Gausdal kommunes styringssystem.

Transkript

1 Gausdal kommunes styringssystem. Kommunens styringssystem består av prosesser, arenaer og dokumenter som brukes i kommunens arbeid med fastsettelse av mål for kommunens virksomhet, prioritering av ressurser, måling av resultater, læring for videre utvikling og forbedring. Dette er en kontinuerlig prosess. Korrigere Kvalitetssirkelen Planlegge Utføre Årshjulet er et bilde på hvordan arbeidet med de ulike plandokumentene og prosessene skal fases inn i forhold til hverandre, i forhold til ulike rapporteringer og politisk behandling gjennom kalenderåret. Vi må søke å gjøre prosessene effektive, slik at vi unngår ekstraarbeid. Sjekke, måle vurdere ÅRSHJULET: Rapportering og styring Enhetens styringskort Lederavtale Årsmelding Bruker-us. us. Brukerråd Overordna styringskort Dialogmøte Handlings- program og budsjett Inneværende år oppsummerer vi det foregående og planlegger det neste. DIALOGSEMINAR 1 Formelt grunnlag. Som formelt grunnlag for styringssystemet ligger Plan- og bygningsloven og Kommuneloven, og i tillegg vedtak i Gausdal kommune om å bruke Balansert målstyring som styringsverktøy. Det har kommet noen nye elementer fra lovverket som gjør at vi må implementere disse i styringssystemet. Den ene er tilstandsrapporten for grunnskolen (Opplæringsloven) og planstrategi (Plan- og bygningsloven). I tillegg kan det være hensiktsmessig med noen års mellomrom å avstemme folkevalgtes forventninger om planprosesser og rapportering.

2 Balansert målstyring. Balansert målstyring er valgt som styringsverktøy i Gausdal kommune. Det betyr at vi har fokus på og styrer på mer enn økonomi. Styringsverktøyet omhandler mål og resultatoppnåelse innen fire perspektiv: Samfunnet Tjenestene Medarbeiderne Økonomien Ved å fastsette måltall innen fokusområdene og styre etter disse, oppnår kommunen en balansert måling av resultater. Samfunnsperspektivet: Her framkommer mål som retter seg inn mot Gausdal kommune som samfunn. Mål og satsingsområder fra kommuneplanen står sentralt her. Tjenesteperspektivet: Her er det mål for kommunens tjenesteproduksjon som er i fokus. Målene avklarer ambisjonene knyttet til for eksempel dekningsgrad, servicegrad, tjenestekvalitet, kostnadsnivå, brukertilfredshet. Økonomiperspektivet: Kontroll, og forvaltning av ressursbruken, prioriteringene, effektivitets- og produktivitetsutviklingen kommer fram under dette perspektivet. Medarbeiderperspektivet: Her lages mål for hvordan medarbeiderne skal ivaretas og hvordan de kommunale organisasjonen skal utvikles, omstilles og ledes. Arbeidsfordelingen er slik: De folkevalgte: Har visjonene og strategiene Fastsetter målene Gir rammene De ansatte: Finner de rette tiltakene Gjennomfører dem Rapporterer på resultatene I det overordnede styringskortet i handlingsprogrammert har vi mål for: Samfunnet Saker som fordrer flere kr og/eller forankring Arbeidsgiverrollen Økonomi Målene i styringskortene skal utformes som SMARTE mål. Det vil si at de skal være: Spesifikke Målbare Akseptert av alle Realistiske Tidfestede Evaluerbare

