Østre Toten kommune Statusrapport 1. halvår 24 august 2012 2012
Innledning Halvårsrapporten 2012 Det har blitt gjennomført en evaluering av organisasjonen med bred deltakelse i ulike arbeidsgrupper første halvår 2012. Innledningsvis har ledergruppen på ledersamlingen 13. januar 2012 sett på hva som fungerer og hva som kan bli bedre innenfor flere områder. Etter dette har det i perioden februar juni 2012 vært ulike arbeidsgrupper som har evaluert dagens organisasjon. Målet med evalueringen har vært å få til en hensiktsmessig organisasjon som er effektiv, utviklingsorientert og gir tjenester av god kvalitet. På bakgrunn av evalueringen foreligger nå rådmannens forslag til ny organisasjonsstruktur. Gjennom dette forslaget foreslås noen grep for å få til en tydeligere struktur, tydeligere styring, bedre samordning og tverrfaglig arbeid. I tillegg er det viktig å fortsette arbeidet med å få til et best mulig lederskap og byggingen av en god organisasjonskultur. Forslaget ble drøftet og fikk gjennomslag i Kontaktforum 23. august. Ny organisasjon blir gjeldende fra 1.1.2013, men innenfor en del områder vil det bli gjort endringer umiddelbart. Ansatte i Østre Toten kommune har vært med på å velge verdier for organisasjonen. Disse ble presentert av hovedtillitsvalgte og hovedvernombudet på et vellykket ansattarrangement den 13. juni. Verdiene skal prege vår organisasjon og forplikter oss som ansatte i kommunen! Våre verdier er: Nytenkning Kvalitet Respekt Halvårsrapporten viser en positiv utvikling på nærværet. Sykefraværet er forbedret med 25,5 % sammenlignet med første halvår i fjor. Det er jobbet systematisk med sykefravær over lang tid og det er gledelig at dette nå viser en positiv utvikling! Økonomien er imidlertid en stor utfordring og det rapporteres om økte utgifter. Utfordringene er spesielt i forhold til økt aktivitet innenfor omsorg, økte fosterhjemsplasseringer og andre barnevernstiltak. I tillegg kommer et lønnsoppgjør som ble dyrere enn forutsatt. Når det gjelder omsorg er det store økninger på bakgrunn av vedtak innenfor rettighetsutløste tjenester. Avvikene og tiltakene er det nærmere redegjort for senere i rapporten. Nytt forslag til organisasjonsstruktur vil bidra til bedre tjenester og effektiviseringer på sikt. Økonomistyring prioriteres ytterligere ved at det er tilsatt en controller med oppfølging mot omsorg i en 100 % stilling. Det blir viktig å vurdere hvordan gitt budsjett kan virke styrende for omsorgstjenestene på en bedre måte enn i dag. Rådmannen vil følge opp dette særskilt utover høsten. Med bakgrunn i de endrede forutsetninger som er beskrevet i denne rapporten, må det fortsatt ses på strukturer, inntektsmuligheter og andre effektiviseringstiltak fremover. Fokuset rettes mot budsjettforslaget for 2013. Vi har en struktur og et tjenestenivå som i sum gir høyere utgifter enn inntektsrammen. Det er en utfordring å møte forventningene og et rettighetslovverk sammen med en begrenset økonomisk ramme. Dette viser at behovet for å sette fokus på folkehelse blir enda viktigere fremover.
Helhetlig statusvurdering 1. halvår Rapporten for Østre Toten kommunes virksomhet pr. 30 juni 2012 legges her frem til politisk behandling. Rapporteringen skjer i henhold til kommunens styringsdokument som ble vedtatt i kommunestyret den 8 desember 2011. I økonomireglementet for Østre Toten kommune, som ble vedtatt den 8. mars 2012 er det bestemmelser om hvordan rapportering skal skje. Halvårsrapporten kan også leses på Østre Toten kommunes hjemmesider på internett. Rapporten omfatter også investeringsprosjekter, se eget vedlegg. Økonomi Regnskapstallene for 1. halvår 2012 viser at mange av resultatenhetene har god budsjettstyring. Enkelte enheter har imidlertid store økonomiske utfordringer, og som på grunn av høyt aktivitetsnivå i forhold til vedtatte rammer, må følges ekstra nøye siste del av året. Det er viktig at kommunen i størst mulig grad tilpasser aktiviteten til tilgjengelige økonomiske rammer. Med de utfordringer kommunen har i å stille tilfredsstillende finansiering av dagens aktivitet, må det utvises forsiktighet med å iverksette nye tiltak med budsjettmessige konsekvenser. Så langt i år er det ikke grunnlag for å forvente at kommunens frie inntekter skal bli høyere enn det som er forutsatt i det vedtatte budsjettet med de justeringer som allerede er foretatt. Dersom endrede forutsetninger forutsetter økt aktivitet, må det først vurderes en omprioritering av budsjettrammene. Der dette ikke er mulig å få til fullt ut, må kommunestyret inviteres til å øke årets budsjettramme. Dette kan enten skje ved en omprioritering blant enhetene eller som en ren tilleggsbevilgning med forbruk av fond som finansiering. Senere i rapporten er det redegjort for enhetenes arbeid med å holde årets budsjettramme, herunder: Endringer i forutsetninger som kommunestyrets budsjettramme bygger på Tiltak som er iverksatt for å holde budsjettet og Tiltak som må iverksettes for å holde budsjettet Dette gir grunnlag for følgende budsjettendringer i driftsbudsjettet for 2012: Omsorg 13,5 mill kroner Barnevern 4,0 mill kroner Barnehagene 0,75 mill kroner NAV, sosial 0,5 mill kroner Fellesområdene, dekning av lønnsoppgjør 3,8 mill kroner.
