MERÅKER KOMMUNE Kontrollutvalget. Møteinnkalling. Møtedato: Onsdag 13. september 2017 Tid: Kl. 10:00 Sted: Meråker rådhus, Møterom Fjergen

Transkript

1 MERÅKER KOMMUNE Kontrollutvalget Møteinnkalling Møtedato: Onsdag 13. september 2017 Tid: Kl. 10:00 Sted: Meråker rådhus, Møterom Fjergen Faste medlemmer er med dette kalt inn til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til sekretariatet. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Saksliste Sak nr. Sakstittel 015/17 Referatsaker 016/17 Orientering fra rådmannen vedrørende kommunens økonomi 017/17 Oppdragsansvarlig regnskapsrevisor den årlige uavhengighetserklæring 018/17 Orientering fra revisor vedr. revisjonsstrategien for regnskapsrevisjon /17 Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor den årlige uavhengighetserklæring 020/17 Selskapskontroll vedrørende Innherred Renovasjon IKS - fastsetting av temaer for prosjektet 021/17 Kontrollutvalgets arbeid høsten 2017 og /17 Kontroll og tilsyn - forslag til driftsbudsjett 2018 Eventuelt Steinkjer, Bjørn Madslangrud/s/ leder Paul Stenstuen kontrollsekretær E-post: paul.stenstuen@komsek.no Tlf

2 MERÅKER KOMMUNE Kontrollutvalget SAK 015/17 REFERATSAKER Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Paul Stenstuen 015/ Saksbehandlers forslag til vedtak Referatene tas til orientering. Referater Nr Fra/Til Tittel på dokumentet Vedlagt/Ikke vedlagt 1 KomRev Trøndelag IKS Oppstartbrev forvaltningsrevisjon om Vedlagt 2 Meråker FrP - kommunestyregruppen kvalitet i helse, pleie og omsorg Henvendelse vedr. sak 73/17, Meråker kommunes deltagelse på Grenseløse Meråkerdager 2017 Ikke vedlagt Steinkjer Paul Stenstuen Kontrollsekretær

3 Meråker kommune v/rådmannen Deres ref.: Vår ref.: mih Saksnr.:17/600-2 Arkiv: Dato: Oppstartbrev forvaltningsrevisjon om kvalitet i helse, pleie og omsorg Vi vil med dette informere om at KomRev Trøndelag IKS starter med et forvaltningsrevisjonsprosjekt som omhandler kvalitet i helse, pleie og omsorg i en omstillingsperiode. Prosjektet er bestilt av kontrollutvalget som del av Plan for forvaltningsrevisjon , som ble behandlet i kommunestyret dato sak 98/16. Prosjektet vil fokusere på kvalitet i tjenestene til eldre over 67 år. Det er flere personer fra KomRev Trøndelag IKS som vil jobbe med prosjektet. Marit Ingunn Holmvik er prosjektleder, og Eirik Gran Seim deltar også i prosjektet. Det er viktig for gjennomføringen av prosjektet at vi får tilgang på den dokumentasjonen vi etterspør, og svar på våre henvendelser, innen de tidsfrister som settes. I første omgang ønsker vi å få en tilbakemelding på hvem i kommunen som blir vår kontaktperson. Vi trenger en person som kan bistå med informasjonsinnsamling og som fortrinnvis har god kjennskap til eldreomsorg i kommunen. Vi ber også om en oversikt over personer i kommunen som vi bør ta kontakt med for på best mulig måte få samle inn data til prosjektet. Vi ønsker svar fra dere innen Svar kan sendes pr post eller pr e-post til Marit.Holmvik@krt.no. Prosjektleder kan også nås på tlf Vi ser frem til et positivt og konstruktivt samarbeid. Med vennlig hilsen Unni Romstad Oppdragsansvarlig revisor Marit Ingunn Holmvik Prosjektleder Kopi: Sekretariatet Ordfører i Meråker kommune KomRev Trøndelag IKS Postboks STEINKJER Telefon: Org.nr: MVA e-post: post@krt.no Hovedkontor: Steinkjer Avdelingskontor: Stjørdal, Namsos, Mosjøen og Brønnøysund

