PROTOKOLL ØRSTA KOMMUNE

Transkript

1 ØRSTA KOMMUNE PROTOKOLL Utval: Ørsta kontrollutval Møtestad: Ørsta rådhus, Møterom Vartdalsfjord Dato: Møtet starta Møtet slutta Faste medlemar som møtte: Sven Castberg Anne Stine Foldal Aam Kari Janne Myklebust Peder Slenes Stina Aasen Lødemel Funksjon Leiar Nestleiar Medlem Medlem Medlem Faste medlemar som ikkje møtte: Funksjon Representerer Varamedlemar som møtte: Representerer Frå Vest kontroll møtte: Jostein Støylen Stilling Dagleg leiar Frå Søre Sunnmøre kommunerevisjon IKS møtte: Stilling Bodill Skeide Revisjonssjef Frå kommuneadministrasjonen: Stilling Vidar Eltvik Kommunekasserar. I sak 38/15 Are Berg Rådgivar. I sak 38/15.

2 Frå politisk hald møtte: Verv Sak nr Tittel Arkivkode 34 Godkjenning av innkalling og sakliste. Møteprotokollen Gjennomgang av møteprotokollen frå siste møte Orientering om kontrollutvalet sitt arbeid Revisjonsplanlegging 2015 Finansiell revisjon Tertialrapport nr

3 SAK 34/15 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE. MØTEPROTOKOLLEN 1. Innkalling og sakliste vert godkjent. 2. Til å skrive under møteprotokollen saman med leiaren vert vald Kari Janne Myklebust. SAK 35/15 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLEN FRÅ SISTE MØTE Møteprotokollen frå møtet den vert teken til vitende. SAK 36/15 ORIENTERING OM KONTROLLUTVALET SITT ARBEID Vedlegg Tidlegare tilsendte dokument: Kommunelova 77, Forskrift om kontrollutval, Boka «Førstehjelp for lokalpolitikerne» Evt. utdelte dokument i møtet Saksopplysningar Innleiingsvis var det presentasjon av: Vest kontroll som er kontrollutvalet sitt sekretariat. Søre Sunnmøre kommunerevisjon som er kommunen sin revisjon Deretter vart det vist Power point som bl.a. omhandla: sentrale ansvars- og kontrolloppgåver m.m. til kontrollutvalet: 1. Tilhøve til kommunestyret. Jf også sak/dokument «Rettleiing for kontrollutvalet og kommunestyret sitt tilsynsansvar» 2. Kven skal kontrollerast 3. Kva slags oppgåver: Rekneskap Forvaltningsrevisjon Selskapskontroll Overordna analyse for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Andre oppgåver - kven kan pålegge det Er kontrollutvalet eit klageorgan? Kva saker skal direkte til kommunestyret og kva skal utvalet uttale seg om Kontrollutvalet skal ikkje vere ein arena for politisk omkamt Korleis skal kontrollutvalet verte kjent og få respekt for sine saker Kontrollutvalsboka Tilhøvet til revisjonen Orientering i kommunestyret om kontrollutvalet / Årsmelding for kontrollutvalet Kontrollutvalet si heimeside Lukking av møte Inhabilitet