ØKONOMI STATUS 1. halvår 2012 Sentrale Styringsorganer Kirken og andre trossamfunn Rådmannen Støtte Grunnskolen Barnehagene Voksenopplæringen Helse Barnevern Omsorgsenheten NAV sosial Samfunn Kulturenheten Brannvesen Bygg og Eiendom Veger Teknisk Drift Fellesområde tjenester Fellesområde Totalt Budsjett inkl. endring Regnskap Pr.1 halvår Avvik Årsbudsjett Forbruk i % 2 497 960 3 239 590 741 630 5 044 269 64,2 4 150 000 3 900 000-250 000 8 300 000 47,0 3 976 260 4 843 721 867 461 8 495 841 57,0 13 868 750 14 446 542 577 792 29 281 724 49,3 67 132 690 70 427 890 3 295 200 150 078 959 46,9 Ny årsprognose 35 551 256 33 051 017-2 500 239 76 401 231 43,3 750 000 4 622 556 3 732 098-890 458 5 652 437 66,0 15 532 549 15 516 087-16 462 33 142 610 46,8-500 000 9 689 465 12 189 809 2 500 344 19 998 433 61,0 4 000000 136 522 081 145 451 524 7 709 443 11 029 135 10 678 575-350 560 289 200 209 22 375 727 4 290 484 4 057 495-232 989 9 383 184 43,2 7 579 001 7 781 613 202 612 3 118 231 2 668 704-449 527 4 290 484 4 057 495-232 989 2 347 548 2 067 345-280 203-9 187 202-9 199 149-11 947 16 031 552 6 589 836 41551881 4 755 977-17 915 000 49,9 13 500 000 47,7 500 000-7 337 734-7 215 762 121 972-34 710 978 49,9 3 800 000 - -358 475 913-358 899 962-424 049 673 903 140 48,5-22 050 000-32 879 541-20 642 767 12 236 774 0 0 48,5 40,5 43,2 43,5 54,4
Forklaringer til tabellen: Tegnet betyr inntekt og enten mindre utgift eller større inntekt. Budsjett inkl. endring er periodebudsjett pr. 1. halvår 2012. Regnskap pr. 1. halvår er regnskap hittil i år, regnskapsrapport er kjørt 15. august. Der det er nødvendig er regnskapstallene korrigert for periodeavvik. Avvik er avvik mellom Regnskap og Budsjett hittil i år. Årsbudsjett er rammebudsjett 2012 slik som kommunestyret har vedtatt i desember 2011 med tillegg av justering av pensjonsutgifter og pensjonsområdet for øvrig, foretatt av rådmannen i henhold til fullmakt fra kommunestyret. Forbruk i % er regnskap hittil i år i forhold til årsbudsjettet. Ny årsprognose er uttrykk for behov for endring av budsjett 2012. I samsvar med ny politisk organisering er det laget egen rapportlinje for barnevern, og som derved ikke lenger er en del av helse hva angår rapportering. Kort gjennomgang av enhetens økonomiske rapportering: Støtte- og resultatenhetenes samlede rapportering, hvor fellesområdene ikke inngår, viser et samlet forbruk på 338,3 mill. kr i 1. halvår 2012. Dette er 12,0 mill. kr høyere enn periodebudsjettet på 326,3 mill. kr. Målt i forhold til årsbudsjettet på 695,3 mill. kr utgjør forbruket hittil i år 48,7%. Periodebudsjettet utgjør 46,9% av årsbudsjettet. For tilsvarende periode i fjor var forbruket 48,8% av årsforbruket.. Sammenligningen med årsbudsjettet skal skje med forsiktighet, i og med at det ikke er helt sammenheng mellom periodebudsjett og regnskap. I tilknytningen til halvårsrapporteringen har flere av enhetene varslet om behov for økning av budsjettet. Fellesnevneren er økt aktivitet, i all hovedsak utløst av lovverk, regler og retningslinjer. Tidligere i år har Barnehage, Grunnskole og Omsorg fått tilleggsbevilgninger til driftsbudsjettet. Denne gangen er det i hovedsak Omsorg og Barnevern som på grunn av endrede forutsetninger og økt aktivitet har behov for å få økt budsjettet. Noen av de andre enheter har også behov for økt bevilgninger, men i beskjedent omfang. Helse har ved rapporteringen meldt om et mulig mindreforbruk i år i forhold til vedtatt budsjett. Her er det også sett sammenhengen mellom Helse på den ene siden og behov for økt bevilgning til Barnevern på den andre. Når en ser bygg- og eiendomsavdelingens to ansvarsområder, bygg og eiendom + veger, i sammenheng, kommer årsprognosen nøytralt ut. Flere av enhetene har ikke bedt om økt bevilgning i forbindelse med halvårsrapporteringen, men det er på det rene av noen av disse fortsatt må arbeide hardt