Innkalling og sakliste vart godkjent med den merknaden som framkom. REGLEMENT FOR KONTROLLUTVALET I VESTNES. REVIDERING

Transkript

1 KONTROLLUTVALET I VESTNES KOMMUNE MØTEPROTOKOLL Møte nr: 3/15 Møtedato: Tid: Kl kl Møtestad: Formannskapssalen, Vestnes kommunehus Sak nr: 15/15 20/15 Møteleiar: Møtande medlemmer: Birger Lilleheim, nestleiar (Ap) Hilde Anita Furland Frostad (H) Gro Ødegåd (H) Forfall: Øyvind Uren, leiar (A) Jan Olav Vadseth(Frp) Ikkje møtt: Ingen Møtande vara: Bodil Winther (V) Britt Bergem (Ap) Frå sekretariatet: Jane Anita Aspen, daglig leder Frå revisjonen: Anny Sønderland, forvaltningssrevisor Av øvrige møtte: Rune Håseth, kommunalsjef (under sak PS 16/15-18/15) May-Britt Skavnes, barnehagekonsulent (under sak OS 12/15) Gisela Smith-Nilsen, kommunalsjef (under sak OS 12/15-OS 15/) Greta Bjerke, driftsleiar Vestnes sjukeheim/tresfjord trygdeheim (under sak PS 18/15) Karin Pedersen, personalkonsulent (under sak OS 15/15) Anna Balstad, einingsleiar Bu- og habiliteringstenestene (under sak OS 15/15) Liv Hilde Storås, einingsleiar for Helland Barnehage (under sak OS 15/15) Leiaren ønska velkommen og leia møtet. Det vart fremja ei ny sak 20/15 Eventuelt Innkalling og sakliste vart godkjent med den merknaden som framkom. TIL HANDSAMING: UTV. SAKSNR. TITTEL PS 15/15 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRÅ MØTE 28. APRIL 2015 PS 16/15 PS 17/15 PS 18/15 PS 19/15 PS 20/15 REFERAT OG ORIENTERINGAR REGLEMENT FOR KONTROLLUTVALET I VESTNES. REVIDERING FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT «SAMHANDLINGSREFORMEN I VESTNES KOMMUNE» OPPFØLGINGSLISTE EVENTUELT Side 1 av 6

2 PS 15/15 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRÅ MØTE 28. APRIL 2015 Protokollen frå møte 28. april 2015 vert godkjent. PS 16/15 REFERAT OG ORIENTERINGAR Referat- og orienteringssakene vert teke til orientering. Referatsaker: RS 07/15 RS 08/15 RS 09/15 RS 10/15 Årsrekneskap 2014 saksprotokoll frå kommunestyremøte i K-sak 43/2015 Val av revisjonsordning saksprotokoll frå kommunestyremøte i K-sak 45/2015 Godkjenning av selskapsavtale og eigaravtale for Møre og Romsdal Revisjon IKS saksprotokoll frå kommunestyremøte i K-sak 46/2015 Sammenslåingsprosjekt for revisjonsenhetene Møre og Romsdal Revisjon IKS referat frå møte i styringsgruppa Sekretær refererte referatsakene Orienteringssaker: OS 12/15 Rutinar for risikohandtering innafor barnehageområdet Kontrollutvalet hadde gjort avtale om orientering som alternativ til verksemdbesøk. Føremålet var å få orientering om risikohandtering innafor barnehageområdet. Utvalet hadde på førehand sendt administrasjonssjefen nokre tema dei ønska å få orientering om. Orienteringa vart gjeve av barnehagekonsulent May-Britt Skavnes. Fysisk tryggleik for barn, t.d. knytt til uteområde Feltet er forskriftsregulert, bla. Forskrift om sikkerhet ved lekeplassutstyr Barnehagekonsulent May-Britt Skavnes informerte om at eit firma, på oppdrag frå kommunen, i april 2014 gjorde ein tilstandsvurdering av alle leikeplassar. Det vart avdekt 46 A-feil, dvs. fare for død. 17 av desse A-feila er framleis ikkje er utbetra. Det er vaktmesterane som har overoppsyn med leikeplassane. Det er utarbeidd sjekklister på einingsnivå, men ikkje felles internkontrollsystem. Utvalet uttrykte at ein straks tilstandsvurderinga vart gjort, burde ha utbetra/fjerna leikeapparat med A-feil. I april 2015 vart det gjennomført ein fagdag «Sikkerhet på lekeplassen». Elles opplyste barnehagekonsulenten at internkontroll er tilsynstema. Side 2 av 6

