ØSTRE TOTEN KOMMUNES PLAN- OG STYRINGSSYSTEM Innhold: Forutsetningene Plan- og styringssystemet Plantypene Årshjulet Målstyring Planoversikt 1
1. FORUTSETNINGENE Det er behov for å ha et helhetlig system for planlegging, styring, bestilling og rapportering, og en oversikt over de gjennomgående oppgavene som skal utføres i denne forbindelse. I disse prosessene er det viktig å ha en god dialog mellom det politiske og det utøvende nivå i kommunen. Rammene for kommunal planlegging ligger i Plan- og bygningsloven som ble revidert i 2009. Loven er omfattende og legger føringer på flere områder som kommunens oppgaver og myndighet, krav til utredning og medvirkning, bestemmelser og kommuneplan- og reguleringsplanlegging, utbyggingsavtaler m.v. I Plan- og bygningsloven heter det følgende om kommunens planoppgaver: 3-3. Kommunens planoppgaver og planleggingsmyndighet Kommunal planlegging har til formål å legge til rette for utvikling og samordnet oppgaveløsning i kommunen gjennom forvaltning av arealene og naturressursene i kommunen, og ved å gi grunnlag for gjennomføring av kommunal, regional, statlig og privat virksomhet. Kommunestyret selv har ledelsen av den kommunale planleggingen og skal sørge for at planog bygningslovgivningen følges i kommunen. Kommunestyret skal vedta kommunal planstrategi, kommuneplan og reguleringsplan. Kommunen organiserer arbeidet med den kommunale planleggingen etter kapittel 10 til 12 og oppretter de utvalg og treffer de tiltak som finnes nødvendig for gjennomføring av planleggingen. Kommunestyret skal sørge for å etablere en særskilt ordning for å ivareta barn og unges interesser i planleggingen. Kommunestyret skal sikre at kommunen har tilgang til nødvendig planfaglig kompetanse. Og videre heter det om kommuneplanens funksjon at: 11-1. Kommuneplan Kommunen skal ha en samlet kommuneplan som omfatter samfunnsdel med handlingsdel og arealdel. Kommuneplanen skal ivareta både kommunale, regionale og nasjonale mål, interesser og oppgaver, og bør omfatte alle viktige mål og oppgaver i kommunen. Den skal ta utgangspunkt i den kommunale planstrategien og legge retningslinjer og pålegg fra statlige og regionale myndigheter til grunn. Det kan utarbeides kommunedelplan for bestemte områder, temaer eller virksomhetsområder. Kommuneplanen skal ha en handlingsdel som angir hvordan planen skal følges opp de fire påfølgende år eller mer, og revideres årlig. Økonomiplanen etter kommuneloven 44 kan inngå i handlingsdelen. 11-2. Kommuneplanens samfunnsdel Kommuneplanens samfunnsdel skal ta stilling til langsiktige utfordringer, mål og strategier for kommunesamfunnet som helhet og kommunen som organisasjon. Den bør inneholde en beskrivelse og vurdering av alternative strategier for utviklingen i kommunen. Kommuneplanens samfunnsdel skal være grunnlag for sektorenes planer og virksomhet i kommunen. Den skal gi retningslinjer for hvordan kommunens egne mål og strategier skal gjennomføres i kommunal virksomhet og ved medvirkning fra andre offentlige organer og private. 2
