MØTEINNKALLING. Det vert kalla inn til ekstra møte i kontrollutvalet. Møtet vil ha ei sak til handsaming. SAKLISTE

Transkript

1 MØTEINNKALLING Utval: Kontrollutvalet i Sogndal kommune Møtedato: kl. 08:00 Møtestad: Kommunehuset formannskapsalen Det vert kalla inn til ekstra møte i kontrollutvalet. Møtet vil ha ei sak til handsaming. SAKLISTE 7/2017 Tilråding til val av leverandør for ekstern gjennomgang for Sogndal kommune knytt til «Felles forståing av tidlegare arbeidsmiljøproblem ved Sogn Barnevern» Sakspapira vil bli ettersendt. Eventuelle forfall meldast til kontrollutvalssekretariatet v/richard Nesheim, tlf: eller e-post richard.nesheim@pwc.com. Varamedlemar møter etter nærare avtale. Sogndal, Arnt Hovland Munthe Leiar (sign) Richard Nesheim Sekretariat Kopi: Ordførar Rådmann Oppdragsansvarlig revisor

2 Kontrollutvalet i Sogndal kommune Møtebok Møtedato: Møtetid: Kl. 08 : Møtestad: Kommunehuset Saksnr.: 7 / 1 7 Følgjande medlem mar møtte Arnt Hovland Munthe Bjarte Stedje Ellen Navarsete Geir Volle Anne Skaar Parti H SP FrP Ap SV Forfall mel dt frå f ølgjande medl. Parti Følgjande varamedlem møtte Parti Ugilde Sak Følgjande varamedlem møtte Møteleiar: Frå sekretariatet møtte: Frå revisjonen møtte: Andre: Dokument utlevert i møtet: Arnt Hovland Munthe Richard Nesheim Ordførar Jarle Aarvoll Underskrifter:

3 Sakliste Sak nr. Sakstittel Gradering : O pe/lukka 7 /2017 Tilråding til val av leverandør for ekstern gjennomgang for Sogndal kommune knytt til «Felles forståing av tidlegare arbeidsmiljøproblem ved Sogn Barnevern» O Møtebok k ontrollutvalet i Sogndal kommu ne Sak 7 / Tilråding til val av leverandør for ekstern gjennomgang for Sogndal kommune knytt til «Felles forståing av tidlegare arbeidsmiljøproblem ved Sogn Barnevern» Sakshandsamar Møtedato Sak nr Richard Neshei m /2017 Framlegg til vedtak: Med bakgrunn i ein gjen nomgang av kriteria er det kontrollutvalet si innstilling at Arbeidsmiljøspesialistene AS vert valt til å gjennomføra ein ekstern gjennomgang av tidlegare arbeidsmiljøproblem ved Sogn Barnevern KONTROLLUTVALET KON - 7 / 17 VEDTAK: Med bakgrunn i ein gjen nomgang av kriteria er det kontrollutvalet si innstilling at Arbeidsmiljøspesialistene AS vert valt til å gjennomføra ein ekstern gjennomgang av tidlegare arbeidsmiljøproblem ved Sogn Barnevern. Samrøystes. Møtet slutt

4 Kontrollutvalet i Sogndal kommune Sak 7/2017 Tilråding til val av leverandør for ekstern gjennomgang for Sogndal kommune knytt til «Felles forståing av tidlegare arbeidsmiljøproblem ved Sogn Barnevern» Sakshandsamar Møtedato Saknr Richard Nesheim /2017 KONTROLLUTVALSSEKRETARIATET SI INNSTILLING: Med bakgrunn i ein gjennomgang av kriteria er det kontrollutvalet si innstilling at Arbeidsmiljøspesialistene AS vert valt til å gjennomføra ein ekstern gjennomgang av tidlegare arbeidsmiljøproblem ved Sogn Barnevern. VEDLEGG: Vedlegga er ikkje offentlege Nr. Dok. Dato Avsendar Tittel Arbeidsmiljøspesialistene Tilbod til Sogndal kommune om ekstern AS gjennomgang av arbeidsmiljøproblem ved Advokatfirmaet Eurojuris Haugesund AS Stamina Helse AS avd: Census Sogn Barnevern Tilbod til Sogndal kommune om ekstern gjennomgang av arbeidsmiljøproblem ved Sogn Barnevern Tilbudsbrev: Forespørsel Felles forståing av tidlegare arbeidsmiljøproblem ved Sogn Barnevern Sekretariatet Matrise for vurdering av tilbod Vedlegga er levert ut til medlemane i kontrollutvalet på føreband. Saksutgreiing: Med bakgrunn i utsendt konkurransegrunnlag vedkomande ekstern gjennomgang av tidlegare arbeidsmiljøproblem ved Sogn Barnevern er det kome inn 3 tilbod. Selskapa som har levert tilbod er Arbeidsmiljøspesialistene AS, Advokatfirmaet Eurojuris Haugesund AS og Stamina Helse AS avd: Census. 1

