Porsgrunn kommune. Kontrollutvalgets medlemmer innkalles med dette til møte tirsdag 22. mars

Transkript

1 Vår ref. 11/ /BERO Medlemmer og varamedlemmer Dato Porsgrunn kommune - kontrollutvalget s medlemmer innkalles med dette til møte tirsdag 22. mars Møtet er åpent for publikum. Dato: tirsdag Tid: kl Sted: Porsgrunn rådhus, store møterom 3.etg. Eventuelle forfall med forfallsgrunn bes meddelt til sekretariatet for kontrollutvalget, på e- post: helle.vold@temark.no eller tlf , snarest mulig. Vara møter bare etter egen innkalling. Vedlagt følger sakene 17/11-27/11 Kl Sak 17/11 Godkjenning av møteprotokoll Kl Sak 18/11 Leder for barn og unge Christian Bjørnø Tynning orienterer om utvalgets oppbygging og arbeid. Kl Sak 19/11 Konsulent Jens Petter Berg presenterer resultatene på de nasjonale prøvene. Unntatt offentligheten. Kl Sak 20/11 Kommunalsjef for barn og unge Inger Lysa og virksomhetsleder Bente Frantzen orienterer om hendelsen i Lundelia barnehage. Kl Pause. Kl Sak 21/11 Kommunalsjef Roy Martinsen orienterer om personalreglementet. Kl Sak 22/11 Kommunalsjef Roy Martinsen orienterer om vedtak 01/11 i administrasjonsutvalget. Kl Lunsj. Kl Sak 23/11 Kommunalsjef for helse og velferd Ingrid Kåss og fagleder for boligbistand og bygge- og eiendomsavdelingen Laila Finkenhagen orienterer om plassering av rusmisbrukere. Kl Sak 24/11 Pause. Kl Sak 25/11 s Årsmelding Temark Postboks BØ Telefon (dir.) E-post: Internett: Foretaksregisteret: Bankkonto: postmottak@temark.no

2 Kl Sak 26/11 Kommunalsjef Roy Martinsen orienterer om avtaler mellom Porsgrunn kommune og Adecco. Kl Sak 27/11 Orientering fra oppdragsrevisor. Kl Sak 28/11 Referat- og drøftingssaker. for Jan Erik Lunde Leder i kontrollutvalget (sign) Helle Vold Sekretær for kontrollutvalget

3 Sakliste for Porsgrunn kommune - kontrollutvalget Sak nr. Arkivsaknr. Tittel 17/11 11/144 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRA /11 10/16 HOVEDUTVALGENE 19/11 11/151 NASJONALE PRØVER 20/11 11/150 AVVIKSHENDELSE I LUNDELIA BARNEHAGE 21/11 09/375 PERSONALREGLEMENT - VARSLING 22/11 11/153 STATUSRAPPORT - ANSETTELSER, OPPRETTELSER OG INNDRAGNING AV LEDIGE STILLINGER 23/11 11/152 ORIENTERING AV PLASSERING AV RUSMISBRUKERE 24/11 10/494 KONTROLLUTVALGETS ÅRSMELDING /11 11/183 AVTALER MELLOM PORSGRUNN KOMMUNE OG ADECCO 26/11 11/154 ORIENTERING FRA OPPDRAGSREVISOR 27/11 11/146 REFERAT- OG DRØFTINGSSAKER

4 Sak nr. 17/11 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRA Arkivsaksnr.: 11/144 Arkivkode: /11 Porsgrunn kommune - kontrollutvalget Møteprotokollen fra godkjennes. Møteleder legger frem protokollen til godkjenning. Vedlegg: - Møteprotokoll fra Sak 17/11 Side 4 av 18

