Plan for selskapskontroll for Stokke kommune

Transkript

1 1 av 6 for Stokke kommune

2 2 av 6 Innhold 1. Bakgrunn 2. Krav til selskapskontroll 3. Omfang og avgrensning 4. Formål og kontrolltilnærming 5. Kontroll av andre selskap hvor kommunen har eierandeler 6. Prioriteringskriterier og valg av selskap 7. Rapportering

3 3 av 6 1. Bakgrunn Kommunene har i lang tid gjort bruk av fristilte organisasjonsmodeller som selskaper, stiftelser og lignende. Utviklingen synes å gå i retning av stadig økende bruk av fristilte organisasjonsformer. Denne utviklingen har ført til en mer kompleks og fragmentert organisering av den kommunale virksomheten. Dette innebærer utfordringer når det gjelder styring, og det reiser spørsmål knyttet til kontroll og tilsyn. 2. Krav til selskapskontroll Kravet om selskapskontroll fremgår av kommunelovens 80, og i forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 13. Kommunestyret kan fastsette regler om kontrollutvalgets og revisors kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskapet og herunder fastsette hvilke dokumenter mv. som skal sendes kommunens kontrollutvalg og revisor. Kontrollutvalget og kommunens revisor skal varsles og har rett til å være tilstede på selskapets generalforsamling, samt møter i representantskap og tilsvarende organ. Kontrollutvalget skal påse at det gjennomføres kontroll med forvaltningen av eierinteressene i de selskaper som er omfattet av slik kontroll, herunder å kontrollere om den som utøver kommunens eller fylkeskommunens eierinteresser i selskaper gjør dette i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Planen skal vedtas av kommunestyret, som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. 3. Omfang og avgrensning Forskriftens 13 må ses i sammenheng med kommunelovens 80, som direkte regulerer kontrollutvalgets og kommunens revisors innsynsrett i selskaper. Det fremkommer av 80, 1. ledd, 1. setning at innsynsrettens er begrenset til interkommunale selskaper og aksjeselskaper der kommunen alene eller sammen med andre kommuner eller fylkeskommuner eier alle aksjer, og i heleide datterselskaper til slike selskaper. Kommunens kontrollutvalg og revisor har rett til å kreve de opplysninger som finnes påkrevd for deres kontroll, så vel fra selskapets daglige leder som fra styret og den valgte revisor for selskapet. I den utstrekning det finnes nødvendig, kan kontrollutvalget og kommunens revisor selv foreta undersøkelser i selskapet. Stokke kommune er deleier i følgende interkommunale foretak som omfattes av bestemmelsene om selskapskontroll: Selskap Selskapsform Eierandel Vestfold og Telemark krematorium Interkommunalt selskap 20 % Vestfold interkommunale Vannverk (VIV) Interkommunalt selskap 28,5 % Fossnes AS Aksjeselskap 100 % Vesar, Vestfold avfall- og ressurs Aksjeselskap 49 aksjer Smiløkka Arena AS Aksjeselskap 50 aksjer Vestfold festspillene AS Aksjeselskap 2 aksjer

4 4 av 6 4. Formål og kontrolltilnærming Selskapskontrollen vil ta utgangspunkt i å kontrollere om den som utøver kommunens eierinteresser i selskaper gjør dette i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger (eierskapskontroll). Dette vil blant annet innebære kontroll med hvordan kommunens representanter i de styrende organer i selskapene ivaretar sine verv. Selskapskontroller kan dessuten omfatte følgende undersøkelser: Har kommunen etablert en eierstrategi for selskapet, f.eks. eget regelverk, regelmessig rapportering og oppfølging? Og som følges av generalforsamlingen/representantskapet? Hvordan fungerer egentlig kommunens rapportering fra valgte representanter i selskapet (generalforsamlingen/representantskapet) til kommunens egne politiske organer? Utøver generalforsamlingen/representantskapet sin myndighet i tråd med lover og regler, f.eks. aksjeloven/vedtekter eller IKS -loven/selskapsavtalen? Har styret sørget for en forsvarlig forvaltning av selskapet i tråd med lover og regler, f.eks. aksjeloven/vedtekter eller IKS -loven /selskapsavtalen? Driver selskapet i tråd med kommunestyrets vedtak/intensjoner? Blir beslutninger vedtatt av rett organ i selskapet og i kommunen, f.eks. generalforsamlingen/representantskapet, styret og kommunens egne politiske organer? Er organisasjonsformen hensiktsmessig i forhold til drift og alternative organisasjonsformer, f.eks. selskapstype, intern organisering? Hvilke rutiner gjelder for vurdering og godkjenning av endringer i selskapets aktiviteter, f.eks. nye tjenesteområder eller endringer i disse? Hvilke rutiner gjelder for vurdering og godkjenning av deltagelse i andre selskaper/samarbeidspartnere? Hvilke rutiner gjelder for vurdering og godkjenning av vesentlige investeringer? Blir opptak av nye deltagere/uttreden av eksisterende deltagere i selskapet vurdert før godkjenning (gjelder kun IKS)? Blir selskapets aktiviteter rapportert i tråd med lover og regler, f.eks. regnskapsloven eller andre regnskapsregler? Regelverket om selskapskontroll inneholder ikke noe krav om gjennomføring av forvaltningsrevisjon, men kontrollutvalget kan beslutte å gjennomføre forvaltningsrevisjon dersom de vurderer det som nødvendig. Forvaltningsrevisjon antas å være særlig aktuelt i selskaper som produserer velferdstjenester på vegne av kommunen. Kontrollutvalget legger i planen ikke opp til å gjennomføre et bestemt antall forvaltningsrevisjonsprosjekter, men vil gjøre en konkret vurdering av behovet for forvaltningsrevisjon basert på den informasjon som kommer frem i de planlagte selskapskontrollene. Dersom det vurderes som nødvendig å gjennomføre forvaltningsrevisjon, vil kontrollutvalget i hvert enkelt tilfelle drøfte dette med de øvrige eierkommunenes kontrollutvalg og utarbeide en bestilling på forvaltningsrevisjon i samarbeid med disse. Kommunens kontrollutvalg og revisor har rett til å kreve de opplysninger som finnes påkrevd for deres kontroll, så vel fra selskapets daglige leder som fra styret og den valgte revisor for selskapet. I den utstrekning det finnes nødvendig, kan kontrollutvalget og kommunens revisor selv foreta undersøkelser i selskapet. 5. Kontroll av andre selskap hvor kommunen har eierandeler Selskapskontrollen kan kreves i heleide kommunale selskaper. Andre selskaper kan være gjenstand for selskapskontroll, men her er kommunen avhengig av imøtekommenhet og aksept fra selskapene selv for å få tilgang til tilsvarende informasjon som for heleide kommunale selskaper.

