Kviteseid kommune - kontrollutvalet. Møteprotokoll frå Kviteseid kommune - kontrollutvalet. Møtedato:

Transkript

1 Kviteseid kommune - kontrollutvalet Møteprotokoll frå Kviteseid kommune - kontrollutvalet Møtedato: Møtestad: Møteleiar: Kviteseid kommunehus møterom Fjågesund Tore Åsland Fråfall: Oppdragsrevisor Hildegunn Rui Meldt fråfall Medlem Petter Olav Wraa Meldt fråfall - vara innkalla Til stades: Leiar Tore Åsland Nestleiar Randi Enger Bråthen Varamedlem Tore Midtsund Sekretær Marianne Lundeberg Rådmann Hans Bakke sak:13/13 Ordførar Torstein Tveito sak:13/13 Sektorsjef Olav Kaasa sak: 14/13 Innkallinga blei godkjend. Saklista blei godkjend. Møteprotokollen frå møte blei godkjend. Sakene blei behandla slik: 13-17/13 Leiar Tore Åsland Sekretær Marianne Lundeberg Temark Postboks BØ Telefon (dir.) E-post: Internett: Foretaksregisteret: Bankkonto: postmottak@temark.no

2 SAKLISTE Sak nr. Arkivsaknr. 13/13 13/388 ORIENTERING OM KOMMUNEADMINISTRASJONEN SI LEIARAGRUPPE 14/13 13/214 LEGESENTER - KVITESEID KOMMUNE 15/13 13/390 VARSLINGS RUTINER OG KONTROLLUTVALGET 16/13 13/359 BUDSJETT 2014 FOR KONTROLL OG TILSYNSVERKSEMDA I KVITESEID KOMMUNE 17/13 13/358 REFERAT- OG DRØFTINGSSAKER Side 2 av 7

3 Sak nr. 13/13 ORIENTERING OM KOMMUNEADMINISTRASJONEN SI LEIARAGRUPPE Kontrollutvalet fikk ei orientering om korleis rådmannen si leiargruppe er organisera og samhandlar. Organisasjon og ansvarsfordeling Gjennomføring av Internmøter Samarbeidsform Opplæring Rekruttering Motivasjon Gjennomføring og oppfølging av medarbeidersamtaler Rådmann Hans Bakke møtte og orientera i saka. Sak nr. 14/13 LEGESENTER - KVITESEID KOMMUNE Olav Kaasa ga ei orientering om legesenter situasjonen i Kviteseid kommune munnleg i møtet. Innkommet brev Legesenteret i Kviteseid Kontrollutvalet tok opp saka under referat og drøftingssaker i forrige møte o Rådmann ga ei orientering i saka for kontrollutvalet i møtet om kva som er gjort med utfordringane kring legesituasjon i Kviteseid kommune. Kontrollutvalet fikk utdela brevet til ordførar og rådmann frå kommunelege 1 og turnuslege sendt kommunen januar Samt Handlingsplan for forbedringsarbeid på helsesenteret og legesenteret. Avis artikkel frå VTB Tysdag 05 mars 2013 vart Side 3 av 7

4 også utdela i møtet. Leiar tar kontakt med dei som henvende seg med saka. Kontrollutvalet fylgjer opp med ei orientering frå Helse og omsorg ved ei orienteringssak i løpet av Saksopplysningar Administrasjonen har sendt vedlagt informasjonsskriv som orientering til saken. Utvalet fikk handlingsplanen som vart orientert om til hovudutvalet og tertialrapporten som også omtalar saka. I tillegg ei informasjonssak som vart lagt til formannskapet Sak nr. 15/13 VARSLINGS RUTINER OG KONTROLLUTVALGET Kontrollutvalet ber om å få kopi og oppfylging av varslingar som administrasjonen mottar. Kontrollutvalet ynskjer å følgje opp varslingsrutinane i Kviteseid kommune. Dei ynskjer å få kopi av varslingar om administrasjonen har motteke nokon slike i Samt varlingar som kjem i framtia. Kontrollutvalet ynskjer å få oppfylging av varslingsaker som orientering i møta. Sekretariatet koordinerar og innkallar i samhandling med leiar i dei tilfelle detta er naudsynt. Kontrollutvalet ber om å få kopi av varslingar som administrasjonen mottar. Sak nr. 16/13 BUDSJETT 2014 FOR KONTROLL OG TILSYNSVERKSEMDA I KVITESEID KOMMUNE Kontrollutvalet innstiller følgjande til Kommunestyret: Kommunestyret vedtek framlegg til budsjett for 2014 for Kontroll og tilsynsverksemda i Kviteseid Kommune med ei ramme på kr ,- Kontrollutvalet sitt budsjett fylgjer budsjettsaka til kommunestyret via formannsskapet Side 4 av 7