Kommunedelplaner for temaer eller virksomhetsområder skal ha en handlingsdel som angir hvordan planen skal følges opp de fire påfølgende år eller mer. Handlingsdelen skal revideres årlig. Om kommunal planstrategi heter det at: 10-1. Kommunal planstrategi Kommunestyret skal minst én gang i hver valgperiode, og senest innen ett år etter konstituering, utarbeide og vedta en kommunal planstrategi. Planstrategien bør omfatte en drøfting av kommunens strategiske valg knyttet til samfunnsutvikling, herunder langsiktig arealbruk, miljøutfordringer, sektorenes virksomhet og en vurdering av kommunens planbehov i valgperioden. Innenfor Plan- og bygningslovens rammer, og sammen med Kommunelovens 44 om økonomiplan, skal kommunen etablere en plan- og styringsstruktur som er rasjonell og som fungerer ut fra kommunens egne behov. Dette innebærer at en må følge lovverkets klare føringer og bestemmelser knyttet til kommuneplan, reguleringsplaner og handlingsprogram/økonomiplan. Innenfor denne rammen står kommunen imidlertid fritt til å utforme sitt planverk i en form som ivaretar: - Hensynet til strategiske valg, for kommunen som helhet og for de enkelte innsatsområder/sektorer, eller for å se områder på tvers - m.a.o. den politiske føringen - Behovet for planer på virksomhetsnivå, som en trenger for å koordinere og iverksette aktiviteten Det er kommuneplanen som er utgangspunktet for utviklingen av det øvrige plansystemet, og som er overordnet alle andre planer i kommunen. Ved at styringssystemet bygges på kommuneplanen, gir det mulighet for å framskaffe konkret styringsinformasjon innen kommuneplanens satsingsområder. Det er viktig å sikre at det er sammenheng mellom kommuneplanens innsatsområder og det resultatstyrte fokus som ligger i den kortsiktige delen, Handlingsprogrammet. Uten at det er en god sammenheng mellom det overordnede styringssystemets ambisjonsnivå og de målsettinger og de ressurser som blir lagt i Handlingsprogrammet, vil ikke styringssystemet som helhet henge sammen. Selv om en etterstreber helhet og sammenheng i plansystemet, er det også viktig å skille mellom følgende tre nivåer i planstrukturen: - De overordnede mål og strategier (kommuneplanen) - De kortsiktige strategier og prioriteringer (handlingsprogrammet) - Den tiltaksorienterte planleggingen (virksomhetsplaner) Til grunn for utvilklingen av plan- og styringssystemet ligger prinsippet om målstyring, med utvikling av mål- og resultatindikatorer. Dette er et system som hele tiden vil være i utvikling. 3
2. PLAN- OG STYRINGSSYSTEMET Overordnede forutsetninger: Nasjonale føringer Regionalt planverk Det kommunale plansystemet: Kommunal planstrategi etter hvert kommunevalg vedtak om planaktiviteten Kommuneplanens samfunnsdel Kommuneplanens arealdel Tematisk kommunedelplan Handlingsprogram med økonomiplan og budsjett Områder uten plankrav bl.a. LNF Regulerings -plan Sektorvise temaplaner Virksomhetsplaner Gjennomføring av tiltak 4
3. PLANTYPENE Kommunen har følgende planstruktur: Kommunal planstrategi Forankring og ansvar: Vedtak om oppstart og endelig godkjenning i kommunestyret Planutvalget har politisk ansvar for utarbeidelsen og prosessen Hovedutvalgene deltar aktivt under prosessen Rådmannsgruppa har et administrativt ansvar for å legge til rette for politisk prosess og administrativ forankring De administrative enheter utfordres inn mot sine respektive utvalg. Kommunestyret skal i hht PBL 10-1 utarbeide og vedta en planstrategi for valgperioden (i første år etter valget). Planstrategien skal peke på kommunens samfunnsmessige og tjenesteytende utfordringer og konkludere med strategiske valg knyttet til en ønsket samfunnsutvikling. Planstrategien skal også angi hvilket planbehov en ser for seg i fht å styre kommunen etter de nevnte strategier de neste 4 år. Planstrategien kan kobles til, og være første fase i en revisjon av kommuneplanen. Kommuneplanens samfunnsdel Forankring og ansvar: Behov for revisjon følger av planstrategien. Vedtak