3 Kvalitetssikring av tilsette og personar i praksis, t.d. vandel Skavnes orienterte om at det er ei eiga forskrift om politiattest heimla i barnehagelova. Dette er strengt regulert og kommunen har ikkje lov til å krevje meir enn det som er regulert i forskrifta. Kommunen samarbeider med utdanningsinstitusjonane når det gjeld elevar/studentar og NAV og flyktningtenesta for personar i arbeidspraksis og språkpraksis. Elles så har barnehagane rutinar for samtalar og oppfølgingssamtalar med vikarar. Rutinar for avdekking av overgrep mot barn Meldeplakaten utarbeidd av barnevernstenesta er til stor hjelp. Den heng i alle barnehagar og skolar i Vestnes kommune, opplyser barnehagekonsulenten. Teammøter, kurs og diverse litteratur er også til hjelp. Det blir vurdert å utarbeide ROS-analyse på området. Mobbing «Barn sin trivsel-vaksne sitt ansvar», informasjonshefte om førebygging av mobbing, utarbeidd av Utdanningsdirektoratet er eit viktig verktøy. Det er den ansvarlege vaksne i barnehagen som må vere fokuset, seier Skavnes. Mobbing er eit svært aktuelt tema for kurs og prosjekt som barnehagane deltar i for tida. Elles så opplyser barnehagekonsulenten at også dette er eit tilsynstema. Vert det arbeidd med etisk refleksjon i barnehagane? Gjennom Veraprosjektet er det etablert refleksjonsgrupper i alle barnehagane. Eller så skjer det mykje kvardagsrefleksjon, men Skavnes seier at ein gjerne kan arbeide med å vere meir medviten om at etisk refleksjon kan vere eit refleksjonstema i refleksjonsgruppene Kompetanse og oppfølging av dispensasjonar I samarbeid med Aukra og Nesset kommunar har Vestnes kommune utarbeidd eit nytt søknadsskjema for søknad om dispensasjon, der det er krav om rettleiing. Ingen nye får fast stilling utan barnehagelærarutdanning, der dette er påkravd. Det vert gjeve rettleiing til nyutdanna, kompetanseheving til fagbrev, samt at det vert halde internt kurs for assistentar/vikarar utan barnehagefagleg grunnkompetanse. May-Britt Skavnes svarte på spørsmålet frå utvalsmedlemmene undervegs i orienteringa. Lysarka som vart vist, blir sendt utvalet saman med protokoll. OS 13/15 OS 14/15 OS 15/15 Rapport etter tilsyn «Skulens arbeid med elevane sitt utbytte av opplæringa» Vestnes kommune- Helland skule (0 avvik), Fylkesmannen i Møre og Romsdal datert Kommunalsjef Gisela Smith-Nilsen orienterte kort om tilsynet. Fylkesmannen har lagt om sine rutinar for tilsyn, der ein først sender ein midlertidig tilsynsrapport med varsel om pålegg om endringar. Kommunen fekk då høve til å utbetre områda der det er gjeve pålegg om endringar, og gi fylkesmannen tilbakemelding om retting av varsla pålegg og dokumentasjon på korleis pålegga er og vil bli følgt opp. Kommunalsjefen syntes det var ein god og lærerik prosess. Rapport etter tilsyn «Skulens arbeid med elevane sitt utbytte av opplæringa» Vestnes kommune- Tomrefjord skule (0 avvik), Fylkesmannen i Møre og Romsdal datert Viser til kommunalsjef Gisela Smith-Nilsen si orientering knytt til sak OS 13/15 Sjukefråver orientering frå administrasjonen knytt til førespurnad frå kontrollutvalet jfr. Sak PS 08/15 Personalkonsulent Karin Pedersen gav ei orientering, supplert av kommunalsjef Rune Håseth og einingsleiarane Anna Balstad og Liv Hilde Storås. Side 3 av 6