4 MERÅKER KOMMUNE Kontrollutvalget SAK 016/17 ORIENTERING FRA RÅDMANNEN VEDRØRENDE KOMMUNENS ØKONOMI Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Paul Stenstuen 016/ Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til orientering. Vedlegg Ingen Ikke trykte vedlegg Kontrollutvalgets møteplan for 2017 Saksopplysninger I kontrollutvalgets møteplan for 2017 er det satt av tid til en orientering fra rådmannen vedrørende kommunens økonomi. Orienteringen vil bli gitt i møte. Vurdering Orienteringer fra rådmannen etter en på forhånd fastsatt plan gir rådmannen gode muligheter til å forberede seg. Samtidig er det også lagt opp til at bredden i kommunens virksomhet blir dekket. Dette gir kontrollutvalget gode muligheter til å holde seg orientert om de viktigste sidene ved kommunens virksomhet. Steinkjer Paul Stenstuen Kontrollsekretær

5 MERÅKER KOMMUNE Kontrollutvalget SAK 017/17 OPPDRAGSANSVARLIG REGNSKAPSREVISOR DEN ÅRLIGE UAVHENGIGHETSERKLÆRING Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Paul Stenstuen 017/ Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til etterretning, og har ingen merknader til oppdragsansvarlig regnskapsrevisors vurdering av sin egen uavhengighet. Vedlegg Oppdragsansvarlig regnskapsrevisors vurdering av egen uavhengighet i forhold til Meråker kommune Ikke trykte vedlegg 1. Kommuneloven kap Forskrift om kontrollutvalg 3. Forskrift om revisjon Saksopplysninger Enhver som foretar revisjon for kommune eller fylkeskommune skal fortløpende vurdere egen uavhengighet. Kravene til uavhengighet og objektivitet gjelder både ved regnskapsrevisjon og ved forvaltningsrevisjon. Den oppdragsansvarlige revisor skal avgi en skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalget jf. revisjonsforskriftens 15, se vedlegg. Ytterligere krav til oppdragsansvarlig revisor er kravet til vandel, jf. revisjonsforskriftens 12. Oppdragsansvarlig revisor må ha ført en hederlig vandel, være i stand til å oppfylle sine forpliktelser etter hvert som de forfaller samt være myndig. Vurdering Vandelsattest ble lagt fram i forbindelse med skifte av oppdragsansvarlig revisor. På det nåværende tidspunkt vurderes det ikke som nødvendig å be revisor om en fornyet vandelsattest. Kontrollutvalget kan ta oppdragsansvarlig regnskapsrevisors vurdering av egen uavhengighet til etterretning. Steinkjer Paul Stenstuen Kontrollsekretær

6

7

8

9 MERÅKER KOMMUNE Kontrollutvalget SAK 018/17 ORIENTERING FRA REVISOR VEDR. REVISJONSSTRATEGIEN FOR REGNSKAPSREVISJON 2017 Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Paul Stenstuen 018/ Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til orientering. Vedlegg Ingen Ikke trykte vedlegg 1. Forskrift om revisjon 2. Forskrift om kontrollutvalg 3. Kommuneloven Saksopplysninger Revisor skal i samsvar med gjeldende revisjonsstandarder utarbeide en strategi og plan for sitt revisjonsoppdrag. Revisors strategi og plan for hvordan det enkelte revisjonsoppdrag skal løses er interne vurderinger og interne dokumenter hos revisor. Regnskapsrevisor vil presentere revisjonsstrategien for regnskapet 2017 i møtet. I forbindelse med dette vil regnskapsrevisor gi en orientering om: Regnskapsrevisors risiko og vesentlighetsvurdering. Regnskapsrevisors arbeidsmetodikk hvordan velges områder og utvalg ut for nærmere kontroll Hva regnskapsrevisor vil fokusere på for regnskapet 2017 og hva vil regnskapsrevisor ikke prioritere Regnskapsrevisors kontroll med kommunens økonomiforvaltning herunder kommunens etterlevelse av aktuelle lovregler og kommunale vedtak Regnskapsrevisors kontroll med kommunens IKT systemer Regnskapsrevisors tidsbruk mht. særattestasjoner mv. Regnskapsrevisors tidsbruk mht. rådgivning og veiledning av kommunen Saksbehandlers vurdering Revisjonsstrategien skal utarbeides på faglig grunnlag og vil ha sitt utgangspunkt i risiko og vesentlighetsvurderinger. Formålet med å utarbeide en revisjonsstrategi er primært å avdekke områder med risiko for feilrapportering, samt hvilke revisjonshandlinger som må gjennomføres for at revisor skal kunne avgi sin revisjonsberetning.