5 Selskapet Psykologbistand AS har motteke konkurransegrunnlag, men måtte diverre avstå frå å levere tilbod. Kvalifikasjonskrav: Det var sett opp krav til leverandørane sine økonomiske kvalifikasjonar, samt krav til å dokumentere relevant erfaring frå tilsvarande oppdrag. Det er sekretariatet si vurdering at tilbydarane stettar krava til å vere kvalifiserte deltakarar i tilbodskonkurransen. Vurdering opp mot tildelingskriteria: Kriteria for tildeling var sett slik: Vekt Pris 30 % Tid for gjennomføring 20 % Kvalitet på løysing av arbeidet 50 % Vurdering etter dei tre kriteria: Pris: For priskriteriet ser vi på to forhold. Det eine er oppgitte timeprisar. Det andre er anslag på totalkostnad. Timeprisar: Arbeidsmiljøspesialistene har levert eit tilbod der ein nyttar to timeprisar. Eurojuris AS har ein timepris for alle timar. Medan Stamina Census har ein timepris for psykologbistand og ein timepris for juridisk bistand. Arbeidsmiljøspesialistene har den lågaste timeprisen for delar av tenesta, men gjennomsnittsprisen per time er noko høgare enn dei to andre tilbydarane. Stamina Census har og ein gjennomsnittleg timepris som ligg marginalt over timeprisen frå Eurojuris. Vi viser til vedlagt tilbodsmatrise, vedlegg 4 (ikkje offentleg) for nærare detaljar om timeprisane) Anslag på totalkostnad: Anslag på samla kostnad er fylgjande for dei tre leverandørane (avrunda tal); Arbeidsmiljøspesialistene: (vi har her lagt til kr for diett/opphald) Dette er det høgaste anslaget deira, med dei føresetnadane dei har teke. Dei har og eit anslag dersom arbeidsmengda vert mindre. Dersom faktisk benytta timar overstig 225 vil ein konsultere oppdragsgjevar for å drøfta mulige avgrensingar og eller utvidingar i arbeidet. Eurojuris: kr (det er ikkje spesifisert i anslaget kor mange timar dei har rekna med og kor stor del som er reisetid/reisekostnader) 2

