Porsgrunn kommune - kontrollutvalget Møteprotokoll fra Porsgrunn kommune - kontrollutvalget Møtedato: 26.08.2014 Møtested: Møteleder: Porsgrunn Rådhus Svein Tore Uldal Fråfall: Til stede: Leder Nestleder Medlem Medlem Medlem Sekretær Daglig leder TKR Oppdragsrevisor Forvaltningsrevisor Forvaltningsrevisor Innkjøpssjef Kommunalsjef Virksomhetsleder Hovedtillitsvalgt Svein Tore Uldal Ivar Moen Torhild Wahlstrøm Edvard Garmo Inger B. Nilsen Øystein Bergh Kjell Ekman Jens Sandberg Gerd S. Mikelborg (sak 33 35/2014) Dag Oftung (sak 33 35/2014) Rune Hagøy (sak 34/2014) Aud Fleten (sak 38/2014) Arnstein Abrahamsen (sak 34/2014) Anette Tobiasen (sak 38/2014) Innkallinga blei godkjent. Saklista blei godkjent. Sakene blei behandla slik: 33 41/2014 Porsgrunn, 27.08.2014 Svein Tore Uldal Leder av kontrollutvalget Øystein Bergh Sekretær for kontrollutvalget Temark Postboks 4 3833 BØ Telefon 97646606 (dir.) E-post: Internett: Foretaksregisteret: Bankkonto: postmottak@temark.no www.temark.no 987 993 766 5083 05 41508
SAKLISTE Sak nr. Arkivsaknr. 33/14 14/347 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL 17.06.2014 34/14 14/346 ORIENTERING OM INNKJØPSORDNINGEN 35/14 14/349 ORIENTERING FRA REVISOR 26.08.2014 36/14 14/352 BUDSJETTRAPPORT FOR KONTROLLUTVALGET PR 18.08.2014 37/14 14/350 BUDSJETT 2014 FOR PORSGRUNN KONTROLLUTVALG 38/14 14/343 KOMPETANSE INNENFOR HELSE 39/14 14/348 REFERAT- OG DRØFTINGSSAKER 26.08.2014 40/14 13/657 MØTE- OG ARBEIDSPLAN FOR KONTROLLUTVALGET 2014 Side 2 av 7
Sak nr. 33/14 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL 17.06.2014 Møteprotokoll 17.06.2014 godkjennes. Leder la fram protokollen. Møteprotokoll 17.06.2014 godkjennes. Sak nr. 34/14 ORIENTERING OM INNKJØPSORDNINGEN Kontrollutvalget tar presentasjon og informasjonen om Innkjøpsordningen til orientering. Daglig leder Rune Hagøy orienterte om GKI, Grenlandskommunenes Innkjøpsenhet som er en felles innkjøpsenhet for Bamble-, Drangedal-, Kragerø-, Porsgrunn-, Siljan- og Skien kommune. GKI er organisert som et kjøpsavtalesamarbeid med Skien kommune som vertskommune. Foilene som ble brukt i orienteringen er sendt kontrollutvalgets medlemmer. Informasjon og dokumenter er lagt ut på hjemmesiden: http://www.grenlandssamarbeidet.no/gki/ Kontrollutvalget tar presentasjon og informasjonen om Innkjøpsordningen til orientering. Sak nr. 35/14 ORIENTERING FRA REVISOR 26.08.2014 Side 3 av 7
Kontrollutvalget tar redegjørelsen fra revisor til orientering om framdriften i revisjon av regnskapet for 2014. Kontrollutvalget tar opp plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll i kommende møte. Ny daglig leder for Telemark kommunerevisjon IKS, Kjell Ekman, presenterte seg selv og nytt fra TKR. Oppdragsrevisor la fram planene for revisjon av 2014. Revisjonsstrategi 2014 er sendt medlemmene direkte. Forvaltningsrevisor redegjorde for planene for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Revisor ba om at kontrollutvalget ajourfører bestillingene og klargjør de kommende prosjekter. Svein Tore Uldal satte fram følgende tilleggsforslag: Kontrollutvalget tar opp plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll i kommende møte. Innstilling og med tilleggsforslag ble enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget tar redegjørelsen fra revisor til orientering om framdriften i revisjon av regnskapet for 2014. Sak nr. 36/14 BUDSJETTRAPPORT FOR KONTROLLUTVALGET PR 18.08.2014 Kontrollutvalget tar budsjett-rapporten pr 18.08.2014 til orientering. Sekretæren presenterte budsjettrapporten og gikk gjennom de enkelte postene. Side 4 av 7
