MØTEPROTOKOLL ØRSTA KOMMUNE

Transkript

1 ØRSTA KOMMUNE MØTEPROTOKOLL Utval: Ørsta kontrollutval Møtestad: Møterom Hjørundfjord, Ørsta rådhus Dato: Møtet starta Kl Møtet slutta Kl Faste medlemar som møtte: Namn Svein Castberg Peder Slenes Anne Stine Folda Åm Funksjon Leiar Medlem. Frå sak 44. Nestleiar. I sakene 46, 48 og resten Faste medlemar som ikkje møtte: Namn Funksjon Stina Aasen Lødemel Medlem Kari Janne Myklebust Medlem Varamedlemar som møtte: Namn Bjarte Roth Bjørn Støylen Møtte for Stina Aasen Lødemel Kari Janne Myklebust Frå Vest kontroll møtte: Namn Jostein Støylen Stilling Dagleg leiar Frå Søre Sunnmøre kommunerevisjon IKS møtte: Namn Stilling Alf Marius Grønnevik Forvaltningsrevisor. I sak 48. Frå kommuneadministrasjonen: Namn Stilling Jan Inge Bueide Økonomileiar. I sak 45 Inge Kolås Leiar takstnemnd. I sak 46. Side 1 av 12

2 SAKLISTE SAK 41/18 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE. MØTEPROTOKOLL. SAK 42/18 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRÅ SISTE MØTE. SAK 43/18 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR 2018 SAK 44/18 MELDINGAR SAK 45/18 ORIENTERING - INNKJØP SAK 46/18 ORIENTERING OM PRAKTISERING AV RETNINGSLINER FOR TAKSERING SAK 47/18 TERTIALRAPPORT AUGUST 2018 SAK 48/18 PROSJEKTPLAN FORVATLNINGSREVISJONSPROSJEKTET PLEIE OG OMSORG SAK 49/18 SELSKAPSKONTROLL AV VØR IKS - PLAN SAK 50/18 RETNINGSLINER FOR SAKKUNNIG NEMND TIL FASTSETJING AV EIGEDOMSSKATT - KOMPÅETANSESPØRSMÅL Side 2 av 12

3 Saksnr.: Arkivnr.: Dato: Møtedato: Saksbehandlar: 41/ IBM GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE. MØTEPROTOKOLL 1. Innkalling og sakliste vert godkjent. Behandling i denne rekkefølge 2. Til å skrive under møteprotokollen saman med leiaren vert vald Bjørn Støylen. Saksnr.: Arkivnr.: Dato: Møtedato: Saksbehandlar: 42/ IBM GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLLEN FRÅ SISTE MØTE Kontrollutvalet godkjenner møteprotokollen frå møtet Møteprotokollen frå møtet Saksnr.: Arkivnr.: Dato: Møtedato: Saksbehandlar: 43/18 033& IBM GJENNOMGANG MØTEPROTOKOLLAR 2018 Kontroll har, på noverande tidspunkt, ingen merknad til gjennomgådde møteprotokollar. Saksopplysning For best mulig kontroll må ein vere oppdatert om kommunen, gjennomgang av møteprotokollar og saker er ein viktig del av dette. Ved gjennomgang bør ein og særleg sjå etter formelle feil (habilitet, lukking av møte osv.) Dokumenta finn ein på Ørsta kommune si heimeside - og på Møteprotokollar til gjennomgang (med feit skrifttype): Kommunestyret Formannskapet Administrasjonsutvalet Samfunnsutvalet Levekårsutvalet Landbruksnemnda Eldrerådet Råd for likestilling av funksjonshemma Valstyret Side 3 av 12

