Representantskapet Telemark kontrollutvalgssekretariat IKS

Transkript

1 Vår ref. 13/ /BOSL Representantskapet Dato Eierkommunene Representantskapet - Telemark Leder av representantskapet innkaller til representantskapsmøte for Telemark (Temark). Dato: tirsdag Tid: kl Sted: Bø Hotell, Bø Etter møtet arrangeres det Vårkonferanse 2013 som representantene inviteres til å delta på. Konferanseavgiften for representantene og styret dekkes av Temark. Utgiftene for den enkelte representant dekkes av eierkommunen. Dersom de ikke kan møte må det snarest melde ifra til nestleder, på e-post: line.bosnes@temark.no eller tlf Vara møter bare etter egen innkalling. Vedlagt følger sakene 1/13-5/13 Temark, (sign) Tor Tollefsen Leder av representantskapet Vedlegg: Sakspapirer Line Bosnes nestleder Kopi: Telemark kommunerevisjon IKS

2 Sakliste for Representantskapet - Telemark Sak nr. Arkivsaknr. Tittel 1/13 13/189 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKSLISTE 2/13 13/190 OPPTELLING AV REPRESENTANTSKAPSMEDLEMMER 3/13 13/191 VALG AV TO MEDLEMMER TIL Å UNDERSKRIVE PROTOKOLLEN 4/13 13/144 REGNSKAP TELEMARK KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT IKS 5/13 13/141 ÅRSMELDING 2012 FRA TELEMARK KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT IKS

3 Sak nr. 1/13 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKSLISTE Arkivsaksnr.: 13/189 Arkivkode: 033 1/13 Representantskapet - Telemark Representantskapet godkjenner innkallingen og sakslisten. Representantskapet skal godkjenne innkallingen og sakslisten, i hht. Selskapsavtalen 9, Representantskapets møter: Representantskapets leder innkaller til representantskapsmøte. Innkalling til ordinært representantskapsmøte skal skje skriftlig og minst fire uker i forkant av møtet. Tilsvarende frist gjelder for varsling av deltakerne i selskapet. Innkallingen skal inneholde en saksliste. Representantskapets møte ledes av leder eller, i dennes fravær, av nestleder. Dersom ingen av disse er til stede, velges en møteleder..

4 Sak nr. 2/13 OPPTELLING AV REPRESENTANTSKAPSMEDLEMMER Arkivsaksnr.: 13/190 Arkivkode: 033 2/13 Representantskapet - Telemark Representantskapet er beslutningsdyktig ved at av medlemmene er til stede, inkludert møtende varamedlemmer, og disse representerer minst halvdelen av medlemmene og to tredeler av stemmene. Representantskapet er beslutningsdyktig når minst halvdelen av medlemmene er til stede, inkludert møtende varamedlemmer, og disse representerer minst to tredeler av stemmene. Fra selskapsavtalen 8: Representantskapet er selskapets øverste myndighet. Samtlige deltakerkommuner og fylkeskommunen velger hver sin representant med personlig vararepresentant. Vedkommende kommunestyre eller fylkesting oppnevner selv sine representanter. Daglig leder kan ikke velges til medlem av representantskapet. Ved voteringer vektes den enkelte deltakers stemme svarende til deltakerens eierandel i selskapet. Som representantskapets beslutning gjelder det som flertallet blant de møtende har stemt for, eller ved stemmelikhet det som møtelederen har stemt for. Og ved voteringer vektes den enkelte deltakers stemme svarende til deltakerens eierandel i selskapet i ht Selskapsavtalen 5 Innskuddsplikt og eierandel. Deltakernes eierandel: Bamble kommune eier 7,6% av selskapet Bø kommune eier 4,4% av selskapet Drangedal kommune eier 4,2% av selskapet Fyresdal kommune eier 2,7% av selskapet Hjartdal kommune eier 2,9% av selskapet Kragerø kommune eier 6,5% av selskapet Kviteseid kommune eier 3,1% av selskapet Nissedal kommune eier 2,7% av selskapet Nome kommune eier 4,9% av selskapet Notodden kommune eier 7,0% av selskapet Porsgrunn kommune eier 14,2% av selskapet Sauherad kommune eier 4,2% av selskapet

