Representantskapet Telemark kontrollutvalgssekretariat IKS

Transkript

1 Vår ref. 14/ /BERO Medlemmer og varamedlemmer Dato Representantskapet - Leder kaller inn til representantskapsmøte: Dato: Onsdag Tid: Kl Sted: Norsjø Hotell AS, Nordagutuvegen 81, 3812 Akkerhaugen Dersom du ikke kan møte må du snarest melde ifra til daglig leder, på e-post: [email protected] eller tlf Vara møter bare etter egen innkalling. Vedlagt følger sakene 1/14-5/14 Etter representantskapets møte blir det Vårkonferanse hvor hovedtema er Varsling, se egen invitasjon. Bø, (sign) Tor Tollefsen Leder av representantskapet Øystein Bergh Daglig leder/sekretær Temark Postboks BØ Telefon (dir.) E-post: Internett: Foretaksregisteret: Bankkonto: [email protected]

2 Representantskapet Vårt representantskap består av en representant fra hver eierkommune. Leder: Tor Tollefsen Øvre Hydalsvei 9, 3970 Langesund Telefon: Epost: Nestleder: Bjørg Kyrkjebø Staaland Kviteseidvegen 666C, 3850Kviteseid Telefon: Epost: Kommune Representant Vararepresentant Telemark fylkeskommune Bjørg Kyrkjebø Staaland Erling Dahl Bamble Tor Tollefsen Tom Markus Bø Anne Carine Nilsen Per Oddvar Marheim Isaksen Drangedal Karianne S. Reiten Jon Andre Nesland Fyresdal Erik Skjervagen Siw Berve Hjartdal Sven Tore Løkslid Inger Øya Grøgård Kviteseid Torstein Tveito Gunnar Ruud Kragerø Kåre Preben Hegland Henriette Fluer Vikre Nissedal Halvor Homme Øyvind Tveit Nome Anders Skogheim Gry Anette R. Amundsen Notodden Gunnar Landvik Håkon Sørby Porsgrunn Knut Bjaaland Edvard Garmo Sauherad Jarl Olav Rugtveit Helge Aarnes Seljord Solveig Abrahamsen Jon Svartdal Siljan Gunn Berit Rygg Holmelid Jan Olav Hagen Tinn Kjetil Høstrup Djuve Gunnar Odd Hagen Tokke Steinar Mandt Siv Reidun Einebærholm Vinje Halvor Longvik Øystein Høgetveit

3 Sakliste for Representantskapet - Sak nr. Arkivsaknr. Tittel 1/14 14/170 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKSLISTE 2/14 14/171 OPPTELLING AV REPRESENTANTSKAPSMEDLEMMER 3/14 14/172 VALG AV TO MEDLEMMER TIL Å UNDERSKRIVE PROTOKOLLEN 4/14 14/110 REGNSKAP TELEMARK KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT IKS 5/14 14/116 ÅRSBERETNING 2013 FRA TELEMARK KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT IKS

4 Sak nr. 1/14 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKSLISTE Arkivsaksnr.: 14/170 Arkivkode: 033 Saksbehandler: Øystein Bergh Behandling i: 1/14 Representantskapet - Forslag til vedtak Representantskapet godkjenner innkallingen og sakslisten. Saksopplysninger Representantskapet skal godkjenne innkallingen og sakslisten, i hht. Selskapsavtalen 9, Representantskapets møter: Representantskapets leder innkaller til representantskapsmøte. Innkalling til ordinært representantskapsmøte skal skje skriftlig og minst fire uker i forkant av møtet. Tilsvarende frist gjelder for varsling av deltakerne i selskapet. Innkallingen skal inneholde en saksliste. Representantskapets møte ledes av leder eller, i dennes fravær, av nestleder. Dersom ingen av disse er til stede, velges en møteleder. Vedlegg: Ingen Sak 1/14 Side 4 av 10

5 Sak nr. 2/14 OPPTELLING AV REPRESENTANTSKAPSMEDLEMMER Arkivsaksnr.: 14/171 Arkivkode: 033 Saksbehandler: Øystein Bergh Behandling i: 2/14 Representantskapet - Forslag til vedtak Representantskapet er beslutningsdyktig ved at av medlemmene er til stede, inkludert møtende varamedlemmer, og disse representerer minst halvdelen av medlemmene og to tredeler av stemmene. Saksopplysninger Representantskapet er beslutningsdyktig når minst halvdelen av medlemmene er til stede, inkludert møtende varamedlemmer, og disse representerer minst to tredeler av stemmene. Fra selskapsavtalen 8: Representantskapet er selskapets øverste myndighet. Samtlige deltakerkommuner og fylkeskommunen velger hver sin representant med personlig vararepresentant. Vedkommende kommunestyre eller fylkesting oppnevner selv sine representanter. Daglig leder kan ikke velges til medlem av representantskapet. Ved voteringer vektes den enkelte deltakers stemme svarende til deltakerens eierandel i selskapet. Som representantskapets beslutning gjelder det som flertallet blant de møtende har stemt for, eller ved stemmelikhet det som møtelederen har stemt for. Og ved voteringer vektes den enkelte deltakers stemme svarende til deltakerens eierandel i selskapet i ht Selskapsavtalen 5 Innskuddsplikt og eierandel. Deltakernes eierandel: Bamble kommune eier 7,6% av selskapet Bø kommune eier 4,4% av selskapet Drangedal kommune eier 4,2% av selskapet Fyresdal kommune eier 2,7% av selskapet Hjartdal kommune eier 2,9% av selskapet Sak 2/14 Side 5 av 10