for å kunne holde tildelt budsjettramme. Kort gjennomgang av fellesområdene: Fellesområdene består av kommunens frie inntekter, kommunens øvrige generelle statstilskudd, finansområdet, avsetning og bruk av fond samt noen utgifter og inntekter som er felles for alle enhetene. Skatt og rammetilskudd er en del av fellesområdet. Det samme gjelder en andel av pensjonsområdet. Avsatt lønnsreserve i påvente av årets lønnsoppgjør ligger også på fellesområdet. Ved utgangen av 1. halvårer det godt samsvar mellom budsjett og regnskap for skatteinntekter og rammetilskudd. Disse inntektene henger nøye sammen, i og med at lave skatteinntekter, delvis blir kompensert gjennom inntektsutjamning i rammetilskuddsordningen. Skatteinngangen for alle kommunene pr. juli i år viser en økning på 4,7%% i forhold til samme periode i fjor. For hele året og for alle kommunene er det forutsatt en økning på 4,5%. Skatteinngangen har vist positiv progresjon gjennom året. Det foreslås en liten økning av årets budsjetterte skatteanslag. Det er knyttet usikkerhet til det totale nivået på årets statlige tilskudd til integrering av flyktninger. Budsjettet er basert på bosetting av 20 flyktninger for hvert av årene 2011 og 2012. For dette året har kommunestyret begrenset antallet til 15. Dette kan nok bety at inntektsnivået kan bli litt lavere enn budsjettert. Dette området følges nøye gjennom høsten. Også for tilskuddsordningen til ressurskrevende tjenester knytter det seg usikkerhet om det endelige nivået når året er ferdig. Denne ordningen er basert på godkjente utgifter til tjenester som er svært ressursskrevende, og der kommunen først har en betydelig egenandel før staten går inn med sin toppfinansiering. Endelig statlig finansiering for året 2011 ble kjent nå i starten av august måned, og kravet overfor staten for året 2012 fremmes først våren 2013. Statens utbetaling skjer normalt i løpet av juli det etterfølgende året. Ved den årlige regnskapsavslutningen stipuleres statens andel som
inntekt. Dette er en inntektspost som til nå er ført på et såkalt fellesområde. I og med at så å si alle utgiftene er knyttet til Omsorg sin virksomhet for ressurskrevende tjenester, foreslås det at inntektsføringen overføres til enhetens eget budsjett, med tilsvarende reduksjon i kommunestyrets vedtatte budsjettramme. Dette medfører ingen budsjettmessig balansevirkning, men gjør det mer oversiktlig å følge både utgifter og de tilhørende inntektene. For finansområdet rapporteres det pr. 1. kvartal i henhold til finansreglementet. I denne rapporten er det ikke avdekket spesielle avvik på finansområdet, herunder renteutgifter og inntekter samt avdrag på lån. Prognosen for året for et samlet finansområde er ikke avvikende fra det vedtatte budsjettet. I henhold til kommunestyrets budsjettfullmakt, gitt i desember 2011, har rådmannen tidligere fullført budsjetteringen innen pensjonsområdet. Basert på informasjon fra Kommunal Landspensjonskasse (KLP) og Statens Pensjonskasse (SPK) har rådmannen fullført arbeidet så langt. Enhetens rammer er tilpasset estimerte pensjonsutgifter, forventet premieavvik (positivt) er inntektsført i budsjettet, og differansen mellom utgiftene og inntektene på pensjonsområdet er budsjettert som avsetning til disposisjonsfond Pensjon. Som en del av budsjettjusteringen og finansieringen av denne, er det nødvendig å endre på disponeringen av det inntektsførte premieavviket. Ved utløp av 1. halvår kan det ikke forventes andre økninger i frie inntekter i løpet av dette året. Østre Toten kommune er en kommune med lave frie inntekter, og har for tiden et aktivitetsnivå som er for høyt i forhold til de ordinære driftsinntektene. I tilknytning til framlegging av halvårsrapporten foreslås disse budsjettjusteringene i driftsbudsjettet for 2012: Rammene for Resultatenhet Omsorg økes med kr 13,500 mill. kr for å dekke økt aktivitet innenfor