M Ø T E P R O T O K O L L

Transkript

1 VÅGSØY KOMMUNE M Ø T E P R O T O K O L L UTVAL: Kontrollutvalet DATO: 14. Mai 2019 STAD: Vågsøy rådhus, Einevarden TID: DELTAKANDE I MØTET: Kontrollutvalet: Inger Grethe Dalehamn, leiar Randi Husevåg, nestleiar. Frå sak 23/19. Olav Gjesdal, medlem Klaus Iversen, medlem Vara: Vest kontroll: Jostein Støylen, dagleg leiar Kommunerevisjonen i Nordfjord: Kai-Rune Solheim, revisor Vågsøy kommune: Jeanett Jensen, kst. rådmann. I sak 24 Norvall Bakke, økonomisjef. I sak 24. Forfall: Møtet var leia av: Jostein Mykland Inger Grethe Dalehamn

2 SAKLISTE SAK 19/19 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE. MØTEPROTOKOLL SAK 20/19 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRÅ SISTE MØTE SAK 21/19 MELDINGAR SAK 22/19 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR 2019 SAK 23/19 REVISJONEN SITT ARBEID MED FINANSIELL REVISJON 2018 SAK 24/19 KOMMUNEREKNESKAPEN MED ÅRSMELDING 2018 SAK 25/19 DRIFTSREKNESKAPEN MED ÅRSRAPPORT 2018 FOR FELLESNEMNDA I KINN KOMMUNE

3 19/ KS GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE. MØTEPROTOKOLL 1. Innkalling og sakliste vert godkjent. 2. Til å skrive under møteprotokollen saman med leiaren vert vald Klaus Iversen. 20/ KS GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLLEN FRÅ SISTE MØTE Kontrollutvalet godkjenner møteprotokollen frå møtet Møteprotokollan frå møta /19 033/ KS/JS MELDINGAR Kontrollutvalet tek meldinga til vitende. 1. Frå bladet Kommunerevisoren «Samordning av statlige tilsyn med kommunesektoren». 22/19 033& KS GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR 2019 Kontrollutvalet har, på noverande tidspunkt, ingen merknad til gjennomgådde møteprotokollar. Saksopplysning For best mulig kontroll må ein vere oppdatert om kommunen, gjennomgang av møteprotokollar og saker er ein viktig del av dette. Ved gjennomgang bør ein og særleg sjå etter formelle feil (habilitet, lukking av møte osv.)

4 Dokumenta finn ein på Vågsøy kommune si heimeside : Fellesnemnd Kinn kommune: Møteprotokollar til gjennomgang (feit type): o Administrasjonsutval o Administrativt vedtak o Arbeidsmiljøutvalet o Delegert formannskap o Delegert planutval o Eldrerådet o Fellesnemnd Kinn kommune o Formannskapet o Helse- og omsorgsutvalet o Klagenemnda o Kommunestyret o Oppvekst- og kulturutvalet o Planutval o Råd for funksjonshemma o Sakkunnig ankenemnd eigedomsskatt o Sakkunnig nemnd eigedomsskatt o Ungdomsrådet o Valnemnd o Valstyret o Viltnemnd 23/ KS/JS REVISJONEN SITT ARBEID MED FINANSIELL REVISJON 2018 Kontrollutvalet har, ut frå gitte og kjende opplysningar, ikkje merknader til revisjonen sitt arbeid med finansiell revisjon for revisjonsåret Frå revisjonen: Oppsummering i forbindelse med revisjon av kommunens årsrekneskap Vert ettersendt eller udelt på møtet. Saksopplysning I Kommunelova 77 nr. 4 står det: «Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte.» Kontrollutvalet si oppgåve er utdjupa i forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner (kontrollutvalsforskrifta) 6:

