PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL 2011 OG

Transkript

1 Saksprotokoll Utvalg: Bystyret Møtedato: Sak: 145/10 Resultat: Behandlet Arkivsak: 10/42097 Tittel: PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL 2011 OG 2012 Behandling: Votering: Innstillingen ble enstemmig vedtatt. VEDTAK: Selskapskontroll i Trondheim kommune i medhold av kommuneloven 77 nr. 5 og 80 gjennomføres i 2011 og 2012 på følgende måte: 1. Aksjeselskap og/eller interkommunale selskap som er heleid av Trondheim kommune eller som kommunen eier sammen med andre kommuner eller fylkeskommuner er aktuelle for selskapskontroll. I den utstrekning det i andre selskapers vedtekter åpnes for en adgang til å gjennomføre selskapskontroll, er også disse aktuelle for selskapskontroll. Kontrollen utføres ved å utarbeide det informasjonsgrunnlag som er nødvendig for å vurdere hvorvidt eierinteressen utøves i tråd med bystyrets vedtak og forutsetninger, samt gjeldende lover og regler. Eierskapskontroll i Trøndelag brann- og redningstjeneste IKS prioriteres spesielt i perioden. 2. Bystyret delegerer til kontrollkomiteen å foreta endelige bestillinger i løpet av planperioden, jf. forskrift om kontrollutvalg 13, 2. ledd. Rita Ottervik Ordfører Kari Aarnes Elektronisk dokumentert godkjenning uten underskrift Saksprotokoll for Bystyret

2 Saksframlegg PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL 2011 OG 2012 Arkivsaksnr.: 10/42097 Forslag til innstilling: Selskapskontroll i Trondheim kommune i medhold av kommuneloven 77 nr. 5 og 80 gjennomføres i 2011 og 2012 på følgende måte: 1. Aksjeselskap og/eller interkommunale selskap som er heleid av Trondheim kommune eller som kommunen eier sammen med andre kommuner eller fylkeskommuner er aktuelle for selskapskontroll. I den utstrekning det i andre selskapers vedtekter åpnes for en adgang til å gjennomføre selskapskontroll, er også disse aktuelle for selskapskontroll. Kontrollen utføres ved å utarbeide det informasjonsgrunnlag som er nødvendig for å vurdere hvorvidt eierinteressen utøves i tråd med bystyrets vedtak og forutsetninger, samt gjeldende lover og regler. Eierskapskontroll i Trøndelag brann- og redningstjeneste IKS prioriteres spesielt i perioden. 2. Bystyret delegerer til kontrollkomiteen å foreta endelige bestillinger i løpet av planperioden, jf. forskrift om kontrollutvalg 13, 2. ledd. Saksutredning: Bakgrunn: Av kommuneloven (koml.) 77 nr. 5 fremgår: Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.v. Ansvaret for gjennomføring av selskapskontroll er entydig lagt til kontrollkomiteen i kommunelovens 12 og i forskriften om kontrollutvalg og revisjon i kommuner og fylkeskommuner. Det fremgår av forskrift om kontrollutvalg 13, 2. ledd at Kontrollutvalget minst en gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, skal utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Planen skal vedtas av kommunestyret eller fylkestinget som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Evaluering av gjeldende plan: Plan for selskapskontroll ble vedtatt i bystyret i sak 163/10. Vedtaket lyder: Selskapskontroll i Trondheim kommune i medhold av kommuneloven 77 nr. 5 og 80 gjennomføres i perioden på følgende måte: Saksprotokoll for Bystyret