5 Seljord kommune eier 3,2% av selskapet Siljan kommune eier 3,1% av selskapet Tinn kommune eier 4,8% av selskapet Tokke kommune eier 3,1% av selskapet Vinje kommune eier 3,5% av selskapet Telemark fylkeskommune eier 18,% av selskapet SUM 100,0% Representantskap Eierkommunen velger selv medlem og varamedlem til representantskapet. Kommunens representanter er: Kommune Representant Vararepresentant Bamble Tor Tollefsen Tom Markus Bø Anne Carine Nilsen Per Oddvar Isaksen Drangedal Karianne S. Reiten Jon Andre Nesland Fyresdal Erik Skjervagen Siw Berve Kviteseid Torstein Tveito Gunnar Ruud Kragerø Kåre Preben Hegland Henriette Fluer Nissedal Halvor Homme Øyvind Tveit Nome Anders Skogheim Gry Anette R. Amundsen Notodden Gunnar Landvik Håkon Sørby Porsgrunn Knut Bjaaland Edvard Garmo Sauherad Jarl Olav Rugtveit Helge Aarnes Seljord Solveig Abrahamsen Jon Svartdal Siljan Gunn Berit Rygg Holmelid Jan Olav Hagen Tinn Kjetil Høstrup Djuve Gunnar Odd Hagen Tokke Steinar Mandt Siv Reidun Einebærholm Vinje Halvor Lognvik Øystein Høgetveit Telemark fylkeskommune Bjørg Kyrkjebø Staaland Erling Dahl Hjartdal kommune Sven Tore Løkslid Representantskapets leder er Tor Tollefsen. Nestleder er Bjørg Kyrkjebø Staaland.

6 Sak nr. 3/13 VALG AV TO MEDLEMMER TIL Å UNDERSKRIVE PROTOKOLLEN Arkivsaksnr.: 13/191 Arkivkode: 033 3/13 Representantskapet - Telemark Til å underskrive protokollen sammen med møteleder velges og... I ht. Selskapsavtalen 9 Representantskapets møter, skal det velges to representanter til å underskrive protokollen sammen med møtelederen. Representantene velges ved begynnelsen av møtet.

7 Sak nr. 4/13 REGNSKAP TELEMARK KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT IKS Arkivsaksnr.: 13/144 Arkivkode: 210 5/13 Styret for Telemark 4/13 Representantskapet - Telemark Styret innstiller til representantskapet: 1. Regnskap 2012 for Telemark godkjennes. 2. Regnskapsmessig merforbruk kr dekkes ved bruk av disposisjonsfond. 3. Udekket beløp kr i investeringsregnskapet dekkes ved bruk av disposisjonsfondet. Regnskapet føres etter kommunale regnskapsprinsipper. Budsjettet for 2012 ble vedtatt av representantskapet i møte , sak 10/2011, totalt kr Driftsregnskapet viser kr og et merforbruk på kr Merforbruket skyldes bestilling av evaluering av Temark som ikke var budsjettert, økte kjøpte tjenester og innleie og overlapping av vikarer ved permisjon. Dette er 3 året hvor vi har merforbruk. Det gir en kraftig reduksjon av disposisjonsfondet. Vi har ikke praksis for å ta opp tilleggssaker i løpet av året. Dette må følges opp i kommende budsjettbehandling for I 2011 og 2010 var det et merforbruk på hhv. kr og kr De enkelte postene: Lønn: Det har et merforbruk på kr Refusjon sykelønn og fødselspenger er kr Vi har hatt 2 ansatte som har hatt fødselspermisjon og vi har engasjert 2 vikarer i deler av Merforbruket på lønn skyldes overlapping ved innleie av vikarene for ansatte som gikk ut i permisjon. Drift: Kjøp til drift er det et mindreforbruk på kr Kjøp av tjenester er det et merforbruk på kr Øvrige poster viser mindre avvik.

8 Investeringsregnskap: Investeringsregnskapet gjelder innbetaling til KLP, kr Dette var det ikke budsjettert med. Leieavtaler for lokaler i 2012: Bø, 2 kontorer og arkiv Bø Sparebank Bø, 1 kontor, Bø prestekontor Porsgrunn, 1 kontor, Porsgrunn kommune I januar 2013 har vi flyttet fra «Bankbygget» til Hellandtunet. Kontorene i Bø Sparebank og Bø prestekontor er sagt opp. Avtaler om tjenester: Regnskap og lønn: Telemark fylkeskommune Revisjon: Buskerud kommunerevisjon IKS IT, epost og saksbehandlersystem: Telemark fylkeskommune Hjemmeside: Grenland Web AS HMS: Bedriftshelsetjenesten SAMT For mer informasjon vises det til årsmeldingen. Vedlegg: Regnskap 2012 fra Telemark

9 Sak nr. 5/13 ÅRSMELDING 2012 FRA TELEMARK KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT IKS Arkivsaksnr.: 13/141 Arkivkode: 200 6/13 Styret for Telemark 5/13 Representantskapet - Telemark Styret innstiller til representantskapet: Årsmelding 2012 fra Telemark godkjennes. Styret for Telemark (Temark) har utarbeidet årsmelding. Årsmelding for 2012 legges frem for representantskapet til godkjenning. Vedlegg: Årsmelding 2012 Telemark