4 Vilt- og innlandsfiskenemnda Ungdomsrådet VØR IKS Styret VØR IKS Representantskapet VØR IKS Klageutvalet Retura Søre Sunnmøre AS Peder Slenes vart forsinka og kom til sak 44. Saksnr.: Arkivnr.: Dato: Møtedato: Saksbehandlar: 44/18 033& IBM MELDINGAR 1. Kontrollutvalet tek meldinga til vitende. 2. Kontrollutvalet ber om orientering vedkomande innføring av elektronisk kjørebok og rutinar knyta til dette på neste møte. 1. Kommunerevisoren nr : Selskapskontroll 2. E-post frå kontrollutvalsleiaren til rådmannen: innføring av elektronisk kjørebok og rutinar knyta til dette. Saksnr.: Arkivnr.: Dato: Møtedato: Saksbehandlar: 45/18 030& JS ORIENTERING - INNKJØP Kontrollutvalet tek orienteringa til vitende og ber rådmannen leggje fram fullstendig utgreiing i løpet av første halvår 2019 Kontrollutvalet ber likevel om orientering om anbodsopningar på neste møte. Innkjøpsrutine for handsaming av førespurnader frå innkjøpssamarbeidet om rammeavtalar. Versjon Lokale rammeavtalar Basert på tilbakemelding frå seksjonane. Kontrollutvalssak 36/18. Saksopplysningar Kontrollutvalet gjorde i sak 20/18 slikt vedtak: 1. Kontrollutvalet ber rådmannen gi tilbakemelding på korleis anbodsopningar vert gjennomførte. 2. Kontrollutvalet ber rådmannen opplyse korleis rammeavtaler på innkjøp vert følgde/gjennomførte og om det er inngått fleire rammeavtaler innan same Side 4 av 12

5 vare/tenesteområde. Kontrollutvalet gjorde i sak 36/18 slikt vedtak: 1. Tilbakemelding på korleis anbodsopningar vert gjennomførde: Kontrollutvalet er ikkje nøgd med tilbakemeldinga frå rådmannen/administrasjonen. a. Kontrollutvalet etterlyser meir detaljert rutinebeskriving for innkjøp, i dette korleis anbodsopningar vert gjennomførde, rutinane ved mottak og kven er vitne ved opning. Frist b. Kontrollutvalet kallar inn rådmannen til neste møte ( ) for å svare på spørsmål vedkomande innkjøp. c. 2. Opplyse korleis rammeavtalar på innkjøp vert følgde/gjennomførte og om det er inngått rammavtaler innan same vare/tenesteområde. Kontrollutvalet ber rådmannen/administrasjonen gi tilbakemelding og oversikt over alle gjeldande rammeavtalar innan Det må gå fram av oversikta om avtalen er 1 årig eller 3 årig, og grunnlaget som er nytta i anbodsspesifikasjonen. Etter påminning fekk eg tilbakemelding frå rådmannen : Tilbakemeldingar frå rådmannen pkt 1 og 2. Først vil eg beklage at vi ikkje har svart innan fristen. Spørsmåla frå kontrollutvalet er relevante og vert prioritert frå administrasjonen. Sjå elles epost frå økonomileiar nedanfor. Kan det vere betre at orienteringar knytt til pkt 1 og 2 vert utsett til neste møte? Helsing Wenche Solheim Rådmann Ørsta kommune Fra: Jan Inge Bueide <jan.inge.bueide@orsta.kommune.no> Sendt: fredag 16. november :49 Til: Wenche Solheim <Wenche.Solheim@orsta.kommune.no> Kopi: Are Berg <Are.Berg@orsta.kommune.no> Emne: SV: Møte i kontrollutvalet Hei. Eg fekk mail om dette frå deg 22/10 med melding om at det skulle opp i leiarforum 24/10. Eg var ikkje til stades på det møtet sidan eg var på økonomisjefsamling då, men vi har følgt opp denne saka slik som skildra nedanfor i pkt. 2. Målsetjinga har vore å kunne gi eit svar til kontrollutvalet til møtet den 26/11, men her skjer det mykje på kort tid. Alternativet er å rapportere status no, og så ev. ei nærare utgreiing når vi har fått den fullstendige oversikta vi skal ha. Eit anna alternativ er å be om ei utsetjing dersom vi ikkje får alle svar på plass til møtet. Pkt. 1) Når det gjeld korleis anbodsopningar vert gjennomførde, så kjenner ikkje eg til det når det gjeld lokale avtalar. Der er det vel eigedom og teknisk som utfører dette i størst grad, så det er sikkert personar der som kan svare bra på det. Når det gjeld korleis innkjøpssamarbeidet i Ålesund gjer dette, så vil eg tru det er betre at dei kjem og orienterar om det. Side 5 av 12

