Møte nr: 2/16 Møtedato: Tid: Kl kl. 12:05 Møterom «Galleriet», Molde rådhus Sak nr: 7/16 14/16

Transkript

1 Styret for Kontrollutvalgssekretariatet for Romsdal MØTEPROTOKOLL Møte nr: 2/16 Møtedato: Tid: Kl kl. 12:05 Møtested: Møterom «Galleriet», Molde rådhus Sak nr: 7/16 14/16 Møteleder: Stig Holmstrøm Av styrets medlemmer møtte: Aukra kommune: Oddvar Hoksnes Eide kommune: Kåre Vevang Gjemnes kommune: Øyvind Gjøen Molde kommune: Marit Seljeseth Stokke, nestleder Rauma kommune: Lars Ramstad Vestnes kommune: Stig Holmstrøm, styreleder Forfall: Fræna kommune: Ingvar Hals Nesset kommune: Ivar Henning Trælvik Møtende vara: Fræna kommune: Lisbeth Valle Nesset kommune: Jostein Øverås Ikke møtt: Sunndal kommune Trond M. Hansen Riise Fra sekretariatet: Jane Anita Aspen, daglig leder Sveinung Talberg, rådgiver Av øvrige møtte: Ingen Protokollen godkjennes formelt i neste styremøte Styrelederen Stig Holmstrøm ønsket velkommen og ledet møtet. Det fremkom ingen merknader til saksliste. Innkalling og sakliste ble godkjent. TIL BEHANDLING: UTV. SAKSNR. TITTEL ST 07/16 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA STYREMØTE 7. APRIL 2016 ST 08/16 REFERAT OG ORIENTERINGER ST 09/16 ØKONOMIRAPPORT PR. 31. JULI 2016 ST 10/16 BUDSJETT FOR 2017 ST 11/16 ST 12/16 ST 13/16 ST 14/16 ETISKE RETNINGSLINJER ARKIVPLAN KJØP AV REVISJONSTJENESTER FOR SEKRETARIATET EVENTUELT Side 1 av 5

2 ST 07/16 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 7. APRIL 2016 Protokollen fra styremøtet 7. april 2016 godkjennes. Disse velges til å underskrive protokollen sammen med møteleder: 1. Marit Seljeseth Stokke 2. Lars Ramstad Det foreslås at Marit Seljeseth Stokke og Lars Ramstad velges til å underskrive protokollen sammen med møteleder. Styret fattet enstemmig vedtak i samsvar med omforent forslag fra styrets medlemmer. (8 voterende) Daglig leders innstilling: Protokollen fra styremøtet 7. april 2016 godkjennes. Disse velges til å underskrive protokollen sammen med møteleder: ST 08/16 REFERAT OG ORIENTERINGER Referat- og orienteringssakene tas til orientering. Referatsaker: RS 01/16 Overgang fra Kommunerevisjonsdistrikt 2 til Møre og Romsdal Revisjon IKS, brev til kommunene i Kommunerevisjonsdistrikt 2 datert Orienteringssaker: Daglig leder orienterte og svarte på spørsmål fra styremedlemmene. OS 03/16 Kommunereform sjekkliste for revisor, kontrollutvalg og sekretariat, Norges kommunerevisorforbund. Styremedlemmene diskuterte sjekklisten og konkluderte om at den også burde formidles til kontrollutvalgene. Styrets ansvar vil særlig være knyttet til kap Vurder konsekvenser for eget selskap. Det blir i veilederen anbefalt at sekretariatene må vurdere hvilke konsekvenser kommunereformen får for eget selskap. Styret fattet enstemmig vedtak i samsvar med daglig leders innstilling (8 voterende). Side 2 av 5