Hjemmebasert omsorg og innenfor tilrettelagte tjenester. Omsorg har rapportert om et overforbruk pr. 1. halvår som enheten selv må dekke inn og innenfor den foreslåtte, totale rammen. Rammene for Ansvar Barnevern økes med kr 4,000 mill. kr for å dekke kostnader ved forsterkede fosterhjem og andre barnevernstiltak Rammene for Resultatenhet Barnehagene tilføres en økning på 0,750 mill. kr for å dekke økt tilskudd til private barnehager knyttet til virkninger av lønnsoppgjøret. Økt lønnsbudsjett for kommunale barnehager utløser økt tilskudd til private barnehager. Rammene for Resultatenhet NAV Sosial økes med 0,500 mill. kr til dekning av økte utgifter ved integrering av flykninger. Bevilgningen finansieres av Flykningefondet. Rammene for fellesområdet økes med 3,800 mill.kr som følge av dyrere lønnsoppgjør enn budsjettert. Som finansiering av de foreslåtte budsjettjusteringen foreslås følgende: Helse reduseres med 0,500 mill.kr Tidligere vedtatt avsetning til disposisjonsfond, 1,450 mill. kr, oppheves Tidligere vedtatt disponering av overskudd 2011, 3,000 mill. kr, øremerkes årets driftsbudsjett Tidligere vedtatt disponering av overskudd 2011, 5,175 mill. kr, øremerkes årets driftsbudsjett Avsetning av årets premieavvik til disposisjonsfond Pensjon, 9,247 mill. kr, oppheves Inntektsposten Tilbakeføring av premiefond KLP økes med 1,800 mill. kr Forbruk av Flyktningefondet inntektsføres med 0,500 mill. kr Budsjettert skatteinngang økes med 0,878 mill. kr. I tillegg gjøres følgende endringer i rammene Inntektsposten vedr. Ressurskrevende tjenester på 30,112 mill. kr flyttes til Omsorg med tilsvarende reduksjon i rammen for fellesområdene og økning i rammen for Resultatenhet Omsorg.
I løpet av året er det gjort noen overføringer av funksjoner/stillinger. Dette har ingen budsjettbalansemessig virkning, men forutsetter justering av noen mindre beløp mellom enhetsrammer, og det foreslås at rådmannen gis fullmakt til å foreta de nødvendige budsjettendringene. Medarbeidere Nærvær pr. 1 halvår 2012. Utvikling i nærvær for 1 halvår for årene 2005-2012 Sentrale styringsorganer Resultatenheter Støtte 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 Barnehagene 90,2 91,5 90,4 87,8 89,2 91,0 84,5 89,0 Brannvesenet 92,5 91,2 99,3 97,5 98,3 99,7 94,5 90,9 Kultur 93,3 91,1 92,5 94,2 92,7 90,3 82,1 97,1 Helse 87,4 93,6 96,9 93,9 91,4 90,5 90,7 94,1 Omsorgsenheten* 89,2 87,1 86,0 87,4 85,1 88,1 Grunnskole* 92,3 90,4 89,1 90,9 89,8 90,9 Sosial 92,5 93,7 88,0 91,5 95,0 91,8 90,1 92,7 Teknisk drift 96,1 94,2 94,2 92,2 95,6 98,9 98,5 94,1 Voksenopplæringen 92,9 92,0 94,4 93,1 96,1 96,9 94,6 83,0 Serviceavdelingen 87,9 98,0 99,4 95,3 90,4 95,7 97,2 Økonomiavdelingen 98,2 94,8 94,1 98,3 92,6 95,1 96,3 Personalavdelingen 84,1 96,8 95,8 89,9 77,1 100,0 79,1 Støtte og rådmannen 92,4 Bygg og eiendomsavdelingen 87,9 98,0 99,4 95,3 89.2 87,4 86,3 88,6 Myndighetsseksjonen 93,2 96,6 98,2 93,9 91,9 86,7 Samfunn Utviklingsseksjonen 97,5 97,9 99,7 98,3 97,1 Samfunnsenheter 90,5 97,3 Hele kommunen 90,7 90,3 91,3 90,6 88,9 90,1 87,4 90,2 * Tall for omsorgsenheten og grunnskole før 2007 er ikke direkte sammenlignbare. De er derfor ikke tatt med i tabellen., Østre Toten har et nærvær på 90,2 % i 1 halvår 2012. Dette er en forbedring i sykefraværet på 25,5 sammenlignet med tallene for 1 halvår 2011. Egenmeldingsbruken er på 1,1 %. Dette er lavere enn 1. halvår 2011. Dette er også i tråd med ønsket utvikling om økt andel fravær som dokumenteres med egenmeldingsbruk i IA handlingsplan. På overordnet samfunnsnivå har det også skjedd en positiv utvikling i nærværet. I 4 kvartal 2011 var det en forbedring på 0,5 prosentpoeng eller 7,6 % fra 4 kvartal 2010. Målet for nærvær er brutt ned på den enkelte resultat, samfunns- og støtteenhetene. Enhetene har kommentert evt. avvik i forhold til målet for resultatenheten til slutt i rapporten.
