Faste medlemmer som møtte: Namn Funksjon Representerer Jan Einar Helseth Ottar Kaldhol. Varamedlemer som møtte: Namn Møtte for Representerer

Transkript

1 ULSTEIN KOMMUNE MØTEPROTOKOLL A Utvalg: Ulstein kontrollutval Møtestad: Ulstein rådhus. Møterom Hasund Dato: Tid: Faste medlemmer som møtte: Namn Funksjon Representerer Jan Einar Helseth Ottar Kaldhol Leiar Nestleiar Annelise Kleven Godø Medlem Kåre Johan Lynge Medlem Faste medlemer som ikkje møtte: Namn Berit Lyngstad Medlem Varamedlemer som møtte: Namn Møtte for Representerer Nils Einar Garnes Berit Lyngstad Frå Vest kontroll møtte: Namn Jostein Støylen Stilling Dagleg leiar Frå Søre Sunnmøre kommunerevisjon IKS møtte: Namn Stilling Halldis Moltu Oppdragsansvarleg finansiell revisjon Frå kommunen- /kommuneadministrasjonen møtte: Namn Stilling Jan Berset Ordførar. Var i alle saker med unntak av lukka del av sak 26. 1

2 SAKLISTE Saksnr Tittel 20/14 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE. MØTEPROTOKOLLEN 21/14 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLLEN FRÅ SISTE MØTE 22/14 MELDINGAR 23/14 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR /14 BUDSJETT FOR KONTROLLUTVALET /14 SAMARBEIDSAVTALE MED REVISJONEN 26/14 REVISJONSSTRATEGI 2014 FINANSIELL REVISJON 27/14 OPPFØLGING AV FORVALTNINGSREVISJON BARNEVERN I ULSTEIN KOMMUNE o

3 SAK 20/14 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE. MØTEPROTOKOLLEN. 1. Innkalling og sakliste vert godkjent. Sak 27 vert teken før sak Til å skrive under møteboka saman med leiaren vert vald Ottar Kaldhol. SAK 21/14 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLLEN FRÅ SISTE MØTE Møteprotokollen frå møtet den Møteprotokollen frå møtet den vert godkjent. SAK 22/14 MELDINGAR 1. Kommunerevisoren nr : «Åpne dører i kontrollutvalgene» 2. Melding om vedtak: Kommunerekneskapen Melding om vedtak: Rekneskap og årsmelding 2013 UEKF Meldingane 1 3 vert tekne til vitande. SAK 23/14 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR 2014 Møteprotokollar til gjennomgang: Kommunestyret: 22.05, 19.06, Formannskapet: 13.05, 22.05, 10.06, 26.08, Formannskapet som klageorgan: Teknisk utval: 07.05, 04.06, 02.07, 20.08, 10.09, Levekårsutvalet: 07.05, 12.05, 03.06, 03.09, Fellesrådet for eldre og menneske med nedsett funksjonsevne: 28.05, Valnemnda: Valstyret: SSR IKS styre: 18.03, 23.04, SSR IKS representantskapsmøte: Ulstein Eigedomsselskap, styremøte: 05.05, 02.06, Kontrollutvalet har, på noverande tidspunkt, ingen merknader til gjennomgådde møtebøker. 3

