MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALET I VESTNES KOMMUNE. Møte nr: 2/15 Møtedato: Kl kl Kantina, Vestnes kommunehus Sak nr: 09/15 14/15

Transkript

1 KONTROLLUTVALET I VESTNES KOMMUNE MØTEPROTOKOLL Møte nr: 2/15 Møtedato: Tid: Kl kl Møtestad: Kantina, Vestnes kommunehus Sak nr: 09/15 14/15 Møteleiar: Øyvind Uren, leiar (A) Møtande medlemmer: Birger Lilleheim, nestleiar (Ap) Hilde Anita Furland Frostad (H) Forfall: Jan Olav Vadseth(Frp) Gro Ødegård (H) Ikkje møtt: Ingen Møtande vara: Bodil Winther (V) Frank Ove Belsvik (Frp) Frå sekretariatet: Jane Anita Aspen, daglig leder Frå revisjonen: Sigmund Harneshaug, distriktsrevisor Anne Oterhals, regnskapsrevisor Av øvrige møtte: Tone Roaldsnes, administrasjonssjef (under sak 11/15 og OS 11/15) Magne Værholm, kommunalsjef (under sak 11/15 og OS 11/15) Leiaren ønska velkommen og leia møtet. Det vart frå sekretariatet framsett forslag om ny orienteringssak OS 11/15 Driftsrapport 1.kvartal Administrasjonssjefen sitt saksframlegg til kommunestyret vart utdelt. Innkalling og sakliste med endringar vart godkjent. TIL HANDSAMING: UTV. SAKSNR. TITTEL PS 09/15 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRÅ MØTE 24. FEBRUAR 2015 PS 10/15 REFERAT OG ORIENTERINGAR PS 11/15 VESTNES KOMMUNE. ÅRSREKNESKAP FOR 2014 PS 12/15 PS 13/15 PS 14/15 VESTNES KOMMUNE. VAL AV REVISJONSORDNING OPPFØLGINGSLISTE EVENTUELT PS 09/15 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRÅ MØTE 24. FEBRUAR 2015 Protokollen frå møte 24. februar 2015 vert godkjent. Side 1 av 5

2 PS 10/15 REFERAT OG ORIENTERINGAR Referat- og orienteringssakene vert teke til orientering. Referatsaker: RS 04/15 RS 05/15 RS 06/15 Kontrollutvalget. Årsmelding for 2014 saksprotokoll frå kommunestyremøte i K-sak 28/2015 Referat fra telefonmøte i styringsgruppa for sammenslåingsprosjektet for revisjonsdistriktene «Møre og Romsdal Revisjon IKS» Møteprotokoll fra styremøte i Kontrollutvalgssekretariatet for Romsdal Orienteringssaker: OS 07/15 Rapport etter tilsyn «Kommunal beredskapsplikt» Vestnes kommune (0 avvik), Fylkesmannen i Møre og Romsdal datert OS 08/15 ÅRIM. Innkalling til Årsmøte 2015 OS 09/15 KU Sekretariatet. Årsmelding for 2014 OS 10/15 Kommunale og fylkeskommunale reglement om folkevalgtes taushetsplikt ved lukking av møter brev fra Kommunal og moderniseringsdepartementet av OS 11/15 Driftsrapport 1. kvartal Saksframlegg til Vestnes kommunestyre , k- sak 32/2015 Kommunalsjef Magne Værholm orienterte. Drifta for 2015 vert svært krevjande. Særleg er driftssituasjonen innan pleie- og omsorg og barne- og ungdomstenestene vanskeleg. Ein arbeider mot at sparetiltaka som er vedtatt skal gjennomførast. Det vert vanskeleg å halde budsjettet. Med å klare å gjennomføre sparetiltaka som planlagt, og det ikkje kjem på uforutsette kostnader, så vurderer administrasjonssjef Tone Roaldsnes at ein skal klare å halde drifta i balanse. Skatte og inntektsutjamning samt rammeoverføring, vart budsjettert som i statsbudsjettet I saka til kommunestyret vert det frå administrasjonssjefen føreslått følgjande budsjettendringar: Tilskot til ressurskrevjande brukarar vert auka med 2 mill. kr, Vestnes sjukeheim får tilsvarande auka budsjett med 2 mill.kr., integreringstilskot vert auka med 1 mill. kr og Flyktningtenesta får tilsvarande auka budsjettet md 1 mill. kr. Kommunalsjef og administrasjonssjef svarte på spørsmål frå utvalet. Side 2 av 5