6 Sak 2/14 Kragerø kommune eier 6,5% av selskapet Kviteseid kommune eier 3,1% av selskapet Nissedal kommune eier 2,7% av selskapet Nome kommune eier 4,9% av selskapet Notodden kommune eier 7,0% av selskapet Porsgrunn kommune eier 14,2% av selskapet Sauherad kommune eier 4,2% av selskapet Seljord kommune eier 3,2% av selskapet Siljan kommune eier 3,1% av selskapet Tinn kommune eier 4,8% av selskapet Tokke kommune eier 3,1% av selskapet Vinje kommune eier 3,5% av selskapet Telemark fylkeskommune eier 18,% av selskapet SUM 100,0% Representantskap Eierkommunen velger selv medlem og varamedlem til representantskapet. Kommunens representant er valgt til ny er valgt. Representantskapets leder er Tor Tollefsen. Nestleder er Bjørg Kyrkjebø Staaland. Vedlegg: Ingen Side 6 av 10

7 Sak nr. 3/14 VALG AV TO MEDLEMMER TIL Å UNDERSKRIVE PROTOKOLLEN Arkivsaksnr.: 14/172 Arkivkode: 033 Saksbehandler: Øystein Bergh Behandling i: 3/14 Representantskapet - Forslag til vedtak Til å underskrive protokollen sammen med møteleder velges og... Saksopplysninger I ht. Selskapsavtalen 9 Representantskapets møter, skal det velges to representanter til å underskrive protokollen sammen med møtelederen. Representantene velges ved begynnelsen av møtet. Vedlegg: Ingen Sak 3/14 Side 7 av 10

8 Sak nr. 4/14 REGNSKAP TELEMARK KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT IKS Arkivsaksnr.: 14/110 Arkivkode: 210 Saksbehandler: Øystein Bergh Behandling i: 1/14 Styret for 4/14 Representantskapet - Styret for i møte den sak nr. 1/14: Vedtak i Styret for Styret innstiller til representantskapet: 1. Regnskap 2013 for godkjennes. 2. Regnskapsmessig merforbruk kr dekkes ved bruk av disposisjonsfond. 3. Udekket beløp kr i investeringsregnskapet dekkes ved overføring fra driftsbudsjettet. Behandlinga i Styret for Saken ble lagt frem for styret. Vedtaket var enstemmig. Forslag til vedtak Styret innstiller til representantskapet: 1. Regnskap 2013 for godkjennes. 2. Regnskapsmessig merforbruk kr dekkes ved bruk av disposisjonsfond. 3. Udekket beløp kr i investeringsregnskapet dekkes ved overføring fra driftsbudsjettet. Saksopplysninger Regnskapet føres etter kommunale regnskapsprinsipper. Sak 4/14 Side 8 av 10

9 Sak 4/14 Budsjettet for 2013 ble vedtatt av representantskapet i møte , sak 13/2012, totalt kr Driftsregnskapet viser kr og viser totalt et merforbruk på kr Merforbruket skyldes hovedsakelig økte lønnskostnader i forbindelse med permisjon og sykemelding. Vi har et budsjett ut fra 3 årsverk. Periodevis har vi hatt 4 personer ansatt. Dette er 4 året hvor vi har merforbruk. Det gir en kraftig reduksjon av disposisjonsfondet og ved utgangen av året dekker det merforbruket. Med andre ord, disposisjonsfondet er brukt opp. I 2012 og 2011 var det et merforbruk på hhv. kr og kr De enkelte postene: Lønn: For lønn er det et merforbruk på kr Sosiale kostnader har vært underbudsjettert med ca kr Refusjon sykelønn er kr og annen refusjon kr Vi har hatt en ansatt i delvis permisjon og en sykemeldt deler av året. For å dekke opp dette har vi hatt vikar. Drift: Kjøp til drift har et merforbruk på kr Kopiering og porto viser mindreforbruk på kr Kjøp av tjenester har et merforbruk på kr Øvrige poster viser mindre avvik. Investeringsregnskap: Investeringsregnskapet gjelder innbetaling til KLP, kr Dette var det ikke budsjettert med. Det dekkes med overføring fra driftsregnskapet. Leieavtaler for lokaler i 2013: Bø, 3 kontorer og arkiv Hellandtunet, Telemark Kompetansebygg AS. Porsgrunn, 1 kontor, Porsgrunn kommune Avtaler om tjenester: Regnskap og lønn: Telemark fylkeskommune Revisjon: Buskerud kommunerevisjon IKS IT, epost og saksbehandlersystem: Telemark fylkeskommune Hjemmeside: Aplia AS (tidl. Grenland Web AS) HMS: Bedriftshelsetjenesten SAMT For mer informasjon vises det til årsmeldingen. Vedlegg: Regnskap 2013 fra Side 9 av 10

10 Sak nr. 5/14 ÅRSBERETNING 2013 FRA TELEMARK KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT IKS Arkivsaksnr.: 14/116 Arkivkode: 200 Saksbehandler: Øystein Bergh Behandling i: 2/14 Styret for 5/14 Representantskapet - Styret for i møte den sak nr. 2/14: Vedtak i Styret for Styret innstiller til representantskapet: Årsberetning 2013 fra godkjennes. Behandlinga i Styret for Saken ble lagt frem for styret. Vedtaket var enstemmig. Forslag til vedtak Styret innstiller til representantskapet: Årsberetning 2013 fra godkjennes. Saksopplysninger Styret for (Temark) har utarbeidet årsberetning. Årsberetning for 2013 legges frem for representantskapet til godkjenning. Vedlegg: Årsberetning 2013 Sak 5/14 Side 10 av 10