5 «Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, herunder holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at dette foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets instruks, eller avtaler med revisor.» Norges Kommunerevisorforbund (NKRF) sin rettleiar for kontrollutvalet sitt «på sjå»-ansvar overfor rekneskapsrevisor, vert lagt til grunn for kontrollutvalet sitt arbeid med å sjå til at rekneskapet vert revidert på ein trygg nok måte. I tillegg kjem revisor si orientering/gjennomgang av revisjonsarbeidet for året. Dette er gjort/vil bli gjort i høve til anbefalingane i rettleiaren: (RF = Forskrift om revisjon og KF = Forskrift om kontrollutval) 1. Krav til utdanning og praksis for oppdragsansvarleg revisor RF 11. Krav her er følgt opp. 2. Krav til vandel for oppdragsansvarleg RF 12. Revisor har ikkje meldt noko uregelmessig. 3. Dokumentasjon av revisors uavhengigheit. RF 15. Revisor har levert skriftleg eigenvurdering for året. 4. Generelt om revisor si uavhengigheit og objektivitet. RF 13 og 14. Så langt vi har kjennskap til revisor, er han/ho uavhengig. Det er ikkje grunn til å tru anna enn at revisor vurderer si uavhengigheit fortløpande. 5. Kunnskap om revisjonen sitt innhald Revisjonen orienterar munnleg og skriftleg i kontrollutvalet. 6. Avtale mellom revisor og kontrollutvalet Gjeldande lov og forskrifter vorte lagt til grunn.. 7. Revisjonsstrategi. Revisor har utarbeida revisjonsplan. Dei orienterte i kontrollutvalssak 38/ Nummerert brev. RF 4. Kontrollutvalet har ikkje motteke nummerert brev i året. 9. Mislegheiter. RF 3 og 4, KF 8. Kontrollutvalet har ikkje fått melding frå revisor om mislegheiter i året. 10. Revisjonsmeldinga. RF 5 Revisjonsmelding datert , ligg føre. 11. Revisor sin møteplikt og møterett. RF 19, KF 19. Revisor har følgt sin møteplikt i kommunestyret i samsvar med lov/forskrift. Revisor har brukt sin møterett i kontrollutvalet når han/ho har funne det nødvendig. 12. Revisor sin opplysningsplikt. RF 20. Vi har ikkje grunn å tru at revisor har halde tilbake opplysningar som kommunestyret og kontrollutvalet burde hatt. Andre opplysningar Revisor har i revisjonsåret orientert kontrollutvalet om løpande revisjon. I møtet Randi Husevåg kom under behandling i denne saka. Utvalet godtok at ho gikk inn i møtet no. Oppsummering i forbindelse med revisjon av kommunen sitt årsrekneskap 2018 vart delt ut i møtet og gjennomgått av revisor Kai-Rune Solheim.

6 24/ JS KOMMUNEREKNESKAPEN MED ÅRSMELDING 2018 Samrøystes uttale 1. Kontrollutvalet viser til revisjonsmelding for 2018 datert 7. mai Kontrollutvalet meiner at årsrekneskapen for Vågsøy kommune for rekneskapsåret 2018, som består av balanse pr , driftsrekneskap som viser kr til fordeling drift, og eit rekneskapsmesseg mindreforbruk på kr , investeringsrekneskap, økonomiske oversikter og notar, i dette samandrag av viktige rekneskapsprinsipp, kan godkjennast. - Rekneskap 2018 med revisjonsmelding som er datert Årsmelding Saksopplysning Grunnlag for kontrollutvalet si behandling er det avlagde årsrekneskapet, revisjonsmeldinga datert og den framlagde årsmeldinga. Revisor og evt. rådmann/økonomisjef vil i møte kunne gi supplerande opplysningar. Driftsrekneskapen viser kr til fordeling i drift. (kr i 2017). Rekneskapen har avslutta med eit rekneskapsmesseg mindreforbruk på Kr (Kr i 2017). Revisjonsmeldinga Revisor sin konklusjon om årsrekneskapen: Rekneskapen av gitt i samsvar med lov og forskrift og gir per dekkande framstilling av den finansielle stillinga til kommunen og av resultatet for rekneskapsåret som er i samsvar med lov, forskrift og god kommunal rekneskapsskikk i Noreg. Grunnlag for konklusjonen, annan informasjon, rådmannen sitt ansvar for årsrekneskapen og revisor sine oppgåver og plikter ved revisjon av årsrekneskapen går fram av revisjonsmeldinga. Revisor konkluderer flg. om andre lovmessige krav: Dei disposisjonar som ligg til grunn for årsrekneskapet er i det alt vesentlege i samsvar med budsjettvedtak og budsjettbeløpa i årsrekneskapet stemmer med regulert budsjett. Opplysningane i årsmeldinga om årsrekneskapen er konsistente med årsrekneskapen og dei er i samsvar med lov og forskrifter. Leiinga har oppfylt si plikt til å sørgje for ordentleg og oversiktleg registrering og dokumentasjon av kommunen sine rekneskapsopplysningar i samsvar med lov og god kommunal bokføringsskikk.