Kontrollutvalget tar budsjett-rapporten pr 18.08.2014 til orientering. Sak nr. 37/14 BUDSJETT 2014 FOR PORSGRUNN KONTROLLUTVALG Kontrollutvalget legger med dette fram sitt budsjettforslag for området kontroll og tilsyn for 2015. Kontrollutvalgets innstilling for 2015 er: Ansvar 1701 Kommunerevisjon kr 2 637 500 Ansvar 1705 Kontrollutvalget kr 978 200 Sekretæren presenterte budsjettet for 2015 og gikk gjennom de enkelte postene. Kontrollutvalget legger med dette fram sitt budsjettforslag for området kontroll og tilsyn for 2015. Kontrollutvalgets innstilling for 2015 er: Ansvar 1701 Kommunerevisjon kr 2 637 500 Ansvar 1705 Kontrollutvalget kr 978 200 Sak nr. 38/14 KOMPETANSE INNENFOR HELSE Kontrollutvalget tar informasjon om kompetansen innenfor helseområdet i Porsgrunn kommune til orientering. Inger B. Nilsen fra kontrollutvalget redegjorde for bakgrunnen for saken og tok fram problemstillinger som gjelder kompetanse og bruk av ufaglærte innenfor helse. Hovedtillitsvalgt i Porsgrunn kommune, Anette Tobiasen, redegjorde for Sykepleierforbundet sitt syn om situasjonen i Porsgrunn kommune. Hun opplever at det meste fungerer bra. I praksis Side 5 av 7
ser hun at det er forskjell på planlagte ressurser og det som faktisk er tilstede på den enkelte institusjonen. Dette gjelder spesielt på natt, i helgene og noe på ettermiddag. Hun ser at økonomi er en sterk begrensning. Kommunalsjef Aud Fleten la fram planene som kommunen har utarbeidet innenfor helse og kompetanse. Porsgrunn kommune driver også Utviklingssenter for sykehjem og hjemmetjenesten. På kort sikt har kommunen prioritert sykepleierne med etterutdanning. Fremover er det planlagt et løft for fagarbeiderne. Dette går i bølger og p.t. er det Samhandlingsreformen som påvirker dette. Aktuelle planer ble delt ut i møtet til medlemmene. Kontrollutvalget tar informasjon om kompetansen innenfor helseområdet i Porsgrunn kommune til orientering. Sak nr. 39/14 REFERAT- OG DRØFTINGSSAKER 26.08.2014 Kontrollutvalget tar saken til orientering. Kontrollutvalget behandlet sak om møte mellom politikere og kirkesjefen. Leder og nestleder vil be om møte med ordfører, varaordfører og kirkesjefen for å avklare situasjonen som har oppstått. Sekretæren redegjorde for studieturen til Sigtuna. o Flybillettene Torp Arlanda er bestilt. o Våre ønsker for programmet er lagt til grunn. Sami Khalifeh, Kommunledningskontoret setter opp det endelige program. Vårt besøk er klarert med kommunfullmäktiges ordförande og ordförande for kommunerevisjon. o Overnatting legges til Sigtuna (gamlebyen). Kommunehuset ligger i Märsta, rett ved. Leder orienterte fra ledermøte for kontrollutvalgene i Grenland, 20.08.2014. Hovedsaken her var forvaltningsrevisjonsprosjektet om Samhandlingsreformen. Prosjektet er i rute. Leder tok opp sak fra media. Politikere har hatt møte med Kirkesjefen. Tilstede på møtet var også journalister. Kirkesjefen var ikke forberedt på antallet som kom og at dette ble dekket av journalister. I ettertid har det vært sterke reaksjoner på møtet. Kontrollutvalget diskuterte om saken skulle tas opp. Det ble vedtatt følgende: Kontrollutvalget behandlet sak om møte mellom politikere og kirkesjefen. Leder og nestleder vil be om møte med ordfører, varaordfører og kirkesjefen for å avklare situasjonen som har oppstått. Side 6 av 7
Uten innstilling. Sak nr. 40/14 MØTE- OG ARBEIDSPLAN FOR KONTROLLUTVALGET 2014 Utsatt. Utsatt. Kontrollutvalget godkjenner møteplanen 2014. Møtene holdes normalt tirsdag, kl 0900 1500. Følgende datoer settes opp for 2014: 14.01, 18.03, 08.04, 06.05, 17.06, 26.08, 23.09, 04.11, 18.11 (kl 1800 2100), 09.12. Planen er veiledende og kontrollutvalget står fritt til å ta opp hvilken som helst sak og avholde de møter de ønsker. Side 7 av 7