Møtebok. Møtedato: Møtetid: Kl. 9: Møtestad: Rådhuset, Møterom 2. etg Saks nr.: 1 / / 2017

Transkript

1 Kontrollutvalet i Luster kommune Møtebok Møtedato: Møtetid: Kl. 9: Møtestad: Rådhuset, Møterom 2. etg Saks nr.: 1 / / 2017 Følgjande medlem møtte Anders Bolstad, leiar Johannes Hauge Birgit Stegegjerde Fossen Kjell Sindre Schmidt Parti Ap Frp AP Sp Forfall meldt frå følgjande medl. Parti Følgjande varamedlem møtte Parti Jeanett Aaland Brun V Kristoffer Melheim V Ugilde Sak Følgjande varamedlem møtte Møteleiar: Frå sekretariatet møtte: Frå administrasjonen og politisk leiing møtte: Frå revisjonen møtte: Dokument utlevert i møtet: Synfaring: Merknader: Anders Bolstad Maren Lien, PwC Jarle Skartun Meret e Solheim Larsen ( forvaltningsrevisor Deloitte ), Konrad Haugen (SF Revisjon) Underskrifter: 1

2 SAKLISTE Sak nr. Sakstittel O pe/lukka 1 /2017 Godkjenning av møteprotokoll O 2 /2017 Drøftingsaker, skriv og meldingar O 3/2017 Årsmelding 2016 O 4/2017 Forvaltningsrevisjon «Økonomi og prosjektstyring» O 5/2017 Forvaltningsrevisjon 2017 O M øtebok kontrollutvalet i Luster Kommune Sak 1 /201 7 Godkjenning av møteprotokoll Maren Lien /2017 Møteprotokollen frå møtet vert godkjent. KON - 1 /1 7 VEDTAK Møte protokollen frå møte t ve rt godkjent. 2

3 Møtebok kontrollutvalet i Luster k ommune Sak 2 /20 17 Drøftingssaker, skriv og meldingar Maren Lien /2017 Refererte skriv og meldingar: Vedlegg Dok. Dato Avsendar Tittel Nr SF Revisjon Møtereferat omorganisering av kommunerevisjonen i Sogn og Fjordane SF Revisjon Møtereferat omorganisering av kommunerevisjonen i Sogn og Fjordane Rådmannen Budsjett for kontrollutvalet Fylkesmannen Oppsummering etter møte mellom sekretariata og Fylkesmannen Sogndal kommune v/rådmann og tenesteleiar Orientering om status i Sogn barnevern Kontrollutvalet tek orienteringar, skriv og meldingar til vitande. Orienteringar: 1. Kontrollutvalsleiar orienterte om møtet i formannskapet om Sogn barnevern 9. januar Sekretær orienterte om møte mellom sekretariata for kontrollutvala i kommunane og fylkesmannen. KON - 2 / 1 7 VEDTAK: Kontrollutvalet tek orienteringar, skriv og meldingar t il vitande. 3

4 Sak 3 /201 7 Årsmelding 2016 Møtebok kontrollutvalet i Luster kommune Maren Lien / Kontrollutvalet vedtek vedlagde årsmelding for Årsmeldinga vert sendt til kommunestyret for orientering Vedlegg Dok. Dato Avsendar Tittel Nr Sekretariatet Utkast til Årsmelding for kontrollutvalet 2016 KON - 3 / 17 VEDTAK: - Kontrollutvalet vedtek oppdatert vedlagde årsmelding for Årsmeldinga vert sendt til kommunestyret for orientering 4

5 Møtebok kontrollutvalet i Luster kommune Sak 4 /201 7 Forvaltningsrevisjon Økonomi og prosjektstyring Maren Lien /2017 Kontrollutvalet viser til vedlagt forvaltningsrevisjonsrapport frå Deloitte. Forvaltningsrevisjonen viser at Luster kommune har gitt ein del overordna føringar for økonomistyring gjennom sentrale styringsdokument. Gjennom delegasjonsreglementet og økonom ireglementet er det etablert tydelege prinsipp for overordna ansvar og mynde både for økonomistyring generelt og for investeringsprosjekt. Samtidig viser undersøkinga etter revisjonen si vurdering at kommunen ikkje i tilstrekkeleg grad har utarbeidd retnin gsliner og rutinar for sentrale oppgåver og prosessar knytt til verken økonomi - eller prosjektstyring. Revisor kjem med føljande tilrådingar til tiltak basert på det som kjem fram i undersøkinga: 1. Utarbeide skriftlege retningsliner og rutinar som tydeleggjer innhaldet i ansvar og oppgåver knytt til oppfølging og justering av budsjett, mellom anna tydeleggjer krav til kontroll og oppfølging av budsjett opp mot rekneskap. 2. Utarbeide skriftlege retningsliner og rutinar for prosjektstyring, som omfatta r alle prosjektfasar frå prosjektinitiering til avslutning. a. Formalisererutinar for budsjettering og økonomistyring i investeringsprosjekt b. Tydeleggjer krav til gjennomføring av risikovurderingar av budsjett c. Tydeleggjer krav til rapportering både til ad ministrativ leiing og politisk nivå, som både omfattar kva tid det skal rapporterast og til kva organ, innhald i rapporteringa og form d. Etablerer rutinar for evaluering av ferdigstilte investeringsprosjekt 3. Avklare og tydeleggjere kva rolle og ansvar økono miavdelinga generelt og økonomisjef spesielt skal ha i samband med investeringsprosjekt. Kontrollutvalet vil tilrå at tilrådingane i rapporten vert følgt opp vurdert inn det vidare arbeidet for å sikre god økonomi og prosjektstyring i Luster kommune framo ver. Kontrollutvalet vil fylgje med på arbeidet og vil be om ein statusrapport hausten Rapporten vert oversendtil kommunestyretil orientering. VEDLEGG Nr. Dok. Dato Avsendar/Mottakar Tittel Deloitte Oversending av rapport Forvaltningsrevisjon av økonomi - og 5