4 Aktuelle kurs, lokale og sentrale Andre spørsmål som måtte kome opp Evt. fordeling av arbeidsoppgåver i utvalet Spørsmål undervegs og til slutt i orienteringa. Kontrollutvalet tek orienteringa i saka til vitende. SAK 37/15 REVISJONSPLANLEGGING FINANSIELL REVISJON Kontrollutvalet vedtok å lukke møtet i medhald av Kommunelova 31 nr 3. Jf. Offl. 24, i samband med at revisor gikk igjennom planleggingsdokumentet for finansiell revisjon for Vedlegg - B-dokument. Dokument for revisjonsplanlegging - finansiell revisjon. (Unnateke off. innsyn, jfr. offl. 24. Vert sendt pr. post. Saksopplysningar For å utføre ein forsvarleg revisjon har Søre Sunnmøre kommunerevisjon IKS ved revisjonssjef Bodill Skeide, i samsvar med regelverket, utarbeida revisjonsplanlegging for revisjonsarbeidet finansiell revisjon for året Revisjonsplanlegginga består av flg. dokument (som er unnateke off. innsyn): - Selskapsinformasjon - Oppdragsvurdering - Vesentlegheitsgrense - Bemanning og budsjettert timeforbruk - Generell risikovurdering og spesifikk risikovurdering på revisjonsområdenivå o Transaksjonsklasser o Kontosaldoar o Tilleggsområder o Angrepsvinkel I den grad det er nødvendig vil revisor vil gå igjennom dokumentet på møtet, og svare på spørsmål. Kontrollutvalet tek til etterretning revisjonsplanlegging 2015 finansiell revisjon, for kommunen, utarbeida av Søre Sunnmøre kommunerevisjon IKS. Sak 38 vart teken etter sak 36. SAK 38/15 TERTIALRAPPORT AUGUST 2015 På vegne av rådmannen møtte kommunekasserer Vidar Eltvik og rådgivar Are Berg som orienterte og svara på spørsmål.

5 Vedlegg Kommunestyresak 89/15 Tertialrapport august 2015 Saksutgreiing Kommunestyret skal behandle tertialrapport august 2015 i sak 89/15 den Tilråding til vedtak: «Kommunestyret tek tertialrapport august 2015 til vitende.» I saksutgreiinga viser rådmannen viser til vedlagde tertialrapport august 2015 og kjem med slik vurdering og konklusjon: «Prognosen for 2015 syner eit netto driftsresultat på 11,5 mill (positivt), dette utgjer 1,5% av Sum driftinntekter. Mellom årsprognose og årsbudsjett for netto driftsresultat, er det eit positivt avvik på 4,4 mill. Det utgjer 0,6% av sum driftsinntekter. Beste estimat for prognosen 2015 vil endre seg.» Ut over dette vert det vist til sjølve rapporten og utgreiingane/forklaringane i den. Det er viktig at kontrollutvalet er kjent med både rapporten og vedtak, for sitt vidare arbeid, og ikkje minst i samanheng med sin uttale til årsrekneskapen for Kontrollutvalet tek tertialrapport august 2015 til orientering. SAK 39/15 BYGGE-/PROSJEKTREKNESKAP HJØRUNDFJORDHEIMEN - BRANNSIKRING Vedlegg 1. Frå Søre Sunnmøre kommunerevisjon IKS: Uttalelse i høve bygge-/prosjektrekneskap Hjørundfjordheimen brannsikring. Dat Saksframlegg til formannskapet/kommunestyret. V/ sakshandsamar/prosjektleiar Øystein Mårstøl. 3. Byggerekneskapen 4. Ferdigattest for prosjektet. Dat Finansiering. Kommunestyre Saksopplysningar Kontrollutvalet skal uttale seg før byggerekneskapen vert ferdig behandla i formannskapet og kommunestyret. Revisor har gjort ein avgrensa revisjon av byggerekneskapen for prosjektet Rekneskapen viser ein totalkostnad på kr , inkl. mva. Det går fram av uttalen og økonomiplanen at budsjettvedtaket viser kr I tillegg til revisor sin uttale i høve byggerekneskapen, samt prosjektrekneskapen, vert det vist til rådmannen si saksutgreiing med vedlegg for formannskapet/kommunestyret som ligg ved saka.

6 Samrøystes uttale 1. Kontrollutvalet viser til uttale frå revisor datert , i høve bygge- /prosjektrekneskapen for Hjørundfjordheimen brannsikring. 2. Kontrollutvalet meiner at totalkostnaden for Hjørundfjordheimen brannsikring på kr inkl. mva kan godkjennast. Møtet avslutta. Sven Castberg Kari Janne Myklebust Møteprotokollen går til: Kommunestyret som melding. Kontrollutvalet for godkjenning i neste møte. Medlemer og varamedlemer i kontrollutvalet. Revisjonen.