MØTEPROTOKOLL ØRSTA KOMMUNE

Transkript

1 ØRSTA KOMMUNE MØTEPROTOKOLL Utval: Ørsta kontrollutval Møtestad: Møterom Hjørundfjord, Ørsta rådhus Dato: Møtet starta Kl Møtet slutta Kl Faste medlemar som møtte: Svein Castberg Anne Stine Foldal Aam Peder Slenes Stina Aasen Lødemel Kari Janne Myklebust Funksjon Leiar Nestleiar Medlem I sak Medlem Medlem Faste medlemar som ikkje møtte: Funksjon Varamedlemar som møtte: Sylvi Gulla Hovdenakk. Frå sak 17. Frå Vest kontroll møtte: Stilling Jostein Støylen Dagleg leiar Møtte for Peder Slenes Fekk permisjon grunna lovleg forfall Frå Søre Sunnmøre kommunerevisjon IKS møtte: Stilling Bodill Skeide Dagleg leiar/revisjonssjef Frå kommuneadministrasjonen: Stilling Eldar Øye Fungerande rådmann. I sak 16. Jan Inge Bueide Økonomileiar. I sak 16. Side 1 av 11

2 SAKLISTE SAK 11/18 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE. MØTEPROTOKOLL. SAK 12/18 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRÅ SISTE MØTE. SAK 13/18 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR 2018 SAK 14/18 MELDINGAR SAK 15/18 REVISJONEN SITT ARBEID MED FINANSIELL REVISJON 2017 SAK 16/18 KOMMUNEREKNESKAPEN MED ÅRSMELDING 2017 SAK 17/18 NESTE FORVALTNINGSREVISJONSPROSEKT SAK 18/18 OPPFØLGING FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT VATN OG AVLØP SAK 19/18 PRIVAT FLYTEBRYGGE I LITLEØYA VED SÆBØ SAK 20/18 YMSE Side 2 av 11

3 11/ IBM GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE. MØTEPROTOKOLL 1. Innkalling og sakliste vert godkjent. Ymse sak kjem i tillegg, sak 20/ Til å skrive under møteprotokollen saman med leiaren vert vald Kari Janne Myklebust. 12/ IBM GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLLEN FRÅ SISTE MØTE Kontrollutvalet godkjenner møteprotokollen frå møtet Møteprotokollen frå møtet /18 033& IBM GJENNOMGANG MØTEPROTOKOLLAR 2018 Kontrollutvalet har, på noverande tidspunkt, ikkje merknadar til gjennomgådde møteprotokollar. Saksopplysning For best mulig kontroll må ein vere oppdatert om kommunen, gjennomgang av møteprotokollar og saker er ein viktig del av dette. Ved gjennomgang bør ein og særleg sjå etter formelle feil (habilitet, lukking av møte osv.) Dokumenta finn ein på Ørsta kommune si heimeside - og på Møteprotokollar til gjennomgang Kommunestyret Formannskapet Samfunnsutvalet Levekårsutvalet Landbruksnemnda Eldrerådet Råd for likestilling av funksjonshemma Ungdomsrådet VØR IKS Styret VØR IKS Representantskapet Side 3 av 11

4 14/18 033& IBM MELDINGAR Kontrollutvalet tek meldingane til vitende. 1. Info møtegodtgjersle 2. Melding om vedtak: Forvaltningsrevisjonsprosjekt Tidleg innsats 3. Melding om vedtak: Årsmelding for kontrollutvalet Openheitsrapport 2017 Søre Sunnmøre kommunerevisjon IKS 15/ IBM REVISJONEN SITT ARBEID MED FINANSIELL REVISJON 2017 Kontrollutvalet har, ut frå gitte og kjende opplysningar, ikkje merknader til revisjonen sitt arbeid med finansiell revisjon for revisjonsåret Revisjonsrapport Motteke (Unnateke off. innsyn, jf. Offl. 24, 1 lekk) Saksopplysningar Denne saka er todelt. Det eine er ein del av kontrollutvalet sitt tilsyn med revisjonen. og arbeidet som er gjort. Det andre er at ein ved gjennomgang av arbeidet til revisjonen, vert gjort merksam på tilhøve som det kan vere noko mangel på og/eller kan gjerast betre. I Kommunelova 77 nr. 4 står det: «Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte.» Kontrollutvalet si oppgave er utdjupa i kontrollutvalsforskrifta 6: «Kontrollutvalet skal påse at kommunens eller fylkeskommunens årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, herunder holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at dette foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets instruks, eller avtaler med revisor.» Norges Kommunerevisorforbund (NKRF) sin rettleiar for kontrollutvalet sitt «på sjå»-ansvar overfor rekneskapsrevisor vert lagt til grunn for kontrollutvalet sitt arbeid med å sjå til at rekneskapet vert revidert på ein trygg nok måte. I tillegg kjem revisor si orientering/gjennomgang av revisjonsarbeidet for året. Under finn ein kva som er/vil bli gjort vil bli gjort i høve til anbefalingane i rettleiaren: (RF = Forskrift om revisjon og KF = Forskrift om kontrollutval) 1. Krav til utdanning og praksis for oppdragsansvarleg revisor, jf. RF 11 Krava her er følgt opp. Side 4 av 11