3 1. Aksjeselskap og/eller interkommunale selskap som er heleid av Trondheim kommune eller som kommunen eier sammen med andre kommuner eller fylkeskommuner er aktuelle for selskapskontroll. Kontrollen utføres ved å utarbeide det informasjonsgrunnlag som er nødvendig for å vurdere hvorvidt eierinteressen utøves i tråd med bystyrets vedtak og forutsetninger, samt gjeldende lover og regler. Igangsatt eierskapskontroll i Trondheimsfjorden Interkommunale Havn IKS prioriteres spesielt i perioden. 2. Det kan etter en nærmere vurdering av kontrollkomiteen besluttes å gjennomføre forvaltningsrevisjon i interkommunale selskaper etter lov 29. januar 1999 nr. 6 og i aksjeselskaper der kommunen alene eller sammen med andre kommuner eller fylkeskommuner eier alle aksjene. 3. For øvrig kan kontrollkomiteen i den grad det finnes nødvendig, foreta undersøkelser i interkommunale selskaper etter lov 29. januar 1999 nr. 6 og i aksjeselskaper der kommunen alene eller sammen med andre kommuner eller fylkeskommuner eier alle aksjene. 4. Bystyret delegerer til kontrollkomiteen å foreta endringer i planen i løpet av planperioden, jf. forskrift om kontrollutvalg 13, 2. ledd. I planperioden er det gjennomført eierskapskontroll for Trondheimsfjorden interkommunale havn IKS (2009). Området var omtalt i bystyrets vedtak av selskapskontroll for planperioden Revisjonen ble presentert for bystyret i egen sak. Bystyret besluttet i sak 38/09 å oppheve vedtatte retningslinjer for selskapskontroll da disse omhandlet sekretariatets arbeid med selskapskontroll. Det ble i samme vedtak gjort klart at selskapskontroll skal gjennomføres i hht den til enhver tid gjeldende plan. Omorganisering av Kontrollkomiteens sekretariat førte til at Kontrollkomiteen allerede fra , sak 30/08, besluttet at selskapskontroll skal utøves av Trondheim kommunerevisjon etter bestilling fra Kontrollkomiteen. Endringer i ansvar for gjennomføringen av selskapskontroll er medvirkende til at det kun er gjennomført en sak i planperioden. Selskapsrevisjon i deleide selskap Det må gjøres et skille mellom de selskaper som er heleide av Trondheim kommune og de selskaper som Trondheim kommune eier sammen med andre kommuner eller fylkeskommuner, og de øvrige selskaper hvor Trondheim kommune har eierinteresser. Kommuneloven 77 nr. 5 pålegger i utgangspunktet kontrollutvalget å føre kontroll med kommunens eierinteresser i alle selskaper, mens kommuneloven 80 åpner for utvidet kontroll kun i de førstnevnte selskaper. Det må også understrekes at en eventuell kontroll i selskap hvor det er flere eiere og noen av disse ikke er kommunale eller fylkeskommunale, må samordnes mellom de respektive eierne og at kontrollkomiteen da ikke kan kreve mer omfattende opplysninger enn det kommunen som deleier selv kan kreve. Rapportering Det følger av forskriften 15 at det er opp til kontrollutvalget selv å fastsette hvordan det skal rapporteres, og hvilket innhold rapporteringen skal ha. Selskapet og den som utøver eierfunksjonen har uttalerett til rapporten. Departementet mener det kan være naturlig at rapporten inneholder faktaomtale om selskapet med opplysninger som antas å kunne ha Saksprotokoll for Bystyret

4 interesse for kommunestyret, alle prinsipielle forhold og merknader og opplysninger om selskapets oppfølging. Disse retningslinjene er fulgt, og det rapporteres fortløpende til bystyret etter gjennomført selskapskontroll. Bystyret blir også informert i kontrollkomiteens og revisjonens årsmelding. Denne ordningen videreføres. Oppfølgende forvaltningsrevisjon Når det gjelder eventuelle forvaltningsrevisjonsprosjekt bør kontrollkomiteen ta nærmere stilling til dette i løpet av planperioden, da det på nåværende tidspunkt ikke er tilstrekkelig grunnlag til å vurdere hvorvidt dette skal gjennomføres. Eierskapskontrollen eller andre opplysninger kan imidlertid medføre at det blir behov for å gjennomføre forvaltningsrevisjon i enkelte selskap. Det er i den forbindelse viktig å understreke at ved å beslutte forvaltningsrevisjon i et aksjeselskap går kommunen som eier inn i et annet rettssubjekt og foretar undersøkelser. Ved vurderingen av om det skal foretas forvaltningsrevisjon, kan det blant annet legges vekt på hvilke kommunale oppgaver som ivaretas av selskapet, hvilken samfunnsmessig betydning selskapet har, om kontrollen innebærer stor begrensning i selskapets fristilling og indikasjoner på at selskapet ikke gjennomfører sine oppgaver som forutsatt. For øvrig kan kontrollkomiteen og kommunens revisor når som helst foreta de undersøkelser som finnes nødvendig, jf. kommuneloven 80, 1. ledd. Konklusjon Saken legges med dette frem for innstilling til bystyret. Kontrollkomiteens sekretariat, Kari Aarnes sekretariatsleder Gry Janne Øyen saksbehandler Elektronisk dokumentert godkjenning uten underskrift Vedlegg: Plan for selskapskontroll 2011 og 2012 Saksprotokoll for Bystyret

