EID KOMMUNE Kontrollutvalet i Eid kommune. Møteinnkalling. Møtedato: Møtestad: Eid rådhus, formannskapssalen Møtetid: Kl.

Transkript

1 EID KOMMUNE Kontrollutvalet i Eid kommune Møteinnkalling Møtedato: Møtestad: Eid rådhus, formannskapssalen Møtetid: Kl. 09:00 Den som har lovleg forfall, eller er ugild i nokon av sakene, må melde frå så snart råd er på tlf (kontrollutvalet sin sekretær) slik at varamedlem kan bli innkalla. Varamedlemer møter etter nærare innkalling. Innkallinga er sendt til medlemmene i kontrollutvalet. I tillegg er desse varsla om møtet (ved å ha fått kopi av saklista): Første varamedlem i kontrollutvalet Ordførar og rådmann Revisjonssjef Revisjon Eid kommune 12. april 2007 Leiv Reksten utvalsleiar Gunnar Ryste sekretær Side 1

2 Sakliste Sak nr. Saktittel 004/07 Godkjenning av møtebok 005/07 Referatsaker 006/07 Årsrekneskapen og årsmeldinga 2006 for Eid kommune 007/07 Årsrekneskapen og årsmeldinga 2006 for Eid Fjordvarme KF 008/07 Reglement for kontrollutvalet i Eid kommune - endeleg handsaming 009/07 Skatteoppkrevjarfunksjonen i Eid kommune - skattefuten sin kontrollrapport for 2006 Side 2

3 EID KOMMUNE Sakspapir SAKSGANG Styre, utval, komite m.m. Møtedato Saksnr. Kontrollutvalet i Eid kommune /07 Avgjerd av: Kontrollutvalet Saksbehandlar: Gunnar Ryste GODKJENNING AV MØTEBOK Arkiv: K1-033 Objekt: Arkivsaknr.: 07/928-1 Møteboka frå møtet den 12. januar 2007 ligg ved som eige vedlegg. SEKRETÆREN SI TILRÅDING: Kontrollutvalet godkjenner møteboka frå møtet den 12.januar Side 3

4 EID KOMMUNE Sakspapir SAKSGANG Styre, utval, komite m.m. Møtedato Saksnr. Kontrollutvalet i Eid kommune /07 Avgjerd av: Kontrollutvalet Saksbehandlar: Gunnar Ryste REFERATSAKER Refererte skriv og meldingar: Arkiv: 033 Objekt: Arkivsaknr.: 07/927 Sekretæren orienterer kort om den nye flata på heimesida til Eid kommune som kontrollutvalet disponerer, og om bruken av denne. SEKRETÆREN SI TILRÅDING: Kontrollutvalet tek orienteringa til vitande. Side 4

5 EID KOMMUNE Sakspapir SAKSGANG Styre, utval, komite m.m. Møtedato Saksnr Kontrollutvalet i Eid kommune /07 Avgjerd av: Kommunestyret Saksbehandlar: Gunnar Ryste Objekt: Arkiv: 212 Arkivsaknr.: 07/912-4 ÅRSREKNESKAPEN OG ÅRSMELDINGA 2006 FOR EID KOMMUNE Dokumentliste: Nr T Dok.dato Avsendar/Mottakar Tittel 3 I Kommunerevisjonen i Nordfjord Oppsummering i samband med revisjon av årsrekneskapen for I Eid kommune Rekneskapen for Eid kommune I Eid kommune Årsmelding Eid kommune 2006 Saksvedlegg: - Oppsummeringsbrev av frå Kommunerevisjonen i Nordfjord. Bakgrunn for saka: Kontrollutvalet skal i samsvar med kommunelova 77, 4. ledd og kontrollutvalsforskrifta 7 uttale seg om kommunen sin årsrekneskap før kommunestyret vedtek rekneskapen. Uttala skal vere formannskapet i hende så tidleg at det kan ta omsyn til den før formannskapet gir si innstilling om årsrekneskapen til kommunestyret. Etter kontrollutvalsforskrifta 8 skal også kontrollutvalet passe på at revisjonen sine merknader i høve rekneskapen (oppsummeringsbrevet) blir følgd opp. Saksutgreiing: Som det går fram av årsmeldinga viser rekneskapen eit rekneskapsmessig mindreforbruk på kr ,18. Rådmannen innstiller til kommunestyret at overskotet blir disponert på følgjande måte: Avsetting til rente- og avkastningsfond: kr ,00 Avsetting til uspesifisert disposisjonsfond: kr ,18 Sum: kr ,18 Kommunerevisjonen i Nordfjord har lagt fram ei rein revisjonsmelding for 2006 utan presiseringer eller atterhald. Revisor utarbeider i tillegg eit oppsummeringsbrev, der årsoppgjøret og revisjonen gjennom året blir oppsummert. Dette notatet vil danne grunnlaget for ei eventuell oppfølging frå kontrollutvalet i følgje 8 som nemnt i innleiinga. Sekretæren si vurdering: Side 5