om oppstart gjøres av kommunestyret. Varsel om oppstart offentliggjøres. Planutvalget har ansvar for utarbeidelsen og prosessen. Hovedutvalgene deltar aktivt i prosessen. Rådmannen er ansvarlig for å tilrettelegge prosess og for utarbeidelse av plangrunnlag. Det skal tilrettelegges for offentlig deltagelse og høring. Behandles i hht Plan- og bygningsloven. Kommunestyret fatter sluttvedtak. Samfunnsdelen er en overordnet plan som med utgangspunkt i utfordringer og muligheter beskriver felles visjon og verdigrunnlag, og mål og strategier for 12 ulike samfunnsområder. Legger premisser for årlig handlingsprogram og sektorenes planlegging. Planen skal ta hensyn til de forventede økonomiske rammene for planperioden, og skal bygge på de øvrige ressursmessige forutsetninger for gjennomføring. Revisjon av samfunnsdelen tas opp til vurdering en gang hvert 4 år. 5
Kommuneplanens arealdel Forankring og ansvar: Behov for revisjon følger av planstrategien. Vedtak om oppstart gjøres av kommunestyret. Varsel om oppstart offentliggjøres. Planutvalg har ansvar for utarbeidelsen og prosessen. Rådmannen er ansvarlig for å tilrettelegge prosess og for utarbeidelse av plangrunnlag. Skal tilrettelegges for offentlig deltagelse og grundig høring. Behandles i hht Plan- og bygningsloven. Utstrakt samråding med regionale myndigheter. Disse har innsigelsesmyndighet. Kommunestyret fatter sluttvedtak. Er juridisk bindende. Arealdelen er en overordnet plan som viser hva arealene i kommunen skal benyttes til. Planen skal vise strategier for utvikling av arealer i tråd med prioriteringer i samfunnsdelen. Arealer til boligformål, næringsformål, offentlige formål, arealer til landbruk, natur og friluftsliv (LNF) og båndlagte områder, samt arealer til råstoffutvinning, må disponeres i samsvar med planen. Arealdelen består av plankart, planbeskrivelse og bestemmelser og retningslinjer til plankartet. Arealdelen har rettsvirkning i den forstand at den enkelte grunneier ikke kan ta i bruk og/eller bebygge eller dele sin eiendom på annen måte enn den som er fastsatt i planen. Det kreves reguleringsplan før utbygging. Kommunedelplaner Forankring og ansvar: Behov for utarbeidelse/revisjon følger av planstrategien. Planene forankres i kommuneplanens samfunnsdel eller arealdel. Kommunedelplaner avledet av samfunnsdelen bør knyttes til ett av denne delens 12 samfunnsområder. Kommunedelplaner ut fra arealdelen kan ha utgangspunkt de 4 tettstedsområdene, evt. andre geografisk avgrensede områder Oppstart og organisering av planarbeidet vedtas av kommunestyret og planprosessen foregår i hht Plan- og bygningsloven. Bør organiseres tverrfaglig. Ett eller flere hovedutvalg knyttes opp til prosessen. Krever høring i min 6 uker. Kommunestyret fatter sluttvedtak. Kommunedelplanene kan være tematiske eller geografiske Kommunedelplanene skal beskrive - med utgangspunkt i kommuneplanens samfunnsdel - delmål, strategier og prioriteringer for minimum 4 år. 6
Kommunedelplanene kan revideres en gang hvert 4 år, eller etter behov. Planene skal ha en tiltaksdel som behandles årlig og som en del av prosessen med handlingsprogrammet Handlingsprogram, med økonomiplan og budsjett Forankring og ansvar: Er kommuneplanens kortsiktige del og utarbeides hvert år, med forankring i plan- og bygningsloven og kommuneloven. Har et tidsperspektiv på 4 år. Utarbeides i enhetene/sektorutvalgene før sluttbehandling skjer i formannskap og kommunestyre. Offentlig ettersyn i 2 uker før behandling i kommunestyret (Kommuneloven 