Kontrollutvalet i Sogndal kommune Møtebok

Transkript

1 Kontrollutvalet i Sogndal kommune Møtebok Møtedato: Møtetid: Kl. 13: Møtestad: Kommunehuset Saksnr.: 13/15 16/15 Følgjande medlemmar møtte Claus Kvamme Bjørn Skjeldestad Reidun Fimreite Kleiven Ellen Navarsete Kai Lille-Homb Parti Forfall meldt frå følgjande medl. Parti Følgjande varamedlem møtte Parti Ugilde Sak Følgjande varamedlem møtte Møteleiar: Claus Kvamme Frå sekretariatet møtte: Richard Nesheim Frå revisjonen møtte: Ingvill Strand frå KPMG Andre: Dokument utlevert i møtet: - Underskrifter:

2 Sakliste Sak nr. Sakstittel Gradering: Ope/lukka 13/2015 Godkjenning av møtebok O 14/2015 Gjennomgang av forvaltningsrevisjonsrapport O 15/2015 Skriv og meldingar orienteringssaker O 16/2015 Framlegg til budsjett for kontrollutvalet 2016 O Møtebok kontrollutvalet i Sogndal kommune Sak 13/2015 Godkjenning av møtebok Richard Nesheim /2015 Møteboka frå møtet vert godkjent. KON-11/15 VEDTAK: Møteboka frå møtet vert godkjent. Samrøystes.

3 Møtebok kontrollutvalet i Sogndal kommune Sak 14/2015 Gjennomgang av forvaltningsrevisjonsrapport Richard Nesheim /2015 Kontrollutvalet viser til vedlagt forvaltningsrevisjonsrapport frå KPMG. Hovudkonklusjonen til revisor er at kommunen jobbar godt med å tilby koordinerte og samordna tenester til brukarar med store pleie- og omsorgsbehov og at kommunen har mange kontrollpunkt som er med på å sikre god kvalitet. Revisor kjem med fylgjande tilrådingar knytt til organiseringa av oppfølginga av brukarar med store pleie- og omsorgsbehov: 1. Sjå på grensesnittet mellom dei tverrfaglege gruppene TSG (Tverrfagleg samarbeidsgruppe) og KO (koordinerande eining). Avklare kven som: a. tar ansvar for kva b. har ansvar for å melde i frå til kvarandre om nye brukar c. melder inn endringar om behov. 2. Vurdere behovet for å involvere personar frå andre faggrupper i TSG i særskilte saker og viss det blir endingar må det leggast inn i ein oppdatert prosedyre. 3. Vurdere om pleie og omsorg burde vore meir delaktig i koordinerande eining og korleis det ev. kunne blitt løyst. 4. Få på plass eit system som sikrar at koordinerande eining får beskjed med ein gong nokon har blitt koordinator, slik at dei kan gi informasjon om ansvar, rutinar og malar for arbeidet, ref. prosedyre for individuell plan. 5. Etablere eit system som sikrar at alle meldingar om mogleg behov for individuell plan, jf. 23, blir meldt inn til koordinerande eining, og at det blir levert inn skjema frå alle som har takke nei til tilbodet. 6. Ta med eit konkret tidspunkt på kor ofte individuell plan skal evaluerast (t.d. ein gong årleg) i prosedyren om individuell plan. Kontrollutvalet vil tilrå at tilrådingane i rapporten vert følgt opp og sett i verk i det vidare arbeidet med å sikre god kvalitet i tilbodet framover. Kontrollutvalet vil fylgje med på arbeidet og vil be om ein statusrapport hausten Revisor Ingvill Strand presenterte forvaltningsrevisjonsrapporten om «Kvaliteten på tenestetilbodet til brukarar med store pleie- og omsorgsbehov».

