Porsgrunn kommune Kontrollutvalget

Transkript

1 Porsgrunn kommune Kontrollutvalget Møteprotokoll fra Porsgrunn kommune - kontrollutvalget Møtedato: Møtested: Møteleder: Forfall: Leder Medlem Til stede: Nestleder Medlem Medlem Varamedlem Varamedlem Sekretær Porsgrunn rådhus, møterom 3 etg Ivar Moen Svein Tore Uldal Torhild Wahlstrøm Ivar Moen Edvard Garmo Inger Nilsen Per Solli Christian Moulin Øystein Bergh Oppdragsrevisor Forvaltningsrevisor Ass. revisjonssjef Kommunalsjef Kommunalsjef Personalsjef HMS-sjef Virksomhetsleder Fagleder Økonomisjef Konst. virksomhetsleder Lisbet Fines Anne Sæterdal (sak 33/2013) Berit Dalvik (sak 28/2013) Inger Lysa (sak 27/2013) Ingrid Elisabeth Kåss (sak 33/2013) Hildegunn Sørbø (sak 29, 30/2013) Anne-Karin Nordmo (sak 29, 30/2013) Terje Madsen (sak 31/2013) Anette Birkelid Lekman (sak 31/2013) Hans Jacob Solheim (sak 32, 33/2013) Heidi Ekornrød Pedersen (sak 33/2013) Innkallinga blei godkjent. Dokumentene er mottatt på nettbrett og epost. Uheldig med dokumenter på epost siden det ikke er mulig å skrive på de. Dokumentene legges over på serveren for senere bruk. Saklista blei godkjent. Sakene blei behandla slik: 26 34/2013 Porsgrunn, Ivar Moen Nestleder/møteleder Øystein Bergh Sekretær Temark Postboks BØ Telefon (dir.) E-post: Internett: Foretaksregisteret: Bankkonto: postmottak@temark.no

2 SAKLISTE Sak nr. Arkivsaknr. 26/13 13/322 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL /13 13/290 HEISTAD SKOLE OG BRUK AV AREALER 28/13 13/294 SELSKAPSKONTROLL AV PORSGRUNN UTVIKLING AS OG KJØLNES BYGG AS 29/13 13/289 SYKEFRAVÆRET I KOMMUNEN 30/13 13/293 HMS-RAPPORTERING 1. TERTIAL /13 13/325 VEDLIKEHOLD OG OPPFØLGING AV EIENDOMSMASSEN 32/13 13/295 ØKONOMIRAPPORT 1. TERTIAL /13 13/221 FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT RUSOMSORG OG PSYKISK HELSE DEL 2 34/13 13/323 REFERAT- OG DRØFTINGSSAKER Side 2 av 7

3 Sak nr. 26/13 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL Møteprotokoll godkjennes. Møteleder la fram protokollen fra møte Enstemmig vedtatt. Møteprotokoll godkjennes. Sak nr. 27/13 HEISTAD SKOLE OG BRUK AV AREALER Kontrollutvalget tar saken til informasjon. Kontrollutvalget følger med på sakens utvikling. Møteleder la fram bakgrunnen for saken og kommenterte medieoppslagene. Kommunalsjef Inger Lysa redegjorde for modellen som blir brukt for å kommunisere med brukergruppene. Hun trakk fram hovedelementene som ble vektlagt ved bygging av skolen. Ved en slik stor investering er det behov for en innkjøringsperiode. Det gjelder både bruken og bygningsmassen. Teknisk er det muligheter for enkelte påbygninger, bl.a. bod. Kommunalsjefen poengterte at hele bygget er for alle brukerne. Det krever endring i rutiner og vaner. Møteleder la fram forslag til vedtak som ble enstemmig vedtatt: Kontrollutvalget tar saken til informasjon. Kontrollutvalget følger med på sakens utvikling. Uten innstilling. Side 3 av 7

4 Sak nr. 28/13 SELSKAPSKONTROLL AV PORSGRUNN UTVIKLING AS OG KJØLNES BYGG AS Kontrollutvalget innstiller til bystyret: Kontrollutvalget slutter seg til de anbefalinger som er fremsatt av revisjonen i eierskapskontrollens følgende kulepunkter: Fastsette instrukser for styret og den daglige ledelsen med særlig vekt på klar intern ansvars- og oppgavefordeling. Foreta en egenevaluering hvert år både når det gjelder kompetanse og arbeid. Gis jevnlig mulighet til ekstern styreopplæring. Nye styremedlemmer skal gis opplæring om ansvar, oppgaver og rollefordeling. Gjennomføre egne styreseminarer hvor fokus går på roller, ansvar og oppgaver. Fastsette en årlig plan for sitt arbeid med vekt på mål, strategi og gjennomføring. Gi en samlet redegjørelse for selskapets styring og ledelse i en årsrapport. Dersom dette ikke er gjort skal det forklares. Det innskjerpes at alle formelle krav i henhold til gjeldende lovgiving herunder aksjelov, innrapportering til Brønnøysundregistrene m.m. skal følges. Videre ber kontrollutvalget om at kommunestyret tar opp til vurdering den politiske representasjon i styrene ut fra habilitetsreglene. KS har i pkt 14 om Eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak stilt seg kritisk til bruk av ledende politikere i selskapsstyrene da dette fører til stadig inhabilitet ved behandling i politiske organer. Revisor viste til bestillingen av selskapskontrollen. Hun presenterte rapporten. Christian Moulin la fram forslag til vedtak som ble enstemmig vedtatt: Kontrollutvalget slutter seg til de anbefalinger som er fremsatt av revisjonen i eierskapskontrollens følgende kulepunkter: Fastsette instrukser for styret og den daglige ledelsen med særlig vekt på klar intern ansvars- og oppgavefordeling. Foreta en egenevaluering hvert år både når det gjelder kompetanse og arbeid. Gis jevnlig mulighet til ekstern styreopplæring. Nye styremedlemmer skal gis opplæring om ansvar, oppgaver og rollefordeling. Gjennomføre egne styreseminarer hvor fokus går på roller, ansvar og oppgaver. Fastsette en årlig plan for sitt arbeid med vekt på mål, strategi og gjennomføring. Gi en samlet redegjørelse for selskapets styring og ledelse i en årsrapport. Dersom dette ikke er gjort skal det forklares. Det innskjerpes at alle formelle krav i henhold til gjeldende lovgiving herunder aksjelov, innrapportering til Brønnøysundregistrene m.m. skal følges. Side 4 av 7