44). Gir oversikt over kommunens totale virksomhet de neste 4 årene, med hovedvekt på første år i perioden. Bygger på samfunnsområdene i kommuneplanens samfunnsdel, og de kommunedelplaner som foreligger. Viser forventet ressurstilgang de nærmeste årene og hvordan ressursene planlegges brukt. Skal angi strategier, målsettinger og prioritering av ressurser for 4-års perioden, med vekt på første året i perioden. Bygger på målstyringsprinsippet. Tar utgangspunkt i de fire perspektivene samfunn, tjenesteyting, organisasjon og økonomi. Økonomiplanen viser sannsynlige inntekter og forventede utgifter, samt fordeling av ressurser i samsvar med prioriteringer i handlingsprogrammet. Handlingsprogrammet gir gjennom resultatmålene konkrete bestillinger til rådmannen. Sektorvise temaplaner Forankring: Er planer som ikke har status som kommunedelplaner, men som beskriver tematisk et viktig fagområde. Har sterk forankring i, og utarbeides av de respektive fagenheter. Behandles politisk enten i kommunestyret eller evt. i de respektive hovedutvalg. Behandles ikke etter Plan- og bygningsloven Har som formål å utrede et fagområde og legge strategier og prioriteringer innen ulike tjeneste- eller forvaltningsområder. Har sterk fokus på faglige vurderinger/utredninger, men behandles politisk for å gi politiske føringer for styring av området. Skiller seg fra virksomhetsplaner ved at de er enhetsnøytrale 7
Virksomhetsplaner Forankring: Den enkelte fagenhet vurderer eget behov for virksomhetsplan innenfor sitt ansvarsområde og ut fra den tjenesten som skal ytes. Planen skal være enhetens verktøy for gjennomføring av sektorens oppgaver. Planen utarbeides og behandles administrativt, evt. med forankring i de respektive sektorutvalg. Varsel om oppstart, prosess og ferdigstilling gis til rådmannsgruppa, som formelt godkjenner igangsetting. Behandles ikke etter plan- og bygningsloven. En virksomhetsplan kan ha utgangspunkt i en enhet/sektor, et fagområde, eller tverrfaglige tema sett i sammenheng. Virksomhetsplanen skal være et verktøy for å forme, tilrettelegge, eller gjøre prioriteringer innenfor et tjenesteområde, eller eventuelt innenfor et tverrfaglig nettverk. I gitte tilfeller kan en virksomhetsplan/ fagplan ha så vidt stor politisk interesse at den blir behandlet/presentert i kommunestyret. 8
4. ÅRSHJULET Det er viktig å ha et helhetlig og gjennomgripende styringssystem, der kommunen styres av tydelige mål, som er både overordnet forankret og konkrete. Hvert år gjennomføres det en rekke styringsprosesser, og disse er skjematisk satt inn i et årshjul som viser når på året de ulike prosesser foregår. Enkelte prosesser finner bare sted hvert fjerde år, som for eksempel rullering av planverk på overordnet nivå. Alle ledelses- og styringsprosessene er bygget opp rundt de fire elementene Planlegge Utføre Rapportere Forbedre, og utgjør dermed et viktig verktøy for læring og fornyelse. Året er delt i fire hovedbolker. I prinsippet er det slik at en i første del av året oppsummerer det året som er gått i andre del tar man de strategiske (langsiktige) beslutningene, basert på tidligere erfaringer og resultater, i tredje del skjer det administrative arbeidet med grunnlaget for handlingsprogrammet, og i siste del av året skjer den politiske behandlingen av handlingsprogram med økonomiplan og budsjett. 1. Rapportering/evaluering/brukerdialog i første kvartal 2. Strategiske beslutninger basert på kommuneproposisjon og andre forutsetninger i andre kvartal (plan- og budsjettseminar i mai) 3. Grunnlaget for Handlingsprogram og budsjett utarbeides i tredje kvartal 4. Politisk prosess med sluttbehandling av Handlingsprogram skjer i fjerde kvartal Detaljbudsjettering Milepæl 4. Politisk behandling av handlingsprogram Milepæl 1. Evaluere drift, årsrapport, brukerdialog 4.kvartal 1.kvartal Rammer og strategier Innhenting av kunnskap 3.kvartal 2.kvartal Milepæl 3. Administrativt arbeid med handlingsprogram Milepæl 2 Legge strategier og fastsette økonomiske rammer Dialog og planlegging 9