5 2. Krav til vandel for oppdragsansvarleg, jf. RF 12 Revisor har ikkje meldt noko uregelmessig. 3. Dokumentasjon av revisors uavhengigheit, jf. RF 15 Revisor har levert skriftleg eigenvurdering for året. 4. Generelt om revisors uavhengigheit og objektivitet, jf. RF 13 og 14. Så langt vi har kjennskap til revisor er ho uavhengig. Det er ikkje grunn til å tru anna enn at revisor vurderer si uavhengigheit fortløpande. 5. Kunnskap om revisjonen sitt innhald. Kontrollutvalet sin kunnskap om kva revisjonsarbeidet omfattar er gjennom erfaring med revisjonen, skriftlege og munnlege orienteringar frå revisjonen og forbundsbasert kontroll på revisjonseininga frå Norges kommunerevisorforbund. Siste forbundsbasert kontroll var i 2016 og resultatet vart formidla til kontrollutvalet som melding. I tillegg ligg det føre, jf. vedlegg -dokument frå revisjonen. Dette dokumentet er omfattande og detaljert, og omhandlar revisjonen sitt arbeid med finansiell revisjon for 2017 rekneskapen. Dokumentet gir kontrollutvalet ei grei oversikt og innsikt i arbeidet revisjonen har gjort. Dokumentet sitt detaljnivå gjer at det er unnateke offentleg innsyn og vil berre vere tilgjengeleg for kontrollutvalet i samband med deira påsjå-ansvar overfor revisjonen. Frå oppsummeringa Konklusjonsmomenter gir veldig grei oversikt. Totalkonklusjon: Det er ikkje avdekka feil i revisjonsarbeid, som ikkje har blitt endra utover det som er skissert foran (viser her til B-dokumentet), og det er ikkje grunnlag for å kunne konkludere at det ligg føre vesentlege feil som ikkje har blitt avdekka som vil påvirke arbeidsvesentlegheitsgrensa slik at den vert overskriden, fastsett til 5,4 mill. Notar er kontrollerte, og alle lovpålagde notar går fram av årsrekneskapen. Årsrekneskapen kan derfor leggast fram slik den ligg føre. 6. Avtale mellom revisor og kontrollutvalet. Kontrollutvalet har inngått samarbeidsavtale med revisjonen. 7. Revisjonsstrategi. Revisor har utarbeida revisjonsstrategi/revisjonsplanlegging for året. Denne var til behandling/orientering i kontrollutvalssak 55/ Nummerert brev, jf. RF 4 Kontrollutvalet har ikkje motteke nummerert brev for året. 9. Mislegheiter, jf. RF 3 og 4, KF 8 Kontrollutvalet har ikkje fått melding frå revisor om mislegheiter i året Revisjonsmeldinga, jf. RF 5 Revisjonsmelding ligg føre. Den er datert Revisor sin møteplikt og møterett, jf. RF 19, KF 19. Revisor har fylgt si møteplikt i kommunestyret i samsvar med lov/forskrift. 12. Revisor sin opplysningsplikt, jf. RF 20. Der er ikkje grunn å tru at revisor har halde tilbake opplysningar som kommunestyret og kontrollutvalet burde hatt. I møtet Leiaren tok opp om det var behov for gjennomgang og spørsmål til B-dokumentet, i så fall må møtet lukkast. Under drøftinga kom det fram at det var behov for gjennomgang og spørsmålsstilling. Side 5 av 11

