ULSTEIN KOMMUNE MØTEPROTOKOLL. Utvalg: Ulstein kontrollutval Møtestad: Ulstein rådhus. Møterom Ulstein Dato: Tid:

Transkript

1 ULSTEIN KOMMUNE MØTEPROTOKOLL A Utvalg: Ulstein kontrollutval Møtestad: Ulstein rådhus. Møterom Ulstein Dato: Tid: Møtestart vart utsett frå 13 til 14. Grunn medlemer/vara hadde problem å møte presis. Faste medlemmer som møtte: Funksjon Ivar Mork Leiar Berit Lyngstad Medlem Mary Kleven Brekke Medlem Faste medlemer som ikkje møtte: Jon Åge Eidem Medlem Asbjørn Gausdal Nestleiar Varamedlemer som møtte: Håkon Waage, frå sak 19 (kl.14.15) Møtte for Asbjørn Gausdal Frå Vest kontroll møtte: Jostein Støylen Stilling Dagleg leiar Frå Søre Sunnmøre kommunerevisjon IKS møtte: Stilling Halldis Moltu Oppdragsansvarleg finansiell revisjon Frå kommunen- /kommuneadministrasjonen møtte: Sak 19/16: Knut Erik Engh Einar Magne Vik Arset Gry Nordal Stilling Ordførar Rådmann Kommunalsjef oppvekst 1

2 SAKLISTE Saksnr Tittel 10/16 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE. MØTEPROTOKOLL 11/16 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRÅ SISTE MØTE 12/16 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR /16 MELDINGAR 14/16 HABILITET 15/16 REVISJONEN SITT ARBEID MED FINANSIELL REVISJON. 16/16 KOMMUNEREKNESKAPEN MED ÅRSMELDING /16 REKNESKAPEN MED ÅRSMELDING ULSTEIN EIGEDOMSSELSKAP KF. 18/16 PROSJEKTPLAN FORVALTNINGSREVISJON BARNEVERN. 19/16 ORDFØRAR, RÅDMANN OG OPPVEKSTSJEF ORIENTERING (JF. KU 09/16 PKT.3) o

3 SAK 10/16 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE. MØTEPROTOKOLL 1. Innkalling og sakliste vart godkjent. Sakene vart behandla i slik rekkefølgje: 10, 11, 19, 12,13, 14, 15, 17, 16, Til å skrive under møteboka saman med leiaren vart vald Mary Kleven Brekke. SAK 11/16 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRÅ SISTE MØTE Vedlegg Møteprotokollen frå møtet Møteprotokollen frå møtet vart godkjent, med slik tilføying i sak 04/16: Pkt. 2 Kontrollutvalet fordeler møteprotokollane for gjennomgang slik: Ivar Mork - Alle andre utval. SAK 12/16 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR 2016 Møteprotokollar som var til gjennomgang (med feit skrifttype): Kommunestyret: Formannskapet: Formannskapet som klageorgan: Teknisk utval: Levekårsutvalet: Fellesrådet for eldre og menneske med nedsett funksjonsevne: Ungdomsrådet Arbeidsmiljøutvalet: Administrasjonsutvalet: Valnemnda: Valstyret: SSR IKS styre: SSR IKS representantskapsmøte: Ulstein Eigedomsselskap, styremøte: Det kom fram under saka at kommunen eig grunnen til Aktivitetshuset som Stiftelsen Ulstein aktivitetshus selde og at ordføraren er styremedlem. 1. Kontrollutvalet har, på noverande tidspunkt ingen merknad til gjennomgådde møteprotokollar. 2. Kontrollutvalet stiller spørsmål om ordføraren sin habilitet vedkomande saksbehandlinga for salet av aktivitetshuset. Dette då han er styremedlem i stiftinga. Kontrollutvalet viser til forvaltningslova 6 1. lekk e nr. 1e. 3