4 Det vart opplyst at resultat frå brukarundersøking vil foreligga i løpet av november. KON-14/15 VEDTAK: Kontrollutvalet viser til vedlagt forvaltningsrevisjonsrapport frå KPMG. Hovudkonklusjonen til revisor er at kommunen jobbar godt med å tilby koordinerte og samordna tenester til brukarar med store pleie- og omsorgsbehov og at kommunen har mange kontrollpunkt som er med på å sikre god kvalitet. Revisor kjem med fylgjande tilrådingar knytt til organiseringa av oppfølginga av brukarar med store pleie- og omsorgsbehov: 1. Sjå på grensesnittet mellom dei tverrfaglege gruppene TSG (Tverrfagleg samarbeidsgruppe) og KO (koordinerande eining). Avklare kven som: a. tar ansvar for kva b. har ansvar for å melde i frå til kvarandre om nye brukar c. melder inn endringar om behov. 2. Vurdere behovet for å involvere personar frå andre faggrupper i TSG i særskilte saker og viss det blir endingar må det leggast inn i ein oppdatert prosedyre. 3. Vurdere om pleie og omsorg burde vore meir delaktig i koordinerande eining og korleis det ev. kunne blitt løyst. 4. Få på plass eit system som sikrar at koordinerande eining får beskjed med ein gong nokon har blitt koordinator, slik at dei kan gi informasjon om ansvar, rutinar og malar for arbeidet, ref. prosedyre for individuell plan. 5. Etablere eit system som sikrar at alle meldingar om mogleg behov for individuell plan, jf. 23, blir meldt inn til koordinerande eining, og at det blir levert inn skjema frå alle som har takke nei til tilbodet. 6. Ta med eit konkret tidspunkt på kor ofte individuell plan skal evaluerast (t.d. ein gong årleg) i prosedyren om individuell plan. Kontrollutvalet vil tilrå at tilrådingane i rapporten vert følgt opp og sett i verk i det vidare arbeidet med å sikre god kvalitet i tilbodet framover. Kontrollutvalet vil fylgje med på arbeidet og vil be om ein statusrapport hausten Rapporten, samt kontrollutvalet si tilråding, vert sendt til kommunestyret til orientering etter at resultatet av brukargranskinga ligg føre i november Samrøystes

5 Møtebok kontrollutvalet i Sogndal kommune Sak 15/2015 Skriv og meldingar - orienteringssaker Richard Nesheim /2015 Refererte skriv og meldingar: Nr. Dok. Dato Avsendar Tittel Rådmannen Notat til formannskapet: 2 Forum for kontroll og tilsyn/norges Kommunerevisorforbund Eigarskapsmelding oppdatering for 2015 Valg av kontrollutvalg for perioden Rådmannen Notat til formannskapet: Økonomiplannotat nr 2 Skriv og meldingar, samt orienteringar i møtet vert teke til vitande. Orienteringar i møtet: Med bakgrunn i spørsmål tatt opp av kontrollutvalet gav sekretæren på vegne av rådmannen ei førebels orientering knytt til bakgrunn for avlysing av konkurranse og ny utlysing knytt til grunnarbeid for Bråtane bustadfelt. KON-15/15 VEDTAK: Skriv og meldingar, samt orienteringar i møtet vert teke til vitande. Kontrollutvalet viser til førebels orientering frå sekretæren knytt til bakgrunnen for ny utlysing av grunnarbeidet for Bråtane bustadfelt. Til neste møte er det ynskjeleg at administrasjonen er til stades og kan utfylle denne orienteringa. Samrøystes

6 Møtebok kontrollutvalet i Sogndal kommune Sak 16/2015 Framlegg til budsjett for kontrollutvalet 2016 Richard Nesheim /2015 Kontrollutvalet gir følgjande framlegg om budsjett for 2016 for kontrollutvalet i Sogndal kommune: Område 2016 Kontrollutvalet Sekretariatet Finansiell revisjon (kontroller mot endeleg vedtak i SF Revisjon sitt representantskap) Utarbeiding av overordna analyse (obligatorisk i 2016) Kjøp av forvaltningsrevisjon Kjøp av selskapskontroll 0 TOTALT Framlegget vert å sende administrasjonen for innarbeiding i kommunen sitt budsjett. Leiar kom med framlegg om å auke summen som var avsett til forvaltningsrevisjon. KON-16/15 VEDTAK: Kontrollutvalet gir følgjande framlegg om budsjett for 2016 for kontrollutvalet i Sogndal kommune: Område 2016 Kontrollutvalet Sekretariatet Finansiell revisjon (kontroller mot endeleg vedtak i SF Revisjon sitt representantskap) Utarbeiding av overordna analyse (obligatorisk i 2016) Kjøp av forvaltningsrevisjon Kjøp av selskapskontroll 0 TOTALT Framlegget vert å sende administrasjonen for innarbeiding i kommunen sitt budsjett. Samrøystes Møtet slutt