6 Kontrollutvalet vedtok samrøystes å lukke møtet under orienteringa og spørsmålsstilling til revisor, jf. Kommunelova 31, nr. 5, jf. offl. 24.1, 13.1 jf. fvl. 13 nr. 2, då innsyn vil motverke revisjonen sin kontroll. Møtet vart opna igjen etter revisor sin gjennomgang. 16/ JS KOMMUNEREKNESKAPEN MED ÅRSMELDING 2017 Samrøystes uttale 1. Kontrollutvalet viser til revisjonsmelding for 2017 datert Kontrollutvalet meiner at Ørsta kommune sitt årsrekneskap som viser eit netto driftsresultat på kr og eit rekneskapsmessig mindreforbruk kr , og som er sett saman av balanse per , driftsrekneskap, investeringsrekneskap og økonomiske oversikter, notar medrekna samandrag og viktige rekneskapsprinsipp, kan godkjennast. - Rekneskap 2017 med revisjonsmelding. - Årsmelding 2017 Saksopplysningar Det vert vist til dei vedlagde dokumenta: Revisjonsmelding (side 5, 6 og 7 i rekneskapsdokumentet), rekneskap og årsmelding for Rekneskapen av avslutta med eit rekneskapsmessig mindreforbruk på kr (Kr i 2017). Revisjonsmeldinga Revisor sin konklusjon om årsrekneskapen: Rekneskapen av gitt i samsvar med lov og forskrift og gir per dekkande framstilling av den finansielle stillinga til kommunen og av resultatet for rekneskapsåret som er i samsvar med lov, forskrift og god kommunal rekneskapsskikk i Noreg. Grunnlag for konklusjonen, annan informasjon, rådmannen sitt ansvar for årsrekneskapen og revisor sine oppgåver og plikter ved revisjon av årsrekneskapen går fram av revisjonsmeldinga. Revisor konkluderer flg. om andre lovmessige krav: Regulert budsjett i rekneskapen er i samsvar med budsjettvedtak og årsrekneskapen er i rimeleg samsvar med regulert budsjett, med unntak av investeringsrekneskapen der fleire prosjekt manglar budsjett eller har overskriding. Opplysningane i årsmeldinga om årsrekneskapen er konsistente med årsrekneskapen og dei er i samsvar med lov og forskrifter. Leiinga har oppfylt si plikt til å sørgje for ordentleg og oversiktleg registrering og dokumentasjon av kommunen sine rekneskapsopplysningar i samsvar med lov og god bokføringsskikk i Noreg. Side 6 av 11

7 Rekneskapen Rekneskapen er oversiktleg og inneheld dei obligatoriske skjema. Innhaldslista finn ein på side 2. Notane frå side 38 «1 til 20» gir veldig gode forklaringar/informasjon og bør lesast. Ein viser elles til rekneskapsdokumentet. Årsmelding Del 1 Pliktig informasjon Innhaldsliste side 1. Ein viser til sjølve dokumentet og særleg investeringsrekneskapen sidene 12-16, der avvika er kommentert på side 16. Etter kommunelova 48 nr 5 skal det årsmeldinga opplysast om tilhøve som er viktige for å bedømme kommunen si økonomiske stilling og resultatet for verksemda som ikkje går fram av årsrekneskapen, samt andre tilhøve av vesentleg betyding for kommunen. Dette er i stor grad følgt opp. Det er og eit krav at det i årsrapporten skal gjerast greie for tiltak som er sett i verk og planlagde tiltak for å sikre høg etisk standard for verksemda. Viser her til sidene 3 og 41. Årsmelding Del 2 Rådmann og seksjonar Innhaldsliste side 1 Ein viser elles til sjølve dokumentet som har fyldig informasjon frå seksjonane. Viser her også til investeringsbudsjettet frå side 74. Avslutning Då det i revisjonsmeldinga ikkje kjem fram noko atterhald eller presisering, årsrekneskapen er gitt i samsvar med lov og forskrift, gir ei dekkande framstilling av den finansielle stillinga til kommunen per og resultatet for rekneskapsåret er i samsvar med lov, forskrift og god kommunal rekneskapsskikk i Noreg, har ein ingen merknad til det framlagde rekneskap for 2017 i høve forslaget til uttale. Men vil gjere merksam på at det kjem fram i investeringsrekneskapen at fleire prosjekt manglar budsjett eller har overskriding. Det kjem fram i forklaringa frå rådmannen at rutinane for budsjettering av investeringar har stor fokus og vert stadig forbetra, noko som dei meiner vil gi positiv effekt. Revisor har og bekrefta at det er betring i høve til tidlegare. I møtet Fungerande rådmann Eldar Øye og økonomileiar Jan Inge Bueide orienterte og svara på spørsmål. Peder Slenes fekk permisjon og forlet møtet etter sak 16/18. Sølvi Gulla Hovdenakk var innkalla og kom til møtet no. 17/ IBM NESTE FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT Side 7 av 11