4 SAK 13/16 MELDINGAR Vedlegg 1. Kommunerevisoren, : «Bevilgingskontroll og budsjettavvik» 2. E-post frå politisk sekretariat v/svein Arne Orvik vedkomande kontrollutvalssak 03/16 pkt. 1 og Kontrollutvalet tek meldingane 1 og 2 til orientering. 2. Kontrollutvalet etterlyser tilbakemelding på kontrollutvalssak 09/16 om å få orientering om Arena Ulstein. SAK 14/16 HABILITET Vedlegg Innkomne e-post korrespondanse frå rådmannen og Lillian Roppen. Vurdering Vest kontroll har innhenta frå advokat. Saksopplysningar Det vart vist til vedlagd korrespondanse. Spørsmålet går ut på habilitet for advokat som er gift med tilsett på helsestasjonen og tilhøve til barnevernet. Sjå spesielt pkt. 3 Vurdering i advokat Kvammen si tilbakemelding, der han avslutta slik: «Jeg har ingen innvendinger til hvordan spørsmålene om habilitet er besvart fra advokaten, og kan ikke se den problemstilling som klageren har reist er noe som bør vurderes nærmere av kontrollutvalget». Kontrollutvalet finn, ut frå vurderinga frå innhenta advokatbistand, ikkje å gå vidare i denne saka. SAK 15/16 REVISJONEN SITT ARBEID MED FINANSIELL REVISJON 2015 Det var ynskjeleg for kontrollutvalet å få orientering frå B-dokumentet i saka. Då vart det stemt over å lukke møtet under gjennomgangen, noko som vart samrøystes vedteke. Møtet vart lukka etter kommunelova 31 nr 5. Etter gjennomgangen var møtet opna igjen. Vedlegg: Rapportar frå revisjonen B- dokument (Unnateke off. innsyn, jf. Offl. 24, 1. ledd) Saksopplysningar Denne saka er todelt. Det eine er ein del av kontrollutvalet sitt tilsyn med revisjonen, og arbeidet som er gjort. Det andre er at ein ved gjennomgang av arbeidet til revisjonen, vert gjort merksam på tilhøve som det kan vere noko mangel på og/eller kan gjerast betre. I Kommunelova 77 nr. 4 står det: «Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte.» Kontrollutvalet si oppgåve er utdjupa i forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner (kontrollutvalsforskrifta) 6: 4

5 «Kontrollutvalet skal påse at kommunens eller fylkeskommunens årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, herunder holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at dette foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets instruks, eller avtaler med revisor.» Norges Kommunerevisorforbund (NKRF) sin rettleiar for kontrollutvalet sitt «på sjå»-ansvar overfor rekneskapsrevisor, vert lagt til grunn for kontrollutvalet sitt arbeid med å sjå til at rekneskapet vert revidert på ein trygg nok måte. I tillegg kjem revisor si orientering/gjennomgang av revisjonsarbeidet for året. Under finn ein kva som er/vil bli gjort i høve til anbefalingane i rettleiaren: (RF = Forskrift om revisjon og KF = Forskrift om kontrollutval) 1. Krav til utdanning og praksis for oppdragsansvarleg revisor RF 11. Krava er følgt opp. 2. Krav til vandel for oppdragsansvarleg RF 12. Revisor har ikkje meldt noko uregelmessig. 3. Dokumentasjon av revisor si uavhengigheit. RF 15. Revisor har levert skriftleg eigenvurdering for året. 4. Generelt om revisor si uavhengigheit og objektivitet. RF 13 og 14. Så langt vi har kjennskap til revisor er ho uavhengig. Det er ikkje grunn til å tru anna enn at revisor vurderer si uavhengigheit fortløpande. 5. Kunnskap om revisjonen sitt innhald Kontrollutvalet sin kunnskap om kva revisjonsarbeidet omfattar er gjennom erfaring med revisjonen og orienteringar i møte, samt samarbeidsavtalen med revisjonen. I tillegg ligg det føre, jf. vedlegg, sakdokument om revisjonen sitt arbeid. Dette dokumentet er eit omfattande og detaljert dokument om revisjonen sitt arbeid med finansiell revisjon i/for året. Dokumentet gir kontrollutvalet ei grei oversikt og innsikt i arbeidet revisjonen har gjort. Dokumentet sitt detaljnivå gjer at det er unnateke offentleg innsyn, og vil berre vere tilgjengeleg for kontrollutvalet i samband med deira «på-sjå»- ansvar overfor revisjonen. 6. Avtale mellom revisor og kontrollutvalet Kontrollutvalet har inngått samarbeidsavtale med revisjonen. 7. Revisjonsstrategi. Revisor har utarbeidd revisjonsplan for året. Denne var til behandling i kontrollutvalsak 35/ Nummerert brev. RF 4. Kontrollutvalet har ikkje motteke nummerert brev i/for året. 9. Mislegheiter. RF 3 og 4, KF 8. Kontrollutvalet har ikkje fått melding frå revisor om mislegheiter i året. 10. Revisjonsmeldinga. RF 5. Revisjonsmeldingar ligg føre. (Kommunen, datert og UE KF ) 11. Revisor si møteplikt og møterett. RF 19, KF 19. Revisor har følgt sin møteplikt i kommunestyret i samsvar med lov/forskrift. 12. Revisor sin opplysningsplikt. RF 20. Det er ikkje grunn å tru at revisor har halde tilbake opplysningar som kommunestyret og kontrollutvalet burde hatt. 5