10 Saken sees som et ledd i kontrollutvalgets oppfølging av og med revisor. Da det vil bli gitt informasjon om interne forhold og interne vurderinger hos revisor vil kontrollutvalget ha plikt til å bevare taushet om innholdet i revisors orientering, jf. forvaltningslovens 13. Orienteringen må derfor gis i lukket møte, jf. koml. 31 nr 2, og fvl. 13. Steinkjer Paul Stenstuen Kontrollsekretær 2

11 MERÅKER KOMMUNE Kontrollutvalget SAK 019/17 OPPDRAGSANSVARLIG FORVALTNINGSREVISOR DEN ÅRLIGE UAVHENGIGHETSERKLÆRING Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Paul Stenstuen 019/ Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til etterretning, og har ingen merknader til oppdragsansvarlig forvaltningsrevisors vurdering av sin egen uavhengighet. Vedlegg Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisors vurdering av egen uavhengighet i forhold til Meråker kommune Ikke trykte vedlegg 1. Kommuneloven kap Forskrift om kontrollutvalg 3. Forskrift om revisjon Saksopplysninger Enhver som foretar revisjon for kommune eller fylkeskommune skal fortløpende vurdere egen uavhengighet. Kravene til uavhengighet og objektivitet gjelder både ved regnskapsrevisjon og ved forvaltningsrevisjon. Den oppdragsansvarlige revisor skal avgi en skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalget jf. revisjonsforskriftens 15, se vedlegg. Ytterligere krav til oppdragsansvarlig revisor er kravet til vandel, jf. revisjonsforskriftens 12. Oppdragsansvarlig revisor må ha ført en hederlig vandel, være i stand til å oppfylle sine forpliktelser etter hvert som de forfaller samt være myndig. Vandelsattest skal fremlegges i forbindelse med at revisor påtar seg oppdraget, og ellers ved behov. Vurdering Vandelsattest ble lagt fram i forbindelse med at oppdragsansvaret ble delt mellom 2 revisorer. Da dette er relativt nylig vurderes det ikke som nødvendig på det nåværende tidspunkt å be revisor om en fornyet vandelsattest.

12 Kontrollutvalget kan ta oppdragsansvarlig forvaltningsrevisors vurdering av egen uavhengighet til etterretning. Steinkjer Paul Stenstuen Kontrollsekretær 2

13 Kontrollutvalget i Meråker kommune v/ KomSek Trøndelag IKS Postboks Steinkjer Deres ref.: Vår ref.: URo Saksnr.: 17/873 Arkiv: O Dato: Vurdering av oppdragsansvarlig revisors uavhengighet i forhold til Meråker kommune Innledning I henhold til forskrift om revisjon (revisjonsforskriften) 12 skal oppdragsansvarlig revisor for kommuner ha ført en hederlig vandel. Oppfølging av dette kravet tilligger kontrollutvalget, jamfør merknader til nevnte bestemmelse. I følge revisjonsforskriften 15 skal oppdragsansvarlig revisor hvert år, og ellers ved behov, avgi en skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalget. Krav til uavhengighet og objektivitet gjelder også for revisors medarbeidere, men det er kun oppdragsansvarlige revisorer som plikter å legge fram en skriftlig vurdering for kontrollutvalget. Lovgivningsmessige krav til revisors uavhengighet Følgende fremgår av kommuneloven 79: Den som foretar revisjon for en kommune eller fylkeskommune kan ikke ivareta revisjons- og kontrolloppdrag for kommunen eller fylkeskommunen dersom revisor eller dennes nærstående har en slik tilknytning til revidert eller kontrollert virksomhet, dens ansatte eller tillitsmenn, at dette kan svekke revisors uavhengighet og objektivitet. Som nærstående regnes a) ektefelle og en person som vedkommende bor sammen med i ekteskapsliknende forhold b) slektninger i rett oppstigende eller nedstigende linje og søsken, og deres ektefeller eller personer som de bor sammen med i ekteskapsliknende forhold og c) slektninger i rett oppstigende eller nedstigende linje og søsken til en person som nevnt under bokstav a. Det samme gjelder dersom det foreligger særegne forhold som er egnet til å svekke tilliten til revisors uavhengighet og objektivitet ved gjennomføring av oppgavene. Ansettelse som revisor i kommunen eller fylkeskommunen, eller i en interkommunal samarbeidsordning, medfører ikke i seg selv at revisoren mangler nødvendig uavhengighet og objektivitet. KomRev Trøndelag IKS Postboks STEINKJER Telefon: Org.nr: MVA e-post: post@krt.no Hovedkontor: Steinkjer Avdelingskontor: Stjørdal, Namsos, Mosjøen og Brønnøysund