RAPPORTERINGER FRA ENHETENE: Enheter under formannskapet Støtte Politisk virksomhet Konsekvensen av redusert antall utvalg og representanter når det gjelder økonomien innenfor ansvaret politisk virksomhet er fortsatt noe uklar. Blant annet fordi de ulike godtgjørelsene er endret i mellomtiden, men hovedsakelig fordi antallet representanter som krever tapt arbeidsfortjeneste varierer i den enkelte kommunestyreperiode. Vi ser at forbruk av papir og porto bør bli vesentlig redusert som følge av at vi nå ikke lenger sender ut papirer til politiske utvalg. Dette ble iverksatt først fra mars. Det er derfor for tidlig å si om vi oppnår full effekt på årets budsjett. Støtteenhetene: Når det gjelder støtteenhetene så er innkjøp og IKT områder hvor deler av aktiviteten ivaretas av regionale enheter/samarbeid. Vedtaket om felles innkjøp medførte en nødvendig satsning på innkjøp for å kunne ta ut effekt på ulike innkjøpsområder og for å tilfredsstille lovverket. Rammen til støtteenhetene er imidlertid ikke kompensert for denne. Dette betyr en ikke budsjettert utgift på 300 000. Gjennom å holde stillinger innenfor økonomavdelingen vakante håper vi å oppnå balanse innenfor støtteenhetene i år, men dette må hensynstas ved fordeling av rammer for 2013. Innenfor IKT driftes flere systemer regionalt. Blant annet har regionen tatt tilbake driften av økonomisystemene. Dette betyr en betydelig gevinst fra 2013, men en pukkelutgift i 2012 som gjør at IKT avdelingen får en overskridelse på anslagsvis 370 000 som følge av regional felles drift. På driften av IKT- avdelingen er det også et overforbruk på 294 000, blant annet ble avdelingen påført 100 000 i kostnader som følge av stormen Dagmar. Gjennom reforhandlet bredbåndsavtale og å holde stillinger vakante håper avdelingen å oppnå balanse. Dette går imidlertid på bekostning av støtte til enhetene. Å oppnå balanse for støtteenhetene samlet krever at budsjettert aktivitet ikke gjennomføres og at flere stillinger holdes vakant. Dette er ikke en holdbar situasjon med tanke på internkontroll og kvalitetssikring. I tillegg til de tiltakene som er gjennomført for å redusere kostnadene på kort og lengre sikt (reduksjon av årsverk, digitale politikere, regional drift av økonomisystemene, nye innkjøpsavtaler mobiltelefoni og bredbånd, egen fiber), holdes flere stillinger vakant. Det holdes også igjen på posten for bedriftshelsetjeneste. Dette er imidlertid en stadig balansegang mellom forsvarlig drift, nødvendig internkontroll og forebygging av sykefravær. Enheter under hovedutvalget for barn, oppvekst og opplæring Grunnskolen: I rapporten for 1 kvartal 2012 meldte resultatenhet Grunnskole om en del endringer i forutsetningene som ble lagt for budsjettbehandlingen for 2012. Til sammen utgjorde endringer i forutsetningene (ny arbeidsavtale, flere flerspråklige elever, økte fosterhjemsplasserte elever i andre kommuner og manglende innsparinger ved reduksjon av klasser, økte utgifter som følge av tariffbestemmelser vedr. seniorer) 2 430 000 som ble tilført rammen ved behandlingen av rapporten for 1 kvartal.