6 Pkt. 2) For å kunne svare på dette spørsmålet, må vi først skaffe oss ei oversikt over alle rammeavtaler vi har. Avtalar via innkjøpssamarbeidet har vi god kontroll på, men lokale avtalar har vi til no ikkje hatt eit godt system på. Når vi har fått system på dette, kan vi lage ei oversikt og svare korleis dei er skaffa, følgde opp og om der er doble avtalar. Rutine for handsaming av rammeavtalar via innkjøpssamarbeidet ligg ved. Revisor svarte elles på denne saka i førre møte basert på foreløpig info frå oss. Infoen frå oss var diverre ikkje fullstendig, og vi sa vi måtte kome tilbake med meir info. Grunnen til at infoen ikkje var fullstendig, var at vi ikkje hadde fått svar frå alle seksjonsleiarane innan fristen. Dei siste tilbakemeldingane kom 8/11, og vi har no fått ei ganske god oversikt. Denne ligg ved. Vi slit framleis med å få kopi av alle avtalane og informasjon om korleis desse er inngått. Det er for dårleg, så vi har no kalla inn møte med kvar enkelt seksjonsleiar der vi forlangar svar på dette. Nokre seksjonar svarer at dei ikkje har slike avtalar, og då vurderer vi å be om at dei signerer ei erklæring på det. I tillegg har vi prosjektet der vi har leigd inn konsulent for å gå igjennom dei største leverandørane. Dei skal m.a. sjekke om avtalar finnast, og om dei vert følgde. Rapporten frå dei skal kome 20/11. Vi vurderer også om vi skal skaffe oss eit betre program (og rimelegare) enn HoC for å ha oversikt over lokale avtalar. Vi skal ha eit oppfølgingsmøte med HoC den 14/12, så då veit vi meir etter dette. Helsing Jan Inge Bueide Stabsleiar Økonomistaben Vurdering Det er kontrollutvalet som har fastsett dato for tilbakemelding. Så då må ein gjere det slik økonomileiaren skriv at det i dette møtet vert orientert om status og får ei nærare utgreiing når rådmannen/økonomileiaren har fått den fullstendige oversikta dei skal ha. I møtet Orientering frå økonomileiar Jan Inge Bueide på vegne av rådmannen: Innkjøpssamarbeidet med Ålesund ser ut til å vere ok Are Berg på økonomiavdelinga er kommunen si kontakt overfor Innkjøpssamarbeidet Lokale rammeavtalar er dei i gang med å kartlegge Anbodsopningane må svare på dette seinare Går sikker eit år før rutinar er på plass og alt er på stell Støttar at dette med innkjøp vert sett fokus på Side 6 av 12