3 PS 11/15 VESTNES KOMMUNE. ÅRSREKNESKAP FOR 2014 Kontrollutvalet si fråsegn Kontrollutvalet har i møte i sak 11/15 handsama Vestnes kommune sin årsrekneskap for Grunnlaget for handsaminga har vore rekneskapen, revisor si melding av 15. april 2015, revisor sitt brev av 20. april 2015 og administrasjonssjefen si årsmelding for I tillegg har revisjonen og administrasjonssjef/økonomisjef supplert utvalet med munnleg informasjon om aktuelle problemstillingar. Årsrekneskapen, som består av driftsrekneskap, investeringsrekneskap, balanserekneskap, økonomiske oversikter og notar er avlagt av administrasjonssjef og rekneskapsansvarleg. Årsrekneskapen vert presentert i eige vedlegg, samt at deler av rekneskapen er innarbeida i årsmeldinga. Kontrollutvalet har merka seg at Vestnes kommune sin rekneskap for 2014 viser kr til fordeling til drift og eit rekneskapsmessig mindreforbruk på kr Netto driftsresultat er positivt med kr Overføringane til investeringsrekneskapen utgjer 0,- kroner som er i samsvar med opphavleg budsjett. Dei fleste driftseiningane har hatt god budsjettstyring i Det er spesielt innanfor driftseiningane Barne- og ungdomstenestene, Heimetenestene, Vestnes sjukeheim, fellesutgifter Pleie og omsorg og Bu- og habiliteringstenesta at det er vesentleg meirforbruk. Det er gjort greie for avvika i administrasjonssjefen si årsmelding. Kontrollutvalet har sett til at kommunerekneskapen er revidert på ein trygg måte. Etter revisjonen si meining er årsrekneskapen avlagd i samsvar med lov og forskrifter og god kommunal rekneskapsskikk. Etter utvalet sin gjennomgang av årsmelding med rekneskap og revisor si melding, meiner kontrollutvalet at årsrekneskapen gir eit forsvarleg uttrykk for resultatet av Vestnes kommune si verksemd og for kommunen sin økonomiske stilling pr Ut over dette, og det som går fram av saksframlegget til kontrollutvalet og revisjonsmeldinga, har kontrollutvalet ikkje merknader til Vestnes kommune sin rekneskap for Kontrollutvalet tilrår at kommunestyret godkjenner årsrekneskapen for Vestnes kommune for 2014 slik det er avlagt. Administrasjonssjef Tone Roaldsnes kommenterte årsmeldinga for 2014 og svarte på spørsmål frå utvalet. Side 3 av 5

4 PS 12/15 VESTNES KOMMUNE. VAL AV REVISJONSORDNING 1. Kommunestyret godkjenner at Vestnes kommune inngår som deltakar i Møre og Romsdal Revisjon IKS og at selskapet blir valt som revisor for Vestnes kommune med verknad frå 1. juli Kontrollutvalet inngår og godkjenner engasjementsavtalar med Møre og Romsdal Revisjon IKS Sekretariatet orienterte og svarte på spørsmål supplert av distriktsrevisor Sigmund Harneshaug. PS 13/14 OPPFØLGINGSLISTE I oppfølgingslista vert det gjort følgjande endringar: Internkontroll i Vestnes kommune Kontrollutvalet ønskjer orientering om administrasjonssjefen sin internkontroll (herunder organisering, delegasjon, fullmakter, tilvisningsmynde etc.) i kommunen. I tilsynsrapporten frå Helsetilsynet v/ Fylkesmannen i Møre og Romsdal som vart lagt fram i møtet kom det fram at leiinga i kommunen i liten grad har arbeidd med internkontrollen for dei tenesteområda som omfattast av tilsynet. Det vart òg peika på, og vist til tidlegare tilsyn, at kommunen ikkje hadde tilfredstillande system for behandling av avvik. Kontrollutvalet ønskjer orientering om Vestnes kommune har starta arbeidet med å etablere eit heilskapleg system for internkontroll og avviksrapportering : Kontrollutvalet utset å be om statusrapport til møte i oktober, grunna mange orienteringar i junimøtet. Oppfølging av politiske vedtak Kontrollutvalet ønskjer å få framlagt oversikt over politiske vedtak i 2012 som av ulike årsaker ikkje er vorte satt i verk innan rimeleg tid. Oversikta skal gjere greie for vedtak fatta av formannskap, kommunestyret og andre politiske utval med avgjerdsmynde. Hensikta med å få ei slik oppstilling er å kontrollere at administrasjonen sett i verk og gjennomfører dei vedtak som er vedteke av dei ulike politiske organ. Utvalet meiner at dette skal være ei prioritert oppgåve å få ei slik årleg rapportering : Rapporteringa er no lagt inn i driftsrapportane. Kontrollutvalet ser saka som avslutta. Sekretær orienterte og gjekk i gjennom dei sakene var ført i oppfølgingslista. Det vart ikkje fremja forslag til nye saker til oppfølgingslista. Det var bedt om orientering frå administrasjonen til følgjande sak: Driftsrapport 1. kvartal Side 4 av 5

5 Kontrollutvalet fatta samrøystes vedtak i samsvar med felles forslag frå utvalets medlemmer. (5 voterande) PS 14/15 EVENTUELT Verksemdsbesøk ev. orientering frå ein einingsleiar Kontrollutvalet har tidlegare vurdert at ein ønska eit verksemdbesøk til Helland barnehage. I dagens møte vart ein einig om at ein i første omgang ønskjer ei orientering frå kommunalsjef for oppvekst om barnehageområdet generelt, og ikkje særskilt knytt til Helland barnehage. Ein ønskjer generelt orientering om rutinar for risikohandtering innafor denne tenesta. Kontrollutvalet satt i dagens møte opp følgjande stikkord som ein ønskje orientering om: Fysisk tryggleik for barn, t.d. knytt til uteområde Kvalitetssikring av tilsette og personar i praksis, t.d. vandel. Rutinar for avdekking av overgrep mot barn Mobbing Vert det arbeidd med etisk refleksjon i barnehagane? Kompetanse og oppfølging av dispensasjonar frå kompetansekravet. Sekretariatet vert beden om å kontakte administrasjonssjefen for å undersøke om det er mogeleg å få ei slik orientering i neste møte. Øyvind Uren Birger Lilleheim Hilde Anita F. Frostad leiar nestleiar Bodil Winther Frank Ove Belsvik Jane Anita Aspen sekretær Side 5 av 5