3 Hovedelementene i styringssystemet: Formålet er å ha et helhetlig og gjennomgripende styringssystem for kommunen, der kommunen styres av tydelige kommuneovergripende mål. Hvert år gjennomføres det en rekke styringsprosesser. Disse er satt inn i et årshjul som viser når på året de ulike prosessene foregår. Plangrunnlaget som ligger til grunn for styringsprosessene er i hovedsak: Statlige og regionale føringer. NOU-er og stortingsmeldinger Lover og forskrifter Kommunestyrets vedtak Utredninger og analyser Brukerundersøkelser og andre målinger Innspill fra brukerdialog Regnskap, årsmelding og KOSTRA Kommuneplanen. Alle kommuner skal etter Plan- og bygningsloven ha en kommuneplan, jfr kap 11 i Plan- og bygningsloven. Kommuneplanen skal være det viktigste styringsdokumentet i kommunen: Inneholder satsingsområdet og mål for samfunns- og tjenesteutvikling Legger rammene for planlegging og aktivitet i kommunen Har et 12 års perspektiv Rulleres hvert 4. år Blir vedtatt i kommunestyret Skal være kort og konkret, og kunne brukes som et informasjonsdokument til innbyggere og samarbeidsparter om Gausdal kommune som samfunn, tjenesteyter og organisasjon Arealplanen Er kartdelen av kommuneplanen og et juridisk bindende dokument Viser bruk og vern av arealene i kommunen Har minimum et 12 års perspektiv Vurderes hvert 4. år som en del av kommuneplanprosessen Kommunal planstrategi Kommunal planstrategi er ikke en juridisk bindende plan, men et hjelpemiddel for kommunen til å fastlegge det videre planarbeidet. Plan- og bygningsloven 10-1 gir kommunene en plikt til å utarbeide kommunal planstrategi minst en gang i hver valgperiode. Planstrategien må vedtas senest innen ett år etter kommunestyrets konstituering. Kommunal planstrategi skal omfatte kommunens strategiske valg knyttet til lokal samfunnsutvikling, slik som: - Langsiktig arealbruk

4 - Miljøutfordringer - Sektorenes virksomhet Planstrategien bør inneholde følgende hovedpunkter: Beskrivelse av utviklingstrekk og utfordringer knytta til samfunnsutvikling og miljø - Ytre påvirkninger fra storsamfunnet - Gausdalfakta - Gjeldende planer og prioriteringer Vurdering av strategier vedr. kommunens planoppgaver og vedtak om hvilke kommunale planoppgaver skal prioriteres i perioden, herunder - Revisjon av gjeldende kommuneplan eller deler av den, eller om planen skal videreføres uten endringer - Langsiktig arealbruk - Sektorenes planbehov Planstrategien bør også ha et interkommunalt kapittel knyttet til felles utfordringer og felles planer. Handlingsprogram med økonomiplan og årsbudsjett Handlingsprogrammet er kommuneplanens kortsiktige del Handlingsprogrammet har fokus på kommunens rolle og bidrag som samfunnsbygger og tjenesteyter, men vekt på tjenestene og organisasjonen og viser hva kommunen skal ha oppmerksomhet på Har et tidsperspektiv på 4 år Viser forventet ressurstilgang de nærmeste årene og hvordan ressursene planlegges brukt i økonomiplanen, jfr. Kommunelovens kap. 8. Handlingsprogrammer fastsetter resultatmål for neste år gjennom styringskort for kommunen som helhet og tjenesteområder (planområder): 1. Administrative fellestjenester 2. Næring og miljø 3. Skole 4. Barnehage 5. Kultur og fritid 6. Teknisk drift 7. Bygg/eiendom/areal 8. Interkommunalt samarbeid 9. Barn og familie 10. NAV 11. Helse 12. Omsorg 13. Generelle utgifter og inntekter Handlingsprogrammet gir gjennom resultatmålene konkrete bestillinger til rådmannen. Vedtar investeringer og gir rammer til kommunens drift neste år - årsbudsjettet, jfr. Kommuneloven Med utgangspunkt i planområdets styringskort skal hver enhet lage sitt styringskort. Tertialrapporter til kommunestyret Jfr. handlingsprogrammet, økonomiplanen og årsbudsjettet Viser status i forhold til rammer (drift og investeringer) Viser status i oppnåelse av resultatmålene Viser eventuelle endrede forutsetninger som er kommer til Viser eventuelle forslag til endringer i målsettinger og rammer