7 Saksnr.: Arkivnr.: Dato: Møtedato: Saksbehandlar: 46/18 030& JS ORIENTERING OM PRAKTISERING AV RETNINGSLINER FOR TAKSERING Orienteringa frå leiar i sakkunnig nemnd for taksering av eigedomsskatteobjekt Inge Kolås vert teken til vitende. Ingen Saksopplysningar Kontrollutvalet gjorde i sak 36/18 slik vedtak: 3 Retningslinene som takstnemnda og klagenemnda for fast eigedom har for sitt arbeid, og ber om orientering for bruken/praktiseringa på neste. 1. Kontrollutvalet tek til orientering tilsendte retningsliner for taksering av verker og bruk samt verdifastsetting/taksering av eigedomar. 2. Leiar i sakkunnig takstnemnd vert kalla inn til neste møte ( ) for å orientere om praktiseringa av retningslinene for taksering. Frå saksutgreiinga til saka: «Kontrollutvalet ber kommuneadministrasjonen sende over retningslinjene som takstnemnda og klagenemnda for fast eigedom har for sitt arbeid, og ber om orientering for bruken/praktiseringa på neste møte. Rådmannen sitt svar: Retningslinene ligg vedlagt. Desse retningslinene er grunnlaget for takseringa og sikring av lik handsaming. Retningslinene er å finne på Ørsta kommune sine heimesider, saman med annan informasjon om eigedomsskatt. - Når det gjeld spørsmål om bruken/praktiseringa av retningslinene er dette i hovudsak skjøn som vert utøvd av nemndene. Spørsmålet om å orientere om praktiseringa er difor kanskje noko som er mest nærliggande å rette til leiar i nemnda, Inge Kolås. Eg set han opp som kopimottakar her. Vurdering Kontrollutvalet må avgjere om det er aktuelt å kalle inn leiar i nemnda for i gi orientering. I så fall må det bli på neste møte.» I møtet Leiar i sakkunnig nemnd for taksering av eigedomsskatteobjekt Inge Kolås var kalla inn og han gjorde i grei orienterting. Nemnda har laga seg eit internt hjelpedokument for framgangsmåte. Er eigentleg ei huskeliste. Om publikum klagar får ikkje svar må «proppa» ligge i administrasjonen, då Kolås ikkje kjenner til noko som ikkje er behandla. Det er lite med klagesaker, iflg. Kolås. Side 7 av 12

8 Saksnr.: Arkivnr.: Dato: Møtedato: Saksbehandlar: 47/ IBM TERTIALRAPPORT AUGUST 2018 Kontrollutvalet tek tertialrapport for august 2018 til vitende. Kommunestyresak 83/18. «Tertialrapport august 2018». Saksopplysning Samandrag av saka: Rekneskapet for januar til august viser eit mindreforbruk på kr 0,1 millionar samanlikna med budsjett for perioden. Årsprognosen syner eit mindreforbruk på 8,7 millionar. Vurdering og konklusjon: Det kjem framleis til å skje uventa hendingar i 2018 som vi ikkje har klart å ta høgde for i prognosen, men seksjonane og stabane ser ut til å ha god kontroll med økonomien. Viser til vedlagte tertialrapport for meir informasjon. Saksnr.: Arkivnr.: Dato: Møtedato: Saksbehandlar: 48/ JS PROSJEKTPLAN FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT PLEIE OM OMSORG Kontrollutvalet ber Søre Sunnmøre kommunerevisjon IKS utarbeide forvaltningsrevisjonsprosjekt Tenesteyting i heimesjukepleie i samsvar med prosjektplanen. Prosjektplan Tenesteyting i heimesjukepleie. Utarbeida av Søre Sunnmøre kommunerevisjon IKS. Saksopplysningar Kontrollutvalet gjorde i sak 17/18 vedtak om at revisjonen revisjonen skal utføre eit forvaltningsrevisjonsprosjekt innan pleie og omsorg spissa mot tenesteytingar i heimebaserte tenester og ei analyse av bemanningsutviklinga, jfr. diskusjonen i møtet, og at dei skal utarbeide prosjektplan. Prosjektplanen ligg no føre med slik problemstilling: Yter heimesjukepleia tenester i samsvar med enkeltvedtak. Side 8 av 12