5 Plan for selskapskontroll 2011 og 2012 Bakgrunn Av kommunelovens 77 nr 5 fremgår følgende: Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. Ansvaret for gjennomføring av selskapskontrollen ligger derfor til kontrollkomiteen. Av forskrift om kontrollutvalg ledd fremgår følgende: Kontrollutvalget skal minst en gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Planen skal vedtas av kommunestyret eller fylkestinget som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Selskapskontrollens innhold Om selskapskontroll De ulike måtene kommunen kan organisere sin virksomhet på er følgende: kommunal etat kommunalt foretak etter kommuneloven kapittel 11 interkommunalt samarbeid etter kommuneloven 27 uten at det er eget rettssubjekt interkommunalt samarbeid etter kommuneloven 27 som eget rettssubjekt interkommunalt selskap aksjeselskap Et hovedskille går mellom virksomhet som er en del av kommunen som juridisk person (de tre første kulepunktene), og organisasjonsmodeller som er egne juridiske personer (de tre siste kulepunktene). Styrings- og kontrollmulighetene er både rettslig og i realiteten større der virksomheten er en del av kommunen som rettssubjekt. Selskapskontroll er i første rekke aktuelt for interkommunale selskaper og for aksjeselskaper der kommunen alene eller sammen med andre eier hoveddelen av aksjene. Kommunelovens 80 gir en utvidet adgang til å gjøre undersøkelser i de heleide selskapene. Ny eierskapsmelding som vil bli fremlagt av rådmannen i planperioden, vil også omhandle deleide selskap, og vil således kunne være et målingsredskap for revisjon også her. 1

6 Forvaltningsorgan Selvstendige rettssubjekt Kommunal etat (koml 10) Kommunal institusjon (koml 11) Interkomm. samarbeid Interkomm. samarbeid Kommunalt foretak (koml 27) (koml 28 a-c) (koml kap 11) Interkomm. selskap (IKS-lov) Aksjeselskap (AS-lov) Stifting (Stiftingslova) Offentlige eiere Offentlige og private eiere Ingen eiere Figur: Organisering av offentlig sektor, kilde: Norge Kommunerevisorforbund (NKRF) Kommunestyrets styring og påvirkning for AS og IKS må skje innenfor det regelverk som danner den juridiske rammen for den aktuelle selskapsform. I aksjeselskaper er generalforsamlingen den øverste myndigheten, og virksomheten reguleres av aksjelovens bestemmelser. I prinsippet kan kommunestyrets påvirkning og styring bare skje på selskapets generalforsamling gjennom de som utøver kommunens eierinteresse, idet eiermyndighet kun kan utøves ved vedtak i generalforsamlingen I interkommunale selskaper utøver deltakerne sin myndighet i selskapet gjennom representantskapet, slik at kommunestyrets påvirkning og styring i prinsippet bare kan skje gjennom representasjon i representantskapet. Virksomheten reguleres av lov om interkommunale selskaper. Tilsvarende som for aksjeselskap, kan eiermyndighet kun utøves ved vedtak i representantskapet. Der selskapet har ansvar for å gjennomføre kommunale oppgaver, er det viktig at fristillingen ikke svekker kommunestyrets kontroll med virksomheten. Behovet for å gjennomføre selskapskontroll vil normalt være større der selskapet er tillagt et samfunnsmessig ansvar i tillegg til ren forretningsmessig virksomhet. Etter forskrift om kontrollutvalg 14 skal selskapskontrollen omhandle eierskapskontroll. I eierskapskontrollen inngår kontroll med forvaltningen av eierinteresser i det aktuelle selskapet, herunder at myndigheten utøves i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger, jf. departementets merknader til forskriften. Sentrale forhold å vurdere med tanke på om myndigheten utøves i tråd med gjeldende regler er om saksbehandlingsrutinene for generalforsamlingen overholdes, og om beslutninger treffes av de selskapsorgan som har kompetanse etter loven. Videre kan det være aktuelt å vurdere om virksomheten drives økonomisk forsvarlig og at forvaltningen av selskapets eiendeler skjer på en forsvarlig og effektiv måte. 2