5 Forskrift om kontrollutvalg 18 seier følgjande om budsjetthandsaminga: Kontrollutvalet utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Kontrollutvalets forslag til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal fylgje formannskapets innstilling til kommunestyret. Kontrollutvalet fremjar med dette ei sak om budsjett for kontrollutvalet si verksemd og kjøp av revisjons- og kontrollutvalstenester for 2014 i Kviteseid kommune. Vurdering frå sekretariatet Sekretariatet har utarbeidd eit framlegg til budsjett for kontroll og tilsynsverksemda i Kviteseid Kommune for Kontrollutvalet sitt budsjett vil innehalde utgiftene til sjølve drifta av utvalet, samt utgiftene knytt til kjøp av sekretariatstenester for kontrollutvalet og kjøp av revisjonstenester. Budsjettforslaget er basert delvis på erfaringstal og delvis på anslag. Det er svært viktig at det vert sett av tilstrekkeleg med midlar til kontrollutvalet si verksemd. Det å syte for god kontroll og tilsyn av den kommunale verksemda er høgaktuelt, og kommunestyret har eit ansvar i å sørgje for at det vert løyvd nok med ressursar til dette. Det er blant anna viktig med tilstrekkelig ressursar til at medlemmane får delta på ulike kurs og seminar for å halde seg oppdatert og få påfyll faglig sett. Det er viktig med god kontakt og erfaringsutveksling mellom kontrollutvalsmedlemmar. Deltaking på fylkesvise og regionale samlingar er bra i denne samanhengen. Ein post som godtgjering/tapt arbeidsforteneste avheng både av aktiviteten i utvalet og kva godtgjøringsnivå kommunen ligg på. Budsjettet er sett i forhold til Kviteseid kommune sitt reglement for godtgjering til folkevalde. Det er teke høgde for 4 kontrollutvalsmøter i året, og deltaking på andre kurs/møter. Sekretariatet anbefaler NKRFs kontrollutvalgs konferanse februar Samt dagskonferanse Vår og Høst i regi av sekretariatet. Kviteseid kommune har vald å delta i to interkommunale selskap for å løyse kontroll og tilsynsoppgåvene. Dette er Telemark Kommunerevisjon IKS (TKR) for revisjonsoppgåver og Telemark Kontrollutvalgssekretariat IKS (Temark) for sekretariatsoppgåver. Sekretariatstenester Kviteseid kommune er medeigar i Telemark Kontrollutvalgssekretariat IKS (Temark). Kostnadar i selskapet vert fordelt etter eigarbrøk/ kommunestørrelse, og budsjett for verksemda vert fastlagt av representantskapen. Revisjonstenester Kviteseid kommune er medeigar i Telemark Kommunerevisjon IKS (TKR). Kostnadar i selskapet vert fordelt etter eigarbrøk/kommunestørrelse, og budsjett for verksemda vert fastlagt av representantskapen. Selskapskontroll og andre tenester Kjøp av tenester omfattar også selskapskontroll og eventuelt andre tenester. Det er viktig at det vert løyvd nok pengar til å gjennomføre tilstrekkeleg mengde selskapskontrollar. Med andre Side 5 av 7

6 tenester meinar ein eventuelt bruk av ekstern bistand i form av f.eks. privat revisjon, advokat, ekstern konsulent etc. Budsjettet kan spesifiserast som følgjer: Budsjett for 2014 Budsjett 2014 Godtgjørelse til folkevalgte, tapt arbeidsfortj. kr Arbeidsgiveravgift kr Møteutgifter, bevertning, reise kr Opplæring/kurs/andre møter kr Kontingentar og abonnement kr Kjøp av tjenester kr a. Revisjon (TKR) kr b. Sekretariat (Temark) kr c. Selskapskontroll og andre tjenester kr Totalutgifter kr Sekretariatet har samanholdt tala med rekneskap frå tidlegare år, se vedlegg,og ser at budsjett framlegget er tilstrekkeleg. Samt at det ligg inne nokre reservar for kjøp av tenester. Endeleg deflator blir vedtatt i fbm med statsbudsjettet i oktober/november. Kontrollutvalet ber om at økonomavdelinga i Kviteseid kommune foretar lønns-, pris- og deflatorjustering. Det er representantskapet i det einskilde selskapet som fastset godtgjeringa. Det skjer vanlegvis i november på representantskapsmøte. Konklusjon: Sekretariat foreslår ei budsjettramme på kr ,-. for kontrollutvalet for 2014, dette inkluderar også kjøp av revisjons- og sekretariatstenester. Vi meiner dette gir et realistisk bilde av forventa utgifter for kontrollutvalet si verksemd i komande år. Skulle det oppstå situasjonar som nemnt over der det blir behov for ekstraordinære granskingar/rapporter, og der det er naudsynt å hente inn ekstern kompetanse, kan behovet for tileggsløyvingar til Kontroll- og tilsynsverksemder oppstå. Dette er i så tilfelle ei sak for kommunestyret. Kontrollutvalet innstiller følgjande til Kommunestyret: Kommunestyret vedtek framlegg til budsjett for 2014 for Kontroll og tilsynsverksemda i Kviteseid Kommune med ei ramme på kr ,- Kontrollutvalet sitt budsjett fylgjer budsjettsaka til kommunestyret via formannsskapet Sak nr. 17/13 REFERAT- OG DRØFTINGSSAKER Side 6 av 7

7 Sakene vert tekne til vitande. Forvaltningsprosjekt «Eigedomsforvaltning Seljord kommune». Blei dela ut i møtet. Fellesmøtet oktober 2013 for prosjekt PPtjenesten settes til :00 Sekretariatet sender en innkalling til dei involverte. Kviteseid har rykket opp på kommunebarometeret - Kommunebarometeret informasjon. Sekretariatet undersøker korleis utvalet kan få oversikt over tilsynsrapportar frå fylkesmannen, levert til møta. Dei aktuelle rapportane tas opp under referatsaker. Møteprotokoll Generalforsamling Vest-Telemark Kraftlag AS Møteprotokoll Generalforsamling Kvito AS Eventuelt. Leiar ga ei munnleg orientering til kontrollutvalet. Saka vart lukka ihht: 13, jfr. FVL 13 nr 1 Sakene tas til orientering. Side 7 av 7