MØTEINNKALLING. Eventuelle forfall meldast til kontrollutvalssekretariatet v/bente Hauge, tlf: eller e- post

Transkript

1 MØTEINNKALLING Utval: Kontrollutvalet i Leikanger kommune Møtedato: kl. 10:00 Møtestad: Tinghus 1, Formannskapssalen SAKLISTE 12/2016 Godkjenning av møtebok 13/2016 Drøftingssaker, skriv og meldingar - orienteringar 14/2016 Kontrollutvalet sitt framlegg til budsjett for /2016 Godkjenning av framlegg til overordna analyse og plan for forvaltningsrevisjon 16/2016 Godkjenning av plan for selskapskontroll Eventuelle forfall meldast til kontrollutvalssekretariatet v/bente Hauge, tlf: eller e- post bente.hauge@pwc.com Varamedlemmar møter etter nærare avtale. Leikanger, Eirik H. Hamre Leiar (sign) Bente Hauge Sekretariat Kopi: Ordførar Rådmann Oppdragsansvarlig revisor Side 1 av 1

2 Kontrollutvalet i Leikanger kommune Sak 12/2016 Godkjenning av møtebok Sakshandsamar Møtedato Saknr Bente Hauge /2016 KONTROLLUTVALSSEKRETARIATET SI INNSTILLING: Møteboka frå møtet vert godkjend. VEDLEGG Nr. Dok. Dato Avsendar/Mottakar Tittel 1 Møtebok frå møtet

3

4

5

6

7

8 Kontrollutvalet i Leikanger kommune Sak 13/2016 Drøftingssaker, skriv og meldingar - orienteringar Sakshandsamar Møtedato Saknr Bente Hauge /2016 KONTROLLUTVALSSEKRETARIATET SI INNSTILLING: Orienteringar i møtet, samt skriv og meldingar, vert tekne til vitande. VEDLEGG Nr. Dok. Dato Avsendar Tittel Leikanger kommune Økonomirapport 2. tertial 2016 og møteprotokoll frå kommunestyret si behandling sak 37/16 den Fylkesmann Oversikt over tilsyn og forvaltningskontroll andre halvår Leikanger kommune Kommunestyret sitt vedtak sak 30/16 vedr budsjettrammer 2017 grunnlag for økonomiplan Leikanger kommune Val av nytt varamedlem til kontrollutvalet, saksutgreiing og vedtak i kommunestyret sak 38/ SF Revisjon Innkalling til representantskapsmøte Fylkesmann Varsel om nytt tilsyn ved Sogn Barnevern Avisoppslag i Bergens Tidende om Sogn Barnevern Vedlegg 5 vert delt ut i møtet. Orienteringssaker: 1. Økonomi per 2. tertial: økonomisjef vil orientere om status økonomi per 2 tertial, herunder budsjettreguleringar og forventa resultat for Sogn Barnevern: rådmann i Sogndal orienterte kommunestyret i Leikanger om status i tenesta den Alison Molland vil i møtet gje eit referat frå denne orienteringa. Møtet vil bli vurdert lukka under orienteringa jamfør off.lova Leiar vil gje ei kort orientering om eit innbyggarinitiativ knytt til SMIL midlar i landbruket 4. Kontrollutvalet gjorde i møtet den vedtak om ulike orienteringar frå administrasjonen gjennom året. Nokre av desse er ikkje bedt om då ein under arbeidet med den overordna analysen var innom desse temaene i samtalane med administrasjonen. I samråd med leiar legg sekretariatet såleis opp til å ta ei drøfting i dette møtet korvidt det framleis er behov for desse orienteringane. Samt om det er

9 kome til nye spørsmål som ein ynskjer administrasjonen skal orientere om i kommande møter.

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

31

32

33

34

35

36 Kontrollutvalet i Leikanger kommune Sak 14/2016 Framlegg til budsjett for kontrollutvalet 2017 Sakshandsamar Møtedato Saknr Bente Hauge /2016 KONTROLLUTVALSSEKRETARIATET SI INNSTILLING: Kontrollutvalet gir følgjande framlegg om budsjett for 2017 for kontrollutvalet i Leikanger kommune: Område 2017 Kontrollutvalet Sekretariatet Finansiell revisjon Avventar vedtak i SF Revisjon sitt representantskap Kjøp av forvaltningsrevisjon Kjøp av selskapskontroll 0 TOTALT midlar til finansiell revisjon jf vedtak i SF Revisjon sitt representantskap Framlegget vert å sende administrasjonen for innarbeiding i kommunen sitt budsjett. BAKGRUNN Aktuelle lover/forskrifter og avtalar. Kommunelova Forskrift om kontrollutval Forskrift om revisjon Selskapsavtalen med SF Revisjon Avtale om sekretariat med PricewaterhouseCoopers AS. Budsjettet for 2016: Vedlagte tabell viser framlegget frå kontrollutvalet for 2016, samt det vedtekne budsjett for Som det går fram av tabellen fekk kontrollutvalet betydeleg mindre midlar til forvaltningsrevisjon enn det som låg i framlegget frå kontrollutvalet. Dette vart kommunestyret gjort merksame på gjennom at følgjande vedtak vart sendt kommunestyret til orientering:

