Møtebok. Kontrollutvalet i Lærdal kommune. Møtedato: Møtetid: 09:00 11:30. Møtestad: Rådhuset kommunestyresalen Saksnr.

Transkript

1 Kontrollutvalet i Møtebok Møtedato: Møtetid: 09:00 11:30 Møtestad: Rådhuset kommunestyresalen Saksnr.: 1/19-7/19 Følgjande medlemer møtte Jarle Offerdal Guri Olsen Jens Rikheim Vidar Gram Astrid Grøndal Trulssen Parti Forfall meldt frå følgjande medl. Parti Følgjande varamedlem møtte Parti Ugilde Sak Følgjande varamedlem møtte Møteleiar: Frå sekretariatet møtte: Frå kommunen møtte: Frå revisjonen møtte: Utdelt i møte: Jarle Offerdal Richard Nesheim Organisasjons- og personalleiar Marianne Voldum møtte til og med sak 2. Rekneskapssjef Reidar Johnsen møtte i del av sak 2. Underskrifter:

2 Sakliste Sak nr. Sakstittel Gradering: Ope/unnateke off. 1/2019 Godkjenning av møtebok O 2/2019 Skriv og meldingar saker til oppfølging O 3/2019 Orientering om budsjett for kontrollutvalet for 2019 O 4/2019 Årsmelding for kontrollutvalet for 2018 O 5/2019 Høyringsutkast til ny kontrollutvals- og revisjonsforskrift O 6/2019 Innstilling til val av revisor for O 7/2019 Oppfølging i høve til plan for forvaltningsrevisjon O Sak 1/2019 Godkjenning av møtebok Richard Nesheim /2019 Framlegg til vedtak: Møteboka frå møtet vert godkjent KONTROLLUTVALET KON-1/19 VEDTAK: Møteboka frå møtet vert godkjent.

3 Sak 2/2019 Skriv og meldingar saker til oppfølging Richard Nesheim /2019 Refererte skriv og meldingar: Skriv til kontrollutvalet: Nr. Dok. Dato Avsendar Tittel Deloitte AS ved Gunn Uavhengigheitserklæring Irene Sviggum Bruheim Skriv med kopi til kontrollutvalet: Nr. Dok. Dato Avsendar Tittel Skatteoppkrevjaren i Årsrapport for 2018 Lærdal Skattetaten Kontrollrapport 2018 vedkomande skatteoppkrevjaren for Skriv til orientering for kontrollutvalet Nr. Dok. Dato Avsendar Tittel m.fl Arne Sanden/sekretariatet E-poster kring spørsmål om rekneskapen for omstillingsprosjektet Sak 3/2019 i kommunestyret: Organisering av sitt eigarskap i kraftsektoren 6 Utdrag av eigarskapsmeldinga for Lærdal kommune som syner kva selskap kommunen har eigarskap i. Framlegg til vedtak: Skriv og meldingar, samt orienteringssaker i møtet vert tekne til vitande.

4 KONTROLLUTVALET Kontrollutvalet drøfta kva saker ein ynskjer orientering om frå administrasjonen på komande møte. Orienteringar i møtet: Rådmannen var forhindra frå å møte. I hans stad møtte Marianne Voldum og Reidar Johnsen. Det vart gitt følgjande orienteringar: 1. Rekneskap for 2018 førebelse tal Reidar Johnsen orientertee om førebels rekneskap som viser eit samla meirforbruk på 3,2 mill. kr. Skatteinntektene og rammetilskotet er 2,7 mill. kr betre enn budsjettert. Eigedomsskatten er 4,9 mill. kr betre enn budsjettert. Auken i eigedomsskatt kjem som følgje av at det no ligg føre dom i tvisten kring eigedomskattegrunnlaget som gjer att ein no har valt å inntektføre 60% av dei usikre inntektene. Dommen er anka og endeleg resultat i denne saka veit ein ikkje kor tid vil ligge føre. Finansinntektene viser 3,7 mill. kr i minus i høve til budsjettert. Dette skuldast at det ikkje er inntektsført utbytte frå Okken Kraft i Selskapet vart omdanna til AS frå og det vart ikkje utdelt utbytte i Utbytte for 2018 vil bli utbetalt etter generalforsamlinga no i 2019 og då vil kommunen føre inntektene. Dette er ein endring i periodisering i høve til tidlegere år. Det er sett av om lag 0,5 mill. kr som kortsiktig gjeld som fylgje av at ein har betalt for lite ned på gjelda til kommunen i 2018 i høve til det lovpålagte minimumsavdraget. Den største minusposten i rekneskapen kjem på drifta. Einingane går samla sett i minus med om lag 6,4 mill kr. Det er størst overforbruk på fylgjande einingar: pleie og omsorg med om lag 3 mill. kr, teknisk drift med om lag 2 mill kr. helse med om lag 2 mill kr og rådmannsfunksjonen med om lag 1 mill. kr. Samla gir dette som nemt eit meirforbruk på 3,2 mill kr, som må dekkast inn i 2019 og Det vart orientert om at disposisjonsfondet er på 5,2 mill kr. Investeringar: det har vore store investeringar i Samla enda desse på om lag 70,5 mill kr. Investeringane vart i hovudsak finansiert med om lag 48 mill. kr ved låneopptak, 20 mill som tilskot, samt ved sal av driftsmiddel. 2. Status på oppfølging av tilsynsrapport ved LMS. Marianne Voldum orienterte om at avviket ved LMS no er lukka.