6 prosjektstyring Deloitte Forvaltningsrevisjon Luster kommune Økonomi og prosjektstyring Forvaltningsrevisor gjekk igjennom hovudfunn og tilrådingar i forvaltningsrevisjonen «Økonomi og prosjektstyring». Rådmann og rekneskapsrevisor var til stades og svarte på spørsmål i samband med revisjonen. KON - 4 /1 7 VEDTAK: Kontrollutvalet viser til vedlagt forvaltningsrevisjonsrapport frå Deloitte. Forvaltningsrevisjonen viser at Luster kommune har gitt ein del overordna føringar for økonomistyring gjennom sentrale styringsdokument. Gjennom delegasjonsreglementet og økonom ireglementet er det etablert tydelege prinsipp for overordna ansvar og mynde både for økonomistyring generelt og for investeringsprosjekt. Samtidig viser undersøkinga etter revisjonen si vurdering at kommunen ikkje i tilstrekkeleg grad har utarbeidd retnin gsliner og rutinar for sentrale oppgåver og prosessar knytt til verken økonomi - eller prosjektstyring. Revisor kjem med føljande tilrådingar til tiltak basert på det som kjem fram i undersøkinga: 4. Utarbeide skriftlege retningsliner og rutinar som tydeleggjer innhaldet i ansvar og oppgåver knytt til oppfølging og justering av budsjett, mellom anna tydeleggjer krav til kontroll og oppfølging av budsjett opp mot rekneskap. 5. Utarbeide skriftlege retningsliner og rutinar for prosjektstyring, som omfatta r alle prosjektfasar frå prosjektinitiering til avslutning. e. Formalisererutinar for budsjettering og økonomistyring i investeringsprosjekt f. Tydeleggjer krav til gjennomføring av risikovurderingar av budsjett g. Tydeleggjer krav til rapportering både til ad ministrativ leiing og politisk nivå, som både omfattar kva tid det skal rapporterast og til kva organ, innhald i rapporteringa og form h. Etablerer rutinar for evaluering av ferdigstilte investeringsprosjekt 6. Avklare og tydeleggjere kva rolle og ansvar økono miavdelinga generelt og økonomisjef spesielt skal ha i samband med investeringsprosjekt. Kontrollutvalet vil tilrå at tilrådingane i rapporten vert følgt opp vurdert inn det vidare arbeidet for å sikre god økonomi og prosjektstyring i Luster kommune framo ver. Kontrollutvalet vil fylgje med på arbeidet og vil be om ein statusrapport hausten Rapporten vert oversendtil kommunestyret. 6

7 Møtebok kontrollutvalet i Luster kommune Sak 5 /201 7 Forvaltningsrevisjon 2017 Maren Lien /2017 Saka vert lagt fram utan tilråding men for drøfting i kontrollutvalet. Kontrollutvalet drøfta mogleg felles forvaltningsprosjekt på Sogn barnevern. Det vert ikkje sett i verk andre revisjonar før det er avklart deltaking i dette fellesprosjektet. KON - 5 /1 7 VEDTAK: Kontrollutvalet i Luster ser positivt på å delta i eit fellesprosjekt initiert av Sogndal kommune som omhandlar leiing og arbeidsmiljø i Sogn barnevern. Kontrollutvalet avvent a r kommunestyremøte i Sogndal kommune den 16. februar før det tek endeleg stilling til deltaking. Kontrollutvalet vil sette som føresetnad for deltaki ng i fellesprosjekt at dei får ta del i utforming av problemstilling, og at dei andre deltakande kommunane Leikanger og Balestrand er med på fellesprosjektet. 7