5 Videre ber kontrollutvalget om at kommunestyret tar opp til vurdering den politiske representasjon i styrene ut fra habilitetsreglene. KS har i pkt 14 om Eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak stilt seg kritisk til bruk av ledende politikere i selskapsstyrene da dette fører til stadig inhabilitet ved behandling i politiske organer. Kontrollutvalget innstiller til bystyret: Bystyret tar rapporten fra selskapskontrollen av Porsgrunn Utvikling AS og Kjølnes Bygg AS til orientering. Bystyret viser til kap 4 i rapporten og ber administrasjon i kommunen og i selskapene vurdere revisjon sine anbefalinger og gi bystyret tilbakemelding innen 6 måneder. Sak nr. 29/13 SYKEFRAVÆRET I KOMMUNEN Kontrollutvalget tar redegjørelsen om arbeidet med reduksjon av sykefraværet til orientering. Personalsjefen redegjorde for sykefraværet i kommunen og utviklingen siste tertiale. Det ble referert til følgende dokumenter: Prosjekt Oppfølging av gravide arbeidstakere - reduksjon av sykefravær blant gravide Oppsummering fra innlegg i Kontrollutvalget 7/6-13 Sluttrapport: Hvor langt går arbeidsgivers tilretteleggingsplikt, jfr. AML 4-6, og hvordan skal arbeidsforhold avvikles når en arbeidstaker ikke kan vende tilbake til arbeid? Dokumentene er sendt kontrollutvalget på epost. Kontrollutvalget tar redegjørelsen om arbeidet med reduksjon av sykefraværet til orientering. Sak nr. 30/13 HMS-RAPPORTERING 1. TERTIAL 2013 Kontrollutvalget tar HMS-rapportering 1. tertial 2013 til orientering. Side 5 av 7

6 HMS-sjefen presenterte tertialrapporten for 1/2013. Kontrollutvalget tar HMS-rapportering 1. tertial 2013 til orientering. Sak nr. 31/13 VEDLIKEHOLD OG OPPFØLGING AV EIENDOMSMASSEN Kontrollutvalget tar presentasjon og informasjonen om vedlikehold og oppfølging av eiendomsmassen i Porsgrunn kommune til orientering. Eiendomssjef Terje Madsen redegjorde for vedlikeholdet av kommunens bygg og de prioriteringene kommunen gjør. Det er etterslep i vedlikeholdet. En høy investeringstakt bidrar til bedre kvalitet på bygningsmassen. For informasjon er foilene sendt kontrollutvalget på epost. Kontrollutvalget tar presentasjon og informasjonen om vedlikehold og oppfølging av eiendomsmassen i Porsgrunn kommune til orientering. Sak nr. 32/13 ØKONOMIRAPPORT 1. TERTIAL 2013 Kontrollutvalget tar økonomirapport 1. tertial 2013 til orientering. Økonomisjefen la fram rapporten fra 1. tertial 2013 og gikk igjennom kommunens økonomiske situasjon. Side 6 av 7

7 Kontrollutvalget tar økonomirapport 1. tertial 2013 til orientering. Sak nr. 33/13 FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT RUSOMSORG OG PSYKISK HELSE DEL 2 Kontrollutvalget har mottatt og fått presentert Forvaltningsrevisjonsprosjektet Rusomsorg og psykisk helse Del 2. Kontrollutvalget utsetter sluttbehandlingen til neste møte. Møteleder redegjorde for prosjektet som kontrollutvalget hadde bestilt. Første del av prosjektet er sendt til bystyret og er politisk behandlet. Møteleder satte fram følgende forslag til vedtak som ble enstemmig vedtatt: Kontrollutvalget har mottatt og fått presentert Forvaltningsrevisjonsprosjektet Rusomsorg og psykisk helse Del 2. Kontrollutvalget utsetter sluttbehandlingen til neste møte. Uten innstilling. Sak nr. 34/13 REFERAT- OG DRØFTINGSSAKER Saken tas til orientering. Per Solli tok opp følgende sak: I 17 mai-toget i Skien går det en ryddegjeng i slutten av toget. De fikk sammenhengende applaus. Etter utført jobb får de «penger i handa». Dette som en del av prosjektet «Kommune-service». Et positivt tiltak som også bør vurderes i Porsgrunn. Sakene tas til orientering. Side 7 av 7