6 Ut frå dei opplysningane som ligg føre har kontrollutvalet ingen merknader til revisjonen sitt arbeid med finansiell revisjon, for revisjonsåret 2015, for Ulstein kommune inkl. UE KF. SAK 16/16 KOMMUNEREKNESKAPEN MED ÅRSMELDING 2015 Vedlegg: - Revisjonsmelding Søre Sunnmøre Kommunerevisjon IKS. - Rekneskap Skulle utsenast frå kommuneadministrasjonen. - Årsmerapport Skulle utsendast frå kommuneadministrasjonen. Rekneskap og årsmelding vart lagt til henting på Rådhuset av servicekontoret. Saksopplysningar Det vert vist til dei vedlagde dokumenta: Revisjonsmelding, rekneskap og årsmelding for Driftsrekneskapen viser kr til fordeling drift. Det kjem fram at rekneskapen av avslutta med eit rekneskapsmessig mindreforbruk på kr Revisjonsmeldinga Revisjonsmeldinga er svært viktig for kontrollutvalet si uttale til rekneskapen. Av revisjonsmeldinga går flg. fram: Rådmannen sitt ansvar: o Å utarbeide rekneskap i samsvar med lov, forskrift og god kommunal rekneskapsskikk o Nødvendig intern kontroll for at rekneskapen ikkje inneheld vesentleg feilinformasjon korkje av misleghald eller annan feil. Revisor si eiga rolle og plikter: o Skal uttale seg om årsrekneskapen på grunnlag av den revisjonen som er gjennomført. o Rekneskapen er revidert i samsvar med god kommunal revisjonsskikk i Noreg, i dette International Standards on Auditing, som bl.a. krev at han lever opp til etiske krav samt planlegg og gjennomfører revisjonen for å sikre seg at den ikkje inneheld vesentleg feilinformasjon. o For meir informasjon viser eg til punktet Revisors oppgåver og plikter i revisjonsmeldinga. Revisor sin konklusjon o Rekneskapen, med unntak av pensjonskostnad som viser eit premieavvik (rekneskapsteknisk anordning) er gitt i samsvar med lov og forskrift og gir i det alt vesentleg ei dekkande framstilling av den finansielle stillinga til kommunen pr Resultatet for rekneskapsåret pr. denne dato er i samsvar med lov, forskrift og god kommunal rekneskapsskikk. Uttale om andre tilhøve o Regulert budsjett i rekneskapen er i samsvar med budsjettvedtak. Ut over dette er beløpa i årsrekneskapen i rimeleg samsvar med regulert budsjett. o Opplysningane i årsmeldinga om årsrekneskapen er konsistente med årsrekneskapen og dei er i samsvar med lov og forskrifter. 6

7 o Leiinga har oppfylt si plikt til å sørgje for ordentleg og oversiktleg registrering og dokumentasjon av kommunen sine rekneskapsopplysningar i samsvar med lov og god kommunal bokføringsskikk i Noreg. Økonomisk og annan informasjon Her vert det vist til årsrapport og årsrekneskap for Rekneskapen Rekneskapen inneheld dei obligatoriske opplysningane og notane som gir god informasjon. Årsrapport Viser til innhaldslista. Rådmannen side 6 Ordføraren side 8 Etatsvise oversikter frå side 12 Organisasjon og økonomi frå side 24 Avdelingsvise oversikter frå side 44 For å gi uttale om rekneskapen er det særleg viktig å sjå over det som handlar om økonomi: Drift frå side 30 Investering frå side 33 Balanse frå side 34 Fond frå side 35 Drift kommunen og eigedomsselskapet side 36 Nøkkelta konsern side 37 Investering kommunen og eigedomsselskapet side 38 Balanse kommunen og eigedomsselskapet side 39 Finansforvaltning frå side 40 Oppsummering Rådmannen har lagt fram ei grei, oversiktleg og informativ årsmelding med rekneskap for Samrøystes uttale: 1. Kontrollutvalet viser til revisjonsmelding for 2015 datert 22. april Kontrollutvalet meiner at årsrekneskapen for Ulstein kommune for rekneskapsåret 2015 som består av balanse pr , driftsrekneskap som viser kr til fordeling drift og eit rekneskapsmessig mindreforbruk på kr , investeringsrekneskap og økonomiske oversikter for rekneskapsåret avslutta pr , og ein beskrivelse av vesentlege anvendte rekneskapsprinsipp og andre noteopplysningar, kan godkjennast. SAK 17/16 REKNESKAPEN MED ÅRSMELDING 2015 ULSTEIN EIGEDOMSSELSKAP KF Vedlegg: - Revisjonsmelding Styret si behandling av årsrekneskap og årsmelding, Møte Rekneskap og årsmelding UE KF Finansrapport