5 Regnskap og årsmelding Utarbeides årlig Er rapportering til folkevalgte om måloppnåelse og effekten av bevilginger Skal ha fokus på læring og forbedring Er en arena for dialog om status, utfordringer og behov for endringer Er en arena for å drøfte eventuelle behov for å korrigere kurs Gir grunnlag for lederdialoger: - formannskapet rådmann - rådmannsteam - enhetsledere Gir informasjon til innbyggere om hva en fikk til (årsmeldingen). Bruker- og medarbeiderundersøkelser Brukerundersøkelser skal som hovedregel være annethvert år Medarbeiderundersøkelser skal gjennomføres årlig Resultat skal drøftes i hhv styringsdialog og personalmøter Resultat skal også legges fram for kommunestyret ved første mulighet etter at undersøkelsen er gjennomført og resultat bearbeidet Resultat går inn som styringsinformasjon / plangrunnlag i styringskort og handlingsprogram. Fokus er på læring og forbedring. Styringsdialog Håndbok for styringsdialog gir en nærmere beskrivelse av styringsdialogens ulike elementer, og formålet med de ulike dialogfora, sammensetning og oppgaver. Sentrale fora: Brukerråd Tilrettelegging for brukermedvirkning skjer ved at hver enhet i kommunen oppretter egne brukerråd som består av 5-7 brukerrepresentanter. FAU ved skolene og barnehagene kan fungere som brukerråd. Dialogmøter I tillegg til brukerrådsmøtene er det viktig at de ulike aktørene, brukere, ansatte og folkevalgte, kan møtes til dialog og refleksjon. Dette forsøkes ivaretatt gjennom såkalte dialogmøter. Dialogmøtene er brukernes arena der enhetsleder, tillitsvalgte og folkevalgte inviteres til dialog i den hensikt å få informasjon og sammen reflektere rundt enhetens virksomhet og framtidige utfordringer og prioriteringer. Dialogseminar En gang i året, oftest i juni måned, inviteres enhetsledere og utvalgte rådsrepresentanter til et dialogseminar. Dialogseminaret er de folkevalgtes arena. Med bakgrunn i informasjon om kommunens status og utfordringer samt innspill fra brukerrådene og andre, legger de folkevalgte føringer for mål og prioriteringer for neste år og kommende fireårsperiode.

6 Temameldinger Temameldingene er en del av kommunens styringsdokumenter og -prosesser som bidrar til å gi kunnskap om tjenestenes nåsituasjon. De er også innspill til arbeidet med handlingsprogrammet og skal gjennom prosessen sikre et godt grunnlag for administrasjonens forslag til handlingsprogram. Temameldingene rulleres årlig og vil sikre en gjennomgang av de politisk mest aktuelle områdene. Temameldingene skisserer et målbilde fire år fram i tid - og gjenspeiler dermed kommende handlingsprogramperiode. Videre skisseres ulike mulige strategiske veivalg for å nå det skisserte framtidsbildet. Det er i flere temameldinger. Hver av temameldingene inneholder en analyse av dagens situasjon innen aktuelle målgrupper/-områder, i tillegg til at det pekes på utfordringer vi står overfor. - oppvekst, inkl tilstandsrapporten for grunnskolen - helse og omsorg - tekniske tjenester Temameldingene behandles i formannskapet og kommunestyret. I etterkant av presentasjonene blir det gjennomført en debatt som sammen med temameldingene fungerer som innspill til administrasjonens arbeid med kommende handlingsprogram. Andre planer og strategidokument Kommunedelplaner og temaplaner skal forankres i kommunens planstrategi eller handlingsprogrammet. Er det behov for et planinitiativ som ikke er forankret her, skal det innarbeides på en av to måter: Gjennom politiske vedtak Rådmannens initiativ (der lov/forskrift m.v. krever en plan/strategidokument ) Inn i begrepet strategidokument går for eksempel Finansreglementet IKT strategier Informasjonsplan Kvalitetssystem osv Lederavtaler Mellom formannskapet og rådmannen Mellom rådmann og enhetsledere Rulleres årlig Baseres på handlingsprogrammet, årsbudsjettet og styringskortet for planområdet Lederavtalen inneholder også styringskortet for enheten, organisasjonens og egne satsingsområder, lederens personlige utvikling, avtale om støtte og kompetanseutvikling. Enhetens styringskort Utarbeides på bakgrunn av Handlingsprogrammet og enhetenes spesielle behov.