Møtebok. Møtedato: Møtetid: Kl. 9: Møtestad: Rådhuset, kommunestyresalen Saksnr.: 1/12 8/12

Transkript

1 Kontrollutvalet i Luster kommune Møtebok Møtedato: Møtetid: Kl. 9: Møtestad: Rådhuset, kommunestyresalen Saksnr.: 1/12 8/12 Følgjande medlem møtte Anders Bolstad, kontrollutvalsleiar Erling Kåsine, nestleiar Astrid Eitrheim Lerum Birgit Stegegjerde Fossen Knut Hauge Parti Ap H V Ap Sp Forfall meldt frå følgjande medl. Parti Følgjande varamedlem møtte Parti Ugilde Sak Følgjande varamedlem møtte Møteleiar: Anders Bolstad Frå sekretariatet møtte: Harald Mo Frå administrasjonen og Ordførar Ivar Kvalen, Anita Bjørk Ruud politisk leiing møtte: Frå revisjonen møtte: Ingvar Linde Dokument utlevert i møtet: Endra saksutgreiing til sak 4 Synfaring: Merknader: Underskrifter: 1

2 Gradering SAKLISTE Ope/lukka 1/2012 Godkjenning av møteprotokoll O 2/2012 Drøftingsaker, skriv og meldingar O 3/2012 Forvaltningsrevisjon, Luster kommune sitt kvalitetssystem (LKK), med hovudvekt på modul for registrering og oppfølging av uønska hendingar O 4/2012 Førebuing til plan for forvaltningsrevisjon O 5/2012 Forvaltningsrevisjon 2012 O 6/2012 Møteplan 2012 O 7/2012 Årsmelding for 2011 O 8/2012 Opne møter O Møtebok kontrollutvalet i Luster kommune Sak 1/2012 Godkjenning av møteprotokoll Harald Mo /2012 Møteprotokollen frå møtet vart godkjent. VEDLEGG Nr. Dok. Dato Avsendar/Mottakar Tittel Sekretariatet for Møteprotokoll frå møtet kontrollutvalet SAK 1/12 SAMRØYSTES VEDTAK Møteprotokollen frå møtet den vart godkjent. 2

3 Sak 2/2012 Drøftingssaker, skriv og meldingar Harald Mo /2012 Refererte skriv og meldingar Nr. Dok. Dato Avsendar Tittel Ordførar Orientering frå ordføraren som og er leiar av beredskapssenteret om erfaringa etter uveret Dagmar. Kva gjekk godt/dårleg og plan for forbetring Luster kommune, Anita Bjørk Ruud Orientering om økonomiske forhold for medlemane i kontrollutvalet Skatteoppkrevjaren i Årsmelding og årsrekneskap for Luster kommune Den interkommunale arbeidsgjevarkontrollen i Sogn Kommunestyret sak 94/11 skatteoppkrevjaren i Luster kommune Årsmelding for den interkommunale arbeidsgjevarkontrollen Budsjett kontrollutvalet 2012 (vedteke) KONTROLLUTVALET Orienteringssak nr 5) Budsjettet vart vedteke med samla råme på kr mot kontrollutvalet sitt budsjett på kr Kjøp av selskapskontroll, forvaltningsrevisjon og bistand til overordna analyse er redusert frå budsjett kr til kr På dei andre postane var det berre mindre endringar. KON-18/11 SAMRØYSTES VEDTAK: Kontrollutvalet tek ordførar og Anita Bjørk Ruud sine orienteringar og øvrige skriv og meldingar til orientering. 3

4 Sak 3/2012 Forvaltningsrevisjon Luster kommune sitt kvalitetssystem (LKK), med hovudvekt på modul for registrering og oppfølging av uønska hendingar Harald Mo /2012 Kontrollutvalet tilrår at følgjande vedtak vert gjort i kommunestyret: Kommunestyret tek forvaltningsrevisjonsrapport Luster kommune sitt kvalitetssystem (LKK), med hovudvekt på modul for registrering og oppfølging av uønska hendingar til orientering. Kommunestyret ber om at revisor sine forslag til tiltak nr. 2, 4 og 5 vert gjennomført av administrasjonen. Kommunestyret ber om at revisor sitt forslag nr. 3 vert gjennomført med følgjande presisering: Det kan vere føremålstenleg at kommunen også inkluderer styringsmål knytt til arbeidet med kvalitetssystema (til dømes tal lukka RUH ar) i tenesteplanane. KON-3/12 SAMRØYSTES VEDTAK: Kontrollutvalet tilrår at følgjande vedtak vert gjort i kommunestyret: Kommunestyret tek forvaltningsrevisjonsrapport Luster kommune sitt kvalitetssystem (LKK), med hovudvekt på modul for registrering og oppfølging av uønska hendingar til orientering. Kommunestyret ber om at revisor sine forslag til tiltak nr. 2, 4 og 5 vert gjennomført av administrasjonen. Kommunestyret ber om at revisor sitt forslag nr. 3 vert gjennomført med følgjande presisering: Det kan vere føremålstenleg at kommunen også inkluderer styringsmål knytt til arbeidet med kvalitetssystema (til dømes tal lukka RUH ar) i tenesteplanane. 4