8 1. Kontrollutvalet ber revisjonen utføre eit forvaltningsrevisjonsprosjekt innan pleie og omsorg spissa mot tenesteytingar i heimebaserte tenester og ei analyse av bemanningsutviklinga, jfr. diskusjonen i møtet. 2. Kontrollutvalet ber revisjonen utarbeide prosjektplan snarast. Ingen. Saksopplysningar Kommunestyret vedtok plan for forvaltningsrevisjon i K-sak 105/16, med følgjande prosjektområde for forvaltningsrevisjon i planperioden: Barnehage/skule - PPT tidleg innsats Utført Barnevernstenesta Teknisk forvaltning drift og vedlikehald av kommunale bygg (oppfølgingsprosjekt) Pleie og omsorg kvalitet og tenestetilbod Innkjøp og anbodsprosess sal av eigedom Avvikshandtering KOSTRA Kontrollutvalet har fått fullmakt frå kommunestyret til å prioritere og spesifisere prosjekt, samt eventuelt leggje til nye prosjekt innan ramma for utføring. Forvaltningsrevisjonsprosjektet Tidleg innsats var behandla i kontrollutvalssak 07/18. Kontrollutvalet må enten velje prosjekt frå lista, eller eventuelt legge til eit nytt prosjekt. I møtet Prosjektet skal spissast inn mot heimesjukepleia, om brukarane får den teneste dei har krav på etter vedtak. Det bør, om mulig, også vere ei analyse over utviklinga i bemanningssituasjonen etter talet på brukarar. 18/ IBM OPPFØLGING FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT VATN OG AVLØP 1. Kontrollutvalet tek tilbakemeldinga frå rådmannen til vitende. 2. Kontrollutvalet vedtek at rådmannen rapporterer om status for gjennomføringane av anbefalingane, og eventuelt vidare framdrift, til kontrollutvalet og kommunestyret innan Kontrollutvalet ber rådmannen snarast rapportere om tiltak i høve til å avgrense lekkasje i ledningsnettet. Side 8 av 11

9 E-post frå rådmannen, av Kontrollutvalssak 56/17 Saksopplysningar Kontrollutvalet gjorde i sak 56/17 slikt samrøystes vedtak: 1. Kontrollutvalet tek rådmannen si tilbakemelding av til vitende. 2. Kontrollutvalet ber rådmannen sette i verk tiltak for å følgje opp revisor sine tilbakemeldingar av : a. Fortsetje arbeidet med å få redusert lekkasje ved Vikegeila. b. Rådmannen bør trekke ut lønskostnader knytt til adm./stab og føre det som indirekte kostnad. c. Rådmann bør legge inn fordelingsnøklane i sjølvkostsystemet momentum for avdelingskostnader slik at desse vert automatisk utrekna. 3. Kontrollutvalet vedtek at rådmannen rapporterer om status for gjennomføringane av anbefalingane, og eventuelt vidare framdrift, til kontrollutvalet og kommunestyret innan Rådmannen v/økonomileiar skriv blant anna: «Eg trur diverre ikkje at vi har kapasitet til å ta denne saka no. Vi bør difor melde frå om dette slik at kontrollutvalet er informert. Alternativt er å melde tilbake den delen som gjeld svinn (punkt 2 a), og utsetje den delen som handlar om økonomi (punkt 2 b og c).. Som sagt ber eg om at saka vert utsett slik at vi får gjort dette grundig og skikkeleg. Då får vi også eit betre utbytte og resultat av forvaltningsrevisjonen. Mitt forslag er at Are får bruke sommaren på å setje seg inn i problemstillingane og løysingane med målsetjing om at dette skal opp i KST i første møte etter sommaren som er 13/9.» Viser til vedlegg for utfyllande informasjon frå økonomileiaren. Kontrollutvalet bør gje rådmannen ny frist for tilbakemelding, då anbefalingane uansett ikkje er oppfylt på noverande tidspunkt. 19/ JS PRIVAT FLYTEBRYGGE I LITLEØYA VED SÆBØ Kontrollutvalet rår til at saka vert behandla i planutvalet/formannskapet og ber om at det i saka/saksutgreiinga vert gjort greie for dei moment som kjem fram i saksopplysningane i denne saka. 1. Notat frå advokat Kvammen, av Tilbakemelding frå einingsleiar byggesak og oppmåling, av Kontrollutvalssak 10/18. Saksopplysningar Kontrollutvalet gjorde i sak 10/18 slikt samrøystes vedtak: Side 9 av 11

