MØTEINNKALLING. Tid Kl

Transkript

1 MØTEINNKALLING Kontrollutvalget innkalles med dette til møte: Møtedato: Tid Kl Møtested: Rådhusgt etg. (gml. rådhus) Evt. forfall meldes snarest til sekretæren, tlf , evt Varamedlemmer møter bare etter nærmere varsel. Innkalling og saksliste sendes som e-post til de som har slik e-post adresse. Det er derfor ønskelig at mottaket av denne innkallingen bekreftes pr. e-post til undertegnede Saksdokument til sak 11/14 13/14 sendes direkte ut fra Arendal kommune. SAKSLISTE Sak nr: 9/14 10/14 11/14 12/14 13/14 14/14 15/14 16/14 17/14 Saker: Godkjennelse av innkalling og protokoll forrige møte Referatsaker Regnskapet for Arendal kommune for 2013 Regnskapet for Arendal Eiendom KF for 2013 Regnskapet for Arendal Havnevesen KF for 2013 Kontrollutvalgets årsmelding for 2013 Ny sekretariatsordning for kontrollutvalget søknad om å bli medeier i Telemark Kontrollutvalgssekretariat IKS Orienteringer Eventuelt Neste møte Arendal, 2. april 2014 Jan Askeland (sign) Leder Anne Helene Grunni KU- sekretær Kopi: Varamedlemmer, ordfører, revisor, rådmann, politisk sekretariat, Agderposten. SEKRETÆR FOR KONTROLLUTVALGET: KRISTIANSAND REVISJONSDISTRIKT IKS Postadr. : Postboks 417 Lund Telefon: Telefax: Kristiansand E-postadresse: post.revisjonen@kristiansand.kommune.no Kontoradr.: Tollbodgt. 6 Org.nr.:

2 Sak nr: 9/14 Sak: Protokoll forrige møte ( ) Protokollen fra møtet godkjennes. Sak nr: 10/14 Sak: Referatsaker A : Diverse referater. A.1 : Økonominotat til formannskapet av A.2 : Tilbakemelding forvaltningsrevisjonsrapport «Tilpasset opplæring og spesialundervisning» Arendal kommune av Tatt til orientering. Sak nr: 11/14 Sak: Regnskapet for Arendal kommune for 2013 Regnskapet for Arendal kommune og kopi av revisjonsberetningen oversendes for behandling. Etter forskriftene for årsregnskap, er kontrollutvalgets oppgave å avgi uttalelse til regnskapet. Uttalelsen stiles til bystyret. Formannskapet skal innstille i regnskapssaken. Kontrollutvalgets vedtak/uttalelse skal foreligge når formannskapet behandler årsregnskapet. Som grunnlag for uttalelsen, bør kontrollutvalget i tillegg til regnskapet benytte seg av vedtatt økonomiplan/ budsjett, årsmeldingen og revisors beretning. Kontrollutvalget skal vurdere om regnskapet er ført i henhold til lover og regler og om det vedtatte budsjett/forutsetninger er fulgt. Kontrollutvalget har rett til å knytte kommentarer til årsregnskapet, jfr. forskrift for kontrollutvalg 7. Revisjonens oppsummering for regnskapsåret 2013 for Arendal kommune datert følger som vedlegg. Sekretæren viser til revisors beretning, og fremmer slikt Kontrollutvalget har ingen bemerkninger til regnskapet for Arendal kommune for 2013, og slutter seg til revisors beretning av Sak nr: 12/14 Sak: Regnskapet for Arendal Eiendom KF for 2013 Regnskapet for Arendal Eiendom KF og kopi av revisjonsberetningen legges med dette frem for kontrollutvalget. Behandlingen av foretakets regnskap følger naturlig den samme prosedyre som for kommuneregnskapet. Iflg. forskrift for årsregnskap og årsberetning 1, er kommunale foretak unntatt fra denne forskrift. Av egen forskrift for kommunale foretak, gjeldende fra , går det frem av 3 at årsregnskapet skal følge kommunelov og aktuelle forskrifter. Av dette utledes at formannskapet også skal innstille Arendal Eiendom KF regnskap, som for kommuneregnskapet. Sekretæren viser til revisors beretning, og fremmer slik 2

