MØTEPROTOKOLL. Tid Kl

Transkript

1 MØTEPROTOKOLL Møtedato: Tid Kl Møtested: Rådhusgt etg. (gml. rådhus) Til stede : Ragnhild Thomassen (fung.leder), Arne Bergersen, Terje Stiansen, Kristen Bjormyr (vara), Dega Abdi Aman (vara) Forfall : Jan Askeland (leder), Anne Rostad Inviterte : Administrerende direktør Odd Terje Døvik (sak 22/14) Andre : Line Bosnes Hegna, Telemark Kontrollutvalgssekretariat IKS (sak 19-21/14, 23-24/14) Fra revisjonen : Revisjonssjef Steinar Johansen, oppdragsansvarlig regnskapsrevisor Ketil Raknes, hovedrevisor Thorny Grethe Olsen, forvaltningsrevisor Kristian Fjellheim Kristoffersen, Sekretær : Anne Helene Grunni, Kristiansand Revisjonsdistrikt IKS Sak nr: 18/14 19/14 20/14 21/14 22/14 23/14 24/14 SAKSLISTE Saker: Godkjennelse av innkalling og protokoll forrige møte Referatsaker Forvaltningsrevisjonsprosjekt «Sosialtjenester» Endring i plan for forvaltningsrevisjon Orientering fra Returkraft AS Orienteringer Eventuelt Neste møte Arendal, 11. juni 2014 Ragnhild Thomassen Fung.leder Anne Helene Grunni KU- sekretær Kopi: Varamedlemmer, ordfører, revisor, rådmann, politisk sekretariat, Agderposten. SEKRETÆR FOR KONTROLLUTVALGET: KRISTIANSAND REVISJONSDISTRIKT IKS Postadr. : Postboks 417 Lund Telefon: Telefax: Kristiansand E-postadresse: post.revisjonen@kristiansand.kommune.no Kontoradr.: Tollbodgt. 6 Org.nr.:

2 Sak nr: 18/14 Sak: Protokoll forrige møte ( ) Protokollen fra møtet godkjennes. Sak nr: 19/14 Sak: Referatsaker A : Diverse referater. A.1 : Bystyret har vedtatt å søke om å bli medeier i Telemark Kontrollutvalgssekretariat IKS fra 1. juli A.2 : Orientering til formannskapet om kommuneproposisjonen A.3 : Brev fra kommunal- og moderniseringsdepartementet om oppfordring om deltakelse i evaluering av kontrollutvalg og kontrollutvalgssekretariat av A.4 : Kontrollutvalgets årsmelding for 2013 er behandlet av bystyret Sak nr: 20/14 Sak: Forvaltningsrevisjonsprosjekt «Sosialtjenester» Prosjektet «Sosialtjenester» er vedtatt i kontrollutvalgets plan for forvaltningsrevisjon for perioden og i årsplan for Prosjektet har fremkommet på grunnlag av en overordnet analyse (2012). Analysen peker på at Arendal kommune har store utgifter til produksjon av sosiale tjenester og at utgiftene er større enn i sammenlignbare kommuner. Forvaltningsrevisjonsprosjektet har hatt som formål å kartlegge om saksbehandlingen og rutiner ved sosialtjenesten i kommunen er tilfredsstillende. Revisjonen har gjennomført prosjektet i samsvar med bestillingen og har basert prosjektet på følgende problemstillinger: 1. Er Arendals kommunes saksbehandling og tildeling av sosialhjelp tilfredsstillende i henhold til formelle krav og forventninger? 2. I hvilken grad oppfyller kommunen plikten til internkontroll? Revisjonen vurderer på et overordnet nivå at saksbehandlingen hos NAV-Arendal i hovedsak er tilfredsstillende gjennom at majoriteten av enkeltvedtak som har blitt gjennomgått oppfyller de vesentlige formelle krav. Revisjonen peker på under hovedfunnene at det er enkelte svakheter med hensyn til kvaliteten på begrunnelse i saker søknader har blitt innvilget, at flere av vedtakene har feil i hjemmelshenvisningen, at det ikke finnes et helhetlig internkontrollsystem og at det ikke er foretatt risikovurdering. Revisjonen anbefaler kommunen å gjennomføre de tiltak som kreves for å sørge for at NAV-Arendal oppfyller plikten til internkontroll. Dette bør baseres på en helhetlig 2