5 3. Oversikt over vedtaka i kommunestyret siste år, og i kva grad vedtaka er gjennomført. Det vart orientert om status på vedtaka i kommunestyret. No blir det registrert i ACOS kva som er status på saka og ein kan ta ut rapport frå ACOS som gir ein rask oversikt over status, basert på kva kode saka har fått. Ein vurderer å innføre ein ny kode knytt til saker i arbeid, for lettare å kunne skilje desse ut. 4. Orientering kring kjøp av tenester knytt til kommunal bil Det vart delt ut eit notat frå rådmannen. I notatet var det ei skriftleg orientering om forholda. KON-2/19 VEDTAK: 1. Skriv og meldingar, samt orienteringssaker i møtet vert tekne til vitande. 2. Kontrollutvalet ser det som positivt at ein no nyttar ACOS til oppfølging av vedtak 3. Kontrollutvalet viser til notat frå rådmann knytt til reparasjon av budbilen. Kontrollutvalet vil utsetje saka til neste møte. Før dette møtet vil kontrollutvalet be om meir opplysningar i skriftleg notat om hendelsesforløp og tidslinjene i saka. 4. Til neste møte ynskjer kontrollutvalet å få fylgjande orienteringar frå administrasjonen: a) Orientering om innkjøpsreglementet i kommunen og korleis dette blir praktisert. Kva er status i høve til rammeavtalar? b) Status i klagesaka der er klaga inn til Kofa c) Status på gjennomføring av investeringsprosjekt og kor tid ein kan rekne med at sluttrekneskapen for nye omsorgsbustader er klar., med unntak av punkt nummer tre som vart vedteke med 4 mot ei røyst.

6 Sak 3/2019 Orientering om budsjett for kontrollutvalet 2019 Richard Nesheim /2019 Kontrollutvalet tek budsjettet for kontroll- og tilsynsarbeidet til vitande. KON- 3/19 VEDTAK: Kontrollutvalet tek budsjettet for kontroll- og tilsynsarbeidet til vitande. Sak 4/2019 Årsmelding for kontrollutvalet 2018 Richard Nesheim / Kontrollutvalet vedtek vedlagde årsmelding for 2018, med eventuelle korrigeringar som kjem til i møtet. - Årsmeldinga vert sendt til kommunestyret til orientering KON- 4/19 VEDTAK: - Kontrollutvalet vedtek vedlagde årsmelding for Årsmeldinga vert sendt til kommunestyret til orientering

7 Sak 5/2019 Høyringsutkast til ny kontrollutvals- og revisjonsforskrift Richard Nesheim / Kontrollutvalet viser til at framlegget til ny kontrollutvals- og revisjonsforskrift i det alt vesentlege er ei vidareføring av gjeldande rett. - Kontrollutvalet sender ikkje inn høringssvar KON- 5/19 VEDTAK: - Kontrollutvalet viser til at framlegget til ny kontrollutvals- og revisjonsforskrift i det alt vesentlege er ei vidareføring av gjeldande rett. - Kontrollutvalet sender ikkje inn høringssvar Sak 6/2019 Kjøp av revisjonstenester for vurdering av innkomne tilbod Richard Nesheim /2019 Med bakgrunn i ein gjennomgang av alle kriteria er det kontrollutvalet si innstilling at KPMG samla kjem ut som den tilbydaren som er vurdert til å ha gitt det beste tilbodet. Tilrådinga vert sendt over til kommunestyret for endeleg avgjerd.

8 KON- 6/19 VEDTAK: Med bakgrunn i ein gjennomgang av alle kriteria er det kontrollutvalet si innstilling at KPMG samla kjem ut som den tilbydaren som er vurdert til å ha gitt det beste tilbodet. Tilrådinga vert sendt over til kommunestyret for endeleg avgjerd. Sak 7/2019 Oppfølging i høve til plan for forvaltningsrevisjon Richard Nesheim /2019 Saka vert lagt fram utan tilråding, til drøfting og avgjerd i kontrollutvalet. KON- 7/19 VEDTAK: Kontrollutvalet ber om at revisor legg fram ein prosjektplan for forvaltningsrevisjon av internkontroll og verksemdsstyring innan teknisk sektor. Ein viser til plan for forvaltningsrevisjon men kontrollutvalet ber om at det i prosjektplanen blir sett spesielt på følgjande: - System og rutinar for utføring av tenestene herunder plan for vedlikehald. - At ein ser nærare spesielt på rutinar kring innkjøp, samt rutinar kring berekning av sjølvkost på dei kommunale tenestene som skal gå etter sjølvkostrekneskap. Kontrollutvalet ber om at prosjektplanen blir lagt fram på neste møte i kontrollutvalet. Møtet slutt