3 Kontrollutvalget har ingen bemerkninger til regnskapet for Arendal Eiendom KF for 2013, og slutter seg til revisors beretning av Sak nr: 13/14 Sak: Regnskapet for Arendal Havnevesen KF for 2013 Regnskapet for Arendal Havnevesen KF og kopi av revisjonsberetningen legges med dette frem for kontrollutvalget. Behandlingen av havnevesenets regnskap følger naturlig den samme prosedyre som for kommuneregnskapet. Iflg. forskrift for årsregnskap og årsberetning 1, er kommunale foretak unntatt fra denne forskrift. Av egen forskrift for kommunale foretak, gjeldende fra , går det frem av 3 at årsregnskapet skal følge kommunelov og aktuelle forskrifter. Av dette utledes at formannskapet også skal innstille havnevesenets regnskap, som for kommuneregnskapet. Sekretæren viser til revisors beretning, og fremmer slik Kontrollutvalget har ingen bemerkninger til regnskapet for Arendal Havnevesen KF for 2013, og slutter seg til revisors beretning av Sak nr: 14/14 Sak: Kontrollutvalgets årsmelding for 2013 Kontrollutvalget legger hvert år frem en melding om virksomheten for bystyret til orientering. Utkast til årsmelding for 2013 følger innkallingen og gjennomgås av kontrollutvalget. Kontrollutvalgets årsmelding for 2013 oversendes bystyret til orientering. Sak nr: 15/14 Sak: Ny sekretariatsordning for kontrollutvalget søknad om å bli medeier i Telemark Kontrollutvalgssekretariat IKS 1. BAKGRUNN FOR SAKEN KS Agder etablerte våren 2013 en arbeidsgruppe som skulle gi en anbefaling til kommunene og fylkeskommunene om en ny sekretariatsordning for 16 kontrollutvalg på Agder. Bakgrunnen er at nåværende sekretariater for disse kommunene ikke ønsker å forlenge sine avtaler etter pga kapasitetsproblemer jfr. rapport fra arbeidsgruppens pkt. 2 Som det fremgår av rapporten hadde arbeidsgruppen tre ulike alternativer: 1) Ett sekretariatselskap på Agder 2) Inngå som medeiere i Telemark kontrollutvalgssekretariat IKS 3) Etablere eget selskap for 14 kommuner og 2 fylkeskommuner Arbeidsgruppen kontaktet Agder Sekretariat IS og Telemark kontrollutvalgssekretariat IKS (Temark) for samtaler om mulig samarbeid/eierskap. Styret i Agder sekretariat behandlet spørsmål om utvidelse av selskapet og ga uttrykk for at de var fornøyd med dagens ordning og ikke ønsket en utvidelse av selskapet. 3

4 Styret i Temark ga klare signaler på at en utvidelse av selskapet var ønsket. Temark leverte etter tilbud om at nye fylkeskommuner og kommuner kan bli deleiere i selskapet. Arbeidsgruppa anbefaler medeierskap i Temark (Vedlegg 1). Tilbudet forutsetter ikke at alle kommunene blir med, men Temark legger til grunn at aktiviteten dekker minimum 1 årsverk. Om Temark Telemark kontrollutvalgssekretariat IKS ble etablert i Temark betjener i dag 18 kontrollutvalg og har 3 årsverk. Ved å øke aktiviteten med 16 kontrollutvalg i Agder, blir virksomheten omlag doblet. Fordeler: Dette vil gi Større organisasjon, fra 3 til inntil 5,5 årsverk En mere robust organisasjon Muligheter for bredere kompetanse Muligheter for en mere profesjonell organisasjon Sekretariatstjenester for kontrollutvalgene er et «nisjeprodukt». Det er et lite miljø på landsbasis, samtidig som kravene til kompetanse er høye. Med inntil 5,5 årsverk i ett selskap ligger det svært godt til rette for en organisasjon som er robust, kompetent og med god produktivitet. Ulemper: Et representantskap med 34 eiere kan være krevende å samle. Ved å kombinere dette med interessante konferanser og gjøre dette attraktivt bør det være mulig å håndtere en slik situasjon. Gjennomføring Temark har lagt opp til at endringen gjennomføres ved å bruke egne ressurser uten ekstern konsulentbistand. Opplegget for Temark beholdes og nye eiere tilpasses dagens opplegg. Utviklingen må tas etappevis og representantskapet må sørge for å videreutvikle selskapet til å bli enhetlig ved å: 1. Etablere eierskap fra Vurdere antallet i styret. I dag er det 3 representanter med 3 vararepresentanter. 3. Vurdere selskapskapitalen og eierandelen i selskapet. 4. Vurdere modellen for årlig fordeling av utgiftene. Representantskapet i Temark anbefalte eierkommunene å godkjenne inntreden av nye eierkommuner på møte Etter dette er positivt vedtak fattet hos samtlige eiere av Temark. Kontorlokaler I dag har Temark hovedkontor og arkiv i Bø og et kontor i Porsgrunn. Ved utvidelse av virksomheten bør det etableres et kontor i Agder, gjerne i tilknytning til et fylkes- /kommunehus. Administrasjon og styret for selskapet etablerer kontorer etter behov og legger til rette for en optimal drift. 4

