Temark. Telemark kontrollutvalgssekretariat IKS Årsberetning Telemark kontrollutvalgssekretariat IKS Postboks Bø.

Transkript

1 Temark Fra Wikipedia, Cort Sivertsen Adeler Telemark kontrollutvalgssekretariat IKS Årsberetning Telemark kontrollutvalgssekretariat IKS Postboks Bø

2 Innledning Telemark kontrollutvalgssekretariat IKS (Temark) yter tjenester som sekretariat for kontrollutvalgene i eierkommunene. I 2013 har vi vært 4 ansatte (3 årsverk) som betjener 18 utvalg i Telemark. Området kontroll og tilsyn er hele tiden under utvikling. Siste rapporten fra Kommunal- og regional-departementet (KRD) kom i 2011 med Kontrollutvalgsboken, Om kontrollutvalgets rolle og oppgaver. Veilederen tar for seg kommunestyrets kontrollansvar, arbeidet i kontrollutvalget, synliggjøringen av utvalget og utvalgets arbeid. I tillegg de forskjellige kontroll- og revisjonsformene. Det er et økende engasjement innenfor internkontroll, etikk og habilitet. KS øker sitt engasjement innenfor fagfeltet. De fleste kontrollutvalgene har gått over til å bruke lesebrett/nettbrett. Kontrollutvalgets medlemmer mottar da sakskart fra kontrollutvalget, kommunestyret, formannskapet og hovedutvalg elektronisk. I tillegg legger Temark ut alle kontrollutvalgene sine dokumenter på sin hjemmeside. I Aust- og Vest-Agder har 14 kommuner og begge fylkeskommunene søkt om å bli medeier i Temark. Saken har vært opp og er godkjent i alle kommunestyrene og fylkestinget i Telemark. Saken behandles i Agder i Representantskapet For valgperioden har eierkommunene valgt følgende: Kommune Representant Vararepresentant Bamble Tor Tollefsen Tom Markus Bø Anne Carine Nilsen Per Oddvar Marheim Drangedal Karianne S. Reiten Oddvar Haugland Hjartdal Sven Tore Løkslid Inger Øya Grøgård Fyresdal Erik Skjervagen Siw Berve Kviteseid Torstein Tveito Gunnar Ruud Kragerø Kåre Preben Hegland Henriette Fluer Nissedal Halvor Homme Øyvind Tveit Nome Lars Arne Oldernes Gry Anette R. Amundsen Notodden Gunnar Landvik Håkon Sørby Porsgrunn Knut Bjaaland Edvard Garmo Sauherad Jarl Olav Rugtveit Helge Aarnes Seljord Solveig Abrahamsen Jon Svartdal Siljan Gunn Berit Rygg Holmelid Jan Olav Hagen Tinn Kjetil Østrup Djuve Gunnar Odd Hagen Tokke Steinar Mandt Siv Reidun Einebærholm Vinje Halvor Lognvik Øystein Høgetveit Telemark fylkeskommune Bjørg Kyrkjebø Staaland Erling Dahl Representantskapets leder er Tor Tollefsen med Bjørg Kyrkjebø Staaland som nestleder. Representantskapet har i 2013 hatt 2 møter, og I tilknytning til representantskapsmøtene har vi arrangert konferanser for kontrollutvalgene og representantskapet vårt. 2