14 Krav til uavhengighet er nærmere spesifisert i revisjonsforskriften 13. Revisor kan etter denne forskrift ikke inneha andre stillinger hos kommunen eller fylkeskommunen eller i virksomhet som den kommunen eller fylkeskommunen deltar i ved siden av revisoroppdraget. Revisor kan ikke være medlem av styrende organer i virksomhet som kommunen eller fylkeskommunen deltar i. Revisor kan ikke delta i, eller ha funksjoner i annen virksomhet når dette kan føre til at vedkommendes interesser kommer i konflikt med interessene til oppdragsgiverne eller på annen måte er egnet til å svekke tilliten til den som foretar revisjon. I tillegg er det følgende begrensninger ved gjennomføring av oppgaver, jf. revisjonsforskriften 14: revisor kan ikke utføre rådgivnings- eller andre tjenester der dette er egnet til å påvirke eller reise tvil om revisors uavhengighet og objektivitet revisor kan ikke yte tjenester som hører inn under den revisjonspliktiges (dvs kommunens) egne ledelses- og kontrolloppgaver revisor kan ikke opptre som fullmektig for den revisjonspliktige, unntatt ved bistand i skattesaker etter domstolloven. Oppdragsansvarlig revisors vurdering av uavhengighet Pkt 1: Ansettelsesforhold Pkt 2: Medlem i styrende organer Pkt 3: Delta eller inneha funksjoner i annen virksomhet, som kan føre til interessekonflikt eller svekket tillit Pkt 4: Nærstående Pkt 5: Rådgivningseller andre tjenester som er egnet til å påvirke revisors habilitet Undertegnede har ikke ansettelsesforhold i andre stillinger enn i KomRev Trøndelag IKS. Undertegnede er ikke medlem av styrende organ i noen virksomhet som Meråker kommune deltar i. Undertegnede deltar ikke i eller innehar funksjoner i annen virksomhet som kan føre til interessekonflikt eller svekket tillit til rollen som revisor. Undertegnede har ikke nærstående som har tilknytning til Meråker kommune som har betydning for uavhengighet og objektivitet. Før slike tjenester utføres foretas en vurdering av rådgivningens eller tjenestens art i forhold til revisors uavhengighet og objektivitet. Dersom vurderingen konkluderer med at utøvelse av slik tjeneste kommer i konflikt med bestemmelsen i forskriften 14, skal revisor ikke utføre tjenesten. Hvert enkelt tilfelle må vurderes særskilt. Revisor besvarer løpende spørsmål/henvendelser som er å betrakte som veiledning og bistand og ikke revisjon. Paragrafen sier at også slike KomRev Trøndelag IKS Postboks STEINKJER Telefon: Org.nr: MVA e-post: post@krt.no Hovedkontor: Steinkjer Avdelingskontor: Stjørdal, Namsos, Mosjøen og Brønnøysund