8 Saksopplysningar Viser til vedlegga til saka, kontrollutvalssak 15/16 Revisjonen sitt arbeid med finansiell revisjon 2015, samt gjennomgangen i møtet. Årsrekneskapen viser eit negativt driftsresultat på kr og eit mindreforbruk på kr 0. Revisjonsmeldinga Svært viktig dokument for vurdere uttale til rekneskapen. Styret og dagleg leiar sitt ansvar for årsrekneskapen: o Å utarbeide årsrekneskap i samsvar med lov, forskrift og god kommunal rekneskapsskikk. o At det er ein intern kontroll som gjer det mulig å utarbeide eit årsrekneskap som ikkje inneheld vesentleg feilinformasjon, verken som følgje mislegheiter eller feil. Revisor skriv om eiga rolle og plikter: o Skal seie si meining om årsrekneskapen på grunnlag av den revisjonen som er gjennomført o Rekneskapen er revidert i samsvar lov, forskrift og god kommunal revisjonsskikk, i dette International Standards on Auditing, som bl.a. krev at han lever opp til etiske krav samt planlegg og gjennomfører revisjonen for å sikre seg at den ikkje inneheld vesentleg feilinformasjon. o For meir informasjon viser eg til punktet Revisors oppgåver og plikter i revisjonsmeldinga. Uttale om andre tilhøve: o Regulert budsjett er i samsvar med budsjettvedtak, men beløpa i årsrekneskapen viser avvik i forhold til regulert budsjett. Dagleg leiar har gitt forklaring i årsmeldinga. o Opplysningane i årsmeldinga om årsrekneskapen er konsistente med årsrekneskapen og dei er i samsvar med lov og forskrifter. o Leiinga har oppfylt si plikt til å sørgje for ordentleg og oversiktleg registrering og dokumentasjon av verksemda sine rekneskapsopplysningar er i samsvar med lov og god bokføringsskikk i Norge. Revisor sin konklusjon: Etter revisor si meining er årsrekneskapen gitt i samsvar med lov og forskrift og gir ei dekkande framstilling av den finansielle stillinga til Ulstein Eigedomsselskap KF pr , og av resultatet for rekneskapsåret pr. denne dato som er i samsvar med lov, forskrift og god kommunal rekneskapsskikk. Styret i UEKF si behandling av årsrekneskapen og årsmeldinga. Behandla i styremøte den , sak 16/16: Uttale frå styret: 1. Ulstein kommunestyre vedtek årsrekneskapen og årsmeldinga for 2015 slik den ligg føre i vedlagte årsmelding, resultatrekneskap med notar og balanse, Styret rår til at årsresultatet (underskot) vert disponert slik: Overskotet frå 2014 vert avsett til dekking av årets underskot: kr Rest overskot 2014 vert avsett til disposisjonsfond: kr Ledig låneramme for 2015 vert overført til 2016 i følgje vedlagt liste. 8