3 Styret For valgperioden har representantskapet valgt følgende styre: Styret Personlig varamedlem leder Jørund A. Ruud Sigbjørn Moldvik nestleder Unni Brekka Kiøsterud Torleif Vikre medlem Olav Kasland Bergit Myrjord Styret har i 2013 hatt 5 møter og behandlet 15 saker. I tillegg har daglig leder orientert om selskapets drift på hvert møte. Selskapets virksomhet Vi er sekretariat for kontrollutvalgene i eierkommunene. I tillegg til møtene i kontrollutvalgene har vi deltatt og vært arrangør av konferanser og fellesmøter/kveldsmøter for kontrollutvalgene som har vært arrangert i vest-, midt- og nedre Telemark. Kontrollutvalgene Vi har prioritert tjenestene til kontrollutvalgene. Det er utarbeidet følgende verktøy for det enkelte kontrollutvalget: o Møte- og arbeidsplan o Plan for forvaltningsrevisjon o Plan for selskapskontroll o Budsjett for kontrollutvalget Vårt inntrykk er at kontrollutvalgene følger godt med i forvaltningen og det praktiske liv i sine kommuner og det som rører seg der. De har også god kontakt med kommunestyret, ordfører og rådmann. For året samlet er følgende møter avholdt i kontrollutvalgene i Kommune nummer: Kommune: Sekretær Antall møter planlagt Antall møter gjennomført 0800 Telemark f.k. Line Bosnes Hegna ** 0805 Porsgrunn Øystein Bergh * 0807 Notodden Marianne Lundeberg Siljan Øystein Bergh * 0814 Bamble Line Bosnes Hegna * 0815 Kragerø Øystein Bergh Drangedal Line Bosnes Hegna Nome Marianne Lundeberg * 0821 Bø Marianne Lundeberg * 0822 Sauherad Marianne Lundeberg * 0826 Tinn Beate Marie Dahl Eide Hjartdal Øystein Bergh Seljord Line Bosnes Hegna * 0829 Kviteseid Marianne Lundeberg * 0830 Nissedal Beate Marie Dahl Eide * 0831 Fyresdal Marianne Lundeberg * 0833 Tokke Beate Marie Dahl Eide * 0834 Vinje Beate Marie Dahl Eide * *) fellesmøte, **) studietur 3

4 Den faglige siden har vært prioritert. Vi opplever at kontrollutvalgene gir oss gode tilbakemeldinger og at vi yter de tjenestene som forventes av oss. Konferanser I tilknytning til representantskapsmøtene våre har vi arrangert konferanser. På Vårkonferansen, tok vi opp følgende tema: Tanker om godt kontrollutvalgsarbeid, v/ Rådmann Per Wold, Porsgrunn kommune Etikk i kommunene, v/ Ordfører og leder av KS Etikkutvalg Nils Røhne Gruppediskusjoner om etikk Oppsummering Ca 45 personer deltok. På Høstkonferansen, , var tema: Kontrollutvalg, v/ Anja Hjelseth tidligere politisk rådgiver, ansatt i Telemarksforskning. Informasjonssikkerhet v/ Steinar Nørstebø fra KINS Kommunal informasjonssikkerhet. Avslutning ved Unni Brekka Kiøsterud, varaordfører i Bamble kommune og nestleder i styret for Temark. Ca 48 personer deltok på konferansen. Lokale samlinger Det har vært arrangert kveldsmøter hvor selskapskontroll og forvaltningsrevisjon har vært tema. I 2013 har det vært arrangert et møte i Midt-Telemark. Lederne i kontrollutvalgene i Grenland har hatt 5 kveldsmøter i Alle felles prosjekter/selskapskontroll har vært diskutert. Ved oppstarten av forvaltningsprosjekt om Samhandlingsreformen ble det arrangert konferanse med 45 deltakere og med foredrag fra alle involverte aktører. Vi har bistått og deltatt på andre fellesmøter hvor det har vært tatt opp egne temaer. Det gjelder bl.a. i tilknytting til selskapskontroll hvor bedriften har presentert sin virksomhet før revisjon har gjennomført selskapskontroll. Habilitet Selskapet og ansatte yter kun tjenester til kontrollutvalgene i eierkommunene. Vi mener vi tilfredsstiller kravene og intensjon i kommuneloven og Forskrifter for kontrollutvalg. Forskrifter for kontrollutvalg, 20. Sekretariat: Kommunestyret eller fylkestinget skal sørge for at kontrollutvalget har sekretariatsbistand som til enhver tid tilfredsstiller utvalgets behov. Sekretariatet skal påse at de saker som behandles av kontrollutvalget er forsvarlig utredet og at utvalgets vedtak blir iverksatt. 4