15 veiledninger må skje med varsomhet og på en måte som ikke binder opp revisors senere revisjons- og kontrollvurderinger. Undertegnede har ikke ytet rådgivnings- eller andre tjenester overfor Meråker kommune som kommer i konflikt med denne bestemmelsen. Pkt 6: Tjenester under kommunens egne ledelses- og kontrolloppgaver Pkt 7: Opptre som fullmektig for den revisjonspliktige Pkt 8: Andre særegne forhold Undertegnede har ikke ytet tjenester overfor Meråker kommune som hører inn under kommunens egne ledelses- og kontrolloppgaver. Undertegnede opptrer ikke som fullmektig for Meråker kommune. Undertegnede kjenner ikke til andre særegne forhold som er egnet til å svekke tilliten til uavhengighet og objektivitet. Namsos, Unni Romstad Oppdragsansvarlig revisor KomRev Trøndelag IKS Postboks STEINKJER Telefon: Org.nr: MVA e-post: post@krt.no Hovedkontor: Steinkjer Avdelingskontor: Stjørdal, Namsos, Mosjøen og Brønnøysund

16 MERÅKER KOMMUNE Kontrollutvalget SAK 020/17 SELSKAPSKONTROLL VEDRØRENDE INNHERRED RENOVASJON IKS - FASTSETTING AV TEMAER FOR PROSJEKTET Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Paul Stenstuen 020/ Kommunestyret Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget ber revisor utarbeide et forslag til prosjektplan i tråd med det fremlagte diskusjonsgrunnlag. Vedlegg Diskusjonsgrunnlag, KomRev Trøndelag IKS Ikke trykte vedlegg 1. Kommuneloven kap Forskrift om kontrollutvalg 3. Forskrift om revisjon Saksopplysninger Plan for selskapskontroll ble behandlet av kontrollutvalget i møte den , sak 20/16. Kontrollutvalget avga slik innstilling til kommunestyret: 1. Kommunestyret godkjenner plan for selskapskontroll for Meråker kommune , med slik prioritering av prosjekter. 1) Innherred Renovasjon IKS 2) Meråker Utvikling AS 3) Fides AS 2. Kommunestyret gir kontrollutvalget selv myndighet til å gjøre endringer i planperioden. Kommunestyret sluttet seg enstemmig til kontrollutvalgets innstilling den , sak 99/16. Revisor har oversendt et diskusjonsgrunnlag for den forestående selskapskontroll mht. Innherred Renovasjon IKS, se vedlegg. Vurdering Kontrollutvalget må forsikre seg om at prosjektet/prosjektplanen får en utforming som er egnet til å besvare de problemstillinger utvalget ønsker belyst.

17 Saken legges med dette fram for kontrollutvalget for diskusjon i møte. Steinkjer Paul Stenstuen Kontrollsekretær 2

18 Fra: Sunniva Tusvik Sæter Til: Paul Ivar Stenstuen Kopi: Marte Bjørnelv Emne: Diskusjonstema for selskapskontroll av Innherred Renovasjon IKS Dato: tirsdag 22. august Hei, Paul! Som vi snakket om igår, så sender jeg deg en liste over temaene vi har diskutert. Jeg har markert selvkost i fet skrift, sammen med den obligatoriske eierskapskontrollen, da vi mener selvkost er et kjernetema i denne selskapskontrollen. Eierskapskontroll av IR; herunder Kommunens eierstyring Eierskapsmeldingen Eierskapsmelding som styringsinstrument Eierkompetanse Kommunens ulike roller: Eier, kjøper og offentlig myndighet. Kommunikasjon mellom rollene? Kommunenes mulighet for påvirkning i IRs datterselskaper Selvkost Fordeling/beregning av kostnader Alle kostnadene ved innsamling av husholdningsavfall skal dekkes ved avfallsgebyr. Avfallsgebyret betales av eierne av eiendommene som omfattes av innsamling av husholdningsavfall. Avfallsgebyret skal fastsettes på grunnlagt av selvkostprinsippet, ved at det ikke kreves inn mer fra husholdningene enn dens samlede kostnader forbundet med innsamling og behandling av avfallet. Ulike forutsetninger for henting av avfall, samme forutsetninger for behandling av avfall Lik pris, lik tjeneste à forskjellige reelle kostnader i forskjellige kommuner, men likevel samme pris. Handlingsrommet for dispensasjon fra hytterenovasjon Arbeid om felles forskrift (samarbeid om pris og tjeneste på tvers av avfallsselskap, for å hindre forskjeller) Beskrivende del i rapporten om IRs fremoverlente arbeid (oppfatning av at IR har investert i moderne avfallsbehandlingsverktøy) Kommer IR i forkant av kommende krav? Er IR mer fremoverlent enn andre renovasjonsselskap i regionen? Tømmerutiner for avfall Ha en fin dag! Med vennlig hilsen