4 SAK 24/14 BUDSJETT FOR KONTROLLUTVALET 2015 Saksopplysningar: Styret for Vest kontroll vedtek selskapet (samarbeidet) sitt budsjett. Når vedtak er fatta vert melding om kommunen sitt tilskot sendt rådmannen, som legg dette inn i kommunen sitt budsjett. Sekretariatet er det utøvande lekk for kontrollutvalet. I tillegg til budsjett for sekretariat er det nødvendig at kontrollutvalet som organ har sitt eige budsjett som skal dekke: Opplæring/kurs, litteratur m.m. Kommunal- og regionaldepartementet skriv bl.a. dette i Kontrollutvalsboka (2011) om opplæring: «Kommunestyret er ansvarleg for at kontrollutvalsmedlemmene og varamedlemmene får tilstrekkeleg opplæring i sine kontroll- og tilsynsoppgåver.» «Kontrollutvalet bør sørgje for at medlemmene (både faste og vara) får tilstrekkeleg opplæring. Det vil vere nytting at utvalet held seg orientert om arrangement i regi av bransjeorganisasjonar og foreiningar, og sjølv tek initiativ til kurs medlemmene har trong for» For å få tilstrekkeleg opplæring er det nødvendig at det vert løyvd midlar. Hausten 2015 vil eit nytt kontrollutval vere valt på i konstituerande kommunestyremøte (nye valreglar for kontrollutval frå valet 2015). Dette inneber at opplæringa kjem i gong hausten Dette gjer at kontrollutvalet må be kommunestyret om styrka budsjett i 2015 i høve kravet for 2014, som var på kr For større særskilde tiltak/saker (som gransking, større forvaltningsrevisjonar) må framleis hovudregelen vere at kontrollutvalet først går til kommunestyret for å få løyvd nødvendige midlar til formålet. Viser til Kontrollutvalsboka som er utgitt av Kommunaldepartementet i 2011 side 25: «Det er berre kommunestyret som kan endre budsjettframlegget frå kontrollutvalet. Grunnen til at budsjettet til kontrollutvalet er i ei særstilling, er at utvalet skal vere fritt og uavhengig av dei organa som utvalet skal kontrollere. Det er uheldig om administrasjonen eller eit organ som kontrollutvalet skal kontrollere og ha tilsyn med, til dømes formannskapet eller administrasjonsutvalet, får innverknad på budsjettramma til tilsynsorganet. Formannskapet kan likevel, i sitt samla budsjett, føreslå eit lågare beløp enn det kontrollutvalet føreslår. Budsjettframlegget til kontrollutvalet skal likevel uendra følgje det samla budsjettframlegget til kommunestyret, slik at kommunestyret ved budsjetthandsaminga har informasjon om både kontrollutvalet sitt framlegg og formannskapet si innstilling til budsjett.» Kontrollutvalet ber kommunestyret løyve minimum kr ,- til fri disposisjon for kontrollutvalet i budsjettet for Leiar og møtegodtgjersle må kome i tillegg. SAK 25/14 SAMARBEIDSAVTALE MED REVISJONEN Forslag til samarbeidsavtale. Saksopplysningar: Kontrollutvalet gjorde i sak 44/13 vedtak om å inngå ein skriftleg samarbeidsavtale med Søre Sunnmøre kommunerevisjon IKS. Leiaren i utvalet og sekretariatet fekk i 4

5 oppdrag å utarbeide forslag til avtale. Likelydande vedtak vart gjort i dei andre kontrollutvala på Søre Sunnmøre. Då alle kontrollutvala på Søre Sunnmøre ville inngå avtale var det naturleg å samordne arbeidet. Kontrollutvalsleiarane hadde felles samling den og valde då slik arbeidsutval: Jarl Schröder (leiar) Hareid, Ronald Hagen (nestleiar) Volda og Jostein Støylen frå Vest kontroll (sekretær). Sekretæren i utvalet har hatt den løpande kontakta med dagleg leiar/revisjonssjef Bodill Skeide i Søre Sunnmøre kommunerevisjon IKS. Avtalen som er forhandla fram ligg no føre, jf. vedlegg. Arbeidsutvalet har lagt den framforhandla avtalen fram for samtlege kontrollutvalsleiarar (evt. nestleiar) i revisjonssamarbeidet (SSKR IKS). Desse rår til at avtalen vert godkjent. Kontrollutvalet godkjenner avtalen mellom kontrollutvalet og Søre Sunnmøre kommunerevisjon IKS. SAK 26/14 REVISJONSSTRATEGI FINANSIELL REVISJON - B-dokument. Dokument for revisjonsstrategi - finansiell revisjon. (Unnateke off. innsyn, jfr. offl. 24 og 13 jf. Forvaltningslova 13). Saksopplysningar: For å utføre ein forsvarleg revisjon har Søre Sunnmøre kommunerevisjon IKS ved oppdragsansvarleg revisor Halldis Moltu, i samsvar med regelverket, utarbeida revisjonsstrategi for revisjonsarbeidet finansiell revisjon for året Revisjonsstrategien består av flg. dokument (som er unnateke off. innsyn): - Revisjonsstrategi - Generell vesentlegheitsvurdering - Risikovurdering leiararar og personar med innkjøpsmynde - Risikovurdering lønsområdet - Risikovurdering innkjøpsområdet - Risikovurdering overføringsområdet - Risikovurdering salsområdet - Risikovurdering finansområdet - Risikovurdering likvidområdet Revisor har i revisjonsstrategidokumentet vurdert si uavhengigheit. Etter ein generell gjennomgang av revisjonsstrategien, var det ynskjemål om å stille detaljerte spørsmål til revisjonsstrategien, samt ein detaljert gjennomgang av revisor. Spørsmålet om å lukke møtet vart teke opp, og kontrollutvalet vedtok samrøystes å lukke. Jf. kommunelova 31 nr 2. Ordføraren gikk frå møtet. 5

