Gjennomføring av selskapskontroll. Aust-Agder kulturhistoriske senter IKS. Risør kommune

Transkript

1 AUST-AGDER FYLKESKOMMUNE Fylkesrevisjonen - for demokratisk innsyn og kontroll Gjennomføring av selskapskontroll i Aust-Agder kulturhistoriske senter IKS Risør kommune Aust-Agder fylkesrevisjon August 2007

2 1. Innledning Kommuneloven fikk med virkning fra et nytt kapittel 12 med endrede bestemmelser for internt tilsyn, kontroll og revisjon i kommuner og fylkeskommuner. Med virkning fra samme dato ble det også vedtatt en ny forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner. Etter de nye bestemmelsene i kommunelov og forskrift om kontrollutvalg er ansvaret for selskapskontrollen lagt til kontrollutvalget. Dette er en ny oppgave for kontrollutvalget som iht. 13 i kontrollutvalgsforskriften er pålagt minst en gang i valgperioden å utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Eierkommunenes kontrollutvalg har i sine planer for selskapskontroll, gjort vedtak om slik kontroll i Aust-Agder kulturhistoriske senter IKS. På bakgrunn av disse vedtakene, ble selskapskontrollen bestilt utført av fylkesrevisjonen i Aust-Agder. Selskapskontrollen består av en obligatorisk del som omfatter en eierskapskontroll og en valgfri del som omfatter forvaltningsrevisjon. En eierskapskontroll innebærer en kontroll med forvaltningen av eierinteresser i det aktuelle selskapet, herunder om den som utøver eierinteressen, gjør dette i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger. En selskapskontroll i form av forvaltningsrevisjon innebærer en systematisk vurdering av økonomi og måloppnåelse sett i forhold til kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Selskapskontroll kan iht. kommunelovens 80 gjennomføres i interkommunale selskaper og aksjeselskaper der en kommune/fylkeskommune alene eller sammen med andre kommuner/fylkeskommuner eier alle andeler/aksjer. 2. Selskapets organisering Aust-Agder kulturhistoriske senter IKS er et selskap som eies av kommunene Arendal, Grimstad, Birkenes, Froland, Åmli, Vegårshei, Gjerstad, Risør, Tvedestrand, Iveland, Evje og Hornnes, Bygland, Valle, Bykle og Aust-Agder fylkeskommune. Selskapets formål er slik formulert i selskapsavtalen: Aust-Agder kulturhistoriske senter skal arbeide for at verdifulle gjenstander, arkiver og andre informasjonsbærere av historisk og administrativ verdi blir samlet inn, tatt vare på og gjort tilgjengelig for allmennhetens bruk, forskning og for kulturelle og administrative formål. Aust-Agder kulturhistoriske senter skal aktivt formidle institusjonens og avtalepartenes samlinger slik at det fremmer innbyggernes velferd og demokratiske rettigheter. Være eiernes faginstans i museums- og arkivfaglige spørsmål. I interkommunale selskaper er representantskapet den øverste myndigheten og virksomheten reguleres av bestemmelsene i Lov om interkommunale selskaper. Etter etablering av selskapet kan kommunestyrets påvirkning og styring i prinsippet kun skje i selskapets representantskap gjennom den som utøver kommunens eierinteresser. Selskapets revisor er Aust-Agder fylkesrevisjon. 2

3 3. Formål med kontrollen Selskapskontrollen skal påse at kommunens forvaltning av sine eierinteresser fungerer tilfredsstillende i henhold til kommunestyrets vedtak og forutsetninger og i henhold til aktuelt lovverk. Denne rapporten omfatter den obligatoriske eierskapskontrollen. Prosjektet skal kontrollere om den som utøver kommunens eierinteresse, utøver myndigheten på den måten som er fastsatt i den aktuelle virksomhetsloven og ivaretar kommunens interesser i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger vedrørende forvaltningen av eierinteressene. 4. Revisjonskriterier /problemstillinger For å få svar på problemstillingene i punkt 3 er det utarbeidet noen punkter som skal undersøkes nærmere. Kartlegge kommunens intensjon med selskapet (plan/strategi). Kartlegge hvem som har opptrådt på kommunens vegne i styret og i representantskapet de siste 2 årene. Er det utarbeidet en egen instruks eller mandat for personer som opptrer på vegne av kommunen? Er det gitt opplæring eller informasjon om ansvaret som styremedlem i selskapet? Kartlegge om kommunen har utarbeidet et system/opplegg for oppbevaring og arkiv av stiftelsesdokumenter, regnskaper, vedtekter med mer for selskapet kommunen er medeier i. Undersøke hvorvidt det skjer noen rapportering til politiske organer om utviklingen i selskapet kommunen har eierandeler i. Kontrollere hvorvidt kommunen gjennom forvaltning av eierinteressene medvirker til at virksomhetene drives økonomisk forsvarlig og i henhold til kommunestyrets vedtak og forutsetninger for å delta. 5. Metode For å få svar på revisjonskriteriene sendte fylkesrevisjonen et brev til rådmennene i eierkommunene med problemstillingene i eget spørsmålsskjema, se pkt. 6. I tillegg har selskapet tidligere etter revisjonens anmodning bl.a. oversendt stiftelsesdokumenter, gjeldende vedtekter og årsregnskapet for Gjennomføring av selskapskontroll Nedenfor vises en skjematisk oversikt over revisjonskriterier/problemstillinger, samt de svarene en har fått fra kommunen. Revisjonens kommentarer til svarene fra kommunen fremkommer i siste kolonne. 3