9 Saksnr.: Arkivnr.: Dato: Møtedato: Saksbehandlar: 49/ JS SELSKAPSKONTROLL AV VØR IKS - PLAN Samrøystes innstilling 1. Kommunestyret vedtek at kontrollutvalet bestiller ein selskapskontroll av Volda og Ørsta reinhaldsverk IKS med Bodhild Laastad i samsvar med tilbodet. 2. Betaling skal skje over revisjonsutgifter Kommunane dekker kostnadane etter innbyggjartal. 3. Føresetnaden for å bestille selskapskontrollen er at Volda kommunetyre også gjer positivt vedtak. Ingen Saksopplysningar Etter kommunelova 77 nr 5 skal kontrollutvalet sjå til at det vert ført kontroll med forvaltninga av kommunen sin interesse i selskap (eigarskapskontroll). Ei selskapskontroll kan også omfatte forvaltningsrevisjon Departementet har utdjupa denne kontrollen i Forskrift om kontrollutval kap. 6. Kommunestyret har vedteke Rutine for eigarskapsstyring og Plan for selskapskontroll. I denne planen går det fram at kontrollutvalet sjølv kan avgjere om dei skal gjennomføre selskapskontrollar og det er gitt fullmakt til kontrollutvalet å samordne utføring av slik kontroll med kontrollutval i andre eigarkommunar. Leiarane for kontrollutvala i Volda og Ørsta og sekretariatet har hatt samtale om føresetnaden for ein felles selskapskontroll. Det selskapet som peika seg mest ut til å utføre ein selskapskontroll på er Volda og Ørsta reinhaldsverk IKS, der ein ynskjer å få utført både eigarskapskontroll og forvaltningsrevisjon. I forvaltningsrevisjonen skal ein skal sjå på om det er etablert system for å unngå kryssubsidiering mellom hushaldningasvfall (VØR) og industriavfall (Retura AS). Det kan nemnast at Søre Sunnmøre kommunerevisjon IKS held på med tilsvarande selskapskontroll av Søre Sunnmøre reinhaldsverk IKS. I plan for Selskapskontroll går det fram at det er kommunen sin revisor som normalt skal utføre selskapskontrollar på vegne av kontrollutvalet. Dersom kommunen sin revisor også er revisor i selskapet som vert kontrollert, kan kontrollutvalet vurdere om andre i selskapet kan utføre kontrollen. Søre Sunnmøre kommunerevisjon IKS (SSK IKS) v/halldis Moltu er oppdragsansvareleg revisor i VØR. Som overordna for oppdragsansvareleg revisor kan dagleg leiar Bodill Skeide utføre selskapskontrollen, men ynskjer det ikkje, grunna nære tilhøve til tilsette i eit lite revisjonsselskap (habilitet). Sekretariatet har då spurt tre andre aktørar som driv i bransjen (alle med spørsmål på dei same problemstillingane): Kommunerevisjonen i Nordfjord. Har ikkje kapasitet då to tilsette nett har slutta. Bodhild Laastad, tidlegare tilsett som rådgivar i Norges Kommunerevisorforbund, med spesialfelt på selskapskontroll og forvaltningsrevisjon. Ho driv no eige firma og er interessert i oppdraget. Side 9 av 12

