Planperiode Alta kommune PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL

Transkript

1 Planperiode Alta kommune PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL Kontrollutvalgssekretariatet i Vest-Finnmark IKS Oarje-Finnmãrkku dárkkistanlávdegotte čállingoddi SGO Arkivkode: 4/1 01 Journalnr.: 2012/

2

3 INNHOLDSFORTEGNELSE 1. OM SELSKAPSKONTROLL... 2 Lovpålagt selskapskontroll... 2 Avgrenset innsynsrett... 2 Om plan for selskapskontroll... 3 Gjennomføring av selskapskontrollen... 3 Samarbeid om selskapskontroll... 4 Rapportering SELSKAPSKONTROLL I ALTA KOMMUNE PLAN FOR Eierskap og eierstyring i Alta kommune... 4 Eierskap i heloffentlig eide selskaper... 5 Eiere (deltagere) av de heloffentlig eide selskapene... 5 Eierskap i selskaper som ikke er heloffentlig eid... 5 Kriterier PRIORITERINGER I PLANPERIODEN

4 1. OM SELSKAPSKONTROLL Lovpålagt selskapskontroll Det er gjennom likelydende paragrafer i kommuneloven (kl) 77 nr 5 og forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner (kontrollutvalgsforskriften) 13, 1. ledd innført bestemmelser om ansvaret for selskapskontroll: «Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunenes eller fylkeskommunenes interesser i selskaper m.m.» I kontrollutvalgsforskriften 14 er dette videre definert slik: «Kontrollutvalget skal påse at det gjennomføres kontroll med forvaltningen av eierinteressene i de selskaper som er omfattet av slik kontroll, herunder å kontrollere om den som utøver kommunens eller fylkeskommunens eierinteresser i selskaper gjør dette i samsvar med kommunestyrets/fylkestingets vedtak og forutsetninger (eierskapskontroll).» Ut fra ovennevnte paragraf er det obligatorisk for kommunen å gjennomføre selskapskontroll i form av eierskapskontroll. Eierskapskontroll vil i praksis bestå av følgende: - Kontroll med at virksomheter er i henhold til gjeldende lover og regler, og gitte rammer i vedtektene, selskapsavtaler m.v.. - Kontroll med at virksomheten er innenfor rammene av kommunens vedtak og forutsetninger. Selskapskontrollen kan også på frivillig grunnlag omfatte forvaltningsrevisjon, jf. forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner kap. 3. Avgrenset innsynsrett Kommuneloven 80 hjemler følgende innsynsrett i selskaper for kontrollutvalget eller den som utfører kontroll på vegne av dette: «I interkommunale selskaper etter lov 29. januar 1999 nr. 6 og i aksjeselskaper der en kommune eller fylkeskommune alene eller sammen med andre kommuner eller fylkeskommuner eier alle aksjer, og i heleide datterselskaper til slike selskaper, har kommunens eller fylkeskommunens kontrollutvalg og revisor rett til å kreve de opplysninger som finnes påkrevd for deres kontroll, så vel fra selskapets daglige leder som fra styret og den valgte revisor for selskapet. I den utstrekning det finnes nødvendig, kan kontrollutvalget og kommunens revisor selv foreta undersøkelser i selskapet» Denne lovbestemte innsynsretten er altså avgrenset til å gjelde for selskap som er eid 100 % av kommuner og fylkeskommuner alene eller i fellesskap. I selskap med andre eiere, eller selskapsformer som ikke omfattes av denne formuleringen vil eventuelt innsyn måtte skje enten ved at slik innsynsrett er nedfelt i selkapsvedtekter/selskapsavtale eller gjennom - 2 -

