Møtedato: Møtetid: Kl. 13: Forfall meldt frå følgjande medl. Parti Følgjande varamedlem møtte Parti

Transkript

1 Kontrollutvalet i Lærdal kommune Møtedato: Møtetid: Kl. 13: Møtestad: Rådhuset Saksnr.: 1/15 5/15 Møtebok Følgjande medlem møtte Olav Grøttebø Kari Blåflat Guri Olsen Siv Rysjedal Anders Haugen Parti Forfall meldt frå følgjande medl. Parti Følgjande varamedlem møtte Parti Ugilde Sak Følgjande varamedlem møtte Møteleiar: Olav Grøttebø Frå sekretariatet møtte: Richard Nesheim Frå kommunen møtte: Ordførar Jan Geir Solheim Frå revisjonen møtte: Andre: Dokument utlevert i møtet: - Skriv frå Hadle Blikra: Gjeld mi klagesak som er under handsaming hjå Sivilombodsmannen og sak 5/2015 Forvaltningsrevisjonsprosjekt (med to vedlegg) Synfaring: Merknader: Underskrifter:

2 Sakliste Sak nr. Sakstittel Gradering: Ope/unnateke off. 1/2015 Godkjenning av møtebok O 2/2015 Skriv og meldingar saker til oppfølging O 3/2015 Orientering om budsjett for kontrollutvalet 2015 O 4/2015 Årsmelding for kontrollutvalet for 2014 O 5/2015 Forvaltningsrevisjonsprosjekt i 2015 O Sak 1/2015 Godkjenning av møtebok Møtebok Kontrollutvalet i Lærdal kommune Sakshandsamar Møtedato Sak nr Richard Nesheim /2015 Møtebok frå møtet vert godkjent KON-1/15 VEDTAK: Møtebok frå møtet vert godkjent

3 Møtebok Kontrollutvalet i Lærdal kommune Sak 2/2015 Skriv og meldingar saker til oppfølging Sakshandsamar Møtedato Sak nr Richard Nesheim /2015 Refererte skriv og meldingar: Saker til orientering: Nr. Dok. Dato Avsendar Tittel 1 Presentasjon om kontrollutvalet til kommunestyret Lærdal kommune Skriv til Sivilombudsmannen: Svar på brev vedkomande manglande svar på innsynskrav Skriv til kontrollutvalet: Nr. Dok. Dato Avsendar Tittel Arne Sanden Manglande oppfølging av tilskot Økonomileiar Reidar Johnsen Spørsmål i kontrollutvalet Skriv med kopi til kontrollutvalet: Nr. Dok. Dato Avsendar/mottakar Tittel Arne Sanden/Lærdal Kva er grensa? kommune Lærdal kommune/arne Sanden Kva er grensa? Saker til oppfølging: Dette er saker kontrollutvalet tidlegare har gjort vedtak i, som føreset oppfølging frå administrasjonen. Sak Kontrollutvalet ba i møte om ei tilbakemelding frå administrasjonen knytt til om løyvde midlar til forstudie til ny teknologi ved Lærdal Sjukehus er utbetalt og om prosjektet er avslutta Kontrollutvalet etterspurte i møtet ei tilbakemelding frå administrasjonen knytt til innspel om feil i KOSTRA-rapporteringa Status Sekretariatet har fått tilbakemelding frå økonomileiar om at det ikkje er utbetalt noko i denne saka. (jamfør vedlegg 4) Sekretariatet har fått tilbakemelding om at feilen i rapporteringa for 2013 vart retta for seint til å kome rett med i KOSTRA-tala for Dette skal no vere retta for (jamfør vedlegg 4)

4 Skriv og meldingar vert tekne til orientering Vidare oppfølging av andre skriv vert å ta stilling til i møtet. Orienteringssaker i møtet: Leiar Olav Grøttebø og sekretær Richard Nesheim orienterte kort om presentasjonen av kontrollutvalet som dei hadde til kommunestyret KON-2/15 VEDTAK: Skriv og meldingar, samt orientering i møtet vert tekne til vitande. Møtebok kontrollutvalet i Lærdal kommune Sak 3/2015 Orientering om budsjett for kontrollutvalet for 2015 Sakshandsamar Møtedato Saknr Richard Nesheim /2015 Budsjettet vert teke til orientering. KON- 3/15 VEDTAK: Budsjettet vert teke til orientering.

