Møtedato: Møtetid: Kl. 10: Møtestad: Rådhuset, 3 etasje Saksnr.: 0025/ /10

Transkript

1 Kontrollutvalet i Balestrand kommune Møtedato: Møtetid: Kl. 10: Møtestad: Rådhuset, 3 etasje Saksnr.: 0025/ /10 Møtebok Følgjande medlem møtte Tor Sværen Kari Bjåstad Parti Forfall meldt frå følgjande medl. Parti Følgjande varamedlem møtte Parti Knut Thorsnes Petra Våge Ugilde Sak Følgjande varamedlem møtte Møteleiar: Tor Sværen Frå sekretariatet møtte: Richard Nesheim Frå revisjonen møtte: Marianne Vara Andre: Rådmann Vidar Roseth møtte under sak 26 Dokument utlevert i møtet: Notat om attestasjons- og tilvisingsrutinar i Balestrand kommune Synfaring: Merknader: Underskrifter:

2 Sakliste Sak nr. Sakstittel Gradering: Ope/unnateke off. 25/2010 Godkjenning av møtebok frå møte i kontrollutvalet O 26/2010 Skriv og meldingar, orienteringssaker O 27/2010 Rapport om selskapskontroll i SIMAS O 28/2010 Møteplan 2011 O 29/2010 Gjennomgang møtebøker O Møtebok kontrollutvalet i Balestrand kommune Sak 25/2010 Godkjenning av møtebok frå møtet i kontrollutvalet Richard Nesheim /2010 Møteprotokoll frå møtet vert godkjend. KON-25/10 VEDTAK: Møteprotokoll frå møtet vert godkjend.

3 Møtebok kontrollutvalet i Balestrand kommune Sak 26/2010 Skriv og meldingar, orienteringssaker Richard Nesheim /2010 Kontrollutvalet tek meldingane til orientering. Refererte meldingar Nr. Dok. Dato Avsendar Tittel Rådmannen Budsjett 2011 arbeidsgrunnlag - samandrag SF Revisjon Oppdr.ansvarleg revisor sin uavhengigheit 3 Sekretariatet NKRF sin kontrollutvalskonferanse 4 Sekretariatet Referat frå kontaktmøtet med kontrollutvalsleiarane i Sogndal Sekretariatet Agenda for kontaktmøtet (inkludert kort presentasjon av rapport etter gjennomført selskapskontroll i SIMAS IKS) 6 Sekretariatet Presentasjon i kontaktmøtet om kontrollutvalet si rolle i forhold til kommunestyret og administrasjonen i kommunen Orienteringssaker: Rådmannen orienterte i møtet kort om administrasjonen si oppfølging av revisorbrev nr KON-26/10 VEDTAK: Kontrollutvalet tek skriv og orienteringar til vitande.