6 Revisjonsmeldinga og oppsummeringsbrevet frå Kommunerevisjonen i Nordfjord tilseier etter sekretæren si meining at kontrollutvalet bør stadfeste årsrekneskapen 2006 for Eid kommune. Kommunerevisjonen bør likevel orientere om status vedkomande dei tilhøva som er nemnt i oppsummeringsbrevet i si tertialrapportering til kontrollutvalet. SEKRETÆREN SI TILRÅDING: Kontrollutvalet si uttale til rekneskapen for 2006 Kontrollutvalet har i møte 16. april 2007 behandla Eid kommune sin årsrekneskap for Grunnlaget for behandlinga har vore: - rekneskapen for årsmeldinga for revisjonsmeldinga for 2006 (datert ) - oppsummeringsbrev for 2006 (datert ) I tillegg har revisor og økonomisjef supplert med munnleg informasjon i kontrollutvalet sitt møte. Kommunen sin årsrekneskap for 2006 viser eit rekneskapsmessig mindreforbruk på kr ,18. Kontrollutvalet har ingen merknader til Eid kommune sin årsrekneskap for Side 6

7 EID KOMMUNE Sakspapir SAKSGANG Styre, utval, komite m.m. Møtedato Saksnr Kontrollutvalet i Eid kommune /07 Avgjerd av: Kommunestyret Saksbehandlar: Gunnar Ryste Objekt: Arkiv: 212 S2 Arkivsaknr.: 06/760-8 ÅRSREKNESKAPEN OG ÅRSMELDINGA 2006 FOR EID FJORDVARME KF Dokumentliste: Nr T Dok.dato Avsendar/Mottakar Tittel 5 I Eid Fjordvarme KF Årsmelding for Eid Fjordvarme KF I Eid kommune Rekneskap for Eid Fjordvarme KF politisk behandling 6 I Eid Fjordvarme KF Rekneskap for Eid Fjordvarme KF 2006 Saksvedlegg: Ingen. Bakgrunn for saka: Eit kommunalt føretak (KF) er ein del av kommunen som juridisk person. Rekneskapen til det kommunale føretaket er derfor å sjå på som ein del av kommunen sine rekneskaper, jf. rundskriv H-35/99 frå Kommunal- og regionaldepartementet. Rekneskapen og årsmeldinga for Eid Fjordvarme KF skal derfor behandlast av kontrollutvalet etter same reglane som gjeld kommunerekneskapen. Saksutgreiing: Rekneskapen for Eid Fjordvarme KF er handsama i føretaket sitt styre den 12. mars 2007, jf. sak 002/07. Rekneskapen viser eit meirforbruk på kr ,29. Kommunestyret må gjere vedtak om inndekking av dette underskotet. Akkumulert tilskot frå Eid kommune til Eid Fjordvarme KF utgjer no kr ,44. Dette er midlar som skal betalast tilbake til kommunen. I tillegg til dette utgjer føretaket si gjeld til kommunen kr i form av ein kassekreditt. Revisjonsmeldinga er rein, og såleis utan presiseringar eller atterhald. Sekretæren si vurdering: Revisjonsmeldinga frå Kommunerevisjonen i Nordfjord tilseier etter sekretæren si meining at kontrollutvalet bør stadfeste årsrekneskapen 2006 for Eid Fjordvarme KF. Side 7