5 Sak nr. 18/11 HOVEDUTVALGENE Arkivsaksnr.: 10/16 Arkivkode: 033 4/10 Porsgrunn kommune - kontrollutvalget 11/11 Porsgrunn kommune - kontrollutvalget 18/11 Porsgrunn kommune - kontrollutvalget Porsgrunn kommune - kontrollutvalget i møte den sak nr. 11/11: Vedtak i Porsgrunn kommune - kontrollutvalget synes det er meget verdifullt å ha kontakt med hovedutvalgene og ønsker å fortsette med årlige samtaler. Synspunktene og informasjon fra hovedutvalgene tas til orientering. Behandlingen i Porsgrunn kommune - kontrollutvalget Leder for plan og kommunalteknikk Gunnar Abrahamsen orienterte om utvalgets oppbygging og arbeid. Det var syv virksomheter i utvalget og alle virksomhetene har god kontroll på budsjettene sine. Samarbeidet mellom administrasjonen og politisk er veldig bra. Lederen har møte med kommunalsjefen en gang i måneden. Har også en del møter med enkelt personer som ønsker det. Administrasjonen har et regelverk å forholde seg til og påse at det ikke blir forskjellsbehandling. Det er et ønske om å få ned strømregning ved å føre den over på den enkelte daglig eier. Her trengs det omlegging av systemet for å få til. Leder for helse og omsorg Øyvind Dahl orienterte om utvalgets oppbygging og arbeid. Mye ro om det utvalget leverer fordi administrasjonen gjør en god jobb. De har gode rutiner på ferieavvikling og uforutsette situasjoner under ferieavviklingen. Har møte foran hvert utvalgsmøte hvor en kan stille kritiske spørsmål før selve møte, det er bra å kunne gjøre. Det er lite konflikt mellom de politiske partiene. Ønsker at flere av virksomhetslederne er på møtene for å få bedre kontakt med dem. Har møter en gang i året med mellomlederne, da kan vi bli bedre kjent med hverandre. Økonomien er stram og kuttene rammer stillinger. Ikke alle brukerne er i stand til å skrive klage, da er det viktig at det kommer tydelig fram at kommunen er behjelpelig med det. Dette er viktig i et godt tjeneste tilbud. Det er mye usikkerhet rundt samhandlingsreformen, den er så stor. De rapportene som kontrollutvalget sender til bystyret kan med fordel også sendes til orientering til fagutvalgene, slik at de kan bruke rapportene. Sak 18/11 Side 5 av 18

6 Det kom også fram at det var viktig at det nye kontrollutvalget får møte hovedutvalgslederne tidlig i perioden. synes at årlige møter er viktig. Leder for utvalg for barn, unge og kultur Christian Tynning Bjørnø var ikke til stede. Sak 18/11 Porsgrunn kommune - kontrollutvalget i møte den sak nr. 4/10: Vedtak i Porsgrunn kommune - kontrollutvalget synes det er meget verdifullt å ha kontakt med hovedutvalgene. Synspunktene og informasjon fra hovedutvalgene tas til orientering. vil følge opp kommentarene om folkevalgtes arbeidsbetingelser. Behandlinga i Porsgrunn kommune - kontrollutvalget Hver leder, Barn, unge og kultur Plan og kommunalteknikk Helse og omsorg presenterte hovedområdet for eget utvalg. Hvert område er meget stort, både budsjett, ansatte og viktigheten for innbyggerne i Porsgrunn. Det ble diskutert arbeidsform, forholdet til enkeltsaker og innbyggerne. Enkeltsaker er vanskelig og en må skille mellom klagesak og saksbehandling. Kommunen har eget klageutvalg. Viktig med god kontakt mellom politikerne og administrasjonen. Folevalgtes arbeidsbetingelser er vanskelige. Flere gav uttrykk for misforhold mellom godtgjøring/frikjøp og oppgaver. Saken tas til orientering. Leder for barn og unge Christian Bjørnø Tynning orienterer om følgende: Utvalgets oppbygging og arbeid. Status. Utfordringer framover. Muligheter. Nasjonale prøver, status. Side 6 av 18

7 Sak nr. 19/11 NASJONALE PRØVER Arkivsaksnr.: 11/151 Arkivkode: /11 Porsgrunn kommune - kontrollutvalget tar saken til orientering. Jens Petter Berg fra Personal- og organisasjonsutvikling presenterer resultatene på de nasjonale prøvene. Sak 19/11 Side 7 av 18

