ULSTEIN KOMMUNE MØTEPROTOKOLL. Utvalg: Ulstein kontrollutval Møtestad: Ulstein rådhus. Møterom Hasund Dato: Tid:

Transkript

1 ULSTEIN KOMMUNE MØTEPROTOKOLL A Utvalg: Ulstein kontrollutval Møtestad: Ulstein rådhus. Møterom Hasund Dato: Tid: Faste medlemmer som møtte: Namn Funksjon Representerer Jan Einar Helseth Ottar Kaldhol Leiar Nestleiar Annelise Kleven Godø Medlem Kåre Johan Lynge Medlem Berit Lyngstad Medlem Faste medlemer som ikkje møtte: Namn Varamedlemer som møtte: Namn Møtte for Representerer Frå Vest kontroll møtte: Namn Jostein Støylen Stilling Dagleg leiar Frå Søre Sunnmøre kommunerevisjon IKS møtte: Namn Stilling Halldis Moltu Oppdragsansvarleg finansiell revisjon Alf Marius Grønnevik Forvaltningsrevisor Frå kommunen- /kommuneadministrasjonen møtte: Namn Stilling 1

2 SAKLISTE Saksnr Tittel 01/15 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE. MØTEPROTOKOLLEN 02/15 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLLEN FRÅ SISTE MØTE 03/15 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR /15 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR /15 MELDINGAR 06/15 ÅRSMELDING FOR KONTROLLUTVALET /15 MØTEPLAN 1. HALVÅR /15 KONTROLLRAPPORT ÅRSRAPPORT 2014 SKATTEOPPKREVJARFUNKSJONEN 09/15 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPPORT OPPFØLGINGSPROSJEKT OMSORGSLØN ULSTEIN KOMMUNE o

3 SAK 01/15 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE. MØTEPROTOKOLLEN. 1. Innkalling og sakliste vert godkjent. 2. Til å skrive under møteboka saman med leiaren vert vald Annelise Kleven Godø. SAK 02/15 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLLEN FRÅ SISTE MØTE Møteprotokollen frå møtet den Møteprotokollen frå møtet den vert godkjent. SAK 03/15 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR 2014 Møteprotokollar til gjennomgang: Kommunestyret: Formannskapet: Teknisk utval: Levekårsutvalet: 02.12, med nedsett funksjonsevne: Kontrollutvalt har, på noverande tidspunkt, ingen merknader til gjennomgådde møteprotokollar. SAK 04/15 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR 2015 Møteprotokollar til gjennomgang: Kommunestyret: 05.02, Formannskapet: 27.01, Teknisk utval: 21.01, Levekårsutvalet: 20.01, med nedsett funksjonsevne: Ulstein Eigedomsselskap, styremøte: Kontrollutvalet har, på noverande tidspunkt, ingen merknader til gjennomgådde møteprotokollar. SAK 05/15 MELDINGAR 1. Kommunal rapport, : «Kontrollutvalg er ikke for pyser» 2. Kommunal rapport, : «EU-krav vil gi dyrere drift av IKS» 3. Kommunerevisoren nr : «Misligheter revisors oppgaver» 3