Kutt i lærer og assistentressurser fra 01.08.2012 Tiltak som må iverksettes for å holde budsjettet: Kuttene som er gjennomført fra skolestart 2012,sammen med det som ble tilført budsjettet tidligere i år, ser ut til pr. dags dato å være tilstrekkelig for å ende i balanse. Dette er avhengig av at grunnskolen ikke får store uforutsette utgifter resten av 2012. Barnehagene I rapporten for 1 kvartal 2012 meldte resultatenhet Barnehagene om endringer i forutsetningene som ble lagt for budsjettbehandlingen for 2012. Usikkerhet om behovet for barnehageplasser som følge av at kontantstøtten for 2 åringer falt bort, økning i tilrådinger om spesialpedagogisk hjelp, videreføring av midlertidige barnehageløsninger på Soria Moria og nettoeffekten av betaling for barn som er gitt barnehageplasser i nabokommunene utgjorde til sammen ca 2,4 millioner, hvorav enheten ble tilført ca 1,2 millioner kroner ved budsjettjusteringen. Ingen ytterligere tiltak utover det som ble skissert i rapporten for 1 kvartal. Tiltak som må iverksettes for å holde budsjettet: (herunder tiltak som følge av endringer i forutsetningene og som krever nye politiske vedtak) Enheten har ikke tatt høyde for økt tilskudd til private barnehager som følge av lønnsoppgjøret i de kommunale barnehagene. Dette innebærer økte utgifter på ca. 0,75 mill. kr kroner i og med at virkningen gjelder for 2 halvår. Voksenopplæringen Det er en nedgang i inntekt fra fylkesmannen fra tilsvarende rapporteringsperiode i 2011. Utbetalingen av per capita tilskuddet til bosettingskommunene har så vidt begynt. Dette innebærer først og fremst et avvik pr. 1 halvår. Årsresultatet vil være helt avhengig av hvor lenge asylsøkere blir her før de får tildelt bosettingskommune. Så langt er det ikke iverksatt ytterligere tiltak. Barnevern Det har vært en økning i antall fosterhjemsplasseringer fra 33 til 37 gjennom første halvår, dvs. 12 % økning, og der 13 er forsterkede fosterhjem. I tillegg er det økninger også innen andre barnevernetiltak, i og utenfor familien, med tilhørende økte kostnader. Den ekstra institusjonsplasseringen, med kostnad på 500.000 kr. og som ble lagt inn da budsjettet ble vedtatt, er ikke skjedd. Barnevernets bemanning er styrket, inkl. 1,2 nye stillinger finansiert av Staten. Dette gjør at saksbehandlingen og dokumentasjonen etter hvert kan komme påplass og de forhold som tilsynet pekte på i vår kan bli fulgt opp. Samlet innebærer dette merutgifter
på 4,5 mill. kr. for 2012. Gitt at den ekstra institusjonsplasseringen ikke blir aktuell i år, kan dette beløpet reduseres til 4 mill. kr. Enheter under Hovedutvalget for Helse, omsorg og velferd. NAV sosial NAV sosial fikk en betydelig reduksjon i sin ramme for 2012 i forhold til 2011. Det ble signalisert at det kunne bli utfordringer med å klare den forutsatte reduksjon. Det en ser nå er at for sosialavdelingen og reduksjon i økonomisk sosialhjelp samt KVP har en klart så langt. Men forutsetningene innen flyktningeområdet har «sprukket». Utgifter til Introduksjonsstønad, økonomisk sosialhjelp til bosatte flyktninger og tolkeutgifter er blitt betydelig større enn forutsatt. Den forutsatte bemanningsreduksjon ble gjennomført som planlagt i jan/feb Månedlig gjennomgang av utbetalinger til økonomisk sosialhjelp Periodisering av inntak av nye brukere i Kvalifiseringsprogrammet Jevnlig oversikt over utgifter på flyktningeområdet, men her er det liten styringsmulighet ettersom bosatte flyktninger skal inn i Introduksjonsprogrammet og medfører løpende utgifter (lovbestemt rett) Det ble bosatt flere enn forutsatt i 2011 og de løpende