19 Sunniva Tusvik Sæter Forvaltningsrevisor KomRev Trøndelag IKS Telefon: Sentralbord:

20 MERÅKER KOMMUNE Kontrollutvalget SAK 021/17 KONTROLLUTVALGETS ARBEID HØSTEN 2017 OG 2018 Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Paul Stenstuen 021/ Saksbehandlers forslag til vedtak Saken legges fram uten forslag til vedtak. Vedlegg Ingen Ikke trykte vedlegg Kontrollutvalgets møteplan for 2017 Saksbehandlers forslag til vedtak Saken legges frem uten forslag til vedtak. Vedlegg Ingen Ikke trykte vedlegg 1. Kontrollutvalget sak 19/17 2. Kommuneloven med forskrifter 3. Forvaltningsloven Saksopplysninger Det legges opp til at kontrollutvalget diskuterer sitt arbeid høsten 2017 og sitt arbeid i Vurdering Leveransene fra henholdsvis sekretariat og revisor danner viktige grunnlag for kontrollutvalgets arbeid. Revisors leveranser kan i hovedsak deles i 3 hoveddeler: 1. Regnskapsrevisjon, herunder særattestasjoner 2. Forvaltningsrevisjon/etterlevelsesrevisjon 3. Veiledning og rådgivning av og for rådmannen Revisors leveranser av regnskapsrevisjon og særattestasjoner er i stor grad regelbundet, både mht. omfang og mht. hvordan tjenesten skal utføres. Når oppdraget er gitt har kontrollutvalget derfor i realiteten små muligheter til å påvirke ressursbruken her.

21 Kontrollutvalget kan og bør imidlertid ha en oppfatning av hvor mye forvaltningsrevisjon/etterlevelsesrevisjon kommunen bør ha. Kontrollutvalget bør også ha en oppfatning av hvor stor del av revisjonsressursen rådmannen skal kunne disponere ved råd- og veiledningsbehov. Det skal her tilføyes at rådgiving og veiledning at rådmannen (administrasjonen) vil kunne bidra til en bedre og riktigere forvaltning. Det skal utarbeides nye leveranseavtaler. Det er viktig at kontrollutvalget er involvert i disse prosessene og har synspunkter på hva utvalget mener kommunen har behov for. I forlengelsen av dette blir en dialog mellom kontrollutvalget og kommunens eierrepresentasjon i eierorganene i de 2 respektive selskaper viktig. Kontrollutvalget bør også ta stilling til hvorvidt det mener at det gis tilstrekkelig og tidsriktig informasjon, slik at utvalget kan ivareta sine oppgaver som kommunens folkevalgte organ innenfor kontroll og tilsyn. Kontrollutvalget kan også diskutere eventuelle særskilt ønskede temaer for de planlagte orienteringene fra rådmannen. Steinkjer Paul Stenstuen Kontrollsekretær 2