4 4. Vikebladet vestposten, : «Vil ikkje oversjå slurv» Meldingane vert tekne til vitande. SAK 06/15 ÅRSMELDING FOR KONTROLLUTVALET Årsmelding for kontrollutvalet Saksopplysning: Viser til vedlagte årsmelding for kontrollutvalet Samrøystes innstilling: Kommunestyret tek til etterretning kontrollutvalet si årsmelding for SAK 07/15 MØTEPLAN 1. HALVÅR 2015 Saksopplysning: I 1. halvår 2015 er det sett opp møte 16. mars og 11. mai. Vi diskuterte om møteplanen inkl. talet på møte passar til utvalet sin aktivitet. Kontrollutvalet fastset neste møte til 11. mai og 24. august. Møta skal begynne kl SAK 08/15 KONTROLLRAPPORT - ÅRSRAPPORT 2014 SKATTEOPPKREVJARFUNKSJONEN - Kontrollrapport 2014 frå Skatteetaten, av Årsrapport 2014 Skatteoppkrevjaren, av Årsrekneskap 2014 for skatterekneskapen, av Årsmelding Interkommunal arbeidsgivarkontroll 2014, av Saksopplysning/saksutgreiing: Det vert vist til kontrollrapporten frå Skatteetaten, årsrapporten frå Skatteoppkrevjaren, skatterekneskapen. Fylgjande kjem fram av vedlagde dokument og særleg skatteetaten sin kontrollrapport: Tilfredsstillande: - Overordna intern kontroll. - Rekneskapsføringa, rapporteringa og framlegginga av rekneskapen. - Utføringa av innkrevjingsarbeidet og oppfølginga av restansane. - Innkrevjingsarbeidet og oppfølginga av restansane - Utføringa av arbeidsgivarkontrollen Ikkje tilfredsstillande: - Arbeidsgivarkontroll er ikkje utført i tilstrekkeleg omfang, 2,5 %, medan kravet var 5%. 4

5 Innkrevjinga/skatteinngangen: - Det vert vist til Skatteetaten sin kontrollrapport pkt Årsrapport frå Skatteoppkrevjaren pkt. 3 og skatterekneskapen. - Kommunen sin del av skatteinngangen i 2014 er kr I 2013 var skatteinngangen kr Dvs. ein auke på kr , 6,24%. - Budsjettert skatteinngang for 2014 er kr Altså 25,66 mill auke i skatteinngangen i høve til det budsjetterte. Jf. pkt i Skatteoppkrevjaren sin Årsrapport. Samrøystes vedtak/uttale: 1. Kontrollutvalet har merka seg at det er nedgang i talet på arbeidsgivarkontrollar i høve til 2013, og at det ikkje er utført kontrollar i tilstrekkeleg omfang. 2. Kontrollutvalet har ingen merknad elles til Skatteetaten sin kontrollrapport, Skatteoppkrevjaren si årsmelding, Skatterekneskapen og Årsmeldinga for interkommunal arbeidsgivarkontroll SAK 09/15 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT OPPFØLGINGSPROSJEKT - OMSORGSLØN ULSTEIN KOMMUNE Forvaltningsrevisjonsrapport oppfølgingsprosjekt - Omsorgsløn Ulstein kommune. Utarbeida av Søre Sunnmøre kommunerevisjon IKS, datert Saksopplysningar: Vedtak for prosjektet Det vart gjennomført eit forvaltningsprosjekt i høve omsorgsløn våren Kommunestyret vedtok under behandlinga at det skulle gjennomførast eit oppfølgingsprosjekt med kontrollperiode 2013/2014. Hovudfokuset har vore å undersøke om interne rutinar/retningslinjer kring sakshandsaminga har vore forsvarleg i kontrollperioden. Problemstillingar, anbefalingar og rådmannen sine kommentarar Problemstilling 1: Ligg det føre tilfredsstillande delegasjonsreglement og interne rutinar, og er prinsipperklæringa i høve omsorgsløn oppheva? (Del 3 i rapporten. Side 15-17) Revisor sin konklusjon, oppsummering: Kommunen har etter sist kontroll utarbeida nytt delegasjonsreglement. Det går fram av reglementet at alle paragrafar og tilhøyrande forskrifter knytt til helseog omsorgstenestelova er delegert til kommunalsjef helse og omsorg. Omsorgsløn går fram av helse- og omsorgstenestelova, og kommunen har derfor no eit tilfredsstillande delegasjonsreglement i høve sakshandsaming av omsorgsløn. Prinsipperklæringane som vart vedteken av HSO-utvalet, og som ikkje var lovleg, vart oppheva av Levekårsutvalet i møte Kommunen har skriftlege rutinar/prosedyrar i høve omsorgsløn. 5