8 Sak nr. 20/11 AVVIKSHENDELSE I LUNDELIA BARNEHAGE Arkivsaksnr.: 11/150 Arkivkode: /11 Porsgrunn kommune - kontrollutvalget tar saken til orientering. Kommunalsjef for barn og unge Inger Lysa og virksomhetsleder Bente Frantzen orienterer om avvikshendelsen i Lundelia barnehage: 1. Hva skjedde? 2. Hvordan kunne dette skje? 3. Hvilke virkemidler har kommunen satt inn for å hindre gjentagelse? Vedlegg: - NRK Telemark. - Nyheter Varden. Sak 20/11 Side 8 av 18

9 Sak nr. 21/11 PERSONALREGLEMENT - VARSLING Arkivsaksnr.: 09/375 Arkivkode: /09 Porsgrunn kommune - kontrollutvalget 53/09 Porsgrunn kommune - kontrollutvalget 12/10 Porsgrunn kommune - kontrollutvalget 12/11 Porsgrunn kommune - kontrollutvalget 21/11 Porsgrunn kommune - kontrollutvalget Saken legges fram for ny behandling. Porsgrunn kommune - kontrollutvalget i møte den sak nr. 12/11: Vedtak i Porsgrunn kommune - kontrollutvalget tar opp saken til ny behandling i kommende møte med de rette dokumentene som grunnlag for saksbehandlingen. Behandlingen i Porsgrunn kommune - kontrollutvalget Det har vært en varsling i år, det samme som i fjor. Et beskjedent omfang, kan det være mørketall her? Avvikssystemet kan være en form for varsling. Tar opp saken igjen ved neste kontrollutvalgsmøte. Porsgrunn kommune - kontrollutvalget i møte den sak nr. 12/10: Vedtak i Porsgrunn kommune - kontrollutvalget har gjennomgått varslingsplakaten og fått orientering om den og har følgende kommentarer: 1. I varslingsplakaten er det brukt begrepet ekstraordinær som virker innskrenkende i forhold til lovteksten og kontrollutvalget ber om at ekstraordinær tas bort. 2. mener varslingsplakaten skal angi den videre saksbehandling etter at varslet er mottatt for å gi varsler trygghet om behandlingen. 3. Kommunen må legge til rette for at varslingsplakaten er synlig og lett tilgjengelig for alle ansatte. Sendes rådmannen. Sak 21/11 Side 9 av 18

10 Sak 21/11 Behandlinga i Porsgrunn kommune - kontrollutvalget Leder presenterte saken. vurderte saken og utarbeidet vedtak i møte. Porsgrunn kommune - kontrollutvalget i møte den sak nr. 53/09: Vedtak i Porsgrunn kommune - kontrollutvalget tar saken opp til videre behandling i neste møte. Behandlinga i Porsgrunn kommune - kontrollutvalget fortsatte diskusjon på saken fra siste møte hvor kommuneadvokat Atle Sveen orienterte om Varsling i Porsgrunn kommune. Leder av kontrollutvalget, Jan Erik Lunde og medlem Knut Bjaaland, skal delta på Kommunesektorens etikkutvalgs møte oktober 2009 i Larvik. Onsdag 04 november 2009 arrangerer Temark konferanse i Bø med tema Varsling. Porsgrunn kommune - kontrollutvalget i møte den sak nr. 38/09: Vedtak i Porsgrunn kommune - kontrollutvalget tar saken opp til videre behandling i neste møte. Behandlinga i Porsgrunn kommune - kontrollutvalget Kommuneadvokat Atle Sveen presenterte kommunen sin informasjon om og rutiner ved varsling i hht arbeidsmiljøloven. behandler saken videre i neste møte. tar saken til orientering. Kommunalsjef for fellestjenester Roy Martinsen orienterer om personalreglement varsling. Hvordan kan dette bli bedre? Legger organisasjonen til rette for varslingssaker? En varslingssak i året er dette representativt for den konkrete situasjonen i kommunen? Vedlegg: - Brev til kontrollutvalget fra kommunalsjefen Roy Martinsen, datert Varslingsplakaten. Side 10 av 18

11 Sak 21/11 - Rutine for intern varsling. - Rutine for intern oppfølging. - Saksbehandlingsregler i varslingssaker. Side 11 av 18