5 tillatelse på frivillig grunnlag fra det aktuelle selskap. Alternativet må være å utføre kontroll basert utelukkende på åpen informasjon som er tilgjengelig utenfor selskapet. Dette forholdet vil avgrense hvilke selskapsformer og eierskap som i praksis kommer inn under begrepet selskapskontroll, og da særlig i forhold til forvaltningsrevisjon. Om plan for selskapskontroll Kapittel 6 i forskrift om kontrollutvalg inneholder utfyllende bestemmelser om kontrollutvalgets oppgaver med selskapskontroll. Forskriftens 13 annet ledd omhandler plan for gjennomføring av selskapskontroll: Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Planen skal vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Minimumskravet i forskriften er at planen skal utarbeides en gang i løpet av valgperioden. Kommunestyret står imidlertid fritt til å bestemme at planen skal utarbeides oftere. Inneværende valgperiode skal planen være utarbeidet innen Ved fristens utløp er det knappe tre år igjen av valgperioden, og ny plan forutsettes behandlet i Kontrollutvalget anbefaler derfor at planperioden følger de satte tidsfrister og gjøres gjeldende for perioden Gjennomføring av selskapskontrollen Tredje ledd i kontrollutvalgsforskriften 13 sier følgende om gjennomføring: Kontrollutvalget avgjør selv hvem som på dets vegne skal gjennomføre selskapskontroll. I Vedlegg nr. 1 til rundskriv H-15/04 - Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner, står følgende merknader til forskriftens 13 tredje ledd: Den som har innsynsrett etter kommuneloven 80, kan gis i oppdrag å gjennomføre selskapskontroll. Ettersom eierskapskontroll, jfr. 14 første ledd, ikke vil utgjøre forvaltningsrevisjon, kan slik kontroll utføres av for eksempel kontrollutvalgets sekretariat. Det er kommunens kontrollutvalg eller den som på dets oppdrag utfører selskapskontroll som har rett til å kreve opplysninger som de mener er påkrevd for deres kontroll. Praktisk gjennomføring av eierskapskontroller utføres for tiden av kontrollutvalgets sekretariat, Kusek IKS. Eventuell forvaltningsrevisjon må gjennomføres av godkjent revisjonsenhet. Totalleverandør av revisjonstjenester for Alta kommune, med unntak av Alta Havn KF, er Vefik IKS

6 Samarbeid om selskapskontroll I selskap der flere kommuner er eiere, særlig der flere kommuner med samme kontrollør er eiere, vil det være hensiktsmessig å søke å inngå samarbeid om selskapskontroll. Dette både av ressurshensyn, da de fleste vurderinger vil kunne være gyldige for flere eiere, men også av hensyn til at selskapet ikke skal pålegges kontroll oftere enn nødvendig. Dette fordrer at kontrollutvalgene må gis myndighet til selv å prioritere mellom aktuelle prosjekter når grunnlag for samordnet selskapskontroll med andre kommuner er tilstede. Rapportering Kontrollutvalgsforskriften 15 sier følgende om rapportering: Kontrollutvalget fastsetter selv hvordan utført selskapskontroll skal rapporteres til utvalget, herunder hvilket innhold slik rapport skal ha. Et selskap som er omfattet av selskapskontrollen, og den som utøver kommunens eierfunksjon, skal alltid gis anledning til å gi uttrykk for sitt syn på de forhold som omtales i rapporten. Eventuelle kommentarer skal fremgå av rapporten. Med utgangspunkt i planen for gjennomføring av selskapskontroll skal kontrollutvalget avgi rapport til kommunestyret eller fylkestinget om hvilke kontroller som er gjennomført samt om resultatene av disse. Det er ikke fastsatt bestemte krav til innholdet i rapporteringen av selskapskontrollen. Det kan være naturlig at rapporten inneholder faktaomtale av selskapet med opplysninger som antas å kunne ha interesse for kommunestyret, og opplysninger om selskapets oppfølging av merknader og prinsipielle forhold. Etter kontrollutvalgets behandling av rapporter fra utførte selskapskontroller oversendes disse fortløpende som egen sak til kommunestyret for videre behandling. Utførte kontroller vil i tillegg synliggjøres i kontrollutvalgets årsmeldinger. 2. SELSKAPSKONTROLL I ALTA KOMMUNE PLAN FOR Eierskap og eierstyring i Alta kommune Alta kommune har utarbeidet og vedtatt en eierskapsmelding med overordnede eierskapspolitiske premisser, og med strategier for oppfølging av kommunens eierskap i selskapene. Kommunestyret behandler eierskapsmeldingen årlig, hvor de gir politiske forventninger til selskapenes strategi, utfordringer, drift, økonomi og investeringer. Rådmannen har ansvar for at det opprettes et eget eiersekretariat tilknyttet rådmannen, som skal bidra til at eiermeldingens målsettinger og tiltak realiseres. Eierskapsmeldingen, som et overordnet styringsdokument legger samtidig delpremisser i forhold til kommunens ivaretakelse av sitt kontrollansvar, og vil derfor være et viktig referansedokument i forhold til gjennomføring av obligatorisk selskapskontroll. Nedenfor følger oversikt over selskaper hvor kommunen har eierinteresser. Oversikten viser at kommunen er på eiersiden i seks heloffentlig eide selskap hvor kommunen har full innsynsrett og dermed i praksis er aktuelle for gjennomføring av selskapskontroll