6 Problemstilling 2: Er sakshandsamingstida i tråd med krava i forvaltningslova og rettleiar frå helse- og sosialdirektoratet? (Del 4 i rapporten. Side 18-19) Dei interne prosedyrane og retningslinjene til kommunen i høve handsaming av omsorgsløn seier at førebels svar vert sendt ut dersom det tek meir enn ein månad å handsame saka. Dette er i samsvar med hovudregelen for sakshandsaming av enkeltvedtak jfr. forvaltningslova. Handsamingstida kan karakteriserast som forsvarleg. Ei handsamingstid på 1-2 månadar når det gjeld omsorgsløn må kunne seiast å vere tilfredstillande. Dei aller fleste vedtaka fell inn under dette. Det har blitt sendt ut foreløpig svar i 3 av dei 4 sakene som hadde ei sakshandsamingstid på over ein månad. I saka det ikkje var sendt ut svar var 15 dagar over månadsfristen. I to av sakene der midlertidig svar var utsendt, gjekk det fram av svarbrevet dato for når ein forventa at saka ville vere handsama. Ein registrerte at den forventa fristen ikkje var halden og kommunen burde sendt ut nytt midlertidig svar med ny forventa svarfrist. Av rettleiaren går det fram at det bør sendast eit foreløpig svar til partane dersom det viser seg at det vil ta meir enn 14 dagar å behandle saka. Denne anbefalinga set kortare frist for utsending av foreløpige svar enn forvaltningslova 11a. Kommunen bør vurdere om ein er tilfreds med dagens praksis eller om det burde sendast førebels svar etter 14 dagar. Problemstilling 3: Oppfyller vedtaka form og innhaldskrava? (Del 5 i rapporten. Side 20-22) Revisor sin konklusjon, oppsummering: Alle dei kontrollerte vedtaka følgde same mal og utforming, og ein har ikkje registrert endring i utforming for kontrollperioden. Alle vedtaka oppfylte i stor grad dei krav til form og innhald som vert stilt til enkeltvedtak, men fleire av vedtaka gav ikkje direkte informasjon om omsorgsløna sitt lønnsnivå og lønssats, eller kven som skule vere mottakar av omsorgsløna (omsorgsytaren). Dette er ei klar svakheit ved innhaldet i vedtaka. Det er vedtaket som er det formelle dokumentet som viser kva rettar ein har fått tildelt. Vedtaket er også det formelle grunnlaget som gir partane moglegheit til å klage. Det å nytte moglegheita til å klage vil være avhengig av at partane er opplyst og forstår vedtaket sitt innhald. Både omsorgsytar og omsorgsmottakar er begge å rekne som partar i saka i hht regelverket. Dette medfører at ein bør utforme vedtaka slik at dei tek med dei forhold som påverkar dei begge. Dei aller fleste underretningane inneheld dei (mest) påkravde opplysningane om parten sin klagetilgang (klagefrist, framgangsmåte ved klage og innsynsrett). Det vil vere ein fordel om det i vedtaksbrevet vert vist til klagereglane i forvaltningslova kapittel VI ( 28-36). Her finn ein dei sentrale reglane som gjeld for framgangsmåte ved klage over enkeltvedtak. Spesielt med tanke på underretning om avslåtte søknadar i høve omsorgsløn vil revisjonen påpeike at vedtaksbrevet burde innehalde opplysningar om begge partane sin tilgang til å søkje «fritt rettsråd», informasjon om forvaltningsorganet si rettleiingsplikt (jf. forvaltningslova 17), og partane sin tilgang til å få «tilkjent sakskostnadar» etter forvaltningslova 36, jf. forvaltningslova 27 fjerde ledd. 6