utgiftene kommer i 2012 osv. Månedlig gjennomgang av utgifter til drift av kontoret, periodisering av budsjettet og refusjonskrav til NAV stat. Tiltak som må iverksettes for å holde budsjettet: (herunder tiltak som følge av endringer i forutsetningene og som krever nye politiske vedtak) Det er ikke mulig å dekke merutgiftene på flyktningeområdet innenfor de rammer som er gitt. Ut fra det vi vet nå om nye bosettinger i 2012 i tillegg til de vi hadde vil utgiftene til introduksjonsstønad bli på 3.2 mill kr. (Budsjett 2,5 mill) Kommunen vil i 2012 få ca 9,7 mill kr i integreringstilskudd fra IMDI. Det bes derfor om en økning av rammen fra kr 22 375 727 til kr 23 000 000. (Det er viktig å presisere at mindreforbruket på sosialavdelingen ca 1 mill ikke kan omdisponeres til å dekke rammens totale overforbruk fordi dette i hovedsak kommunens andel til Krisesenteret og ikkerefunderte utgifter (manglende inntekter) for 1. halvår NAV stat.) Helse Ingen For å komme i balanse har enheten holdt stillinger vakant innenfor helsestasjon, fysio- og ergotjenesten og barnevern. Tiltak som må iverksettes for å holde budsjettet:
Det er ikke iverksatt ytterligere tiltak utover å holde stillinger vakant samt forsinket tilsettinger i stillingsressurser forebyggende helsearbeid. Omsorgsenheten Etter 1. kvartal ble enheten tilført 2,3 mill for å kompensere for endringer i forutsetningen mht avvikling av Labo. Halvårsrapporten viser ytterligere og betydelige endringer i forutsetningene ved at det er en kraftig økning av rettighetsutløste utgifter. Økt aktivitet medfører en endring i forutsetningene på til sammen 7,300 fordelt på: o Hjemmebaserte tjenester: Fra april 2011 til april 2012 er antallet brukere i hjemmetjenesten økt med 58 brukere. Samtidig er tidsbruken pr. uke økt med 234 timer pr. uke. For sone 2 i hjemmetjenesten er økningen på hele 24 %. For hjemmetjenesten samlet utgjør endringer i forutsetningene 3,400 millioner. o Tilrettelagte tjenester: Overføringer til Røysumtunet er 0,500 mill høyere enn budsjettert Overføringer vedr Østby gård er 0,200 mill høyere enn budsjettert Overføringer til Hønen gård er 0,500 mill høyere enn budsjettert Nettovirkningen av helårsdrift av barnebolig er 1,700 høyere enn budsjettert. Det er tildelt økte tjenester (vedtakstimer) innenfor tjenesten som utgjør i alt 1,000 mill mer enn budsjettert. Da er ikke økning i timer og driftstilskudd til Granly tatt med For tilrettelagte tjenester samlet utgjør endringer i forutsetningene 3,9 millioner. I tillegg er det meldt et behov om ressurser til bosetting av to nye brukere med omfattende bistandsbehov innenfor tjenesten i høst, samt vedtak om brukerstyrt personlig assistanse for ny bruker. Avtalen med Granly er under revisjon og det er foreløpig usikkert hvilken konsekvenser den vil gi. Det har imidlertid vært en økning i vedtakstimer også her. Fremskrivet for 2012 er prognosen at omsorgstjenesten mangler 13,4 millioner utifra dagens driftsnivå. Halvårsrapporten for omsorgsenheten viser videre at enheten har et merforbruk i størrelsesorden 2 mil kroner som enheten selv må dekke inn innenfor egen ramme. Utover tiltak som ble iverksatt i 1 kvartal ( kutt av 2 årsverk i tilrettelagte tjenester, holde 100 % administrativ stilling vakant, iverksette vedtak vedr. avvikling av Labo og kjøkken), vil vikarpoolprosjektet bli iverksatt. Enheten innfører strengere praksis mht. vikarinnleie og ser på turnuser/bemanningsfaktor som del av utredning av nytt Helse- og omsorgssenter. Tiltak som må iverksettes for å holde budsjettet: Innkjøpsstopp Kutt i tjenesteproduksjonen.