4 Selskapskontroll Aust-Agder kulturhistoriske senter IKS Problemstilling: Hva er kommunens intensjon med selskapet (plan/strategi). Svar fra Risør kommune Aaks skal være kommunens faginstans i arkiv- og museumsfaglige spørsmål Kommentar knyttet til dette punktet Hvem har opptrådt på kommunens vegne i styret og representantskapet de siste 2 årene. Er det utarbeidet en egen instruks eller mandat for personer som opptrer på vegne av kommunen. Risør har ingen styremedlemmer. Ordfører er valgt som kommunens medlem i representantskapet med varaordfører som varamedlem. (I 2007 møtte varaordfører) Nei til dette. Er det gitt opplæring eller informasjon om ansvaret som styremedlem i selskapet. Har kommunen utarbeidet et system/opplegg for oppbevaring og arkiv av stiftelsesdokumenter, regnskaper, vedtekter med mer for selskapet Det er ikke gitt opplæring/informasjon fra kommunens side Det er ikke utarbeidet eget system/opplegg Kommunen har ingen medl. i styret, men i repr.skapet. Det burde muligens vært vurdert om kommunen burde gi slik info på et mer generelt grunnlag, evt. be selskapet gi denne informasjonen., antar at det inngår i kommunens ordinære arkiv. Blir det rapportert fra virksomheten til politiske organer om utviklingen i selskapet. Det er ikke et eget opplegg for rapportering om utviklingen i selskapet. Bystyret får imidlertid informasjon i forbindelse med behandlinger av saker om selskapet (utvidelse av antall medlemmer/endringer i vedtektene, utbyggingsprosjektet osv.

5 Kan kommunen gjennom forvaltning av sine eierinteresser medvirke til at virksomheten drives økonomisk forsvarlig og i henhold til kommunestyrets vedtak og forutsetninger for å delta. Ja, via representantskapet 7. Kommentarer Formålet med denne fasen av selskapskontrollen har vært å danne seg et bilde av om kommunen forvalter sine eierinteresser tilfredsstillende. Videre om de som utøver kommunens eierinteresser utøver myndighet på den måten som er fastsatt i den aktuelle virksomhetsloven og ivaretar kommunens eierinteresser i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger vedrørende forvaltningen av eierinteressene. Ut fra de svarene som kommunen har gitt, ser en ikke vesentlige avvik fra det en kan si er en tilfredsstillende måte å forvalte sine eierinteresser på. Det eneste punktet vi vil kommentere, er vedr. opplæring i styrearbeid og informasjon om det ansvaret som følger av dette. Her kan kommunen velge å gi en generell informasjon til de som kan være aktuelle for slike verv, eller den kan sørge for at det enkelte selskap gjennomfører slik opplæring. 8. Selskapets og eierens kommentarer En foreløpig rapport ble i samsvar med kontrollutvalgsforskriftens 15 oversendt selskapet og kommunen for kommentarer. I tilbakemelding datert fra Risør kommune opplyses det at Risør kommune ikke har merknader til rapporten. Fra selskapet er følgende kommentar mottatt i e-post datert : Kommentarer til Problemstillingen: Blir det rapportert fra virksomheten til politiske organer om utviklingen av selskapet: Foruten til representantskapets medlemmer, sender AAks innkalling med saksdokumentene (årsmelding, årsregnskap, strategiplan, virksomhetsplan, budsjett o.a.) til det årlige representantskapsmøtet i kopi til deltaker i IKS-et v/rådmannen i kommunen, jfr. iks-lovens (, 2. ledd. 9. Konklusjon Ut fra mottatte svar fra kommunen samt ovennevnte kommentarer, synes det som om forvaltningen av Aust-Agder kulturhistoriske senter IKS foregår som forutsatt. 5