3 risikovurdering av de kommunale ansvarsoppgavene til NAV-Arendal. Videre anbefaler revisjonen at man ved NAV-Arendal fortsetter å ha fokus på gode enkeltvedtak, og at man i saksbehandlingen fokuserer på begrunnelse av vedtak. Rådmannen har hatt rapporten til gjennomlesning. Tilbakemelding og kommentarer finnes i rapportens vedlegg a). Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapport «Sosialtjenester» til etterretning. Kontrollutvalget anbefaler bystyret å gjøre følgende vedtak: Bystyret tar forvaltningsrevisjonsrapport «Sosialtjenester» til etterretning og ber rådmannen gi kontrollutvalget tilbakemelding innen om hvordan anbefalingene blir fulgt opp. Sak nr: 21/14 Sak: Endring i plan for forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget behandlet «Plan for forvaltningsrevisjon » i møte under sak 16/12. Planen var basert på en overordnet analyse av kommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighet, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorene og virksomhetene. Bystyret behandlet plan for forvaltningsrevisjon i møte og fattet følgende vedtak: 1. Bystyret godkjenner plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon i Arendal kommune for Bystyret delegerer til kontrollutvalget å foreta eventuelle endringer i planen i løpet av planperioden. I henhold til kontrollutvalgets plan for forvaltningsrevisjon var det planlagt å gjennomføre følgende 8 forvaltningsrevisjonsprosjekter i Arendal kommune i planperioden: 1. Iverksetting og oppfølging av politiske vedtak 2. Tilpasset opplæring og spesialundervisning 3. Sosialtjenester 4. Anskaffelser drift 5. Barnevernstjenesten 6. Administrasjonens saksutredning 7. Avviksrapportering 8. Samhandlingsreformen Pr. juni 2014 er de tre høyeste prioriterte prosjektene blitt gjennomført og behandlet av kontrollutvalget. Revisjonen viser til at fremdriften i planperioden har vært svakere enn ønskelig og at dette i hovedsak skyldes at arbeidet med de to seneste forvaltningsrevisjonsrapportene har blitt betydelig forsinket. Revisjonen anslår at det er realistisk å gjennomføre 2 av de gjenstående prosjektene i inneværende planperiode. Ut fra risikovurderingene som ble gjennomført i overordnet analyse og revisjonens erfaringer de senere årene, anbefales kontrollutvalget å prioritere en av følgende kombinasjoner: 3

4 Alternativ 1: Anskaffelser drift (høsten 2014) Barnevernstjenesten (våren 2015) Alternativ 2: Barnevernstjenesten (høsten 2014/vinteren 2015) Samhandlingsreformen (våren/høsten 2015) Kontrollutvalget tar notat om endring i plan for forvaltningsrevisjon til orientering, og prioriterer forvaltningsrevisjonsprosjektene under alternativ i siste del av planperioden. Kontrollutvalget tar notat om endring i plan for forvaltningsrevisjon til orientering, og prioriterer forvaltningsrevisjonsprosjektene, Anskaffelse drift og Barnevernstjenesten (alternativ 1), i siste del av planperioden. Sak nr: 22/14 Sak: Orientering fra Returkraft AS Kontrollutvalget har invitert administrerende direktør Odd Terje Døvik i Returkraft AS for å komme og orientere om selskapets virksomhet. Administrerende direktør gav kontrollutvalget en orientering om følgende hovedpunkter: Returkraft-prosjektet er en suksesshistorie ut fra driftsstabilitet, har landets laveste utslipp, rekordlavt sykefravær, 0 fraværsskader og et stort antall besøkende fra barnehager, barne- og ungdomsskoler, videregående skoler og universitetet. Tvisten med Maren og dom i voldgiften. Ny forskrift for beregning av avfallsgebyr som er til behandling hos departementet. Fastrenteavtalene og kalkulatoriske rente. Selskapet har innført et regnskapsmessig skille for husholdning og næring fra Markedspris på næringsavfall. Anlegget på Langemyr og leveranse av fjernvarme.. Sak nr: 23/14 Sak: Orienteringer A : Aktuelle saker A.1 : Fast orientering fra leder 1. Invitere ordfører og rådmann til møte i november, med tema «intern kontroll» 4

5 A.2 : Fast orientering fra revisjonen prosjektregnskap i kommunen og 38 prosjekter i Arendal Eiendom spillemiddelregnskap og momskompensasjon. 3. Startet med planlegging for Har hatt div. møter, og på avslutningsmøtet ble det kommunisert at tidsfristen i forbindelse med årsoppgjøret er for stram. A.3 : Fast orientering fra sekretariatet 1. Henvendelse på e-post av og svar fra kontrollutvalget. 2. Kontrollutvalgets arkiv for 2005 tom 2012 er levert til Arendal kommune, og arkivet for 2013 og 2014 vil bli overlevert til nytt sekretariat. Sak nr: 24/14 Sak: Eventuelt A : Eventuelt A.1 : Fung.leder oppfordret utvalget til å komme med forslag til tema til NKRFs Kontrollutvalgskonferanse som skal holdes i februar A.2 : Presentasjon av nytt sekretariat for kontrollutvalget av Line Bosnes Hegna i Telemark Kontrollutvalgssekretariat IKS. B : Neste møte Dato : Neste møte er onsdag 17. september