8 SEKRETÆREN SI TILRÅDING: Kontrollutvalet si uttale til rekneskapen for 2006 Kontrollutvalet har i møte 16. april 2007 behandla Eid Fjordvarme KF sin årsrekneskap for Grunnlaget for behandlinga har vore: - årsrekneskapen for 2006 (datert ) - årsmelding for 2006 (datert ) - revisjonsmelding for 2006 (datert ) Eid Fjordvarme KF sin årsrekneskap for 2006 viser eit rekneskapsmessig meirforbruk på kr ,29. Kontrollutvalet har ingen merknader til Eid Fjordvarme KF sin årsrekneskap for Side 8

9 EID KOMMUNE SAKSGANG Styre, utval, komite m.m. Møtedato Saksnr Kontrollutvalet i Eid kommune /07 Sakspapir Avgjerd av: Kommunestyret Saksbehandlar: Gunnar Ryste Arkiv: 033 &00 Objekt: Arkivsaknr.: 05/ REGLEMENT FOR KONTROLLUTVALET I EID KOMMUNE - ENDELEG HANDSAMING Dokumentliste: Nr T Dok.dato Avsendar/Mottakar Tittel 1 X Gunnar Ryste Reglement for kontrollutvala i Nordfjord 15 U Gloppen kommune Reglement for kontrollutvalet i Gloppen kommune - behandling i kommunestyret 17 I Gloppen kommune - ass.rådmann Godkjenning av reglement for kontrollutvalet i Gloppen Saksvedlegg: Framlegg til reglement, basert på Eid kommune sine reglar. Bakgrunn for saka: I november 2004 vart det vedteke endringar i kommuneloven sine reglar om kontrollutval. Med heimel i loven la Kommunal- og regionaldepartementet fram forskrift av om kontrollutval i kommunar og fylkeskommunar. Etter lov- og forskriftsendringane ser ein det som formålstenleg å vedta eit eige reglement for kontrollutvalet på same vis som for andre politiske utval. Saksutgreiing: Eid kommune har ikkje eige reglement for kontrollutvalet. Utgangspunkt for å opprette eit slikt reglement no, er ønsket om å gi ei kort og oversiktleg samanfatning om korleis utvalet er sett saman, korleis det fungerer og kva slags oppgåver det har. Målgruppa for reglementet er først og fremst kommunestyret og i tillegg andre utval i kommunen sin politiske styringsstruktur. Sekretæren si vurdering: Reglementet skal vere eit dokument som synleggjer plikter og rettar som kontrollutvalet har i sin kontroll- og tilsynsfunksjon som er delegert frå kommunestyret. Lov og forskrifter set rammene for utvalet, men det er etter sekretæren si meining fleire tilhøve som ikkje går klart fram av lovteksten, og det er spesielt desse som eg no har prøvd å regulere. I reglementet blir det derfor ikkje vist til lovtekst og forskrift. SEKRETÆREN SI TILRÅDING: Side 9

10 Eid kommunestyre vedtek for sin del reglementet for kontrollutvala i Nordfjord slik dette går fram av vedlegget i saka KONTROLLUTVALET I EID KOMMUNE 002/05 VEDTAK: Det vart ikkje gjort vedtak i saka KONTROLLUTVALET I EID KOMMUNE 002/05 VEDTAK: Det vart ikkje gjort vedtak i saka. Saksvedlegg: Utkast til reglement for kontrollutvalet i Eid kommune. Nye opplysningar i saka: Denne saka blir no handsama på nytt, då ho korkje blei prioritert eller realitetsbehandla primo Saksutgreiing: Erfaringa viser at det er naudsynt med eit reglement for kontrollutvalet som fyller ut og presiserer lov og forskrift. På grunn av at fleire oppgåver og meir ansvar er blitt delegert til kontrollutvalet, er det også større grunn til å formalisere dei reglane som styrer dette viktige kontroll- og tilsynsorganet si verksemd. Sekretæren si vurdering: Sekretæren har fått i oppdrag å lage eit utkast til reglement for kontrollorgana i det interkommunale samarbeidet i Nordfjord. Det er ønskjeleg at desse reglementa er så homogen som mogleg, slik at sekretæren slepp å ta omsyn til alt for stor ulikskap i dei 6 medlemskommunane sine reglement. SEKRETÆREN SI TILRÅDING: Sekretæren legg ikkje fram tilråding i denne saka KONTROLLUTVALET I EID KOMMUNE 013/06 VEDTAK: Kontrollutvalet godkjenner reglementet slik det no ligg føre. Vedtaket var samrøystes. Side 10