37 «Kontrollutvalet tek budsjettet for 2016 til vitande. Kontrollutvalet konstaterer at det ikkje vert sett av midlar som gjer at kontrollutvalet kan utføre sine lovpålagte plikter i høve til årleg forvaltningsrevisjon. Vedtaket vert sendt til kommunestyret til orientering.» Budsjett 2016 Område Framlegg frå kontrollutvalet Vedtak i kommunestyret Kontrollutvalet Sekretariatet Finansiell revisjon Utarbeiding av overordna analyse Kjøp av forvaltningsrevisjon Kjøp av selskapskontroll 0 0 Totalt kontroll og tilsyn SAKSUTGREIING Etter forskrift om kontrollutval 18 skal kontrollutvalet utarbeide forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Dette budsjettforslaget skal følgje formannskapet si innstilling av kommunen sitt budsjett til kommunestyret. Budsjettet er delt i 5 delar: 1. Kontrollutvalet 2. Sekretariatet 3. Finansiell revisjon 4. Kjøp av forvaltningsrevisjon 5. Kjøp av selskapskontroll 1. Kontrollutval Denne posten er budsjettert til kr , jamfør oppsettet nedanfor. I tråd med reglement for godtgjersle til folkevalde er godtgjersla til kontrollutvalsleiar utrekna som ein faktor av løn til ordførar (1,61%). Som ei tilnærming er det teke utgangspunkt i ordførarløn for 2015, kr , med ei justering for forventa lønsvekst til 2017 på 5%. Godtgjersla til kontrollutvalsleiaren er difor estimert til kr Godtgjersle til medlemmar er og rekna som ein faktor av løn til ordførar (0,061%) per møte. Det er lagt opp til 5 møter i Dette tilsvarar ei samla godtgjersle på kr Tapt arbeidsforteneste er estimert til kr (5 møter for 3 medlemmar basert på dei generelle reglane i reglementet). Det vert i budsjettet lagt opp til at medlemmene skal ha mogelegheit til fagleg oppdatering i form av kurs eller deltaking på konferansar. Dette er viktig å prioritere dette for å sikre god opplæring og kompetanse for medlemane i kontrollutvalet. Det vert føreslege ein sum på kr til dette formålet. Dette tilsvarar forslaget til budsjett i 2016, utan justering.

38 Kontrollutvalet 2017 Fast godtgjersle leiar i kontrollutvalet (avrunda) Fast godtgjersle medlemer i kontrollutvalet (avrunda) Tapt arbeidsforteneste Kilometergodtgjersle/diett (opplæring etc) Arbeidsgjevaravgift (avrunda) Kontingentar Kurs/konferansar/andre kostnader Sum kontrollutval Sekretariat Det er avtale om fast pris vedkomande sekretariatsfunksjonen med PricewaterhouseCoopers AS. Etter prisjustering per er fastprisen for resten av perioden på kr per år. I tillegg kjem kostnader forbunde med reiser, ca kr Avtalen gjeld fram til Det er per dato uvisst kva prisen vert for 2017 då tenesta må leggast ut på anbod. Inntil vidare vert det lagt til grunn ei prisjustering på 6% som tilsvarar endringa i konsumprisen frå januar 2015 til juli Dersom anbod viser vesentleg endring i høve til dette, bør det korrigerast på ei budsjettjustering i Budsjettposten for sekretariatet vert då sett til kr Finansiell revisjon Med bakgrunn i selskapsavtale for SF Revisjon IKS, vert kostnaden for finansiell revisjon budsjettert av selskapet og vedteken av representantskapet. Budsjettposten for finansiell revisjon er budsjettert av selskapet for 2017 med kr Framlegget til budsjett skal godkjennast av representantskapen i SF Revisjon IKS 21. oktober Kontrollutvalet vil tilrå at kommunen arbeider inn i sitt budsjett den budsjettposten som blir vedteken av styret og representantskapet i SF Revisjon IKS. 4. Kjøp av forvaltningsrevisjon Kommunestyret skal i haust vedta plan for forvaltningsrevisjon for perioden I følgje merknaden til 9 i forskrift for kontrollutval har kommunestyret ansvar for å stille dei

39 nødvendige budsjettmidlar til rådvelde, slik at kontrollutvalet kan gjennomføre forvaltningsrevisjon. Sekretariatet rår utvalet til å budsjettere med kjøp av forvaltningsrevisjon for 2017 med totalt kr fordelt på anslagsvis til forvaltningsrevisjon og 0 til kjøp av selskapskontroll. 5. Kjøp av selskapskontroll Kommunestyret skal hausten 2016 vedta plan for gjennomføring av selskapskontroll for perioden Sekretariatet vil rå utvalet til å prioritere midlar til forvaltningsrevisjon og ikkje budsjettere med midlar til selskapskontroll for I staden bør kontrollutvalet sjølv fylgje opp den politiske og administrative oppfølginga av selskap kommunen har eigardelar i. Oppsummering Budsjettforslaget for kontrollutvalet for 2017 vert på bakgrunn av saksutgreiinga kr til kontrollutval, forvaltningsrevisjon og sekretariat. Vidare kjem eit beløp til finansiell revisjon som må avsettast i samsvar med det budsjettet som vert vedteke av representantskapen i SF Revisjon.