4 Personalkonsulenten seier at Vestnes kommune har eit sjukefråvær som er høgt. Administrasjonsutvalet og AMU gjev også utrykk for å vere bekymra og dei har laga ein tiltaksplan. Det har også blitt nedsett erfaringsgruppe på tvers av sektorane. I «Mål og handlingsplan for IA-arbeidet » så er Delmål 1. Sjukefråvær skal prioriterast i perioden. Mål for verksemda er ca. 10 % reduksjon i sjukefråværet samanlikna med 2014, dvs. 9 %. Personalkonsulenten orienterte om tiltaksplanen som er utarbeidd for sjukefråvær. I tiltaksplanen er det sett opp følgjande fokusområder: 1. Førebyggande arbeid 2. Oppfølging av sjukemeldte 3. Etikk 4. Tilrettelegging for godt arbeidsmiljø 5. Leiing Førebyggande arbeid vert vektlagt særskilt, seier personalkonsulenten. Det vert m.a. arbeid med refleksjon rundt det med fråvær, betring av rutinar og tilrettelegging for godt arbeidsmiljø. Personalkonsulent Karin Andersen, kommunalsjef Rune Håseth og einingsleiarane svarte på spørsmål frå utvalet sine medlemmer. Lysarka som vart vist, vert sendt ut til utvalsmedlemmene saman med møteprotokollen. OS 16/15 ÅRIM. Protokoll frå Årsmøte 2015 PS 17/15 REGLEMENT FOR KONTROLLUTVALET I VESTNES. REVIDERING Kontrollutvalet rår til at det framlagte forslag til revidert Reglement for kontrollutvalet i Vestnes kommune vert sendt over til kommunestyret med følgjande innstilling: Kommunestyret vedtar revidert Reglement for kontrollutvalet i Vestnes kommune slik det går fram av saka. Sekretær orienterte om endringane i det reviderte reglementet. PS 18/15 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT «SAMHANDLINGSREFORMEN I VESTNES KOMMUNE» 1. Vestnes kommunestyre tek forvaltningsrevisjonsrapporten Samhandlingsreformen i Vestnes kommune til etterretning og sluttar seg til dei tilrådingane som kjem fram i rapporten sitt kapittel 1 under Oppsummering, samlede vurderinger og anbefalinger. Side 4 av 6

5 2. Kommunestyret ber administrasjonssjefen om å sørgje for at revisjonen sine tilrådingar i kapittel 1 blir følgt og sjå til at dette arbeidet vert gjennomført. 3. Kommunestyret ber kommunerevisjonen om å følgje opp rapporten og gje skriftlig tilbakemelding til kontrollutvalet innan ein periode på mnd. Forvaltningsrevisor Anny Sønderland orienterte om arbeidet med forvaltningsrevisjonsprosjektet og kommenterte dei funna som var gjort og revisjonen sine tilrådingar i rapporten kapittel 1. Kommunalsjef Rune Håseth og driftsleiar ved Vestnes og Tresfjord sjukeheimar, Greta Bjerke, kommenterte rapporten og det arbeidet som er gjort i Vestnes kommune. Forvaltningsrevisor, kommunalsjef og driftsleiar svarte på spørsmål frå utvalet. PS 19/15 OPPFØLGINGSLISTE I oppfølgingslista vert det gjort følgjande endringar: Forvaltningsrevisjonsprosjekt «Samhandlingsreformen i Vestnes kommune Kontrollutvalet vedtok i møte å bestille forvaltningsrevisjonsprosjektet «Samhandlingsreformen i Vestnes kommune». Prosjektplanen vart handsama i møte sak 26/ : Rapporten vart lagt fram i dagens møte sak PS 18/15. Oppfølging av A-feil etter tilstandsvurdering av alle leikeplassar (ny sak) Kontrollutvalet forventar at kommunen har rutinar på straks å fjerne/utbetre leikeapparat med A-feil. Kontrollutvalet ønskjer ei ny orientering om oppfølging av tilstandsrapporten i neste møte, samt orientering om ansvaret til kommunen knytt til andre leikeapparat i kommunen t.d. i regi av velforeiningar. Sekretær orienterte og gjekk i gjennom dei sakene var ført i oppfølgingslista. Det vart fremja forslag om 1 ny sak til oppfølgingslista I dette møtet var det ikkje lagt opp til noko orientering frå administrasjonen knytt til oppfølgingslista. Kontrollutvalet fatta samrøystes vedtak i samsvar med felles forslag frå utvalets medlemmer. (5 voterande) PS 20/15 EVENTUELT Kontrollutvalsmøte 1. oktober 2015 Side 5 av 6

6 Av møteplan for politiske møter i Vestnes for 2. halvår 2015, så går det fram at det er kommunestyremøte 1. oktober. Utvalet konkluderte med at kontrollutvalsmøte 1. oktober vert flytta til 17. september Birger Lilleheim Gro Ødegård Hilde Anita F. Frostad nestleiar Bodil Winther Britt Bergem Jane Anita Aspen sekretær Side 6 av 6