5. MÅLSTYRING Gjennom målstyring utvides det tradisjonelle fokuset på økonomiske målindikatorer til i langt større grad å identifisere og følge opp driverne bak de økonomiske resultatene. På denne måten blir de fire perspektivene samfunn, tjenester, organisasjon og økonomi trekt inn i styringssystemet. Målstyring skal danne et bindeledd mellom strategi og handling og bidra til at virksomheter lykkes i å nå sine mål. Målstyringsprinsippet har som formål å gi politikere og administrasjon et verktøy for å styre virksomheten gjennom mål og strategier, og måle resultatoppnåelsen av vedtatte målsettinger. Styringsverktøyet omhandler mål- og resultatoppnåelse innen fire perspektiver: - Samfunnet - Tjenestene - Økonomien - Medarbeiderne Samfunnsperspektivet Her er ligger det mål som retter seg inn mot Østre Toten kommune som samfunn. Mål og strategier fra samfunnsområdene i kommuneplanen står sentralt her. Tjenesteperspektivet Her er det mål for kommunens tjenesteproduksjon som er i fokus. Målene avklarer ambisjonene knyttet for eksempel til dekningsgrad, servicegrad, tjenestekvalitet, kostnadsnivå, brukertilfredshet. Økonomiperspektivet Kontroll og forvaltning av ressursbruken, prioriteringene, effektivitets- og produktivitetsutviklingen kommer fram under dette perspektivet. Medarbeiderperspektivet Her utarbeides mål for hvordan medarbeiderne skal ivaretas og hvordan den kommunale organisasjonen skal utvikles, omstilles og ledes Arbeidsfordelingen er i prinsipp slik: De folkevalgte: Administrasjonen: - Legger strategiene - Finner de rette tiltakene - Fastsetter målene - Gjennomfører dem - Gir rammene - Rapporterer på resultatene Plangrunnlaget, som ligger til grunn for styringsprosessene, er i hovedsak: Statlige og regionale føringer NOU-er og stortingsmeldinger Lover og forskrifter Kommunestyrets vedtak (rammer) Utredninger og analyser Brukerundersøkelser og andre målinger Innspill fra brukerdialog Regnskap, årsrapport og KOSTRA-tall 10
Rapportering Det er etablert følgende administrativt og politisk rapporteringssystem: Månedlige administrative rapporter fra enhetene til rådmannen. Viser enhetenes status ifht driftsrammer. Gir rådmannen/kommunalsjefene grunnlag for å kontrollere og korrigere driften Tertialrapporter pr 30.april og 30.september og halvårsrapport til kommunestyret pr 30.juni. Er rådmannens rapport til de folkevalgte om status for foreløpig måloppnåelse og økonomisk regnskap. Gir grunnlag for evt. å endre kurs/rammer. Regnskap og årsrapport til kommunestyret pr 31.desember Er rådmannens rapport til de folkevalgte om måloppnåelse og effekten av de bevilgede rammer. Skal ha fokus på læring og forbedring. Er en arena for å drøfte eventuelle behov for å korrigere kurs. Gir informasjon til innbyggerne om hva en oppnådde i siste år. Bruker- og medarbeiderundersøkelser Det har vært gjennomført brukerundersøkelser innen flere tjenesteområder og det legges opp til at slike undersøkelser skal gjennomføres etter faste