VANYLVEN KOMMUNE - Kontrollutvalet

Transkript

1 VANYLVEN KOMMUNE - Kontrollutvalet OFFENTLEG MØTEPROTOKOLL Utval: Kontrollutvalet Møtestad: Rådhuset Møterom 2. Dato: Møtet tok til: 08:00 Møtet slutta: 09:40 Møtet var innkalla ved utsend sakliste og sakene var tilgjengeleg på kontrollutvalet si heimeside. Knut Aksel Thunem leia møtet. Faste medlemar som møtte: Knut Aksel Thunem Lidvar Kragset Oddvin Kragset Ester Sørdal Klungre Funksjon Leiar Nestleiar Medlem Medlem Faste medlemar som ikkje møtte: Mirjam Nystøyl (Ikkje meldt avbod) Varamedlemar som møtte: Frå Vest kontroll møtte: Jostein Støylen Stilling Dagleg leiar Frå Søre Sunnmøre kommunerevisjon IKS møtte: Stilling Halldis Moltu Oppdragsansvarleg revisor Frå administrasjonen / politisk hald møtte: Stilling Andreas Nørve Rådmann. I sak 37 og 38.

2 Underskrifter: Vi stadfestar at det som er ført i møteboka er i samsvar med det som vart vedteke på møtet. Knut Aksel Thunem Leiar Ester Sørdal Klungre Medlem SAKLISTE SAK 33/18 SAK 34/18 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE. MØTEPROTOKOLLEN GJENNOMGANG AV MØTE PROTOKOLLEN FRÅ SISTE MØTE SAK 35/18 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR 2018 SAK 36/18 SAK 37/18 MELDINGAR ORIENTERING OM INMPLEMENTERING AV GDPR SAK 38/18 TETIALRAPPORT NR

3 33/ IBM GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE. MØTEPROTOKOLL 1. Innkalling og sakliste vert godkjent. 2. Til å skrive under møteprotokollen saman med leiaren vert vald Ester Sørdal Klungre. 34/ IBM GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLLEN FRÅ SISTE MØTE Kontrollutvalet godkjenner møteprotokollen frå møtet Møteprotokollen frå møtet /18 033& IBM GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR 2018 Kontrollutvalet har, på noverande tidspunkt, ingen merknad til gjennomgådde møteprotokollar. Saksopplysing For best mulig kontroll må ein vere oppdatert om kommunen, gjennomgang av møteprotokollar og saker er ein viktig del av dette. Ved gjennomgang bør ein og særleg sjå etter formelle feil (habilitet, lukking av møte osv.) Dokumenta finn ein på Vanylven kommune si heimeside - Møteprotokollar til gjennomgang (med feit skrifttype): Kommunestyret Formannskapet Arbeidsmiljøutvalet Driftsutvalet Administrasjonsutvalet Eldrerådet Livsløputvalet Råd for funksjonshemma

4 Valstyret Vanylven Utvikling AS Vest Kontroll tek med protokollar til møtet 36/18 033& IBM MELDINGAR Kontrollutvalet tek meldingane til vitende. 1. Notat frå advokat Kjetil Kvammen vedkomande SSIKT 2. Kommunerevisoren nr : Selskapskontroll 37/ JS ORIENTERING OM IMPLEMENTERING AV GDPR Kontrollutvalet tek den skriftlege orienteringa til vitende. 1. Personvernombodets oppgåver 2. Personvernerklæring Vanylven kommune 3. Personvernhandbok for kommunane på Søre Sunnmøre Saksopplysning EU har sett i verk ei personopplysningsforordning GDPR (General Data Protection Regulation). Noreg er forplikta til GDPR gjennom EØS avtalen. Denne forordninga er implementert i ny personopplysningslov. Hensikta med reglane er å styrke personvernet, meir openheit rundt innsamling av personopplysningar og at bruk av opplysningane skal grunngivast og avgrensast. Alle offentlege verksemder må ha personvernombod for å sikre at reglane vert følgt. Personvernombodet må ha fagleg kunnskap til reglane og kunnskap om personvernrett. Oppgåver til eit personvernombod: Personvernombodet si hovudoppgåve er å informere og gi råd om de forpliktingar verksemda har etter personvernlovgivinga til den behandlingsansvarlige eller databehandlaren, samt til dei tilsette som utfører behandling av personopplysningar. Andre oppgaver til personvernombudet (sjå under og i vedlegget): Kontrollere overholdelsen av personvernregelverket Gi råd om vurdering av personvernkonsekvenser (DPIA) Samarbeid med Datatilsynet og funksjon som kontaktpunkt

5 Prioritert innsats der personvernrisikoen er høyest Bidra til å få oversikt over behandlingene i virksomheten Personvernombodet i Vanylven er Silje Riborg Ekroll. Personvernerklæring Personvernerklæringa fortel korleis kommunen samlar inn, vernar og brukar opplysningar om personar (personopplysningar). Målet er å gi den enkelte overordna informasjon om kommunen si behandling av personopplysningar. Kommunen si personvernerklæring ligg ved saka. I møtet Rådmann Andreas Nørve orienterte og svara på spørsmål. Databehandlaravtalar og erstatningsansvar - jobber med dette. Dette er den store utfordringa Kartlgging av dataprogram er på plass Pesonvernhandbok er på plass (felles for sju-stjerna) Korleis personvern vert behandla i kommunen jobber med dette 38/ JS TERTIALRAPPORT NR Kontrollutvalet tek tertialrapport nr til vitende. Kommunestyresak PS 72/2018 av Saksopplysning Kommunestyret gjorde i PS 72/2018 slikt vedtak: Tertialrapport nr vert teke til vitande. I saka ligg både finansrapport til og tertialrapport nr Ein viser elles til saksutgreiinga frå rådmannen. I møtet Rådmann Andreas Nørve orienterte. Viktige faktorar: Sjukefråværet (største utfordringa) Konsulentbruk Periodisering Nedgang i folketalet spelar inn økonomien

6 Møtet slutt. Møteprotokollen går til: Kommunestyret som melding Kontrollutvalet for godkjenning i neste møte