Kommunalt plansystem. Nes kommune Akershus

Transkript

1 Kommunalt plansystem Nes kommune Akershus VEDATT I NES KOMMUNSTYRE

2 Innhold 1. Innledning Plansystemet Sammenhengen mellom planene Planlegging Planstrategien Kommuneplanen Kommunedelplaner Reguleringsplaner Arbeidsgiverstrategi Temaplaner Virksomhetsplaner Prosjekter og utredninger og rapporter Økonomiplan og budsjett Kontroll og rapportering Årsregnskap Årsberetning Årsrapport Økonomirapporter / HMS rapportering Rutiner og retningslinjer for planlegging Utforming av planer Rapportering på planer

3 1. Innledning I Plan - og bygningsloven og Lov om kommunen og fylkeskommuner (kommuneloven), stilles det krav til hvilke styringsdokumenter en kommune skal ha, til innholdet i dem og til forholdet mellom dem. Styringsdokumentene er planstrategien, kommuneplan med samfunnsdel og arealdel, kommunedelplaner, økonomiplan med handlingsdel, budsjett og regnskap samt årsberetning. I tillegg kommer utvalgte temaplaner. Disse styringsdokumentene skal gi politisk og administrativ ledelse et godt beslutningsgrunnlag for å kunne sikre langsiktig og helhetlig utvikling av kommunen. 2. Plansystemet 2.1. Sammenhengen mellom planene Plansystemet består av de plan- og styringsdokumenter som innledningsvis er nevnt. Figur 1. Forholdet mellom styringsdokumentene Grunnlags dokument Statistikk og fakta Planstrategi Utfordringer-strategiske valg for samfunnsutvikling SAMFUNNSDEL Visjon, mål og veivalg KOMMUNEPLAN AREALDEL Areal- og naturforvaltning Reguleringsplaner KOMMUNEDELPLAN M/ HANDLINGSPLAN TEMAPLANER M/HANDLINGPLAN Økonomiplan m/handlingsdel klklklmmmmmmmmmmmmm mhandlingsprogram Budsjett år 1 i 4 år økonomiplanen Virksomhetsplaner Arbeidsgiverstrategi Avvik Regnskap Årsberetning (økonomi) Årsrapport PLAN (måloppnåelse) Økonomirapporter / HMS rapportering H 3

4 2.2. Planlegging Planstrategien Planstrategien utarbeides i henhold til plan og bygningslovens 3-3 og Formålet med den kommunale planstrategien er å sette fokus på de planoppgaver kommunen bør starte opp, eller videreføre, for å bidra til en positiv utvikling av kommunen. Planstrategien er ikke en plan, men et verktøy for kommunen til å definere og prioritere planbehovet i perioden. Samtidig som planaktiviteten tilpasses tilgjengelige ressurser i form av plankompetanse, arbeidskraft og ikke minst økonomi. Planstrategi skal være et enkelt verktøy for politisk styring og prioritering av planbehov. Gjennom planstrategien avklares også forholdet til nasjonale føringer og regional planverk. Kommunestyret skal årlig vurdere behovet for justeringer i planstrategien som følge av eventuelle avvik som fremkommer i årsberetningen eller årsrapporten for forutgående år, nye nasjonale føringer eller regional planlegging. Det første året i hver valgperiode skal kommunestyre vurdere behovet for rullering av planstrategien Kommuneplanen I plan- og bygningslovens 3-3,11-1,11-2,11-3,11-4 og 11-5 defineres kravet til hvilke planverktøy som skal inngå i kommunens styringsstruktur; en kommuneplan som skal omhandle en samfunnsdel med handlingsdel, kommunedelplaner og en arealdel. Kommuneplanens samfunnsdel er en overordnet strategisk plan for kommunen som bygger på de politiske styringssignalene som er gitt i planstrategien. Samfunnsdelens mål og strategier skal ligge til grunn for utarbeidelse av kommuneplanens arealdel, kommunedelplaner, temaplaner, utredninger, økonomiplan med handlingsdel, budsjett og virksomhetsplaner. Kommuneplanens arealdel skal bidra til at kommunens arealressurs forvaltes i samsvar med krav i loven, politiske styringssignaler i planstrategien og føringer i kommuneplanens samfunnsdel. Kommuneplanen skal vurderes rullert en gang i løpet av hver kommunestyreperiode. Denne vurderingen skal gjøres i forbindelse med utarbeidelse av kommunal planstrategi Kommunedelplaner Kommunedelplaner utarbeides i henhold til plan og bygningslovens 11-2 og Kommunedelplaner viser hvordan kommunen svarer på politiske styringssignaler gitt i planstrategi og føringer i kommuneplanens samfunnsdel, og skal inneholde delmål med måleindikatorer og en tiltaks/handlingsplan på minst 4 år. Tiltaks/handlingsdelen skal vurderes i forbindelse med utarbeidelse av økonomiplanen og dermed rulleres og rapporteres på årlig. Det skal være en klar og entydig sammenheng mellom planens mål og strategier, og tiltak som vedtas i forbindelse med rullering av økonomiplanen Reguleringsplaner Reguleringsplaner utarbeides enten av private eller av kommunens selv. Reguleringsplanprosessen følger av reglene i Plan- og bygningsloven. 4