5 Sekretariatsfunksjonen kan ikke legges til kommunens eller fylkeskommunens administrasjon. Den som utfører revisjonsoppgaver for den aktuelle kommunen eller fylkeskommunen kan ikke utøve sekretariatsfunksjoner for kontrollutvalget. Den som utfører sekretariatsfunksjon for kontrollutvalget er direkte underordnet kontrollutvalget og skal følge de retningslinjer og pålegg som utvalget gir. Administrasjonssjefen har innenfor kontrollutvalgets myndighetsområde ikke instruksjons- eller avgjøringsmyndighet overfor sekretariatet. De fleste ansatte har registrert seg i styrevervregistret. For ansatte som har engasjement utenom jobben har vi hensyntatt det ved fordeling av sekretæroppdragene. Økonomi Regnskapet er ført av Telemark fylkeskommune. For regnskapsåret 2013 ble det et merforbruk (underskudd) på kr mot et merforbruk (underskudd) på kr året før. Hovedsakelig skyldes det merforbruk på lønn. I tillegg har vi fått en økning på kjøp av administrative tjenester (inkluderer avgifter på tilganger til det enkelte datasystemet) utover budsjettet. Øvrige kostnader er mindre avvik. I august vedtok styret innkjøps- og reisestopp (utenom kontrollutvalget) for siste del av året. DRIFTSREGNSKAP 2013 Regnskap Budsjett Regnskap Overføringer med krav til motytelse Andre overføringer Sum driftsinntekter Driftsutgifter Lønnsutgifter Sosiale utgifter Kjøp av varer og tj som inngår i tj.produksjon Kjøp av tjenester som erstatter tj.produksjon Overføringer Sum driftsutgifter Brutto driftsresultat Netto driftsresultat Regnskapsmessig mer/mindreforbruk Årsregnskapet består av driftsregnskap, investeringsregnskap og balanse med noter. For mer informasjon viser vi til Årsregnskap Kunnskap Vi har deltatt på følgende aktiviteter for kontrollutvalgene. 5

6 Norges kommunerevisorforening ( ) er aktive og tilbyr kurs og konferanser for sekretærer og kontrollutvalg. De har egen konferanse for kontrollutvalg hvor vi deltok. En opplæring av høy kvalitet. Temark er medlem. Videre har de egen sekretariatsamling. Her har vi deltatt. Forum for kontroll og tilsyn ( ) er en interesseorganisasjon for medlemmer av kontrollutvalg og deres sekretærer. Forumet er møteplass og felles fora for å videreutvikle kontrollutvalgene. De har konferanse for politikere og sekretærer i tillegg til egen sekretariatsamling for sekretærene. Temark er medlem. Vi har fått til et uformelt forum mellom de kommunale sekretariatene fra Telemark, Vestfold, Buskerud, Akershus fylkeskommune og Østfold. Vi møtes 2 ganger i året. Her diskuterer vi problemstillinger av felles interesse. Vi utveksler erfaringer og får frem beste praksis. I juni hadde vi besøk av kontrollutvalgssekretariatet i Trøndelag (KonSek). Det er verdifullt å utveksle erfaringer. Kontorer Vi har samlokalisert mer og mer av vår virksomhet. Dette har forbedret arbeidsmiljøet vårt og vi får bedre kontakt mellom de ansatte. Daglig leder har ukentlig kontordag i Bø. Vi har i dag følgende leieavtaler. o Bø, Hellandtunet, 3 kontorer, arkiv/gjestekontor og adgang møterom o Porsgrunn, Porsgrunn kommune, 1 kontor Ansatte og arbeidsmiljø Telemark kontrollutvalgssekretariat IKS består av: Tittel Navn Telefon Epost Merkn. Daglig leder Øystein oystein.bergh@temark.no Bergh Rådgiver Beate Marie Dahl Eide beatemarie.dahleide@temark.no Valgt inn i fylkestinget Rådgiver Line Bosnes Hegna line.bosnes@temark.no Tilbake fra permisjon Saksbehandler Margit Haugerud Vikariatet til Saksbehandler Marianne marianne.lundeberg@temark.no Vikar Lundeberg Selskapet har avtale med bedriftshelsetjenesten i Midt-Telemark. SAMT, Bø ( ) I 2013 har sykefraværet vært 5,6 % mot 0,6 % % i En kom tilbake fra fødselspermisjon. En har vært langtidssyk i vår. Arbeidsmiljøet i selskapet er etter styrets vurdering godt. 6