7 Selskapskontrollen kan også omfatte forvaltningsrevisjon, som eventuelt må utføres i samsvar med forskrift om revisjon kapitel 3. Hvilke selskaper som er aktuelle for slik kontroll vil begrenses av kommunelovens 80, idet det er en forutsetning for å gjennomføre forvaltningsrevisjon at man har tilgang til de nødvendige opplysninger. 1 Obligatorisk eierskapskontroll Selskapskontroll (Kontroll med forvaltningen av kommunens eierinteresser i selskapet) Valgfri forvaltningsrevisjon (Systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger) Gjennom eierskapskontrollen kontrolleres hvordan kommunen forvalter sin eierinteresse, mens selve aktiviteten i selskapet kan kontrolleres gjennom forvaltningsrevisjon. Selskapskontrollen er ikke ment å erstatte den kontroll som utøves av selskapets valgte revisor gjennom dennes revidering av selskapets regnskaper. Selskapskontrollen er nærmere beskrevet i kommunelovens 80. Bestemmelsen kan oppsummeres som følger: Kontrollutvalgets og revisors rett til opplysninger i nærmere angitte selskaper (interkommunale selskaper og aksjeselskaper der en kommune alene eller sammen med andre kommuner eller fylkeskommuner eier alle aksjer) Hvem som plikter å gi opplysninger (daglig leder, styret og den valgte revisor) At kontrollutvalg og kommunens revisor selv kan foreta undersøkelser i selskapet At kommunestyret kan fastsette regler for kontrollutvalgets og revisors selskapskontroll, herunder hvilke dokumenter som skal sendes de respektive At kontrollutvalget og kommunens revisor skal varsles og har rett til å være til stede på selskapets generalforsamling, møter i representantskap og tilsvarende organ. For andre selskaper enn de som er angitt, er det nødvendig å hjemle en eventuell selskapskontroll i vedtektene til de konkrete selskapene. 1 Forvaltningsrevisjon er i henhold til kommunelovens 77 nr 4 definert som systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger. 3

8 Plan for selskapskontroll i Trondheim kommune Det er tidligere gjennomført eierskapskontroll av Trondheim kino AS (2006) og Olavshallen AS (2007). I tillegg er det gjennomført forvaltningsrevisjon av Trondheim Renholdsverk (2006), Olavshallen AS (2007) og Trondheim Kino AS (2007). I 2009 ble det gjennomført en eierskapskontroll av Trondheimsfjorden Interkommunale Havn IKS. Trondheim kommunerevisjon har igangsatt en forvaltningsrevisjon av Trondheim Renholdsverk, med hovedfokus på selvkost på renovasjonsområdet. Som neste aktuelle selskap til selskapskontroll, evt forvaltningsrevisjon, har kontrollkomiteen valgt Trøndelag brann- og redningstjeneste IKS. Rådmannen holder for tiden på å utarbeide en ny eierskapsmelding. Eierskapsmeldingen kan gjøre det aktuelt for kontrollkomiteen å revurdere sine prioriteringer. Annen informasjon om utviklingen eller endringer i vedtektene i aktuelle selskaper kan også medføre omprioriteringer. Det er derfor viktig at kontrollkomiteen får delegert fullmakt til å gjøre endringer i planen for selskapskontroll i perioden. Kontrollkomiteen november