12 Sak nr. 22/11 STATUSRAPPORT - ANSETTELSER, OPPRETTELSER OG INNDRAGNING AV LEDIGE STILLINGER Arkivsaksnr.: 11/153 Arkivkode: /11 Porsgrunn kommune - kontrollutvalget tar saken til orientering. Kommunalsjef for fellestjenester Roy Martinsen orienterer om vedtak 01/11 i administrasjonsutvalget. Vedlegg: Protokoll fra administrasjonsutvalget. Sak 22/11 Side 12 av 18

13 Sak nr. 23/11 ORIENTERING AV PLASSERING AV RUSMISBRUKERE Arkivsaksnr.: 11/152 Arkivkode: /11 Porsgrunn kommune - kontrollutvalget tar saken til orientering. Kommunalsjef for helse og velferd Ingrid Kåss og fagleder for boligbistand og bygge- og eiendomsavdelingen Laila Finkenhagen orienterer om følgende: Plassering av boliger til rusmisbrukere. Status. Hva gjøres fra kommunens hold for å bedre rusmisbrukernes situasjon og samtidig ta hensyn til problematikken som påføres naboer? Vedlegg: - Unntatt fra offentligheten, jfr. Offl. 13, sendes kun medlemmene i kontrollutvalget. Sak 23/11 Side 13 av 18

14 Sak nr. 24/11 KONTROLLUTVALGETS ÅRSMELDING 2010 Arkivsaksnr.: 10/494 Arkivkode: /10 Porsgrunn kommune - kontrollutvalget 5/11 Porsgrunn kommune - kontrollutvalget 24/11 Porsgrunn kommune - kontrollutvalget Porsgrunn kommune - kontrollutvalget i møte den sak nr. 5/11: Vedtak i Porsgrunn kommune - kontrollutvalget Årsmeldingen ajourføres etter de kommentarer og merknader som kom fram i møtet. Behandlingen i Porsgrunn kommune - kontrollutvalget gikk gjennom utkastet til årsmeldingen. Sekretær retter opp de feil og merknader som kom fram. Nytt utkast legges fram til neste møte den Vedtaket ble enstemmig vedtatt. Porsgrunn kommune - kontrollutvalget i møte den sak nr. 58/10: Vedtak i Porsgrunn kommune - kontrollutvalget Årsmeldingen ajourføres etter de kommentarer og merknader som kom fram i møtet. Behandlingen i Porsgrunn kommune - kontrollutvalget s medlemmer må sende kommentarer og bilder til sekretær innen Saken tas opp igjen i januarmøtet. Enstemmig vedtatt. Årsmeldingen ajourføres etter de kommentarer og merknader som kom fram i møtet. skal utarbeide årsmelding for året 2010 om sin virksomhet. Sak 24/11 Side 14 av 18

15 Sak 24/11 Årsmeldingen skal sendes bystyret for godkjenning. Vedlagt følger andre utkastet. Utkastet er uferdig og sendes kun medlemmer. Vedlegg: - Årsmelding 2010 fra kontrollutvalget, sendes kun medlemmene. Side 15 av 18

16 Sak nr. 25/11 AVTALER MELLOM PORSGRUNN KOMMUNE OG ADECCO Arkivsaksnr.: 11/183 Arkivkode: /11 Porsgrunn kommune - kontrollutvalget tar saken til orientering. Administrasjonen i Porsgrunn kommune orienterer om avtaler kommunen har med Adecco. Vedlegg: - Varden nyheter. - TA artikkel. Sak 25/11 Side 16 av 18

17 Sak nr. 26/11 ORIENTERING FRA OPPDRAGSREVISOR Arkivsaksnr.: 11/154 Arkivkode: /11 Porsgrunn kommune - kontrollutvalget tar informasjonen til orientering. Oppdragsrevisor Lisbet Fines orienterer om revisjonen sitt arbeid i Porsgrunn kommune. Vedlegg: - e-post fra Lisbet Fines datert Sak 26/11 Side 17 av 18

18 Sak nr. 27/11 REFERAT- OG DRØFTINGSSAKER Arkivsaksnr.: 11/146 Arkivkode: /11 Porsgrunn kommune - kontrollutvalget Til orientering: Kontrollrapport 2010 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen i Porsgrunn kommune, Skatteetaten. Evt. Vedlegg: - Kontrollrapport 2010 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen i Porsgrunn kommune, Skatteetaten. Sak 27/11 Side 18 av 18