40 Kontrollutvalet i Leikanger kommune Sak 15/2016 Godkjenning av framlegg til overordna analyse og plan for forvaltningsrevisjon Sakshandsamar Møtedato Saknr Bente Hauge /2016 KONTROLLUTVALSSEKRETARIATET SI INNSTILLING: Kontrollutvalet fremjar følgjande forslag til vedtak i kommunestyret: Kommunestyret i Leikanger vedtek framlagde plan for forvaltningsrevisjon for Leikanger kommune VEDLEGG Nr. Dok. Dato Avsendar Tittel Sekretariatet Utkast - plan for forvaltningsrevisjon Sekretariatet Utkast - rapport overordna analyse Bakgrunn: Kontrollutvalet og sekretariatet har gjennom fleire møter i juni henta inn grunnlagsinformasjon for ei ny overordna analyse. Basert på dei innspela som er komne frå politiske gruppeleiarar, administrasjon og tillitsvalte er det laga eit utkast til overordna analyse. I arbeidsmøte 27. juni gjorde kontrollutvalet sine førebelse prioriteringar av aktuelle revisjonsprosjekt. Basert på desse prioriteringane er det laga til eit utkast til endeleg plan for forvaltningsrevisjon. I dette møtet skal kontrollutvalet gå gjennom utkastet til overordna analyse og utkastet til plan for forvaltningsrevisjon, kome med eventuelle innspel til endringar og fastsette endeleg plan. Etter møtet skal dokumenta sendast over til kommunestyret for endeleg handsaming. Område som kom fram gjennom arbeidet med den overordna analysen men som ikkje er med i planen (prioriterte prosjekt), kan vere aktuelle for kontrollutvalet å fylgje opp utan at det vert tinga forvaltningsrevisjon på området. Slik oppfølging frå kontrollutvalet si side vil og vere aktuelt for dei prosjekta som står langt nede på prioriteringslista på plan for forvaltningsrevisjon.

41

42

43

44

45

46

47

48

49

50

51

52

53

54

55

56

57

58 Kontrollutvalet i Leikanger kommune Sak 16/2016 Godkjenning av framlegg til plan for selskapskontroll Sakshandsamar Møtedato Saknr Bente Hauge /2016 KONTROLLUTVALSSEKRETARIATET SI INNSTILLING: Kontrollutvalet fremjar følgjande forslag til vedtak i kommunestyret: Kommunestyret i Leikanger vedtek framlagde plan for selskapskontroll for Leikanger kommune VEDLEGG Nr. Dok. Dato Avsendar Tittel Sekretariatet Utkast plan for selskapskontroll Bakgrunn: Kravet til selskapskontroll er heimla i kommunelova 77 nr 5 som seier at kontrollutvalet skal sjå til at det vert ført kontroll med forvaltninga av kommunen sine interesser i selskap. Leikanger kommune er ein forholdsvis liten kommune, med avgrensa eigarskap i selskap. Kommunen har for første gong utarbeidd ei eigarskapsmelding som vart godkjent av kommunestyret den 26. mai i år (sak 24/2016). Eigarmeldinga omtalar kommunen sin strategi for utøving av eigarskapen samt omtale og vurdering av det enkelte selskap. Det vert lagt opp til at kommunestyret skal handsame eigarskapsmeldinga anna kvart år. Ut frå dette er sekretariatet av den oppfatning at arbeidet med kontroll av kommunen sine interesser i selskap er sett i system og at den vesentlege oppfølginga for kontrollutvalet vil vere å fylgje opp at kommunestyret får oppdatering av eigarskapsmeldinga anna kvart år. I eigarskapsmeldinga vert kommunen sitt eigarskap i selskap/interkommunale selskap summert opp. Ei ytterlegare selskapskontroll i enkeltselskap er i planen føresett vil skje etter kontrollutvalet si nærare prioritering og kan mellom anna kome som fylgje av forhold som kjem fram i rapporteringa til kommunestyret. På bakgrunn av ovanståande er det laga til eit utkast til plan for selskapskontroll. I dette møtet skal kontrollutvalet gå gjennom utkastet, innarbeide endringar og fastsetje endeleg dokument. Etter møtet skal dokumentet sendast over til kommunestyret for endeleg handsaming.

59

60

61

62

63

64

65