7 Rekneskapen Rekneskapen er oversiktleg og inneheld dei obligatoriske skjema. Innhaldslista finn ein på side 2. Notane «1 til 16» gir veldig gode forklaringar/informasjon. Ein gjer merksam på note 16 som gjeld restanse/tap mot NAV og tilskot frå Havbruksfondet. Årsmeldinga Årsmeldinga er kort og gir god informasjon: 1. Generell kommentar Viser samandrag av rekneskapen og inneheld annan nyttig informasjon. På side 3 er tabell som syner samandrag av kommunen sitt rekneskap for 2018 med god forklaring under. Der går greitt fram årsaka til at rekneskapen viser overskot på kr 12,8 mill. samtidig som det er eit negativt netto driftsresultat på nesten kr 5,4 mill. Rådmannen avsluttar med, sjå side 4: «Rekneskapen for 2018 viser at Vågsøy kommune har ein økonomi i ubalanse. Dårleg netto driftsresultat er ein klar indikator på det. Auka lånegjeld gjer at situasjonen vert ytterligere forverra komande år!. Auka lånegjeld gjer at situasjonen vert ytterligare forverra i komande år.» 2. Kommunen sin økonomiske situasjon Her vert flg. nærare omtala: Frie inntekter, Generelt statstilskot, Fond, Finansområdet og forbruka til Avdelingane, Nøkkeltal. Sjå spesielt utvikling av låneportefølgen. Viser elles til årsmeldinga for viktig informasjon. 3. Personal Legg merke til sjukefråværet som er på 6,1 % (8,1% i 2017) Dei etiske retningslinene er gjort tilgjengeleg for dei tilsette og skal følgast av den enkelte, jf. Side 19. Sluttord Her og avsluttar rådmannen med flg: «Vågsøy kommune har ein økonomi i ubalanse. Det er fondsmidlar, midlar frå havbruksfondet, og større frieinntekter (skatteinngangen på landsbasis), som har ført til at Vågsøy kommune har unngått underskott dei siste åra» Det går fram av kommunelova 48 nr 5 at det i årsmeldinga skal gå fram kva tiltak som er sett i verk og tiltak som vert planlagt iversett for å sikre trygg kontroll med ein høg etisk standar for verksemda. Årsmeldinga kunne hatt noko meir informasjon om dette. Avslutning Då det i revisjonsmeldinga ikkje kjem fram noko atterhald eller presisering, årsrekneskapen er gitt i samsvar med lov og forskrift, gir ei dekkande framstilling av den finansielle stillinga til kommunen per og resultatet for rekneskapsåret er i samsvar med lov, forskrift og god kommunal rekneskapsskikk i Noreg, har ein ingen merknad til det framlagde rekneskap for I møtet Kst. rådmann og økonomisjef var til stades. Økonomisjefen gjorde ei kort og grei orientering.