6 Stamina Census: kr Stamina Census tek atterhald om at totalkostnaden kan bli lågare dersom oppdraget viser seg å vere mindre omfattande enn forventa. Vurdering knytt til priskriteriet: Arbeidsmiljøspesialistene AS har levert tilbodet med den lågaste totalkostnaden. Det er her viktig å ta med i vurderinga at alle leverandørane tek atterhald, både om medverknad frå Sogndal kommune for at arbeidet skal gå effektivt, og om at omfanget kan bli større, eller mindre, enn det som er lagt til grunn. Hovudskilnaden i totalkostnad ligg ikkje i timeprisen, men i innrettinga av arbeidet der Stamina Census legg til grunn gjennomføring av fleire kartleggingssamtalar enn det Arbeidsmiljøspesialistene AS legg til grunn. Tid for gjennomføring: Alle tilbydarane stettar vilkåra. Kvalitet på løysing av arbeidet Det er sekretariatet si vurdering at Arbeidsmiljøspesialistene AS har levert eit tilbod som er gjennomarbeidd og spissa i høve til det aktuelle oppdraget. Det er klart definert korleis ein vil gå fram for å løyse oppdraget. Det er laga ein konkret tidsplan og det vert vist at dei har tilstrekkelege faglege ressursar til å gjennomføra oppdraget på ein god måte. Dei tilbydde ressursane frå Arbeidsmiljøspesialistane har eit høgt fagleg nivå, med dokumentert erfaring frå relevante oppdrag og dei juridiske tenestene som ligg i tilbodet er frå spesialist på arbeidsrett. Det er sekretariatet si vurdering at Stamina Census har levert eit tilbod som er gjennomarbeidd og spissa i høve til det aktuelle oppdraget. Selskapet har definert klart korleis dei vil gå fram for å løyse oppdraget, med konkret tidsplan samt vist at dei har tilstrekkelege faglege ressursar til å gjennomføra oppdraget på ein god måte. Dei tilbydde ressursane frå Stamina Census har eit høgt fagleg nivå, med dokumentert erfaring frå relevante oppdrag. Tilbodet frå Stamina har den klarast definerte oppsettet over kostnad for dei ulike delane av arbeidet som skal gjerast. Det er eit vesentleg skilje mellom desse tilboda knytt til at Stamina Census er tydelege i sitt løysingsforslag på at ein og vil intervjue samtlege tilsette i tenesta i dag. Dette har Arbeidsmiljøspesialistene definert vekk, med bakgrunn i teksten i tilbodsutlysinga. Difor kjem og Arbeidsmiljøspesialistene ut med eit mindre omfang av intervju som skal gjennomførast. Samla sett er det vanskeleg å skilje tilboda frå desse to leverandørane. Men på eit område er det eit klart skilje. Tilbodet frå Arbeidsmiljøspesialistene har på den juridiske sida knytt til seg ein arbeidsrettsadvokat frå firmaet Arbeidsrettsadvokatene som ut frå omtalen har svært høg kompetanse knytt til faktaundersøkingar og dokumentert relevant erfaring. I tilbodet frå Stamina Census vert det for juridisk kompetanse vist til ein rammeavtale med DLA Piper, men utan at det vert vist til ein konkret person, eller konkrete referanseoppdrag knytt til den juridiske vurderinga. 3

7 Tilbodet frå Eurojuris er ikkje like detaljert og gjennomarbeid som dei to andre. Dei tilbyr og mindre fagleg breidde på hovuddelen av oppdraget sidan dei i sitt tilbod opererer med ein organisasjonspsykolog (medan dei andre tilbydarane nyttar 2 eller fleire). Eurojuris har og kun eit referanseoppdrag som viser erfaring med tilsvarande undersøking. Eurojuris foreslår i sitt løysingsforslag å fylgje opp forhold som ikkje står i konkurransegrunnlaget. Samla vurdering Det er etter sekretariatet si meining vanskeleg å skilje tilboda frå Arbeidsmiljøspesialistene og Stamina Census i høve til fagleg kompetanse og gjennomføringevne. Det er og prismessig lite som skiljer desse tilboda når ein tek høgde for at Stamina Census har lagt opp til ein breiare gjennomgang av arbeidsmiljøtilhøva i barnevernstenesta i dag enn det Arbeidsmiljøspesialistene AS har gjort. Sjølv om det er krevjande å skilje mellom Arbeidsmiljøspesialistene og Stamina Census er det ut frå ei vurdering av total pris, samt tilbydd juridisk kompetanse og ei vurdering av samla løysingsforslag, sekretariatet si vurdering at Arbeidsmiljøspesialistene kjem ut som den leverandøren som samla sett har levert det beste tilbodet. Konklusjon Med bakgrunn i ein gjennomgang av kriteria er det sekretariatet si tilråding at kontrollutvalet innstiller på val av Arbeidsmiljøspesialistene AS til å gjennomføre oppdraget. Det er vanskelege avvegingar og sekretæren legg difor til grunn at denne tilrådinga må drøftast i kontrollutvalet. 4