rutiner. Brukerundersøkelsene gir svar på brukernes grad av tilfredshet med de ulike tjenester, og skal brukes som grunnlag for å justere tjenestens innretning. Medarbeiderundersøkelser gjennomføres hvert annet år. Resultatet brukes i hhv styringsdialog, medarbeidersamtaler og personalmøter. Er også en del av grunnlaget for målsettinger om medarbeidertilfredshet i handlingsprogrammet. Andre styringsdokumenter Økonomireglement Delegeringsreglement Finansreglement IKT-strategi Osv Lederavtaler - Mellom formannskapet og rådmannen - Mellom rådmannen og kommunalsjefene - Mellom rådmannen v/kommunalsjefene og enhetslederne Disse rulleres årlig. Baseres på handlingsprogram og årsbudsjett. 11
6. PLANOVERSIKT Oversikt over dagens planstruktur: Tema Ansvarlig Vedtatt Merknad Overordnede planer Kommuneplan 2008-2020, samfunnsdel Kommuneplan 2008-2020, arealdel Kommunedelplan for Lena, Skreia, Kapp, Kolbu Handlingsprogram m/økonomiplan og budsjett Kommunestyret 2008 Vurdere revisjonsbehov hvert 4 år Kommunestyret 2008 Vurdere revisjonsbehov hvert 4 år Kommunestyret 2008 Vurdere revisjonsbehov hvert 4 år. Kommunestyret Hvert år Revideres/utarbeides hvert år Kommunedelplaner Kommunedelplan for idrett og friluftsliv Klima- og energiplan Kommunedelplan for vassdragsforvaltning Kommunestyret/ kulturenheten Kommunestyret/ samfunnsenheten Kommunestyret/ samfunnsenheten 2004 Revideres hvert 4 år 2009 Revideres hver 4 år Under arbeid Sektorvise temaplaner Helse- og omsorgsplan Kommunestyret/ pleie og omsorg Under arbeid. Planlagt vedtatt i april 2012 Hovedplan for vann og avløp Kommunestyret/ Under arbeid teknisk drift Boligsosial handlingsplan Kommunestyret/ 2009 pleie og omsorg Ruspolitisk handlingsplan Kommunestyret/ 2007 helse Barnehageplan Kommunestyret/ 2008 barnehageenheten Beredskapsplan Kommunestyret/ 2010 ROS-analyse brannvesenset Kommunestyret/ 2008 Aktuelt å samordne disse til en kommunedelplan for Plan for kommunal kriseledelse brannvesenet Kommunestyret/ 2005 samfunnsikkerhet og beredskap. brannvesenet Plan for forvaltning, drift og Kommunestyret/ Under arbeid vedlikehold av kommunale bygg bygg og eiendom Vedlikeholdsplan for kommunale Bygg- og 2008 veger eiendomsavd. Avfallsplan Teknisk drift 2005 Kreftplan Helse- og 2009 Gjelder perioden 2009-2012 omsorgsutvalget Pandemiplan Rådmannsgruppa 2009 Oppdateres kontinuerlig etter behov Smittevernplan Helse- og omsorgsutvalget 2009 Endres kontinuerlig etter behov Plan for helseberedskap Er foreløpig ikke utarbeidet, men vil binde sammen de tre ovennevnte planer Utviklingsplan Kapp Melkefabrikk Kultur/samfunn 1999 Har vært styrende for utviklingen på melkefabrikken 12
Virksomhetsplaner Virksomhetsplaner for Grunnskoleenheten 2011 grunnskolene Årsplaner for barnehagene Barnehageenheten 2011 Virksomhetsplan for VO Voksenopplæringen 2011 Plan for psykisk helsearbeid Helseenheten 1998 Revidert årlig Kompetanseplan for Barnehageenheten barnehagesektoren 2008-2011 Kompetanseplan for grunnskolen i Grunnskoleenheten Østre Toten (halvårige) Seniorpolitisk plan Personal Regionale planer Regionalt handlingsprogram for Fylkestinget 2011 Revideres hvert år Oppland Strategisk plan for Gjøvikregionen Regionrådet 2009 Revideres hvert 4 år GIS-plan for Gjøvikregionen IKT-plan for Gjøvikregionen Planstrategi for Oppland 2010 Kompetanseplan for grunnskolen i SØVN-regionen 2008-2011 Samhandlingsreformen i Gjøvikregionen Rådmannsgruppa i Gjøvikregionen Vedtas i kommunestyret i januar 2012 Lena 23.11.11 ØSTRE TOTEN KOMMUNE 13