SANDE KOMMUNE MØTEPROTOKOLL. Utval: Kontrollutvalet Møtestad: Sande rådhus - Båsen Dato: Tid:

Transkript

1 SANDE KOMMUNE MØTEPROTOKOLL Utval: Kontrollutvalet Møtestad: Sande rådhus - Båsen Dato: Tid: Faste medlemmar som møtte: Funksjon Representerer Olav Myklebust Linda Solveig Dyrhol Leiar Nestleiar Wenche Gjerde Sætre Medlem Faste medlemmar som ikkje møtte: Aina Strand flytta frå kommunen Asbjørn Støylen Varamedlemmar som møtte: Torbjørn Rekdal Kari Ristesund Frå Vest kontroll møtte: Jostein Støylen Ida Birgitte Marholm Stilling Dagleg leiar Sekretæt Frå Søre Sunnmøre kommunerevisjon IKS (SSKR IKS): Stilling Halldis Moltu Revisor Frå kommuneadministrasjonen og politisk hald møtte: Stilling Side 1 av 6

2 SAKLISTE SAK 22/17 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE. MØTEPROTOKOLL SAK 23/17 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRÅ SISTE MØTE SAK 24/17 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR 2017 SAK 25/17 MELDINGAR SAK 26/17 OPPFØLGING SA 36/16 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT BARNEVERN TILTAK TILSYN RUTINER SAK 27/17 UNDERSKRIFT AV MØTEPROTOKOLLEN Side 2 av 6

3 SAK 22/17 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE Innkalling og sakliste vart godkjent. SAK 23/17 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLLEN FRÅ SISTE MØTE Møteprotokollen frå møtet den vert godkjent. Vedlegg Møteprotokollen frå møtet den SAK 24/17 GJENNOMGANG MØTEPROTOKOLLAR 2017 Kontrollutvalet har, på noverande tidspunkt, ingen kommentar til gjennomgådde møteprotokollar. Saksopplysning Møteprotokollar til gjennomgang: Kommunestyret Formannskapet Helse- og oppvekstutvalet Næring-, teknisk- og miljøutvalet Råd for likestilling av funksjonshemma Eldrerådet Valstyret SAK 25/17 MELDINGAR Kontrollutvalet tek meldingane til vitende. Vedlegg 1. SSIKT.no Årsmelding Datert Søre Sunnmøre kommunerevisjon IKS v/ Halldis Moltu Vurdering av uavhengigheit. Datert Advokat Kjetil Kvammen Spørsmål om inhabilitet hos kontrollutvalgssekretæren. Datert Sande kommune - Melding om vedtak: Rekneskap Datert I denne saka ligg også tilbakemelding frå rådmannen vedkomande spørsmål om obligasjonslån og eigenkompetanse, jf. kontrollutvalssak 19/ Sande kommune Melding om vedtak: Sande næringsforum KF Årsmelding og rekneskap for Datert Kontrollutvalsleiar orienterte munnleg om brannvernsituasjonen. Side 3 av 6