7 Problemstilling 4 Er saksutgreiingane i høve omsorgslønssaker forsvarleg utreda og grunngjevne? (Del 6 i rapporten. Side 23-25) Revisjonen har vurdert om kommunen har system som sikrar at utgreiingane «er så godt opplyst som mulig» før ein fattar vedtak om omsorgsløn, jfr. forvaltningslova 17. Vidare er spørsmålet om det vert gjennomført «ei brei skjønnsmessig heilskapsvurdering», samt at brukarane vert høyrt. Revisjonen sin gjennomgang av klientmapper og sakshandsamingssystemet Gerica, viser det i liten grad låg føre dokumentasjon som underbyggjer at det har vore gjennomført ei grundig kartlegging (møtereferat, kartleggingsskjema, osv.). I fleire av sakene fekk ein inntrykk av at kartleggingsarbeidet i stor grad var basert på søknaden og brukarane si framstilling av om omsorgsarbeidet var særleg tyngjande. Dette gjer det vanskeleg å vurdere om bakgrunnsinformasjonen administrasjonen sit med er god nok til å fatte vedtak i omsorgslønssakene. Administrasjonen gav tilbakemelding i samband med førre forvaltningsprosjekt at kommunen i 2012 hadde sett i verk tiltak som skulle betre denne dokumentasjonen. Ein kan ikkje sjå at dette har vore følgt opp. Det låg føre IPLOS-registrering på alle brukarane, men ikkje alle har vore oppdaterte når det har vore nye vurderingar/tiltak. Ein kan heller ikkje sjå at disse har vore nytta i vurderinga i saksutgreiinga. Særlig tyngjande omsorgsarbeid: Revisjonen registrerer at kommunen har teke utgangspunkt i faktorane for om omsorgsarbeidet er særlig tyngjande (rundskriv I-42/98) i si vurdering og grunngjeving. Denne vurderinga går fram av vedtaka. Desse faktorane var ikkje nytta i samband med revurderingar av tidlegare saker. Kommunen bør vurdere om ei ny kartlegging bør gjennomførast i desse sakene. Problemstilling 5 Blir det gitt tilfredsstillande underretning til partane (omsorgsmottakar og omsorgsytar)? (Del 7 i rapporten. Side 26) Ulstein sin praksis med å sende ut underretning til berre ein av partane er i strid med krava i forvaltningslova på dette området. Det at ein ikkje sender underretning til begge partane betyr at den eine parten vert fråteke sine forvaltningsrettslege partsrettar. Dette betyr i praksis at vedkomande ikkje på sjølvstendig grunnlag vert gitt direkte informasjon om vedtaket sitt innhald. Vedkomande kan risikere å ikkje få kontrollere vedtaket, og kan bli sett på sidelinja ved vurdering av om det skal klagast på vedtaket eller ikkje. Anbefalingar i rapporten (Rapporten del 8. Side 27) Det bør settast i verk rutinar i sakshandsaminga som sikrar: Dokumentasjon, i høve tiltaksmøte, heimebesøk, o.l. jfr. vedteken rutinebeskriving. At vedtaka inneheld konkrete opplysningar om kven som er omsorgsytar, omsorgslønna sin størrelse (timeløn eller månadsløn). At underretningar i klagesaker, der vedtaket er til ugunst for partane, inneheld opplysningar om rettar ved klage, moglegheita til å få tilkjent sakskostnadar og søkje fri rettshjelp. At det vert sendt underretning til begge partane. 7