9 Handsaming: Signert revisjonsmelding vert ettersendt før styremøtet. Tilrådinga frå dagleg leiar vart samrøystes vedteke. Når det gjeld saksdokumenta til styresaka viser eg til vedlegget i saka. På side 8 går saksutgreiinga/saksfakta fram. Her finn ein og forklaringa til meirforbruket (underskot). Etter dette fylgjer dokument som viser overføring av investeringsrammer til Deretter fylgjer sjølve rekneskapen/rekneskapsdokumentet med obligatoriske skjema og notar. Sjå spesielt side 13 der rekneskap mot budsjett kjem fram for dei ulike prosjekta. Drifta av selskapet frå side 17. Årsmeldinga Viser til styredokumentet frå side 20, der årsmeldinga går fram. Nytting opplysningar kjem fram. Finansrapport 2015 Viser til styredokumentet frå side 41, der finansrapport for 2015 går fram. Oppsummering I revisjonsmeldinga for 2015 og 2014 går det fram at beløpa i årsrekneskapen viser avvik i forhold til regulert budsjett. UE KF bør merke seg det som står i revisjonsmeldinga og vurdere tiltak for unngå slike avvik, sjølv om det kan vere vanskeleg. Samrøystes uttale: 1 Kontrollutvalet viser til revisjonsmelding for 2015 datert 22. april Kontrollutvalet meiner den framlagde årsrekneskapen for 2015, som består av årsmelding, driftsrekneskap og balanse pr med notar, som beskriv nytta rekneskapsprinsipp og andre relevante opplysningar, og som viser eit negativt netto driftsresultat på kr og eit mindreforbruk på kr 0 kan godkjennast. SAK 18/16 PROSJEKTPLAN FOVALTNINGSREVISJON BARNEVERN Vedlegg Prosjektplan barnevern dat Saksopplysningar Viser til prosjektplanen for prosjektet som er utarbeida av Søre Sunnmøre kommunerevisjon IKS. Kontrollutvalet vedtek prosjektplan for forvaltningsprosjektet barnevern, dat SAK 19/16 ORDFØRAR, RÅDMANN OG OPPVEKSTSJEF - ORIENTERING Ordførar, rådmann og oppvekstsjef møtte. Saksopplysningar Frå kontrollutvalssak 09/16 Saker som kjem til: «1. Asylsøkjarar frå Søre Sunnmøre Mottak - undervisningslokale 9

10 Saksopplysning Leiar i kontrollutvalet orienterte om saka med utgangspunkt i dokument som ligg på nettsida til Ulstein kommune og dokument som han har bedd om innsyn i. Asylsøkjarar frå Søre Sunnmøre Mottak, som fram til februar 2016 hadde undervisning ved Ulstein ungdomskule, har vorte tekne ut av ungdomskulen. Desse 26 asylsøkjarane, er i aldersgruppa år, og såleis er ikkje alle i same aldersgruppe som ungdomskuleelevane. Kontrollutvalet stiller spørsmål ved sakshandsaminga i denne saka, og om kven som har bestemt at desse elevane skulle flyttast. Det var reist spørsmål i møtet om ordførar, på grunnlag av Politisk Reglement og Delegasjonsreglementet i Ulstein Kommune, kan ta ei avgjersle på dette åleine. Vidare var det stilt spørsmål om kommunestyret eller eit anna folkevald organ, kan instruere oppvekstsjefen, dvs. ein konkret person i administrasjonen. Kontrollutvalet stiller spørsmål ved sakshandsaminga, og om kven som har bestemt at elevar frå Søre Sunnmøre Mottak skulle flyttast frå Ulstein Ungdomsskule. Kontrollutvalet ber ordførar, rådmann og oppvekstsjef om ei orientering i saka.» Ordførar, rådmann og oppvekstsjef har fått melding om at dei skulle stille i kontrollutvalsmøte 11. Mai Dei stilte og gjorde ei grundig orientering om grunnen som låg bak vedtaket om å flytte undervisninga av asylsøkjarar ut av Ulstein ungdomsskule. Dei erkjente at vedtaket ikkje var lovleg heimla. 1. Kontrollutvalet tek orienteringa frå ordførar, rådmann og kommunalsjef oppvekst til vitende. 2. Kontrollutvalet ser at ordførar har bestemt at EMA-elevane skal ut av ungdomsskulebygget og han har informert kommunalsjefen om dette. Kontrollutvalet registrerer at kommunen ved dette vedtaket har sett til side sentrale lovreglar for saksbehandling, jf. Fylkesmannen sitt brev av til kommunen. Både ordførar og administrasjonen vedgår at avgjera av denne grunn ikkje fyller krava til eit forvaltningsrettsleg gyldig vedtak, og burde ikkje vore gjort og utført. Kontrollutvalet ser det vidare som uheldig at det i tillegg kan stillast spørsmål ved om denne avgjera er i strid med opplæringslova som skal sikre rett til skulegong i elevane sitt nærmiljø. 3. Kontrollutvalet meiner at kommunen må gjere tilfredsstillande avklaringar på førehand slik dei unngår situasjonar som dette i framtida. 4. Dersom kommunestyret meiner at saka skal ha ytterligare oppfølging frå kontrollutvalet si side, må utvalet få pålegg om det, og det må gå fram kva kommunestyret ynskjer svar på. 5. Kontrollutvalet vil, før utsending av møteprotokollen, be om ein uttale frå advokat som ein kan legge ved saka. Møtet slutt. Ivar Mork Mary Kleven Brekke 10

11 Utskift til: Kommunestyret som melding Kontrollutvalet for godkjenning i neste møte 11