7 Eierskap i heloffentlig eide selskaper Selskaper som i praksis er aktuelle for obligatorisk selskapskontroll, jfr. innsynsrett Selskapsnavn Selskapsform Eierandel Kommunens Konsern / selskap i familie balanse VEFAS IKS 73,53 % X Aurora Kino IKS 27,60 % X Verdensarvsenter for IKS 50,00 % bergkunst Alta museum Interkommunalt arkiv (IKA) Finnmark IKS 21,98 % Eierandel basert på folketall pr VEFIK IKS 3 andeler KUSEK IKS 3 andeler Eiere (deltagere) av de heloffentlig eide selskapene Selskap Selskapsform Eiere (deltagere) VEFAS IKS Alta, Hasvik, Kautokeino og Loppa kommuner VEFIK Verdensarvsenter for bergkunst Alta museum IKS IKS Hammerfest, Kautokeino, Alta, Loppa, Hasvik, Kvalsund, Måsøy, Nordkapp, Porsanger og Karasjok kommuner Alta kommune og Finnmark fylkeskommune Aurora Kino IKS Alta, Sør-Varanger og Tromsø kommuner KUSEK Interkommunalt arkiv (IKA) Finnmark IKS IKS Hammerfest, Kautokeino, Alta, Loppa, Hasvik, Kvalsund, Måsøy, Nordkapp, Porsanger og Karasjok kommuner Kommunene i Finnmark og Finnmark Fylkeskommune Eierskap i selskaper som ikke er heloffentlig eid / samvirkeforetak /andelslag Selskapsnavn Selskapsform Innskutt kapital Eierandel Aksjeselskap: Allta Sami Giellaguovddas AS ,00 % Alta Fiskeriservice AS ,66 % Alta Idrettspark AS aksjer Alta Industribygg (Forvaltes av Alta Havn KF) AS ,35 % Aksis Eiendom AS ,09 % Origo Nord AS ,00 % Nordlysbadet AS ,50 % Finnmark Enøksenter AS aksjer Finnmarkshallens Driftsselskap AS ,00 % Hammerfest Turist AS aksjer Kommunekraft AS aksje Komsa Parkering AS ,00 % (iht Aksjonæravtale blir dette endret til 34,70 %) Northern Research institute Alta AS 5,00 % Sagat AS aksjer Samvirkeforetak: - 5 -