22 MERÅKER KOMMUNE Kontrollutvalget SAK 022/17 KONTROLL OG TILSYN - FORSLAG TIL DRIFTSBUDSJETT 2018 Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Paul Stenstuen 022/ Kommunestyret Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Kontrollutvalget slutter seg til det framlagte forslag til driftsbudsjett for 2018 for kontrollutvalget - med en total ramme på kr Budsjettforslaget tar ikke høyde for et eventuelt ekstraordinært ressursbehov i kontrollsammenheng. 2. Forslaget oversendes rådmannen for videre behandling i samsvar med 18 i forskrift om kontrollutvalg. Vedlegg Ingen Ikke trykte vedlegg 1. Budsjettvedtak i representantskapet for 2018 for KonSek Trøndelag IKS den Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner av Forskrift om årsbudsjett for kommuner og fylkeskommuner av Veileder for rapportering om ressursbruk og tjenesteproduksjon i kommuner og fylkeskommuner. Saksopplysninger Kontrollutvalget skal årlig utarbeide forslag til budsjett på bakgrunn av ressursbehovet knyttet til kontroll- og tilsynsarbeidet overfor kommunestyret. En viser her til forskriftens 18 som regulerer saksbehandling og saksgang for budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet: Kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen eller fylkeskommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll og tilsynsarbeidet skal følge formannskapets/kommunerådets eller fylkesutvalgets/fylkesrådets innstilling til kommunestyret eller fylkestinget. Utvalgets ansvar i første rekke et påseeransvar, og utvalgets oppgaver er i det alt vesentlige lovregulert. Utvalgets ansvarsområde kan deles inn i tre områder, kjøp av revisjonstjenester, kjøp av sekretariatstjenester samt kontrollutvalgets egne aktiviteter. De vesentligste budsjettpostene er således kjøp av henholdsvis revisjons- og sekretariatstjenester.

23 Fra og med blir sekretariatsselskapene slått sammen til KonSek Trøndelag IKS, og revisjonsselskapene blir slått sammen til Revisjon Midt-Norge SA. Budsjettet for KonSek Trøndelag IKS ble vedtatt på selskapets representantskapsmøte den med en kostnadsøkning på 5 % i forhold til forrige år. I representantskapssaken fremgår det at det er knyttet mange usikkerhetsforhold til fremtidig driftsnivå og således ikke er gjort noen grundig ny vurdering av fremtidige budsjetter. De øvrige kostnader er godtgjørelser mv. for kontrollutvalgets medlemmer og andre kostnader i forbindelse med møteavvikling. I tillegg er det tatt høyde for at kontrollutvalgets medlemmer skal kunne holde seg faglig oppdatert. Satsene for godtgjøring til folkevalgte mv. fastsettes av kommunestyret. Det er lagt til grunn samme møteaktivitet i 2018 som for tidligere år. På bakgrunn av dette har en satt opp følgende forslag til budsjettramme og økonomiplan for perioden (alle tall i 2018 kr.): Budsjett og økonomiplan Forslag Anslag Anslag Anslag Kontrollutvalget: Utgifter ifm møteavvikling, faglig oppdatering mv. Kjøp av sekretariatstjenester Kjøp av revisjonstjenester Total ramme kontrollutvalget Det legges opp til at kontrollutvalget selv fordeler tildelt ramme - etter at total ramme for kontroll og tilsynsarbeidet er blitt fastsatt av kommunestyret. I forslaget til total ramme er det ikke lagt opp til endringer i det samlede aktivitetsnivå. Alle kostnader mht. kontroll og tilsyn skal for øvrig føres på funksjon 110. Vurdering Kontrollutvalget har et vidt arbeidsfelt og er kun underordnet kommunestyret. Kontrollutvalgets tilsyn er ikke avgrenset til økonomiske forhold. Kontrollutvalget skal også påse at saksforberedelse og beslutningsprosess, både i administrasjonen og i de øvrige politiske organer, fungerer på en måte som garanterer oppfyllelse av alle faglige krav og ivaretar grunnleggende rettsikkerhetshensyn overfor kommunens innbyggere og andre som måtte bli berørt av vedtakene. Kontrollutvalgets ansvar er i første rekke et påseeransvar, og utvalgets rolle vil først og fremst være bestiller rollen. En viktig del av dette ansvaret vil være å påse at bestillingen til revisor tilfredsstiller kommunens behov til enhver tid. Kontrollutvalget har over tid hatt en spesiell oppmerksomhet rettet mot kommunens internkontroll. I forslaget til budsjett og økonomiplan blir det forutsatt at fortsatt fokus på kommunens internkontroll kan løses innenfor den foreslåtte ramme. 2

24 Saken legges med dette frem for kontrollutvalget til en diskusjon knyttet til kontrollutvalgets anbefaling til kommunestyret for kommende års ramme for kontroll og tilsyn. Steinkjer Paul Stenstuen Kontrollsekretær 3