5 5 av 6 Stokke kommune har eierandeler i følgende selskaper som ikke er underlagt obligatorisk selskapskontroll: Selskap Selskapsform Antall Verdi Biblioteksentralen AL Andelslag Norske Studenters Andelslag 500 D/D Kysten Andelslag Torp Lufthavn AS Aksjeselskap Yrkesskolenes Hybelhus Andelslag Oslo Velle Utvikling AS Aksjeselskap Hybelrett i studentbyen på Sogn Andelslag Solnes Båtforening Forening Gigafib Holding AS Aksjeselskap På grunn av innsynsretten vil det være forskjell hvordan kontrollen kan utføres i heleide og deleide selskaper. Kontrollutvalget vurderer det som viktig og naturlig å inkludere kontrollaktiviteter rettet mot kommunens oppfølging av disse selskapene i planen for selskapskontroll. Kontrollutvalgets fokus vil for disse selskapenes vedkommende i hovedsak rette seg mot å påse om: Kommunen har etablert en eierstrategi for selskapene, f.eks. eget regelverk, regelmessig rapportering og oppfølging? Hvordan kommunens rapportering om selskapene til kommunens politiske organer fungerer? 6. Prioriteringskriterier og valg av selskap Selskapskontrollen vil ta utgangspunkt i en vesentlighets- og risikovurdering. Vesentlighet er tradisjonelt i stor grad et spørsmål om beløpsstørrelse, hvor det også tas hensyn til evt. underliggende verdier (dvs. verdier som ikke fremgår av regnskapene). Selskaper hvor kommunen har små eierandeler eller lav bokført verdi, kan imidlertid nedprioriteres mht selskapskontroll. Hva som er vesentlig vil være basert på et faglig skjønn, men vil i denne sammenheng også bli vurdert i forhold til hvilke tjenester / aktiviteter som utføres i de enkelte selskapene. Risiko er muligheten for at vesentlige feil og mangler er til stede i selskapet. Den samlede vurderingen av vesentlighet og risiko styrer prioriteringen / valg av selskaper og kontroller. Kontrollutvalget legger imidlertid også til grunn at det i løpet av valgperioden skal utføres selskapskontroll av alle heleide selskaper som omfattes av den obligatoriske selskapskontrollen i henhold til regelverket. Kontrollutvalget foreslår at selskapene underlagt obligatorisk selskapskontroll kontrolleres i følgende rekkefølge: Fossnes AS Vestfold interkommunale Vannverk (VIV) IKS Vesar, Vestfold avfall- og ressurs Smiløkka Arena AS Vestfold festspillene AS Vestfold og Telemark krematorium IKS

6 6 av 6 Når det gjelder kontroll av selskaper / eierandeler i selskaper som ikke er underlagt obligatorisk eierskapskontroll, foreslår kontrollutvalget at følgende selskaper omfattes av kontrollen: Selskap Selskapsform Antall Verdi Torp Lufthavn AS Aksjeselskap Gigafib Holding AS Aksjeselskap Velle Utvikling AS Aksjeselskap Solnes Båtforening Forening Yrkesskolenes Hybelhus Oslo Andelslag Rapportering Kontrollutvalget avgjør selv hvem som på dets vegne skal gjennomføre selskapskontroll, og fastsetter selv hvordan utført selskapskontroll skal rapporteres til utvalget, herunder hvilket innhold rapporten skal ha. Kontrollutvalget avgjør selv også hvor ofte slik rapportering skal skje, og legger opp til at slik rapportering skjer løpende. Selskap som er omfattet av selskapskontrollen, og den som utøver kommunens eierfunksjon, skal alltid gis anledning til å gi uttrykk for sitt syn på de forhold som tas opp i rapporten. Eventuelle kommentarer skal fremgå av rapporten. Med utgangspunkt i planen for selskapskontroll vil kontrollutvalget avgi rapport til kommunestyret om de kontroller som er gjennomført samt om resultatene av disse. All rapportering av selskapskontroll vil skje løpende til bystyret for hvert enkelt selskap.