Møtedato: Møtetid: Kl. 13: Forfall meldt frå følgjande medl. Parti Følgjande varamedlem møtte Parti Guri Olsen

Transkript

1 Kontrollutvalet i Lærdal kommune Møtedato: Møtetid: Kl. 13: Møtestad: Rådhuset Saksnr.: 1/14 5/14 Møtebok Følgjande medlem møtte Olav Grøttebø Siv Rysjedal Kari Blåflat Anders Haugen Parti Forfall meldt frå følgjande medl. Parti Følgjande varamedlem møtte Parti Guri Olsen Ugilde Sak Følgjande varamedlem møtte Møteleiar: Frå sekretariatet møtte: Frå kommunen møtte: Frå SF Revisjon møtte: Andre: Dokument utlevert i møtet: Olav Grøttebø Richard Nesheim - utdrag av urevidert rekneskap for Lærdal kommune - klage til fylkesmannen frå Advokat Ivar Hauge på vegne av Hadle Blikra: "Klage på Lærdal kommune si handsaming av Hadle Blikra sitt innsynskrav av 27. oktober 2013" - referat frå møte mellom Fylkesmannen og Lærdal kommune Synfaring: Merknader: Underskrifter:

2 Sakliste Sak nr. Sakstittel Gradering: Ope/unnateke off. 1/2014 Godkjenning av møtebok O 2/2014 Skriv og meldingar saker til oppfølging O 3/2014 Budsjett kontrollutvalet 2014 O 4/2014 Årsmelding for kontrollutvalet 2014 O 5/2014 Oppfølging i høve til plan for forvaltningsrevisjon O Sak 1/2014 Godkjenning av møtebok Møtebok Kontrollutvalet i Lærdal kommune Richard Nesheim /2014 Framlegg til vedtak: Møtebok frå møtet vert godkjent KON-1/14 VEDTAK: Møtebok frå møtet vert godkjent

3 Møtebok kontrollutvalet i Lærdal kommune Sak 2/2014 Skriv og meldingar, orienteringssaker Richard Nesheim /2014 Refererte skriv og meldingar: Nr. Dok. Dato Avsendar Tittel Skatteoppkrevjaren i Årsrapport for 2013 Lærdal SF Revisjon IKS Revisorbrev 01/ SF Revisjon IKS Protokoll representantskapsmøte SIMAS IKS Oppfølging etter gjennomført selskapskontroll av SIMAS i Møtereferat kontaktmøte med kontrollutvalsleiarar Fylkesmannen Tilsynsrapport Ljøsne skule Fylkesmannen Tilsynsrapport Lærdalsøyri skule Framlegg til vedtak: Skriv og meldingar vert tekne til orientering. Kontrollutvalet har merka seg innhaldet i revisorbrev 01/2014 og vil be administrasjonen om å sende over til SF Revisjon dei dokument som revisor har bedt om. Orienteringssaker i møtet: 1. Leiar Olav Grøttebø orienterte kort om innhaldet på kontrollutvalskonferansen på Gardermoen. Saker til oppfølging: Dette er saker kontrollutvalet har gjort vedtak i, som føreset oppfølging frå administrasjonen. Sakene vil bli tatt vekk frå lista når kontrollutvalet har fått tilfredstillande tilbakemelding. Sak Oppfølging av at økonomireglementet blir følgt opp i høve til rapportering av prosjektrekneskap til kommunestyret Skriftlege retningsliner for handtering av innsynskrav Oversikt over tilskot som kommunen har Status Framleis ikkje på plass. Rekneskapsleiar har signalisert at ein vil legge fram prosjektrekneskapen for barnehagen til neste møte i kommunestyret. Det har vore jobba med dette, men ein er ikkje klare med desse retningslinjene Er ikkje klar.

4 krav på og korleis dette blir følgt opp Sluttrapport for berekraftprosjektet Er ikkje ferdig. Målsetjinga er å ha denne klar til styremøte 6. mars. KON-2/14 VEDTAK: Skriv og meldingar vert tekne til orientering. Kontrollutvalet har merka seg innhaldet i revisorbrev 01/2014 og vil be administrasjonen om å sende over til SF Revisjon dei dokument som revisor har bedt om. Kontrollutvalet meiner innhaldet i brevet frå revisor, sett saman med mellom anna manglande oppfølginga av krava i økonomireglementet knytt til framlegging av prosjektrekneskap til kommunestyret, gir grunn til å stille spørsmål kring organisering og oppfølging av økonomifunksjonen i kommunen. Kontrollutvalet vil til neste møte be om ei orientering om korleis tilsynsrapportane frå fylkesmannen knytt til Lærdalsøyri skule og Ljøsne skule sitt arbeid med elevane sitt psykososiale miljø er følgt opp og om merknadane i tilsynsrapportane er lukka. Vedtaket vert sendt til kommunestyret til orientering. Møtebok kontrollutvalet i Lærdal kommune Sak 3/2014 Budsjett kontrollutvalet 2014 Richard Nesheim /2014 KONTROLLUTVALSSEKRETARIATET SI INNSTILLING: Budsjettet vert teke til orientering. Kontrollutvalet konstaterer at vedteke budsjett ikkje har midlar til forvaltningsrevisjon og at denne oppgåva som etter forskrift om kontrollutval skal utførast årleg difor ikkje let seg utføra. KON-3/14 VEDTAK: Budsjettet vert teke til orientering. Kontrollutvalet konstaterer at vedteke budsjett ikkje har midlar til forvaltningsrevisjon og at denne oppgåva som etter forskrift om kontrollutval skal utførast årleg difor ikkje let seg utføra.

5 Møtebok kontrollutvalet i Lærdal kommune Sak 4/2014 Årsmelding for kontrollutvalet 2013 Richard Nesheim /2014 KONTROLLUTVALSSEKRETARIATET SI INNSTILLING: - Kontrollutvalet vedtek vedlagde årsmelding for 2013, med eventuelle korrigeringar som kjem til i møtet. - Årsmeldinga vert sendt til kommunestyret til orientering KON-4/14 VEDTAK: - Kontrollutvalet vedtek årsmeldinga for Årsmeldinga vert sendt til kommunestyret til orientering Møtebok kontrollutvalet i Lærdal kommune Sak 5/2014 Oppfølging i høve til plan for forvaltningsrevisjon Richard Nesheim /2014 KONTROLLUTVALSSEKRETARIATET SI INNSTILLING: Saka vert lagt fram utan tilråding, til drøfting i kontrollutvalet

6 KON-5/14 VEDTAK: Kontrollutvalet vil be administrasjonen om å møte i kontrollutvalet og gje orienteringar knytt til aktuelle tema, etter fylgjande plan: Møtetidspunkt Orientering om sak: 30. april Oppfølging av tilsynsrapportar for Lærdalsøyri og Ljøsne skule 18. juni Status på oppfølging av internkontroll i økonomistyringa i kommunen 24. september Status på gjennomføring av samhandlingsreforma og status knytt til oppfølging av organisering og sjukefråvere innan Pleie og omsorg 19. november Status på kommunen si praktisering av offentleglova Møtet slutt