8 Alta Boligbyggerlag A/L andeler Talvik Samfunnshus A/L andeler Nord Norsk Student og elevhjem KLP Egenkapitalinnskudd Alta Kraftlag Oversikten er tatt ut fra kommunens eierskapsmelding, og det tas forbehold om eventuelle endringer i ettertid. I tillegg står Alta kommune som stifter av Stiftelsen Utleieboliger. Stiftelser eier i prinsippet seg selv, og er derfor ikke med i selskapsoversikten. Kommunen har også to kommunale foretak (KF), henholdsvis Alta Havn KF og Nordlysbadet Alta KF. Da kommunale foretak ikke er egne rettssubjekt, men samme juridiske person som kommunen selv, er heller ikke disse tatt med i selskapsoversikten. Kriterier Det vil anses å være hensiktsmessig å prioritere selskapskontroll etter følgende fastlagte kriterier ved behov: Selskap som gir et direkte tjenestetilbud til kommunens innbyggere Selskap som har et samfunnsmessig ansvar Selskap som er heleid av kommunen Selskap der kommunen har en betydelig eierinteresse, aksjeflertall eller stor økonomisk del av aksjekapitalen Disse kriteriene er grunnet ut i fra to hensyn fokus på brukerperspektivet og fokus på økonomiske interesser. Dette er hensyn som harmonerer med kommunaldepartementets merknader til forskriftsparagrafen om selskapskontroll. 3. PRIORITERINGER I PLANPERIODEN I Alta kommunes vedtatte eierskapsmelding er det sagt at det skal foretas eierskapskontroll i samtlige selskaper. Det forutsettes at det her menes de heloffentlig eide selskap hvor kommunen har innsynsrett. Selskapskontroll er da aktuelt for følgende selskap: VEFAS IKS Aurora Kino IKS Verdensarvsenter for bergkunst Alta museum IKS Interkommunalt arkiv (IKA) Finnmark IKS Vefik IKS Kusek IKS Planen setter som mål å oppfylle føringene i kommunens eierskapsmelding, og strekker seg mot å gjennomføre eierskapskontroll i samtlige av de heloffentlig eide selskapene. Det kan imidlertid av ressursmessige hensyn bli en utfordring å oppfylle denne målsetningen fullt ut i løpet av planperioden, og det er derfor hensiktsmessig å prioritere noen av selskapene. Samtidig er det ønskelig av rasjonelle hensyn å samordne kontroller der flere aktuelle kommuner er medeiere i samme selskap

9 Kontrollutvalget har i utløpende periode vedtatt igangsettelse av eierskapskontroll ved Vest- Finnmark avfallsselskap IKS (Vefas IKS), hvor det også er lagt opp til samordning med andre kommuner. Denne ble ikke sluttført i perioden i påvente av pågående prosess i selskapet med revidering av styringsdokumenter. Dette er nå på plass, prosjektet bør derfor videreføres i den nye planen. Videre kommer selskapet inn under kriteriene for prioritering ved at det ivaretar samfunnsmessige funksjoner rettet mot kommunens innbyggere. Aurora Kino IKS bør være blant de prioriterte selskapene da kommunen har en relativt stor eierandel i selskapet, tilsvarende 27,6 prosent med bokført balanse på kr ,-. Selskapet kommer således inn under kriteriene for prioritering ved at kommunen har betydelig eierinteresse. Selskapet må også kunne sies å ha en samfunnsmessig funksjon. Verdensarvsenter for bergkunst Alta museum IKS bør også tas med blant prioriterte selskap, da Alta kommune har eierandel i selskapet på femti prosent, med bokført balanse på kr ,-. Selskapet kommer således inn under kriteriene for prioritering ved at kommunen har betydelig eierinteresse. Selskapet må også kunne sies å ha en samfunnsmessig funksjon. På bakgrunn av ovennevnte og kriterier for utvelgelse av selskapskontroll gjennomføres i denne planperiode eierskapskontroll i følgende selskap: - Vest-Finnmark avfallsselskap IKS (Vefas IKS) - Aurora kino IKS - Verdensarvsenter for bergkunst Alta Museum IKS Dersom det kapasitetsmessig ligger til rette for det vurderes deretter kontroll ved de øvrige heloffentlig eide selskapene. Forvaltningsrevisjon i selskapene vil under normale omstendigheter ikke bli prioritert i denne planperioden. Prioritering tidsmessig mellom selskapene delegeres av praktiske og rasjonelle årsaker til den utøvende kontrollinstans