4 Møtebok kontrollutvalet i Balestrand kommune Sak 27/2010 Rapport om selskapskontroll i SIMAS Richard Nesheim /2010 Utsendt framlegg til vedtak: Kontrollutvalet oversender følgjande framlegg til vedtak til kommunestyret basert på tilrådingar i rapport om selskapskontroll i SIMAS IKS (utført av SF Revisjon IKS) og tilrådingar frå KS (kommunane sitt sentralforbund) om eigarskap, selskapsleiing og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskap og føretak: 1) Administrasjonen sørgjer for at det vert innført rutinar for: opplæring av dei folkevalde i kommunestyra om eigarstyring at det vert utarbeidd eigarstrategiar for alle selskap (både interkommunale-, aksje og andre selskap) som kommunen er eigar eller medeigar i at kommunen utarbeider rutinar for eigarskapsmeldingar som omhandlar alle selskap som kommunane eig eller er medeigar i, og at dei vert handsama og drøfta i kommunestyra med jamne mellomrom val og samansetjing av styre i alle selskap som kommunane eig eller er medeigar i at alle selskap som kommunen eig eller er medeigar i orienterar kommunestyra om status i selskapet med jamne mellomrom 2) At administrasjonen på vegne av kommunestyret stiller krav til selskap dei eig eller har eigarinteresse i om at selskap der dette ikkje er på plass utarbeider: langsiktige styrande dokument med særlig vekt på mål, strategiar og gjennomføring etiske retningslinjer for drift av selskapa rutinar for at styret i selskapa med jamne mellomrom evaluerar seg sjølve rutinar for rapportering til kommunestyre om status i selskap Administrasjonen oversender ei orientering til kommunestyret med kopi til kontrollutvalet når rutinane er etablert, samt ein plan for korleis punkt 1 og 2 skal følgjast opp i praksis. Nytt framlegg til vedtak utdelt i møtet: Kontrollutvalet tilrår at følgjande vedtak vert gjort i kommunestyret: Balestand kommunestyre tek føreliggande rapport om selskapskontroll Simas IKS til orientering. Kommunestyret vil be rådmannen utarbeide ei eigarskapsmelding for drøfting i kommunestyret. I arbeidet med eigarskapsmeldinga må ein ta med innhaldet i denne rapporten med som grunnlag. Med grunnlag i ei slik eigarskapsmelding vil kommunestyret vurdere: Behovet for spesifikke opplæringstiltak Behovet for utvikling av eigarskapsstrategiar i selskap der kommunen er eigar, evt. medeigar

5 Behovet for å stille spesifikke krav til selskap der kommunen er eigar, evt. Medeigar (t.d. i høve målsettingar, evalueringsprosessar, rapporteringsrutinar og etiske retningslinjer). Behovet for nye rutinar i høve val til styrande organ i selskap der kommunen er eigar, evt. medeigar Behovet for utarbeiding av periodiske eigarskapsmeldingar KON-27/10 VEDTAK: Kontrollutvalet tilrår at følgjande vedtak vert gjort i kommunestyret: Balestand kommunestyre tek føreliggande rapport om selskapskontroll Simas IKS til orientering. Kommunestyret vil be rådmannen utarbeide ei eigarskapsmelding for drøfting i kommunestyret. I arbeidet med eigarskapsmeldinga må ein ta med innhaldet i denne rapporten med som grunnlag. Med grunnlag i ei slik eigarskapsmelding vil kommunestyret vurdere: Behovet for spesifikke opplæringstiltak Behovet for utvikling av eigarskapsstrategiar i selskap der kommunen er eigar, evt. medeigar Behovet for å stille spesifikke krav til selskap der kommunen er eigar, evt. Medeigar (t.d. i høve målsettingar, evalueringsprosessar, rapporteringsrutinar og etiske retningslinjer). Behovet for nye rutinar i høve val til styrande organ i selskap der kommunen er eigar, evt. medeigar Behovet for utarbeiding av periodiske eigarskapsmeldingar.

6 Sak 28/2010 Møteplan 2011 Møtebok kontrollutvalet i Balestrand kommune Richard Nesheim /2010 Ingen framlegg til vedtak KON-28/10 VEDTAK: Møteplan, med endringar, vart gjennomgått og vedteken. Møtebok kontrollutvalet i Balestrand kommune Sak 29/2010 Gjennomgang møtebøker Richard Nesheim /2010 Ingen framlegg til vedtak KON-29/10 VEDTAK: Kontrollutvalet har motteke og gått gjennom fylgjande møtebøker: Forum Ansvar Nye bøker Status Kommunestyret Tor Sværen 0 44/10 Formannskapet Tor Sværen 0 63/10 Plan og utvikling Knut Thorsnes 0 46/10 Oppvekst og omsorg Kari Bjåstad 0 24/10 Adm.utvalet Knut Thorsnes 0 4/10

7 Valnemnd Kari Bjåstad 0 1/10 Klagenemnd Tor Sværen 0 1/08 Arbeidsmiljøutval Knut Thorsnes 0 1/10 Valstyret Kari Bjåstad 0 5/09 Møtet slutt