5 2.2.5 Arbeidsgiverstrategi Arbeidsgiverstrategien skal bidra til å beholde og rekruttere medarbeidere. Bidra til godt arbeidsmiljø, organisasjonsutvikling og gode medvirkningsprosesser og rutiner. Strategien utarbeides for 4 år, med en handlingsdel som rulleres årlig Temaplaner Temaplaner utarbeides i henhold til planstrategien eller når rådmannen ser behov for å utvikle enkeltområder. Temaplaner kan også utarbeides om kommunedelplaner, dersom det blir vurdert at planen vil ha vesentlig virkning på miljø og samfunn, for eksempel klima og energiplanen Virksomhetsplaner Virksomhetsplaner utarbeides og revideres årlig av virksomhetene. Planen skal angi hvordan den enkelte virksomhet skal bidra til oppfølging av kommunens mål og strategier Prosjekter og utredninger og rapporter Prosjekter og utredninger utarbeides i henhold til planstrategien, av planer eller når rådmannen ser at det er behov for det Økonomiplan og budsjett Økonomiplan og budsjett utarbeides i henhold til kommunelovens 44,45,46 og 47. Økonomiplanen bidrar til god økonomistyring over en lang tidshorisont ved at kommunes økonomiske ressurser gjennom økonomiplanen fordeles ut fra politiske styringssignaler. Økonomiplanen utarbeides for 4 år, og budsjettet danner grunnlaget for det første året i økonomiplanen Kontroll og rapportering I kommunelovens 48 beskrives kravet til årsregnskap og årsberetning Årsregnskap Årsregnskapet utarbeides i henhold til kommunelovens 48 og gir kontroll av om kommunale midler er disponert i samsvar med vedtatt budsjett Årsberetning Årsberetningen utarbeides i henhold til kommunelovens 48, for et helt regnskapsår. I årsberetningen er det i hovedsak et økonomisk fokus, i tillegg til at det rapporteres på enkelte andre forhold som kreves etter kommuneloven Årsrapport Årsrapportens hovedfokus er utviklingen av kommunen. Det skal her vurderes om utviklingen går i retning av måloppnåelse ut fra politiske styringssignaler gitt i kommuneplan, kommunedelplanene, temaplaner og økonomiske forutsetninger i økonomiplan. Det skal også vurderes om det er tilstrekkelig kvalitet på kommunale tjenester ut fra gjeldene forutsetninger. 5

6 Ved avvik fra planlagt utvikling og vedtatte mål, skal det vurderes om innsatsen skal endres eller om målene skal justeres gjennom rullering av kommunens planer Økonomirapporter / HMS rapportering Økonomirapporter utarbeides fire ganger i året og omhandler vurderinger av økonomisk status, status for driften og for implementering av vedtatte tiltak. I økonomirapportene rettes det spesiell oppmerksomhet mot forhold som årsrapporten vurderer som usikre med tanke på utvikling av kommunen og måloppnåelse. Videre rapporters det på mål og tiltak i forhold til helse, miljø og sikkerhet, samt oppfylling av avtalen om inkluderende arbeidsliv (IA avtalen). 6