4 SAK 26/17 OPPFØLGING SA 36/16 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT BARNEVERN TILTAK TILSYN - RUTINER 1. Kontrollutvalet tek rådmannen si tilbakemelding av til vitende. 2. Kontrollutvalet meiner Rådmannen har oppfylt revisor sine anbefalingar jf. kommunestyret sine krav i sak K-92/16. Vedlegg 1. Tilbakemelding frå rådmannen v/barnevernsleiar Toril Urkedal, datert Vedlegg tilbakemelding: 1. Høyringssvar. Datert Iverksetting av hjelpetiltak mal 3. Felles rutine for heilskapleg ivaretaking av barn i fosterheim, utarbeidd gjennom Mission Possible 4. Sakmøte barnevern mal 5. Avtale for oppdragstakar - mal Saksopplysningar Etter forskrift om kontrollutval 12, ligg det til kontrollutvalet å sjå til at kommunestyret sine vedtak knytt til forvaltningsrevisjonsrapportar vert følgde opp. Vedtak for prosjektet Kontrollutvalet i Sande kommune gjorde i sak 39/15 i samband med godkjenning av revisjonsplanen for 2015, vedtak om å få utført eit forvaltningsrevisjonsprosjekt kring barnevernstenesta i kommunen. Prosjektplan vert lagt fram i sak 19/16. Prosjektet skulle ta for seg tiltak og oppfølging før og etter omsorgsovertaking, og om tilsynsføraransvaret fungerer tilfredstillande. Prosjektet skulle avgrensast til omsorgsovertaking i kontrollperioden Formålet med prosjektet er å sette søkelys på situasjonen og peike på mulig forbetring og vidareutvikling av den kommunale verksemda, samt avdekke eventuelle manglar. Saksbehandling forvaltningsrevisjonsrapport Søre Sunnmøre kommunerevisjon IKS utarbeidde forvaltningsrevisjonsrapport Barnevern tiltak, tilsyn, rutinar Sande kommune, datert Denne var handsama i kontrollutvalssak 36/16, og vidare i kommunestyret i sak K-92/16 der det vart gjort følgjande vedtak: 1. Kommunestyret tek til vitande forvaltningsrevisjonsprosjekt Barnevern tiltak, tilsyn, rutinar Sande kommune. (Utarbeida av Søre Sunnmøre kommunerevisjon IKS, datert ). 2. Kommunestyret vedtek at revisjonen sine anbefalingar skal følgjast/utførast: 1. Kommunen må vurdere om gjeldande intern kontroll vedk. evaluering av tiltaksplanar er hensiktsmessig (4 ggr pr år). 2. Barnevernstenesta må følgje opp rutinene i høve egne oppfølgingsbesøk, og passe på at oppnemnd tilsynsførar gjennomfører minimumskrava til tilsynsbesøk som sikrar at borna får det tilsynet dei har krav på. 3. Det må etablerast rutinar som dokumenterer uavhengigheita til tilsynsførar. 4. Rapporteringa til Fylkesmannen og SSB (Kostra) må kvalitetssikrast og samsvare. 3. Kommunestyret vedtek at rådmannen rapporterer om status for gjennomføringane av anbefalingane, og eventuelt vidare framdrift, til kontrollutvalet innan Side 4 av 6

5 Tilbakemelding frå rådmannen v/barnevernsleiar Toril Urkedal, datert : Legg ved mine kommentarar til rapporten, som var grunnlag for rådmannen sine merknader, sendt i uttale til kommunerevisjonen med saksnr 2016/1193. Her er dei ulike punkta kommentert. Har no forstått at dette ikkje gjeld som dokumentasjon. Legg derfor ved skriftlege rutiner som gjeld dei ulike punkta. Evaluering av tiltaksplanar, endra internkontroll, vedlagt rutine for iverksetting av hjelpetiltak. Vert oppfølgd i sakmøter, sjå sakmøtemal. Rutiner for eigne oppfølgingsbesøk, rutiner for heilskapleg ivaretaking av fosterbarn utarbeidd gjennom Mission Possible, vedtatt i rådmannsmøte for deltakarkommunene i mars 2016, ligg vedlagt. Gjer merksam på at store avvik i rapporten er på bakgrunn av ei fagleg vurdering barnets beste og ikkje manglande rutiner eller rutinesvikt. Rutiner for oppfølging av tilsynsbesøk, også i rutiner for heilskapleg ivaretaking av fosterbarn. Uavhengigheit til tilsynsførar, oppdragsavtale endra med dette som eige punkt, ligg ved. I høve manglande samsvar mellom rapporteringane til fylkesmannen og ssb, er dette forklart i høyringssvaret. Dette ligg utanfor vår kontroll å samkøyre, då fylkesmannen skal ha rapport på funksjon stillingane er knytt til medan ssb ikkje skal ha dette. Totale stillingsheimlar samsvarer. Håper dette er den dokumentasjonen de treng. Ta kontakt dersom noko er uklart. Kommentar frå Søre Sunnmøre kommunerevisjon IKS: Har sett på dokumentasjon som er vedlagt oppimot det som var avdekka i forvaltningsrevisjonen, og meiner at vedlagte dokumentasjon/rutiner og sjekklister vil, dersom dei vert fulgte, sikre at avvika vert tetta. SAK 27/17 UNDERSKRIFT MØTEPROTOKOLL Til å skrive under møteprotokollen saman med leiaren vart vald Kari Ristesund. Kontrollutvalet ber rådmannen orientere om permisjonsreglementet i neste møte. Møtet slutt. OLAV MYKLEBUST Leiar KARI RISTESUND Varamedlem Side 5 av 6

6 Utskrift til: Kommunestyret som melding. Kontrollutvalet for godkjenning i neste møte. Rådmann til orientering. Ordførar til orientering. Søre Sunnmøre kommunerevisjon IKS. Side 6 av 6