3 ST 09/16 ØKONOMIRAPPORT PR 31. JULI 2016 Økonomirapport pr tas til orientering. Daglig leder orienterte knyttet til saksfremlegget og svarte på spørsmål fra styremedlemmene. ST 10/16 BUDSJETT FOR Det framlagte forslag til budsjett for KU sekretariatet for 2017 godkjennes. 2. Daglig leder gis fullmakt til å omprioritere innenfor ansvarsområdets budsjettramme. Utgiftene fordeles på kommunene etter en prosentvis andel beregnet etter folketallet pr. 1. januar 2016 jfr. vedlegg Daglig leder orienterte om enkelte poster i budsjettforslaget og svarte på spørsmål fra styremedlemmene. Det ble fra styremedlemmene oppfordret til at daglig leder forklarer nærmere for kommunen hva som er tenkt om disposisjonsfondet, når budsjettet sendes over til kommunen. Disposisjonsfondet er tenkt benyttet til innkjøp av elektronisk saks og arkivsystem. Det er derfor ikke budsjettert med bruk av dette fondet i årets budsjett, da dette først vil komme på plass i Styret fattet enstemmig vedtak i samsvar med daglig leders innstilling (8 voterende). ST 11/16 ETISKE RETNINGSLINJER Styret vedtar Etiske retningslinjer for Kontrollutvalgssekretariatet for Romsdal. Daglig leder informerte om at det mangler overskrift, dette vil bli lagt inn. Det blir også rettet noen skrivefeil. Side 3 av 5

4 ST 12/16 ARKIVPLAN Styret godkjenner Arkivplan for Kontrollutvalgssekretariatet for Romsdal, med de endringer som fremkom i møte. Daglig leder informerte styret om at det var kommet innspill fra arkivleder i Vestnes kommune om forenkling av kapittelet om deponering av arkiv. Dette skal for alle kommunene i Møre og Romsdal deponeres direkte til IKA Møre og Romsdal. Det foreslås derfor at det gjøres følgende endring i planen. 5.1 Depotordning Vanlig administrativt arkiv avleveres til depot etter 25 år. Avsluttede arkiver avleveres direkte til Interkommunalt Arkiv Møre og Romsdal (IKAMR) på vegne av den enkelte kommune. Materialet deponeres hos IKAMR etter nærmere avtale og etter de til en hver tids krav til avlevering som de stiller tas bort fra planen Det foreslås at vedtaket endres til Styret godkjenner Arkivplan for Kontrollutvalgssekretariatet for Romsdal, med de endringer som fremkom i møte Styret fattet enstemmig vedtak i samsvar med omforent forslag fra styrets medlemmer. (8 voterende) Daglig leders innstilling: Styret godkjenner Arkivplan for Kontrollutvalgssekretariatet for Romsdal. ST 13/16 KJØP AV REVISJONSTJENESTER FOR SEKRETARIATET Daglig leder får i samarbeid med styreleder ansvar for å vurdere tilbudene og inngå avtale med revisor. Daglig leder informerte om bakgrunnen for saken. ST 14/16 EVENTUELT Under Eventuelt ble følgende tema tatt opp: Side 4 av 5

5 Lokale forhandlinger Daglig leder underrettet styret om rutiner for daglig leder. Daglig leder og rådgiver forlot møtet for at forhandlingsutvalget skulle få signal fra styret om ramme for forhandlingene. Hjemmeside for sekretariatet Daglig leder informerte om fremdriften i denne saken. Det skal være mulig å få en hjemmeside på plass i løpet av 2016, slik styret har fattet vedtak om. Sekretariatet har vært i kontakt med både ROR innkjøp og ROR IKT for å få råd om prosessen. Sekretariatet er rådet til å inngå en midlertidig avtale med det firmaet som i dag har hjemmesideløsning for Molde og Aukra kommune. ROR-IKT kommunen har besluttet at det skal kjøres en felles anbudsprosess for ny leverandør fra 2017/2018, da kan vi delta i den anbudsprosessen. Daglig leder har mottatt pris på etablering og drift av en slik side. Statusrapport fra sekretariatet Sekretariatet leier i dag lokaler i Hamnegata 35 fra Molde kommune, i lokaler eid av privat huseier. Det er usikkert om Molde kommunes husleiekontrakt vil bli forlenget når den utløper utløper Daglig leder venter på tilbakemelding fra Molde kommune om avklaring på dette, og om vi evt. må flytte til andre lokaler. Erfaringsutveksling Styremedlemmene utvekslet erfaring omkring problemstillinger og saker som er aktuelle i kontrollutvalgene. Marit Seljeseth Stokke Stig Holmstrøm Kåre Vevang nestleder leder Øyvind Gjøen Lars Ramstad Oddvar Hoksnes Lisbeth Valle Jostein Øverås Jane Anita Aspen sekretær Side 5 av 5