8 25/ JS DRIFTSREKNESKAPEN MED ÅRSRAPPORT 2018 FOR FELLESNEMNDA I KINN KOMMUNE Samrøystes uttale 1. Kontrollutvalet viser til KRYSS revisjon si melding/uttale til driftsrekneskapen 2018 for fellesnemnda for samanslåing av kommunane Flora og Vågsøy til nye Kinn kommune, datert 8. mai Kontrollutvalet har merka seg revisor sin konklusjon med merknad og ber om at omtalte feil må rettast så snart som mulig og må ikkje gjentakast. Ut over dette har kontrollutvalet ingen merknader og rår til at den rekneskapen revisor har signert den vert godkjent. - Rekneskap 2018 med revisjonsmelding som er datert Årsmelding Saksopplysning Etter dei opplysningar som ligg føre er praksisen slik at det er kontrollutvalet i Flora som realitetshandsamar rekneskapssaka og gjev tilråding overfor fellesnemnda. Utgifter for fellesnemnda som er førde i Vågsøy kommune sin rekneskap vert refunderte frå Fellesnemnda sin hovudrekneskap. Revisjonen her inngår i revisjon av Vågsøy kommune sin rekneskap. Revisjonsmeldinga Konklusjon med merknad Her finn ein spesielt å ta fram: Årsrapporten er ikkje datert eller signert Rekneskapen var ikkje levert til revisjonen til rett tid Betalt meirverdiavgift er ikkje tilbakeført til fellesnemnda sin rekneskap i Sjå note 6 til rekneskapen Påpeiking av revisor for 2017 rekneskap vedkomande tilskot til fellesråda om løpande /periodiske refusjonar/utbetaling som ikkje er følgt opp godt nok Ein viser elles til det som kjem fram i revisjonsmeldinga. Revisor avsluttar likevel sin konklusjon med merknad slik. «Vi har stadfesta rekneskapen per for fellesnemnda for Kinn kommune, med vår påskrift i dag, med henvisning til denne uttale. Vi har ikkje merknader utover det som er nemnt ovanfor, til den rapportering som ligg før pr ; jfr. likevel kommentarane våre under budsjettet nedanfor. Det er vår anbefaling at rekneskapen kan godkjennast slik den ligg føre i utskrift per , påpeika av oss i dag, Etter vår meining er driftsrekneskap for fellesnemnda for samanslåing av Flora og Vågsøy kommune, til nye Kinn kommune, for perioden , i det alt vesentlege eit uttrykk for fellesnemnda si drift, resultat og økonomisk stilling, som er i samsvar med lov, forskrifter og god kommunal rekneskapsskikk.»

9 Presisering av Grunnlag for rekneskapsavlegginga og avgrensa distribusjon og bruk, Grunnlag for konklusjonen, Fellesnemnda sitt ansvar for prosjektrekneskapen og Revisor sine oppgåver og plikter ved revisjon av prosjektrekneskapen går fram av revisjonsuttalen. I revisor sin uttale om budsjett, formalkrav til rekneskapspresentasjonen står det: Dei disposisjonar som ligg til grunn for årsrekneskapet er i det alt vesentlege i samsvar med føringar som ligg i fellesnemnda si sak , og øvrige vedtak gjort i fellesnemnda sine møter i 2018, her i særskilde vedtak gjort av Flora bystyre og Vågsøy kommunestyre i Sjå elles revisjonsuttalen siste avsnitt. Rekneskapen Ein viser til dokumentet. Gjer merksam på ein finn notane (1 6) til slutt årsrapporten under Økonomi. Dei gir veldig gode forklaringar/informasjon. Årsrapporten Ein viser til dokumentet. Møtet slutt. Inger Grethe Dalehamn Leiar Klaus Iversen Medlem Møteprotokollen går til: Kommunestyret Kommunerevisjonen i Nordfjord Rådmann til orientering Ordførar til orientering