I tillegg kan det for å oppnå balanse vurderes å Legge ned dagsentervirksomheten Redusere bemanningsfaktoren ved sykehjemmet Vedta lavere tjenestenivå Gjennomføre strukturendringer, dvs. antall bo- og servicesenter/sykehjem. Enheter under Kultur, Bygde- og Næringsutvalget Samfunn Driften i denne enheten skjer i henhold til forutsetningene. Det positive avviket skyldes bl.a ikke periodiserte tilskudd og vakante stillinger nom nå er besatt. Det forventes derfor et høyere forbruk innenfor ansvarsområdet i andre halvår 2012. Kulturenheten Det er ingen endringer i forutsetningene. Omleggingen av støttekontakttjenesten ut 2012 er forutsatt finansiert gjennom bruk av midler de ulike enhetene har avsatt til støttekontakter. Enheter under Utvalget for Teknikk, Utbygging og Infrastruktur. Brannvesen Driften i denne enheten skjer i henhold til forutsetningene. Bygg- og eiendomsavdelingen Avvik: Endringer i forutsetningene for enhetenes virksomhet i 2012 (slik det er lagt til grunn i styringsdokumentet for 2012) Fagerhøy barnehage ble ikke nedlagt som planlagt. Denne er erstattet av Soria Moria. Dette betyr at beregnet innsparing ikke er realistisk. Kostnader til vann og avløp ligger noe over budsjettert pga justert a-konto. Energiforbruket er noe lavere enn budsjettert. Priser har også vært lavere enn i 2011. Kutt på tilskudd gatelys vil ikke kunne realiseres i 2012. Tas med som sak i trafikksikkerhetsarbeidet Sommervedlikehold har vært kostbart pga mye regn. Det er derfor urealistisk å klare noen innsparing. Det har påløpt kostnader til å sette i stand flere barnehageplasser på Undesløs avd. Bjørnsgård + noe til barnevernstjenesten. Det vil også komme kostnader i forbindelse med bruken av tidligere Fagerhøy barnehage til helse og barnehage.
Gjennomført effektiviseringstiltak innen renholdstjenesten inkludert ledelse. Iverksettes fra og med august/september 2012. Tiltak som må iverksettes for å holde budsjettet: (herunder tiltak som følge av endringer i forutsetningene og som krever nye politiske vedtak) Stram styring av forbruk til bla. vedlikehold innen både bygg og veg Teknisk Drift Driften i denne enheten skjer i henhold til forutsetningene. Nærvær: Tabellen viser målene for den enkelte enhet og resultatet pr. 1 halvår. Kommunen har mål om et nærvær på 92 %. Målene er imidlertid konkretisert for den enkelte resultatenhet utifra erfaringstall. Status pr. 1 Mål 2012 halvår Støtte 92,4 % 95,0% Grunnskole 90.9 % 92,0% Barnehagene 89,0 % 90,7% Voksenopplæringen 83,0 % 95,0% NAV sosial 92,7 % 95,0% Helse 94,1 % 95,0% Omsorg 88,1 % 90,0% Samfunn 97,3 % 95,0% Kultur 97,1 % 95,0% Brann 94,9 % 95,0% Bygg og eiendom 88,6 % 90,0% Teknisk Drift 94,1 % 95,0% Støtte Støtteenhetene har fortsatt et høyere fravær i 1 halvår enn de foregående år. Dette skyldes i hovedsak noen langtidssykemeldinger. Vi tror at vi på sikt bør klare å øke nærværet igjen, men ser også at nedbemanningene vi har gjort over tid, gjør at arbeidssituasjonen er mer krevende enn tidligere Grunnskolen Grunnskolen har hatt en positiv utvikling når det gjelder nærvær siste år. Barnehagene Nærværsprosenten er økt mye sammenlignet med første halvår 2011. Barnehagene har fremdeles høyt sykefravær, men vi registrerer en positiv utvikling i 1.halvår 2012. Voksenopplæringen Vi har engasjert rådgiver fra HMS -frisk til å gjennomføre risikovurdering med hele kollegiet.
Vi har bedt BHT om kursing i: Endringskompetanse. Arbeidsmiljø er satt som fast punkt på personalmøtene. NAV sosial NAV sosial har en positiv utvikling Helse Det har vært flere sykemeldinger i hele stillinger i 2. kvartal. Pr juli er de fleste friskmeldt. Omsorgsenheten Omsorg har en positiv utvikling selv om avviket i forhold til måltall er 1,5 % pr. 1 halvår. Sammenlignet med 1 halvår i 2010 og 2011 er omsorgsenheten svært fornøyd med utviklingen i sykefraværet. Mange av avdelingene har hatt en markant nedgang så langt i år, og det arbeides godt og systematisk med de sammensatte utfordringene innenfor området. Samfunn Nærværsprosenten har økt fra 90,5 pr. 1 halvår 2011 til 97,3 pr. 1 halvår 2012. Dette tilskrives i hovedsak opphør av langtidssykemeldte. Kultur Den gledelige utviklingen av sykefravær i kulturenheten, skyldes beklageligvis for en stor grad at 2-3 langtidssjukmeldte har gått mer enn ett år og dermed ikke vises på vår statistikk lenger Brannvesen En langtidssykemelding. Bygg og eiendom Avviket innenfor øvrige bygg og eiendom skyldes flere langtidssykemelding, men det ser ut til å rette seg opp fra 2 halvår. Teknisk Drift Ingen