10 Ole Kristian Rogndokken, tidlegare dagleg leiar i Norges kommunerevisorforbund. Driv no eige firma retta mot oppgåver i kommunerevisjon og kontrollutvalssekretariat. Har ikkje kapasitet til oppdraget no. Tilbodet frå Bodhild Laastad Tilbod om utføring av selskapskontroll med forvaltningsrevisjon Eg kan tilby å utføra selskapskontroll som omfattar eigarskapskontroll og forvaltningsrevisjon av Volda og Ørsta Reinhaldsverk IKS. Problemstillingar Følgjande problemstillingar vil verta undersøkte: 1. Fører dei to eigarkommunane Volda og Ørsta kontroll med eigarinteressene sine? a. Har den enkelte eigarkommunen etablert gode rutinar for oppfølging og evaluering av sine eigarinteresser i selskapet? b. Vert rutinane følgde opp, og vert kommunane sine eigarinteresser utøvd i samsvar med kommunestyra sine vedtak og føresetnader, aktuelle lovreglar og etablerte normer for god eigarstyring? 2. Følgjer Volda og Ørsta Reinhaldsverk IKS sjølvkostprinsippet ved prissetjing av renovasjonstenestene sine? 3. Vert sjølvkostfond handtert korrekt? 4. Kva tiltak er sett i verk for å forhindra at det skjer krys-subsidiering mellom Volda og Ørsta Reinhaldsverk IKS og selskapet sitt heileigde dotterselskap Retura Søre Sunnmøre AS? I kva grad er tiltaka tilstrekkelege for å hindra krys-subsidiering? Pris Oppdraget vil verta fakturert etter medgått tid med eit øvre tak på 325 timar. Timepris er 900 kr. Meirverdiavgift kjem i tillegg med 25 prosent. Eventuelle reise- og opphaldsutgifter vil koma i tillegg. Vurdering Tilbodet frå Laastad Leiarane i kontrollutvala for Volda og Ørsta og sekretariatet meiner at tilbodet frå Laastad er akseptabelt. Den stipulerte tida er øvre tak, så ein kan berre vona at det kan bli noko rimelegare. Det kan nemnast at timeprisen for Laastad sitt tilbod er tilnærma lik timeprisen som SSK IKS tek. Det er rimeleg at kostnaden mellom kommunane vert fordelt etter innbyggjartal, og at Laastad fordelar fakturaen deretter. Fakturaene skal gå om Vest kontroll for attestasjon før utbetaling. Kostander i høve til om SSK IKS skulle utføre prosjektet SSK IKS opererer etter medgått tid og har ein timepris. Budsjettet til kommunerevisjonen er basert på gjennomsnitt timeforbruk dei siste fem åra utan ei øvre ramme. Men her bli årlege svingingar. Om dei kunne utført prosjektet, så kunne ein berre bestille utføringa. Om vi vel ein annan aktør til å utføre selskapskontrollen kan nok utgiftene totalt til revisjon bli like store som om SSK IKS utfører den, med mindre dei ville bruke mindre tid. Kommunestyret avgjer Når ein vel ein ekstern leverandør synest ein det er ryddigast å la kommunestyret avgjere saka. Side 10 av 12

11 Saksnr.: Arkivnr.: Dato: Møtedato: Saksbehandlar: 50/ JS RETNINGSLINER FOR SAKKUNNIG NEMND TIL FASTSETJING AV EIGEDOMSSKATT - KOMPETANSESPØRSMÅL Kontrollutvalet tek saka til vitende. - notat av frå sekretariatet sin juridiske rådgjevar, advokat Kjetil Kvammen - utdrag frå eigedomsskattelova kapittel 3 - vedtekter for eigedomsskatt i Ørsta kommune, vedtekne i Ørsta kommunestyre, sak PS 35/13. Saksopplysningar Bakgrunn og spørsmålsstilling I sitt møte den , sak 36/18 handsama kontrollutvalet m.a. «Retningsliner for taksering av verk og bruk» i høve spørsmål som gjaldt grunnlag for eigedomsskatt. Det vart lagt fram svar frå rådmannen der dei aktuelle retningslinene var oversende. Av dei mottekne retningslinene går det fram at oppgåvene med å drøfte og vedta retningsliner for takseringa er delegert til den sakkunnige nemnda. Det er reist spørsmål om denne tildelinga av mynde ligg innafor det lova gjev høve til. Delegasjon gjennom vedtektene for eigedomsskatt Det sakkunnige utvalet er oppretta slik eigedomsskattelova gjev høve til. Heller ikkje juridisk rådgjevar kan finne at tildelinga av mynde til dette utvalet er i strid med lova. Det synest ikkje behov for å gå nærare inn i sjølve innhaldet i retningslinene. Møtet slutt. Sven Castberg Bjørn Støylen - leiar - varamedlem Møteprotokollen går til: Kommunestyret som melding. Side 11 av 12

12 Side 12 av 12 Kontrollutvalet for godkjenning i neste møte. Ordførar til orientering. Rådmann til orientering. Søre Sunnmøre kommunerevisjon IKS.