5 Møtebok kontrollutvalet i Lærdal kommune Sak 4/2015 Årsmelding for kontrollutvalet for 2014 Sakshandsamar Møtedato Saknr Richard Nesheim / Kontrollutvalet vedtek vedlagde årsmelding for 2014, med eventuelle korrigeringar som kjem til i møtet. - Årsmeldinga vert sendt til kommunestyret til orientering. Det kom framlegg om eit mindre tillegg til årsmeldinga. KON- 4/15 VEDTAK: - Kontrollutvalet vedtek årsmeldinga for 2014, med den endringa som kom til i møtet. - Årsmeldinga vert sendt til kommunestyret til orientering. Møtebok kontrollutvalet i Lærdal kommune Sak 5/2015 Forvaltningsrevisjonsprosjekt i 2015 Sakshandsamar Møtedato Saknr Richard Nesheim /2015 Saka vert lagt fram utan tilråding, til drøfting og avgjerd i kontrollutvalet. Kontrollutvalet drøfta kva prosjekt ein vil prioritere for gjennomføring av forvaltningsrevisjon i KON- 5/15 VEDTAK: Kontrollutvalet viser til plan for forvaltningsrevisjon som vart vedteken i I planen er sjukefåvere innan pleie og omsorg prioritert som det første prosjektet. Prosjekt innan opplæringssektoren er prioritert som prosjekt nummer 2. Kontrollutvalet har gjennom perioden hatt jamnleg oppfølging av utviklinga i sjukefråveret og meiner dette prosjektet ikkje bør prioriterast no.

6 Kontrollutvalet vil legge fram to prosjekt for kommunestyret slik at kommunestyret på fritt grunnlag kan velje det prosjektet kommunestyret finn mest relevant. Kontrollutvalet vil tilrå kommunestyret å velje prosjekt nr 1. Prosjekt nr 1: Kvalitet og ressursbruk innan opplæringssektoren Den overordna analysen frå 2012 viste at Lærdal kommune har hatt utfordringar i skulesektoren. Kontrollutvalet vil difor no gjennomføre ein forvaltningsrevisjon som skal fokusere på kvalitet og ressursbruk i skulen. Ein ynskjer å sjå nærare på fylgjande problemstillingar: 1. Korleis er ressursbruken innanfor grunnskulesektoren i Lærdal kommune samanlikna med andre samanliknbare kommunar? 2. Får elevane tildelt spesialundervisning i det omfang som vert tilrådd frå sakkunnig vurdering? Kan kommunen dokumentere korrekt sakshandsaming i saker om spesialundervisning? 3. Tilbyr kommunen rett tal undervisningstimar per fag på det enkelte klassetrinn? 4. Korleis fylgjer kommunen opp arbeid mot mobbing i skulen og kva effekt har tiltak mot mobbing hatt så langt? 5. Fungererer samarbeidet heim-skule etter intensjonane i lovverket? Vert Foreldrerådet sitt arbeidsutval (FAU) og Samarbeidsutvalet (SU) nytta etter intensjonen? Prosjekt nr 2: Kommunen si praktisering av offentleglova og forvaltningslova Kontrollutvalet ser at det er og har vore utfordringar i høve til kommunen si praktisering av offentleglova. Kommunen har fått tilbakemeldingar både frå fylkesmannen, kontrollutvalet og sivilombodsmannen knytt til dette. Dersom kommunestyret vel dette prosjektet bør revisjonen fokusere på fylgjande problemstillingar: 1. Er kommunen sine rutinar for praktisering av offentleglova i samsvar med lovverket og god praksis? 2. Vert rutinane praktisert slik som føresett? 3. Vert informasjon lagt ut på postlista til kommunen i samsvar med krava i offentleglova? 4. Vert krav til sakshandsamingstid i forvaltningslova følgt opp? 5. Vert regelverket om opplysningar som er underlagde teieplikt, jamfør offentleglova 13 og forvaltningslova 13, praktisert i samsvar med lovverket? Kontrollutvalet registrerer at det har vore ei utvikling gjennom 2014 med forbetring av rutinar knytt til innsynskrav, og at det blir jobba med saka frå kommunen si side. Kontrollutvalet har difor i denne omgang ikkje prioritert dette prosjektet som nummer 1. Møtet slutt