Møtebok. Møtedato: Møtetid: :00. Forfall meldt frå følgjande medl. Parti Følgjande varamedlem møtte Parti

Transkript

1 Kontrollutvalet i Møtebok Møtedato: Møtetid: :00 Møtestad: Rådhuset kommunestyresalen Saksnr.: 16/18-19/18 Følgjande medlemer møtte Jarle Offerdal Guri Olsen Jens Rikheim Vidar Gram Astrid Grøndal Trulssen Parti Forfall meldt frå følgjande medl. Parti Følgjande varamedlem møtte Parti Ugilde Sak Følgjande varamedlem møtte Møteleiar: Frå sekretariatet møtte: Frå kommunen møtte: Frå revisjonen møtte: Utdelt i møte: Jarle Offerdal Richard Nesheim Rådmann Arne Johansen Underskrifter:

2 Sakliste Sak nr. Sakstittel Gradering: Ope/unnateke off. 16/2018 Godkjenning av møtebok O 17/2018 Skriv og meldingar saker til orientering O 18/2018 Utlysing av anbod på kjøp av revisjonstenester for O 19/2018 Utkast til møteplan for 2019 O Sak 16/2018 Godkjenning av møtebok Richard Nesheim /2018 Framlegg til vedtak: Møteboka frå møtet vert godkjent. KON-16/18 VEDTAK: Møteboka frå møtet vert godkjent.

3 Sak 17/2018 Skriv og meldingar saker til oppfølging Richard Nesheim /2018 Refererte skriv og meldingar: Skriv til kontrollutvalet: Nr. Dok. Dato Avsendar Tittel Åge Årdal KU-møte i dag kommentar Arne Sanden Rekneskapet til omstillingsprosjektet i Arne Sanden Vedlegg til skriv nr 2. Skriv til orientering for kontrollutvalet Nr. Dok. Dato Avsendar Tittel Orienteringssak til administrasjonsutvalet: Fråvær i per 14. november Sekretariatet Kontrollutvalet sitt vedtak i sak 22/17 6 NKRF Program for kontrollutvalskonferansen på Gardermoen 30. og 31. januar Budsjett 2019 rådmannen sitt framlegg 8 November 2016 Plan for forvaltningsrevisjon Framlegg til vedtak: Skriv og meldingar, samt orienteringssaker i møtet vert tekne til vitande. Drøftingssaker: 1. Kontrollutvalet drøfta i møtet kva saker ein ynskjer orientering om frå administrasjonen på komande møte. 2. Kontrollutvalet hadde ei innleiande drøfting i høve til prioritering av prosjekt for forvaltningsrevisjon. Dersom ein vel prosjekt nummer 2 vart det lufta interesse for å ta med spørsmål knytt til sjølvkost.

4 Orienteringar i møtet: Det vart gitt fylgjande orienteringar: 1. Rådmannen gav ein statusrapport knytt til oppfølginga av forvaltningsrevisjonsrapporten knytt til økonomistyring. I forvaltningsrevisjonsrapporten er det 9 konkrete tilrådingar. Rådmannen gjekk gjennom tilrådingane punkt for punkt. For dei fleste punkta er status at arbeidet med å gjennomføre tilrådingane er starta opp, men ikkje gjort ferdig. Eit unntak er tilråding nummer 7. Denne tilrådinga er gjennomført. Når det gjeld oppfølging av dei andre tilrådingane er målsettinga å få dette på plass i løpet av første kvartal Rådmannen orienterte om eit spørsmål kommunen hadde fått frå ein innbyggjar knytt til om reparasjon av ein av dei kommunale bilane var gjennomført på godkjent verkstad. Rådmannen orienterte om at reparasjonen var gjennomført på godkjent verkstad og at spørsmålsstillar hadde fått svar frå kommunen. KON-17/18 VEDTAK: Skriv og meldingar, samt orienteringssaker i møtet vert tekne til vitande. Kontrollutvalet viser til spørsmål frå Arne Sanden knytt til rekneskapen for omstillingsprosjektet for. Kontrollutvalet vil avvente sluttrekneskapen for omstillingsprosjektet før ein går nærare inn på dei spørsmåla som Sanden reiser i skrivet til kontrollutvalet. Kontrollutvalet viser til orienteringa om oppfølginga av forvaltningsrevisjonsrapporten knytt til økonomistyring. Kontrollutvalet ynskjer ein ny statusrapport til møtet i juni Kontrollutvalet vil, under føresetnad av at ein får budsjettmidlar, ta stilling til aktuelt prosjekt for forvaltningsrevisjon på neste møte. Til neste møte ynskjer kontrollutvalet å bli orientert om det føreligg resultat etter tilsyn ved LMS. Vidare ynskjer kontrollutvalet at administrasjonen legg fram ein oversikt over vedtaka i kommunestyret siste år, og i kva grad vedtaka er gjennomført. Kontrollutvalet, ved leiar Jarle Offerdal, vil delta på NKRF sin kontrollutvalskonferanse i januar 2019.

5 Sak 18/2018 Utlysing av anbod på kjøp av revisjonstenester for Richard Nesheim /2018 Framlegg frå sekretariatet: Vedlagt tilbodsgrunnlag vert sendt over til innkjøpsavdelinga i for kunngjering på Doffin innan utgangen av desember Svarfrist for å levere inn tilbod vert sett til 15. februar Innkomne tilbod vert handsama i neste møte i kontrollutvalet, og basert på kontrollutvalet si vurdering av dei innkomne tilboda vert det laga ei tilråding til kommunestyret om val av tilbydar av revisjonstenester for perioden Avtala vil ha ein opsjon på forlenging for perioden KON- 18/18 VEDTAK: Vedlagt tilbodsgrunnlag vert sendt over til innkjøpsavdelinga i for kunngjering på Doffin innan utgangen av desember Svarfrist for å levere inn tilbod vert sett til 15. februar Innkomne tilbod vert handsama i neste møte i kontrollutvalet, og basert på kontrollutvalet si vurdering av dei innkomne tilboda vert det laga ei tilråding til kommunestyret om val av tilbydar av revisjonstenester for perioden Avtala vil ha ein opsjon på forlenging for perioden

6 Sak 19/2018 Utkast til møteplan for 2019 Richard Nesheim /2018 Framlegg frå sekretariatet: Kontrollutvalet går gjennom og reviderer vedlagte utkast til møteplan for KON- 19/18 VEDTAK: Møteplanen for 2019 vert vedteken slik den ligg føre. Møtet slutt