10 Kontrollutvalet ber rådmannen om skriftleg utgreiing om sitt syn på spørsmålet om saksbehandling, gyldigheit og andre forhold når det gjeld privat brygge i Litleøya ved Sæbø, og vil deretter vurdere om dette er ei sak utvalet vil sjå nærare på. Rådmannen ved/ Kåre Hjelle har i e-post av gitt si tilbakemelding, sjå vedlegg. Det som er viktig for kontrollutvalet er at den er behandla i høve til gjeldande regelverk. Flg. moment kan spesielt takast fram: Krev eit lite inngrep at formelle regler til ei viss grad bør vike? Alvorsgrad i høve til omfattande prosess Samfunnsinteresser Upartiskheit Same krav til kommunen som grunneigar som til private Terskelen for å ta snarvegar for kommunen bør vere høg Eigeninnvilga dispensasjon vanskeleg å forsvare Settekommune kvifor vart ikkje det vurdert/brukt Alvorsgrad i saka, jf. Forvaltningslova 41: «Er reglene om behandlingsmåten i denne lov eller forskrift gitt i medhold av loven ikkje overholdt ved behandlingen av en sak som gjelder enkeltvedtak, er vedtaket likevel gyldig når det er grunn til regne med at feilen ikkje kan ha virket bestemmende på vedtakets innhald.» Er saka avgjort i.h.t. delegeringsreglementet? Har saka, med kun administrativ behandling, nok politisk forankring Burde saka vore sendt på ei avgrensa høyring? Oppsummering Slik det går fram er dette ikkje ei stor sak. Likevel vil det verte best, om ein ynskjer å halde opp tilliten til kommunen si forvaltning, at saka får ei viss politisk behandling. I første omgang bør det skje i planutvalet/formannskapet. Det må kome fram i saka det som har vore gjort med vurderingar og om saka bør utløyse ein planprosess. I saksførebuing til saka vert det då forventa at momenta som kjem fram i denne saka til kontrollutvalet vert vurdert. Ein viser også til nærare utdjuping av momenta i advokat Kvammen sitt notat som følger saka. 20/ YMSE 1. Kontrollutvalet ber rådmannen gi tilbakemelding på korleis anbodsopningar vert gjennomførte. 2. Kontrollutvalet ber rådmannen opplyse korleis rammeavtaler på innkjøp vert følgde/gjennomførte og om det er inngått fleire rammeavtaler innan same vare/tenesteområde. 3. Kontrollutvalet ber kommuneadministrasjonen sende over retningslinjene som takstnemnda og klagenemnda for fast eigedom har for sitt arbeid, og ber om orientering for bruken/praktiseringa på neste møte. Side 10 av 11

11 I møtet Anbodsprosessar/innkjøp Kontrollutvalt stilte spørsmål om korleis kommunen gjennomfører anbodsopningar. Utvalet ber også om informasjon om korleis rammeavtalar på innkjøp vert følgde/praktiserte. Spesielt og om det er inngått fleire rammeavtalar innan same vare/tenesteområde. Eigedomsskatt Kontrollutvalet ynskjer retningslinene for takstnemnda og klagenemnda for eigedomsskatt, samt få orientering om korleis dette fungerer i praksis til neste møte. Møtet slutt. Sven Castberg Kari Janne Myklebust - leiar - - medlem - Møteprotokollen går til: Kommunestyret som melding. Kontrollutvalet for godkjenning i neste møte. Ordførar til orientering. Rådmann til orientering. Søre Sunnmøre kommunerevisjon IKS. Side 11 av 11