6 Kontrollutvalet tek til etterretning revisjonsstrategi 2014 finansiell revisjon, for kommunen, utarbeida av Søre Sunnmøre kommunerevisjon IKS. SAK 27/14 OPPFØLGING AV FORVALTNINGSREVISJON BARNEVERN I ULSTEIN KOMMUNE Vårt skriv til rådmannen av Tilbakemelding frå rådmannen, av Forvaltningsrevisjonsrapport Barnevern Ulstein kommune Halvårsrapport pr Barneverntenesta i Hareid, Ulstein, Volda og Ørsta Saksopplysningar: Kommunestyret gjorde i sak PS 11/91 slikt vedtak: 1. Kommunestyret tek til orientering forvaltningsrevisjonsrapport barnevern i Ulstein kommune 2. Kommunestyret viser til forvaltningsrevisjonsrapporten og dei enkelte kontrollområda (problemstillingane) som er kontrollerte og er rådmannen snarast evaluere internkontrollen for å rette opp der den viser svakheiter og/eller manglar. Revisor si anbefaling med rådmannen si tilbakemelding: Rapporten, samandraget side 5 og under dei enkelte kontrollområda, samt saka til kontrollutvalet og kommunestyret. Problemstilling 1: Har kommunen etablert rutinar kring internkontroll i samsvar med lov og forskrift? Kommunen har dokumentert sine internkontrollrutinar innanfor dei områder som forskrifta krev. Anbefaling: Internkontrollen bør seie kva tidsfristar som gjeld for undersøkingar, bør beskrive kven som skal vere deltakarar i ansvarsgruppa, og at oppdragsgivarar skal avgi tausheitserklæring. I risikoanalysa bør kritiske faktorar gå fram og dei må vurderast. Revisor peikar på at barneverntenesta ikkje vert kontrollert særskild ved revisjon av internkontrollen. Det er kun rekneskapstransaksjonar som vert reviderte. Problemstilling 2: Har kommunen tilfredsstillande rutinar kring oppfølging av bekymringsmeldingar, og vert desse følgde? Barneverntenesta har følgt tett opp bekymringsmeldingane som har ført til omsorgsovertaking. I dei høve det er fremma ordinære omsorgsovertakingar, er det sett i verk tiltak som skal gje familien muligheit til å fungere til beste for barnet. Rutinane etter internkontrollen stemmer ikkje alltid med måten ting vert gjort på praksis. Det skal skje evaluering av rutinane hausten Ny kontroll bør gjennomførast når nye rutinar er på plass. 6

7 Problemstilling 3 Har kommunen tilfredsstillande rutinar kring hjelpetiltak og omsorgsovertakelsar, og vert desse følgde? Det ligg føre bekymringsmeldingar før det vert sett i verk undersøkingar eller hastevedtak. Ingen dokumentasjon som viser om meldar får den tilbakemelding han/ho har rett til. Det vert sett i verk undersøkingar og utarbeidd journalnotat, men desse vert ikkje underskrivne av saksbehandlar. Det er ikkje rutinar for at vedkomande familie får lese gjennom journalnotatet og godkjenne innhaldet (ikkje krav, men hensiktsmessig). Barneverntenesta har følgt opp bekymringsmeldingane som har ført til omsorgsovertaking. Der det er fremma ordinære omsorgsovertakingar, er det sett i verk tiltak som skal gje familien muligheit til å fungere til beste for barnet. Problemstilling 4: Er det etablert tilfredsstillande rutinar kring oppnemning og oppfølging av tilsynsførarar, og vert desse følgde? Problem å få rekruttere tilsynsførarar. Mange born manglar tilsynsførar. Det er sett i gong tiltak for rekruttere. Rutinane har prosedyrar som ikkje vert brukte. Rutinar kring uavhengigheitserklæring bør etablerast. Rutinen kring oppbevaring av politiattest må endrast slik at oppbevaring skjer iht lov og forskrift. Problemstilling 5: Kva geografisk opphav har dei som får hjelp av barnevernet? Ingen registrering som syner brukarane sin opprinnelege heimstad/fødestad. Ikkje grunnlag for å konkludere med at flyktningar som har blitt busette i Ulstein dei siste fem åra er større brukarar av barnevernstenesta enn etniske nordmenn. Asylsøkjarar utgjer ein betydeleg del av barnevernet sitt omsorgsovertakingsarbeid i 2010/2011. Dette er tidkrevjande. Problemstilling 6: Korleis har utviklinga vore med tanke på talet på bekymringsmeldingar, undersøkingar, tiltak i og utanfor heimen og kostnader? Antal bekymringsmeldingar og born med hjelpetiltak har vore stabilt i 2008 til Betydeleg auke i omsorgsovertakingar frå 6 i 2008 til 16 pr Netto driftsutgifter pr. innbyggjar 0-17 år til barneverntenesta viser at Ulstein hadde blant dei lågaste kostnadane i 2008, og auka til dei mest kostnadskrevjande i Driftsutgiftene i barnevernet viser totalt auke frå 2009 til 2010 på 35% Problemstilling 7: Har kommunen etablert rutinar for å søke refusjonar, og vert desse følgde? Rutinane kring sending av refusjonskrav kan bli betre. Gjeld relativt store beløp og det er såleis viktig at rutinane for refusjon vert vurderte og skjerpa, og såleis medtekne og vurderte når internkontrollrutinane skal reviderast. 7

