Saksopplysninger: Kommunestyret vedtok i sak 59/16 å etablere ny vannkilde med utgangspunkt i Hesjevikelva. Senere har formannskapet i sak 57/17 vedtatt innstilling på etablering av vannverket i tilknytning til Hesjevikelva med total budsjettert kostnad på kr Teknisk sjef er invitert til møtet for å redegjøre for status i prosjektet.

10 Lavangen kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 20/17 Sakstittel: Vedlikehold kommunale veier - orienteringssak Innstilling til vedtak: Redegjørelsen fra teknisk sjef tas til orientering. Saksopplysninger: Det er tidligere besluttet å avsette kr 4 millioner til vedlikehold av kommunale veier i Lavangen kommune. For 2017 er det innstilt på økning av budsjettet med ytterligere kr 800 tusen for å dekke behov for vedlikehold av veinettet. Teknisk sjef er invitert til møtet for å redegjøre for status vedrørende vedlikehold av veier.

11 Lavangen kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 21/17 Sakstittel: Forvaltningsrevisjonsprosjekt Offentlige anskaffelser i Lavangen kommune Innstilling til vedtak: Kontrollutvalget oversender rapporten til kommunestyret med følgende innstilling til vedtak: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten Offentlige anskaffelser i Lavangen kommune til orientering. Saksopplysninger: Kontrollutvalget skal sørge for at det jevnlig gjennomføres forvaltningsrevisjon i kommunen. Bestilling av forvaltningsrevisjon skal ifølge kontrollutvalgsforskriften 10 skje på bakgrunn av en plan som skal vedtas av kommunestyret. Plan for forvaltningsrevisjon ble vedtatt av kommunestyret i sak 60/16 i kommunestyremøte 8. desember Bestilling av forvaltningsrevisjonsprosjekt Offentlige anskaffelser i Lavangen kommune ble sendt til kommunens revisor KomRev NORD IKS i februar Forvaltningsrevisjonsrapporten er nå ferdigstilt, og klar for behandling i kontrollutvalget. Forvaltningsrevisor vil være tilstede i møtet å orientere for innholdet i rapporten, og svare på eventuelle spørsmål fra kontrollutvalget. Vedlegg: Forvaltningsrevisjonsrapport Offentlige anskaffelser i Lavangen kommune

12 Lavangen kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 22/17 Sakstittel: Selskapskontroll Orneset Eiendomsselskap AS Innstilling til vedtak: Status på selskapskontrollen på Orneset Eiendomsselskap AS tas til orientering. Saksopplysninger: Sekretariatet er i gang med å gjøre en selskapskontroll på Orneset Eiendomsselskap AS, og vil redegjøre for status i møtet.

13 Lavangen kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 23/17 Sakstittel: Budsjett Innstilling til vedtak: Kontrollutvalget fremmer sak for kommunestyret om å vedta forslag til budsjett for 2018 for kontroll- og tilsynsvirksomheten i Lavangen kommune med en ramme på kr ,-. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll og tilsyn 2018 bes innarbeidet i formannskapets samlede budsjettfremlegg, og kontrollutvalgets vedtak om forslag til budsjettramme skal uendret følge formannskapets samlede budsjettinnstilling til kommunestyret. Saksopplysninger: Sekretariatet har utarbeidet et forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsvirksomheten i Lavangen kommune for Kontrollutvalgets budsjett inneholder utgiftene til driften av utvalget, samt utgifter knyttet til kjøp av sekretariatstjenester og revisjonstjenester. Budsjettforslaget er basert på regnskapstall fra tidligere år, informasjon fra KomRev NORD IKS og Hålogaland Revisjon AS, som er partene kommunen kjøper tjenester fra. Sekretariatet vil knytte noen kommentarer til enkelte av postene: 1. Opplæring av kontrollutvalget Det er viktig med tilstrekkelig ressurser slik at medlemmene får delta på ulike kurs og seminar for å holde seg oppdatert og få faglig påfyll. Det er viktig med god kontakt og erfaringsutveksling mellom kontrollutvalgsmedlemmer. Deltakelse på nasjonale og regionale samlinger er viktig i denne sammenhengen. Det må være rom for dette i kontrollutvalgets budsjett. Sekretariatet arrangerer med jevne mellomrom kurssamlinger for kontrollutvalgsmedlemmer. I tillegg har spesielt NKRFs årlige konferanse (i februar) blitt en «institusjon» for de som driver med kontroll og tilsyn. Denne er noe kostbar å delta på, men er en svært viktig faglig arena og nettverksskaper.

14 2. Kjøp av tjenester Lavangen kommune har valgt KomRev NORD IKS som sin eksterne revisor, og Hålogaland Revisjon AS er engasjert som kontrollutvalgets sekretariat. Det er innhentet budsjett for revisjonen for 2018 fra KomRev NORD IKS som er lagt til grunn i budsjettallene. Kostnadsnivået er omtrent som for foregående år. Prisøkning tilsvarer kommunal deflator på 2,3%. Det faste honoraret omfatter ordinær regnskapsrevisjon og en gitt mengde forvaltningsrevisjon. Skulle det oppstå behov for mer forvaltningsrevisjon i løpet av 4- årsperioden enn det som er avtalt må kommunen enten omprioritere prosjekter, eller kjøpe flere timer i tillegg. Hålogaland Revisjon AS har rammeavtale med Lavangen kommune som leverandør av sekretariatstjenester til kontrollutvalget. Avtalen innebærer en fast timepris, og honorar vil følgelig variere med aktivitet i kontrollutvalget jf. tilbudsbeskrivelse. Det legges til grunn i budsjettet at det vil gjennomføres 4 årlige møter. 3. Tapt arbeidsfortjeneste/godtgjøring Denne posten påvirkes blant annet av aktiviteten i utvalget, hvilke godtgjørelser kommunen har, og om medlemmene har krav på/trenger å få dekt tapt arbeidsfortjeneste for å delta i det politiske arbeidet. Det er tatt høyde for 4 kontrollutvalgsmøter i året, samt deltakelse på andre kurs/møter. Det er lagt til grunn kr 400,- i godtgjørelse til hvert av medlemmene pr. møte, samt fast årlig godtgjørelse til kontrollutvalgets leder, mens tapt arbeidsfortjeneste er utelatt i budsjettet da det ikke forventes at medlemmene fremmer slikt krav om dekning. Vedlegg: Detaljert budsjettforslag for kontroll- og tilsynsvirksomheten 2018

15 Vedlegg 1. Lavangen kommune Kontrollutvalgets forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeid. Jf kontrollutvalgsforskriften 18. Budsjett 2018 Kommunerevisjonen Kjøp fra KomRev NORD IKS Kontrollutvalget Møtegodtgjørelse folkevalgte Tapt arbeidsfortjeneste 0 Bevertning 500 Opplæring, kurs Skyss- og kostgodtgjørelse Selskapskontroll Sekretariatet Sekretariatstjenester fra Hålogaland Revisjon AS Tilleggstjeneste sekretariat Sum kontrollutvalget/sekretariatet og kommunerevisjonen

16 Lavangen kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 24/17 Sakstittel: Protokoll representantskapsmøte i KomRev NORD IKS 24. april 2017 orienteringssak Innstilling til vedtak: Protokoll etter representantskapsmøte i KomRev NORD IKS 24. april 2017 tas til orientering. Saksopplysninger: Kontrollutvalget har mottatt protokoll etter representantskapsmøte i KomRev NORD IKS avholdt 24. april Vedlegg: Protokoll representantskapsmøte i KomRev NORD IKS 24. april 2017

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

31 Lavangen kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 25/17 Sakstittel: Eventuelt