8 Rådmannen si tilbakemelding (Rapporten del 9. Side 28) «Dette blir ei kort tilbakemelding på rapporten slik den ligg føre. Problem stilling 2: Vi har som målsetting å sende ut førebelssvar så raskt som råd. Dersom ein ikkje greier å halde fristen, så har vi då ein dialog per telefon om dette. Det kan like gjerne vere at søkjar ikkje har tid til å halde møte eller ta imot heimebesøk av ulike årsaker. Problemstilling 3: Informasjon om omsorgsytar dette kjem fram av søknaden og er i dei fleste høve innlysande. Ser at vi kan betre rutinar om lønssats og lønnsnivå. Vedr klage så skal dette ligge i standardteksta i vedtaket. Det med moglegheita til å søke fri rettshjelp og få tilkjent sakskostnader må vi få inn i standardtekst. Dette må implementerast inn i Gerica sine malar (her har vi eit samarbeid med SSIKT om felles malar). Vi vil ta dette inn i prosedyrebeskrivinga for omsorgsløna som tilleggspunkt. Problemstilling 4: Ved rørande IPLOS registreringar så er dette ein del av rutinane i Gerica som ikkje har vore følgt opp godt nok. Vi har ikkje synt til IPLOS registreringar når vi vurderer søknaden, men funksjonsnivå vert sjølvsagt alltid vurdert i slike saker. Vi ser at du meiner at vi ikkje dokumenterer godt nok i høve til dei vedtaka vi gjer. Vi meiner at vi har betra rutinane våre på dette området. At det ikkje vert ført dobbelt opp med dokumentasjon kan vere, då vi oftast skriv saka like etter møte/ heimebesøk, og dermed tek vurderingar direkte i saksutgreiinga. Problemstilling 5: Vi har som praksis å sende til søkjaren eller den som utløyser omsorgsløna. Vi finn det ikkje alltid naturleg å sende vedtaket til t.d. mindreårige barn i tillegg til at den som skal ha omsorgsløna. Vi prøver å vere obs på dette. I høve til å ta inn namnet til den som skal ha omsorgsløna i vedtaket, så er dette ein glipp, at det ikkje alltid har kome med på vedtaket vi skal vere obs på dette. Avslutning: Vi ser at vi framleis kan betre rutinane våre, men meiner at vi verkeleg prøver å betre kvaliteten på sakshandsaminga. Vi skulle gjerne vist korleis vi ligg an i høve til dei andre kommunane vi blir samanlikna med kanskje kan vi lære av kvarandre, og då særleg av dei som har funne gode rutinar i høve til omsorgsløn. Vi er opne for gode idear. Venleg helsing Heidi Strand Soneleiar Omsorg» Revisjonen si vurdering kring rådmannen sin uttale (Rapporten del 10. Side 29) Problemstilling 2: Ingen kommentar 8

9 Problemstilling 3: Sjølv om informasjon om omsorgsytar går fram av søknaden, bør dette også gå klart fram av enkeltvedtaket som vert fatta. Omsorgsmottakar, uavhengig av kven som er søkjar, skal vere kjent med kven som skal yte tenesta. Det å nytte moglegheita til å klage vil være avhengig av at partane er opplyst og forstår vedtaket sitt innhald. Problemstilling 4: Vi registrerar at å skrive referat frå vurderingssamtale/heimebesøk samt kartlegging av forholda i høve søknad om omsorgsløn vert vurdert som dobbeltarbeid pga at vurderingane vert skrivne direkte i saksutgreiingane. Vurdering er ikkje kartleggingsarbeid Kartleggingsarbeidet bør vere meir omfattande enn det som går fram av vurderingane, og bør dokumenterast. Jfr. Forvaltningens utredningsplikt, at vedtak skal bygge på korrekt faktum. Problemstilling 5: Ingen kommentar Avslutning: Viser til forvaltningsrevisjonsrapport 13.mars 2013 jfr. Delkonklusjon og litteraturliste: «Håndbok for saksbehandling av omsorgslønn» utarbeida av 12 kommunesamarbeidet i Vestfold (side 28-31). Avslutning Meir utfyllande og detaljert informasjon finn ein i rapporten frå Søre Sunnmøre kommunerevisjon IKS, som ligg ved saka. Samrøystes innstilling: 1. Kommunestyret tek til vitande forvaltningsrevisjonsrapporten Oppfølgingsprosjekt - Omsorgsløn Ulstein kommune. 2. Kommunestyret vedtek at revisjonen sine anbefalingar skal fylgjast/utførast: Det bør settast i verk rutinar i sakshandsaminga som sikrar: o Dokumentasjon, i høve tiltaksmøte, heimebesøk, o.l. jfr. vedteken rutinebeskriving. o At vedtaka inneheld konkrete opplysningar om kven som er omsorgsytar, omsorgslønna sin størrelse (timeløn eller månadsløn). o At underretningar i klagesaker, der vedtaket er til ugunst for partane, inneheld opplysningar om rettar ved klage, moglegheita til å få tilkjent sakskostnadar og søkje fri rettshjelp. o At det som hovudregel vert sendt underretning til begge partane. 3. Kommunestyret vedtek at rådmannen rapporterer om status for gjennomføringane av anbefalingane og evt. vidare framdrift til kontrollutvalet innan Jan Einar Helseth Annelise Kleven Godø Utskift til: Kommunestyret som melding Kontrollutvalet for godkjenning i neste møte 9