7 3. Rutiner og retningslinjer for planlegging I tabellen under beskrives hjemmel, tidspunkt, prosess/medvirkning, organisering og ansvar i forbindelse med utarbeidelse av planer/styringsdokumenter i Nes kommune. Plan/styringsdokument Hjemmel Tidspunkt Prosess /medvirkning Organisering og ansvar Planstrategi PBL 3-3, Kommuneplan BPL 3-3, 11-1,11-2 Kommunedelplaner PBL 11-2,11-4. Kommunestyret skal årlig vurdere behovet for justeringer i planstrategien som følge av eventuelle avvik som fremkommer i årsberetningen eller årsrapporten for forutgående år, nye nasjonale føringer eller regional planlegging. Det første året i hver valgperiode skal kommunestyre vurdere behovet for rullering av planstrategien. Kommuneplanen skal vurderes rullert en gang i løpet av hver kommunestyreperiode. Denne vurderingen skal gjøres i forbindelse med utarbeidelse av kommunal planstrategi. Tidspunkt for rullering følger av vedtak i kommunal planstrategi Rådmannen sørger for prosess i utarbeidelsesfasen med administrativ og politisk ledelse. Formannskapet vedtar å legge planstrategien ut på høring. Alle råd og utvalg skal høres. Strategien vedtas i kommunestyre. Prosessen skal følge PBL bestemmelser om medvirkning. Alle råd og utvalg skal høres. Kommunestyret sluttbehandler kommuneplanen Prosessen skal følge PBL bestemmelser om medvirkning. Alle råd og utvalg skal høres. Prosjektgruppe nedsettes. Ansvar; Plan og Det utarbeides et eget opplegg for organisering av arbeidet. Ansvar; Plan og Det utarbeides et eget opplegg for organisering av det administrative arbeidet. Ansvar; Plan og 7

8 Kommunestyret sluttbehandler kommunedelplanen Plan/styringsdokument Hjemmel Tidspunkt Prosess /medvirkning Organisering og ansvar Reguleringsplaner PBL 12-1 Ved innsendt forslag eller eget Følger prosessreglene i Ansvar: Plan og Arbeidsgiverstrategi Temaplaner kommunal behov Utarbeides med handlingsplan som rulleres årlig. Tidspunkt for rullering følger av vedtak i kommunal planstrategi PBL Arbeidsgiverstrategien utarbeides av rådmannens ledergruppe med medvirkning av ansatt og tillitsvalgte Det utarbeides et eget opplegg for prosess/medvirkning. Alle aktuelle råd og utvalg skal høres. Kommunestyret sluttbehandler temaplanen. Virksomhetsplaner Utarbeides og rulleres årlig Utarbeides i dialog med ansatte i virksomheten Økonomiplanen KL Økonomiplanen rulleres årlig Prosjekter og utredninger Prosjekter og utredninger utløses av planstrategien, av planer eller når rådmannen ser at det er behov for det. Økonomiplanen utarbeides av rådmannens ledergruppe Ansvar: Personalsjefen Det utarbeides et eget opplegg for organisering av arbeidet Ansvar: Plan og Virksomhetsleder Ansvar; økonomisjefen 8

9 3.1 Utforming av planer Forut for oppstart av alt planarbeid skal det legges frem en sak for formannskapet. Oppstartssaken skal redegjøre for bakgrunnen for planen og prosess/medvirkning, organisering og ansvar og fremdrift. Første ledd i arbeidet med alle større planer (for eksempel kommunedelplaner) er utarbeidelse av et grunnlagsdokument/tjenesteanalyse som beskriver nåsituasjonen og utfordringer innenfor det området planen skal omhandle. Grunnlagsdokumentet skal bidra til å sikre kunnskapsbaserte beslutninger i kommunen og ligge til grunn ved videre arbeide med selve planen (gjelder ikke budsjett og økonomiplan, virksomhetsplaner). Alle planer skal ha en klar og tydelig målstruktur med tilhørende måleindikatorer, ambisjonsnivå og tiltaks/handlingsdel. Tiltaks/handlingsdelen skal vurderes i forbindelse med utarbeidelse av økonomiplanen og dermed rulleres og rapporteres på årlig. Det skal være en klar og entydig sammenheng mellom planenes mål, og tiltak som vedtas i forbindelse med rullering av økonomiplanen. 3.2 Rapportering på planer Rapportering på tiltaks/handlingsdel knyttet til vedtatte planer skal foregå i forbindelse med rullering av økonomiplanen. 9