5 Selskapsnavnet: Ved å overta så mange kontrollutvalg i Agder bør selskapsnavnet vurderes. Et alternativ er å endre det til Agder og Telemark kontrollutvalgssekretariat IKS. Det samme gjelder også kortnavn/domenenavn Temark. Egenkapital: Temark har i dag en egenkapital på kr En dobling av aktiviteten medfører behov for å øke denne med inntil kr , totalt kr Forslaget fra Temark innebærer at innskuddet beholdes som i dag for eksisterende eiere og at det lages en fordelingsnøkkel for innskudd fra nye eiere. For nye eiere er følgende lagt til grunn for innskudd: Innbyggere Innskudd kr: Fylkeskommunene Totalt innskudd og den enkeltes eierandel er først klar når vi vet hvilke kommuner/ fylkeskommuner som fatter vedtak om å gå inn som eier. Ved opprettelsen av selskapet ble selskapskapitalen fastsatt til kr Det var en politisk sammensatt prosjektgruppe som utarbeidet rammene for etableringen av selskapet. De fastsatte innskuddskapital og eierprosent for den enkelte. Med flere eiere vil det være hensiktsmessig å låse innskuddet. Eierandel i Temark i dag: Nr Eier: Innskudd kr: Dagens eierandel %: 16 nye medeiere % 0800 Telemark fylkeskommune ,0 9, Porsgrunn kommune ,2 7, Notodden kommune ,0 3, Siljan kommune ,1 1, Bamble kommune ,6 3, Kragerø kommune ,5 3, Drangedal kommune ,2 2, Nome kommune ,9 2, Bø kommune ,4 2, Sauherad kommune ,2 2, Tinn kommune ,8 2, Hjartdal kommune ,9 1, Seljord kommune ,2 1, Kviteseid kommune ,1 1, Nissedal kommune ,7 1, Fyresdal kommune ,7 1,4 5

6 0833 Tokke kommune ,1 1, Vinje kommune ,5 1,7 SUM ,0 50,5 Eier Innskudd kr Eierandel % 0900 Aust Agder fylkeskommune , Risør kommune , Grimstad kommune , Arendal kommune , Gjerstad kommune , Vegårshei kommune , Tvedestrand kommune , Froland kommune , Lillesand kommune , Birkenes kommune , Åmli kommune , Vest Agder fylkeskommune , Kristiansand kommune , Vennesla kommune , Songdalen kommune , Søgne kommune ,0 Sum ,5 Egenkapital tilsammen ,0 % Økonomi I tabellen nedenfor vises vedtatt budsjett for kontrollutvalgene på Agder i 2013 og Temarks beregning av budsjett 2014 basert på at alle kommuner/ fylkeskommuner blir eiere. Da inntreden i nytt selskap er beregnet fra vil virkningen for 2014 bli anslagsvis halvparten av gammel ordning og halvparten av ny ordning. Komm nr Kommune Budsjett 2013 Dagens ordning 6 Budsjett 2014 *) Temark helårlig Budsjett 2014 Oppstartsår 0900 Aust Agder fylkes-kommune Vest Agder fylkes-kommune Risør Grimstad Arendal Gjerstad Vegårshei Tvedestrand Froland Lillesand Birkenes Åmli Kristiansand Vennesla

7 1017 Songdalen Søgne SUM *) tillagt stipulert lønns- og prisvekst på 3,5% Selskapsavtalen Nåværende selskapsavtale for Temark vedlegges saken. Selskapskapsavtalen må omarbeides og legges frem for kommunestyrene/fylkestingene i alle eierkommunene så snart det er klart hvem som går inn som nye eiere. Iht lov om interkommunale selskaper 4 skal selskapsavtalen godkjennes av fylkestinget/kommunestyret selv. Følgende skal endres: 1, Selskapets navn og deltakerne. 2, Selskapets navn 3, Selskapets navn 4, Selskapets navn 5, Innskuddskapital og eierandel Konklusjon: Under henvisning til saksforarbeidet med vedlegg vil sekretæren anbefale kontrollutvalget å innstille overfor bystyret at Arendal kommune går inn som eier i Telemark Kontrollutvalgssekretariat fra FORSLAG TIL VEDTAK Sekretæren fremmer slikt forslag til vedtak: Kontrollutvalgets innstilling til bystyret: 1. Arendal kommune søker om å bli medeier i Telemark kontrollutvalgssekretariat IKS fra Endelig forslag til selskapsavtale legges frem for bystyret til godkjenning så snart fylkeskommunene/kommunene har fattet vedtak om å søke medlemskap og fordeling av eierandel er klargjort. Trykte vedlegg: 1. KS-rapporten Utredning av ny sekretariatsordning for kontrollutvalg på Agder. 2. Tilbud fra Telemark kontrollutvalgssekretariat IKS datert Nåværende selskapsavtale for Telemark kontrollutvalgssekretariat IKS Sak nr: 16/14 Sak: Orienteringer A : Aktuelle saker A.1 : Fast orientering fra leder A.2 : Fast orientering fra revisjonen A.3 : Orientering fra sekretariatet 7

8 A.4 : Restanseliste/oversikt over saker for (vedlegg). A.5 : Invitasjon til Fagkonferanse kontroll og tilsyn i Haugesund juni 2014 (vedlegg). Tatt til orientering. Sak nr: 17/14 Sak: Eventuelt A : Eventuelt B : Neste møte Dato : Neste møte er onsdag 11. juni