7 Miljøaspektet Selskapets virksomhet tilsier at det ytre miljø ikke påvirkes. Virksomhetens avfall kildesorteres i samsvar med kommunale renovasjonsregler og rutiner ved Hellandtunet, Bø. Avsluttende betraktninger En av de faste ansatte kom tilbake fra fødselspermisjon og en annen var langtidssyk i vår. I tillegg har vi en ansatt som er politisk aktiv og hatt del-permisjon. Fraværet har vært dekket med vikar. Det er krevende for en arbeidsgiver med 3 årsverk. I 2012 hadde vi to vikarer og i 2013 en. Vikaren(e) har gjort en fantastisk jobb og tatt alle utfordringer på en sporty måte. Vi benytter sak & arkivsystemet til Telemark fylkeskommune. De har annonsert at de skal anskaffe nytt system med nye kravspesifikasjoner. For oss blir det nye systemet operativt i Kontakt med andre sekretariater gir oss impulser for forbedringer og å videreutvikle fagmiljøet. Vi mener forutsetningene for fortsatt drift er til stede. Vi går nå inn i et spennende år hvor vi skal utvide vår virksomhet til tre fylker. Temark, Jørund A. Ruud Unni Brekka Kiøsterud Olav Kasland Styreleder Nestleder Medlem Øystein Bergh Daglig leder 7

8 TELEMARK KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT IKS ÅRSREGNSKAP 2013 Driftsregnskap Driftsutgifter Regnskap 2013 Budsjett 2013 Regnskap 2012 Overføringer med krav til motytelse Andre overføringer Sum driftsinntekter Driftsutgifter Lønnsutgifter Sosiale utgifter Kjøp av varer og tj som inngår i tj.produksjon Kjøp av tjenester som erstatter tj.produksjon Overføringer Sum driftsutgifter Brutto driftsresultat Finansinntekter Renteinntekter og utbytte Sum eksterne finansinntekter Finansutgifter Renteutgifter og låneomkostninger Sum eksterne finansutgifter Resultat eksterne finanstransaksjoner Netto driftsresultat Interne finanstransaksjoner Bruk av disposisjonsfond Sum bruk av avsetninger Overført til investeringsregnskapet Dekning av tidligere års regnsk.m. merforbruk Sum avsetninger Regnskapsm. mer/mindreforbruk

9 TELEMARK KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT IKS ÅRSREGNSKAP 2013 Investeringsregnskap Regnskap 2013 Oppr.budsjett Regnskap 2012 Kjøp av aksjer og andeler Dekning av tidligere års udekket Sum finansieringstransaksjoner Finansieringsbehov Dekket slik: 0 Overført fra driftsbudsjettet Bruk av disposisjonsfond 0 0 Sum finansiering

10 Balanseregnskap EIENDELER TELEMARK KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT IKS ÅRSREGNSKAP 2013 Noter Regnskap 2013 Regnskap 2012 Anleggsmidler Herav: Aksjer og andeler Pensjonsmidler Omløpsmidler Herav: Kortsiktige fordringer Premieavvik Kasse, postgiro, bankinnskudd SUM EIENDELER EGENKAPITAL OG GJELD Egenkapital Herav: Disposisjonsfond Bundne investeringsfond Regnskapsmessig merforbruk Kapitalkonto Langsiktig gjeld Herav: Pensjonsforpliktelser Kortsiktig gjeld Herav: Annen kortsiktig gjeld Premieavvik SUM EGENKAPITAL OG GJELD Bø, 14. mars 2014 styrets leder Jørund A. Ruud styrets nestleder styremedlem 10