8 Rådmannen si tilbakemelding i 2011 Rådmannen har i tilbakemelding fylgjande konklusjon: «Eg støttar meg til kommentarane frå barnevernsleiar i del 5. Mange av merknadene som kjem fram i forvaltingsrevisjonen bør vere rimeleg kurant å utbetre. Eg kommenterer her punktvis nokre utvalde område: - Internkontroll: Utbetring i tråd med anbefalingane skal utførast frå komande halvårsevaluering - Oppfølging av bekymringsmeldingar: Både manuelt og elektronisk arkiv medfører meirarbeid, og bruk av kun elektronisk arkiv bør vurderast. Betre utnytting av programmet Familia opnar for dette - Rutinar for handtering av bekymringsmeldingar, hjelpetiltak og omsorgsovertaking: Dette er eit omfattande punkt. Rutinar for tilbakemelding til meldar og familie bør innførast som eit minimum - Oppnemning og oppfølging av tilsynsførar: Dette vert det arbeidd godt med, og merknad knytt til oppbevaring av politiattest er kurant å utbetre - Geografisk opphav: Ingen kommentar ut over at asylmottak i kommunen openbart genererer ein god del meiraktivitet for barnevernet - Kostnader: Auken har vore stor siste tre åra, men flatar ut i Funna i rapporten avdekkjer like fullt at vi må ha større fokus på kostnadseffektivitet i tenesta. Auken i kjøp av tenester eksternt, inkl. fosterheimar er logisk, men fordrar ein kritisk. gjennomgang. Å søkje refusjonar er ein viktig del av å redusere totalkostnadene, og eventuelle uklarheiter om ordningane må avklarast.» Viser til tilbakemeldinga av som ligg ved som vedlegg 1 til saka. Rådmannen har ikkje gitt noko svar på dei enkelte oppfølgingspunkta, og grunngir dette med at det har vore brukt mykje ressursar på tilrettelegging av samarbeidet i samanslåingsprosessen av barnevernet i Hareid, Ulstein, Volda og Ørsta. Ut frå tidsperspektivet 2011 til 2014 så kunne meir ha vore gjort for å følgje opp kommunestyrevedtaket. Men status er slik den er. Avslutning Då det no er etablert eit felles barnevern for kommunane Hareid, Ulstein, Volda og Ørsta, er det forventa at det også vert laga felles reglement/rutinar. Rådmannen avsluttar med eit ynskje om at kontrollutvalet følgjer opp med gjennomgang og evaluering av drifta når etableringsfasa er over, for eksempel hausten Det kontrollutvalet kan gjere er å bestille ein ny forvaltningsrevisjon på området barnevern, men etter nærmare spesifikasjon. Dette bør skje i eit samarbeid mellom kommunane v/kontrollutvala i dei samarbeidande kommunane. Ein må kome tilbake til dette i plan for forvaltningsrevisjon for neste planperiode. Rådmannen bør uansett gi oss ei ny tilbakemelding i løpet av 1. h.å Det vert i saka også vist til Halvårsrapport pr for Barneverntenesta i Hareid, Ulstein, Volda og Ørsta. 1. Kontrollutvalet meiner at Kommunestyresak PS 11/91 ikkje er heilt tilfredsstillande følgt opp. 2. Kontrollutvalet ber rådmannen kome med ei ny tilbakemelding for oppfølginga i løpet av 1.h.å

9 3. Ein evt. ny forvaltningsrevisjon på området barnevern vert å vurdere i samband med plan for forvaltningsrevisjon for neste planperiode, dette i samarbeid mellom kontrollutvala i Hareid, Volda og Ørsta som har felles interkommunal barnevernteneste. Jan Einar Helseth Ottar Kaldhol Utskift til: Kommunestyret som melding Kontrollutvalet for godkjenning i neste møte 9