11 Nye opplysningar i saka: Forslag til reglement ligg no føre i endeleg versjon etter fleire behandlingsrundar i dei seks kontrollutvala som inngår i det interkommunale sekretariatssamarbeidet. Det har undervegs blitt gjort diverse endringar, justeringar og tilpassingar i teksten i dei einskilde utvala. Saksutgreiing: Sekretæren vurderer det endelege utkastet til reglement som eit godt og høveleg styringsdokument for kontrollutvalet sitt arbeid. Dette er ei reglementssak, og ikkje ei kontrollsak. Saka skal derfor til politisk behandling både i formannskapet og kommunestyret. SEKRETÆREN SI TILRÅDING: Kontrollutvalet rår kommunestyret til å gjere slikt vedtak: Kommunestyret vedtek reglement for kontrollutvalet datert Side 11

12 EID KOMMUNE Sakspapir SAKSGANG Styre, utval, komite m.m. Møtedato Saksnr Kontrollutvalet i Eid kommune /07 Avgjerd av: Kontrollutvalet Saksbehandlar: Gunnar Ryste Objekt: Arkiv: 212 Arkivsaknr.: 05/590-5 SKATTEOPPKREVJARFUNKSJONEN I EID KOMMUNE - SKATTEFUTEN SIN KONTROLLRAPPORT FOR 2006 Dokumentliste: Nr T Dok.dato Avsendar/Mottakar Tittel 4 I Hordaland skattefutkontor Kontrollrapport skatteoppkrevjarfunksjonen i Eid kommune Saksvedlegg: Kontrollrapport frå skattefuten ligg ved. Bakgrunn for saka: Frå blei ansvaret for revisjon av kommunane sine skatterekneskap overført frå kommunerevisjonane til Riksrevisjonen. Skattedirektoratet uttalte at det så det som naturleg at skatteoppkrevjaren oversender skatterekneskapen og tilhøyrande utgreiing til kontrollutvalet. På same vis skal kontrollutvalet få tilsendt kopi av skattefuten sin årlege kontrollrapport vedkomande skatteoppkrevjarfunksjonen i den einskilde kommune. Saksutgreiing: Det ligg ikkje lenger til kontrollutvalet i den einskilde kommune å kome med innstilling til kommunestyret om skatterekneskapen. Skatterekneskapen blir no sett på som ein delrekneskap til Skatteetaten sin samla rekneskap. Desisjonsmynde for Skatteetaten sin rekneskap ligg til Stortinget, og revisjonen blir utført av Riksrevisjonen som er Stortinget sitt kontrollorgan. Det er likevel dei regionale kontrolleiningane i skattefutembetet som gjennomfører revisjonsbesøk ute hos dei kommunale skatteoppkrevjarane. Skattedirektoratet har sett det som viktig at kontrollutvalet i den einskilde kommune blir orientert om og følgjer opp skattefuten sitt resultat av utført kontroll. Det er ulik praksis i kommune-noreg med omsyn til kommunestyret sin aktivitet i høve skatterekneskapen. Nokre kommunar har framleis skatterekneskapen oppe som eiga sak ved Side 12

13 dei halvårlege skatteoppgjøra, medan andre kommunar ikkje handsamar skatterekneskapen i det heile. Sekretæren ser det som ein høveleg praksis at kontrollutvalet berre legg fram saka for kommunestyret i dei tilfella der skattefuten sin kontroll dokumenterer vesentlege avvik i den interne kontrollen. Sekretæren si vurdering: Det blir vist til avsnittet Resultat av utført kontroll i kontrollrapporten. Kontrollrapporten dokumenterer ingen vesentlege avvik for SEKRETÆREN SI TILRÅDING: Kontrollutvalet tek skattefuten sin kontrollrapport for 2006 til vitande. Side 13

14 Side 1 av14