5 Sak 4/2012 Plan for forvaltningsrevisjon Harald Mo /2012 Kontrollutvalet hentar inn tilbod på å gjennomføre overordna analyse og utarbeide plan for selskapskontroll og forvaltningsrevisjon. Sekretariatet oversender bestillingsdokument til tre tilbydarar slik det ligg føre. Kontrollutvalet kan legge arbeidet med utarbeiding av ein overordna analyse til revisor eller andre. For å sikre at kontrollutvalet får eit eigarskap til overordna analyse er det eit ynskje frå kontrollutvalet at dette arbeidet i størst muleg grad vert gjort med involvering av kontrollutvalet. Kontrollutvalet ser derfor føre seg at sekretariatet til kontrollutvalet er den støttespelaren som best kan bistå i dette arbeidet. I avtalen mellom Luster kommune og sekretariatet for kontrollutvalet er det fastsett at sekretariatet har bestillarfunksjon for overordna analyse. Etter avtalen med kommunen kan sekretariatet derfor ikkje ta del i dette arbeidet utan kommunestyret si godkjenning. SAK 4/11 SAMRØYSTES VEDTAK Kontrollutvalet tilrår at følgjande vedtak vert gjort i kommunestyret: Kontrollutvalet kan engasjere sekretariatet til å bistå i arbeidet med å gjennomføre overordna analyse. Avtalen med sekretariatet vert endra frå: Utarbeida planar for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll og utøve bestillarfunksjon for forvaltningsrevisjon, selskapskontroll og overordna analyse. til: Utarbeida planar for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll og utøve bestillarfunksjon for forvaltningsrevisjon, selskapskontroll og overordna analyse. Kontrollutvalet kan engasjere sekretariatet til å bistå med overordna analyse. 5

6 Sak 5/2012 Forvaltningsrevisjon 2012 Harald Mo /2012 Saka vert lagt fram utan tilråding, men for drøfting i kontrollutvalet KON-5/12 SAMRØYSTES VEDTAK: Som følgje av reduserte tildelingar i budsjettet for 2012 vert det ikkje sett i gong forvaltningsrevisjon i Møtebok kontrollutvalet i Luster kommune Sak 6/2012 Møteplan for 2012 Harald Mo /2012 Kontrollutvalet går gjennom og reviderer vedlagte utkast til møteplan for KON-6/12 SAMRØYSTES VEDTAK: Følgjande møteplan vart fastsett. I tillegg vert det bestemt at det skal vera eit møte om overordna analyse i mai. Dato for dette møtet er ikkje fastsett. 6

7 Møte Tidspunkt 2. møte 12. april 3. møte 4. juni 4. møte 14. september 5. møte 16. november Møtebok kontrollutvalet i Luster kommune Sak 7/2012 Årsmelding for 2011 Harald Mo / Kontrollutvalet vedtek vedlagde årsmelding for Årsmeldinga vert sendt til kommunestyret til orientering I høve til utsende sakspapir vart årsmeldinga endra på siste punkt om budsjettet til: - Budsjett for kontrollutvalet for 2012 vart handsama i sak 94/11 i kommunestyret. Budsjettet vart vedteke med samla råme på kr mot kontrollutvalet si forslag til vedtak på kr Kjøp av selskapskontroll, forvaltningsrevisjon og bistand til overordna analyse er redusert frå kontrollutvalet sitt budsjett på kr til kr Elles var det berre mindre endringar. KON-7/12 SAMRØYSTES VEDTAK: - Kontrollutvalet vedtek vedlagde årsmelding for Årsmeldinga vert sendt til kommunestyret til orientering 7

8 Sak 8/2012 Opning av møte i kontrollutvalet Harald Mo /2012 Møta i kontrollutvalet vert frå og med neste møte halde for opne dører. Det må utarbeidast formålstenlege og formelle rutinar for lukking av opne møte. Kontrollutvalet ved sekretariatet må avklare med administrasjonen korleis dette skal følgjast opp i praksis. KON-8/12 SAMRØYSTES VEDTAK: Møta i kontrollutvalet vert frå og med neste møte halde for opne dører. Kontrollutvalet ved sekretariatet avklarer med administrasjonen korleis opning og lukking av møta skal gjennomførast. 8